Otomatik Arşivleme, öğeleri otomatik olarak bir arşiv konumuna taşıyarak posta kutunuzun alanını veya kullandığınız e-posta sunucusundaki alanı yönetmenize yardımcı olur. Seçeneklere bağlı olarak, Otomatik Arşivleme aşağıdaki eylemlerden birini veya her ikisi de tamamlar:
-
Öğeleri özgün konumlarından genel olarak etkin olan klasörlerinizden birine, bir arşiv klasörüne taşıma.
Öğelerim nereye gidiyor?
Arşiv dosyası Outlook Veri Dosyası (.pst) biçimindedir. Otomatik Arşivleme ilk kez çalıştırıldığında, arşiv dosyası şu konumda otomatik olarak oluşturulur: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Bu makalede listelenen klasörleri bulamıyorum
Klasörlerden bazıları gizli klasör olabilir. Windows'da gizli klasörleri görüntüleme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Gizli dosyaları gösterme.
-
Eskime dönemini geçmiş olan öğeleri kalıcı olarak silme.
Notlar:
-
Öğelerin silinmesini seçerseniz, bunlar arşivlenmez. Öğelerin arşivlenmesini seçerseniz, bunlar Otomatik Arşivleme tarafından silinemez. Öğeler arşivlendikten sonra, yalnızca el ile silinebilir.
-
Outlook profilinizde birden çok Exchange hesabınız varsa ve bir hesap için Otomatik Arşivleme'yi yapılandırdıysanız, diğer tüm Exchange hesapları otomatik olarak aynı ayarlara sahip olur.
Otomatik Arşivleme özelliği hakkında daha fazla bilgi için bkz. Eski öğeleri otomatik olarak arşivleme.
Outlook öğelerinin eskime dönemi
Eskime dönemini geçmiş olan tüm Outlook öğeleri, hariç tutulması için özel olarak işaretlenmediği sürece bir sonraki Otomatik Arşivleme'ye eklenir. Outlook klasörlerinin varsayılan eskime dönemi şöyledir:
|
Klasör |
Eskime dönemi |
|---|---|
|
Gelen Kutusu ve Taslaklar |
6 ay |
|
Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler |
2 ay |
|
Giden Kutusu |
3 ay |
|
Takvim |
6 ay |
|
Görevler |
6 ay |
|
Notlar |
6 ay |
|
Günlük |
6 ay |
Not: Kendi oluşturduğunuz ve Gelen Kutusu, Takvim, Görevler, Notlar veya Günlük klasörleriyle aynı türde öğeler içeren klasörlerin hepsinin varsayılan eskime dönemi altı aydır. Örneğin, iş arkadaşından gelen durum raporları için bir posta klasörü veya özel kişileriniz için bir kişi klasörü oluşturmuş olabilirsiniz.
Öğenin yaşını belirleme
|
Öğe türü |
Eskime döneminin başlangıcı |
|---|---|
|
E-posta iletisi |
Alınma tarihi/saati veya iletiyi son değiştirme veya kaydetme zamanınız (hangisi daha sonraysa). İletiyi değiştirmeye örnek olarak iletinin okundu veya okunmadı olarak işaretlenmesi verilebilir. |
|
Takvim toplantısı, olayı veya randevusu |
Öğeyi son değiştirdiğiniz veya kaydettiğiniz tarih (hangisi daha sonraysa). Yinelenen öğeler Otomatik Arşivleme'ye katılmaz. Son kaydetme tarihi ne olursa olsun, yalnızca önceden gerçekleşmiş olan takvim öğeleri arşivlenir. |
|
Görev |
Tamamlanma tarihi veya görevi son değiştirme ve kaydetme zamanınız. Tamamlandı olarak işaretlenmemiş görevler Otomatik Arşivleme'ye katılmaz. Diğer kişilere atanmış görevlerin arşivlenmesi için, tamamlandı olarak işaretlenmiş olmaları gerekir. |
|
Not |
Notu son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz zaman. |
|
Günlük girdisi |
Günlük girdisinin oluşturulduğu tarih veya girdiyi son değiştirdiğiniz ve kaydettiğiniz zaman. |
|
Kişi |
Kişiler varsayılan olarak arşivlenmez. Bununla birlikte, kişileri el ile arşivleyebilirsiniz. |
Otomatik Arşiv ayarları ve seçenekleri
Otomatik Arşivleme'yi özelleştirirken uygulayabileceğiniz ayarlar ve seçenekler için aşağıdaki açıklamalara bakın.
Otomatik Arşivle'yi n günde bir çalıştır Otomatik Arşivleme'nin ne sıklıkta çalıştırılacağını seçin. Aynı anda birçok öğenin arşivlenmesi bilgisayarınızın performansını yavaşlatabilir. Bu nedenle, işlenen öğelerin sayısını azaltmak için Otomatik Arşivleme'yi daha sık kullanmak daha iyi olabilir.
Otomatik Arşivleme özelliğini kapatmak için, Otomatik Arşivle'yi n günde bir çalıştır onay kutusunu temizleyin.
Otomatik Arşivle çalışmadan önce sor Otomatik Arşivleme Outlook öğelerinizi işlemeye başlamadan önce bir anımsatıcı iletisi almak isteyip istemediğinizi seçin. Sorulduğunda, anımsatıcı iletide Hayır'a tıklayarak Otomatik Arşivleme oturumunu iptal edebilirsiniz.
Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörleri) Bu seçenek varsayılan olarak kapalıdır. İletilerin eskime dönemini geçtikten sonra silinmesi için bu onay kutusunu seçin.
Eski öğeleri arşivle veya sil İzleyen ayarları belirlemek veya değiştirmek istiyorsanız, bunu onay kutusunu seçin. Bu onay kutusu temizlenirse, Otomatik Arşivleme varsayılan ayarlar kullanılarak çalıştırılır.
Klasör listesinde arşiv klasörünü göster Gezinti Bölmesinde diğer çalışma klasörlerinizle birlikte Arşiv klasörünün de listelenmesini istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. Bu seçeneği kullanmasanız da arşiv klasörünüzü açabilirsiniz; bunun için Dosya sekmesinde tıklayın, ardından Aç sekmesinde Outlook Veri Dosyasını Aç'a tıklayın.
Bu tarihten önceki öğeleri sil Arşivlenmesini istediğiniz öğelerin yaşını gün, hafta veya ay cinsinden belirtin. Bir günlük bir dönem yapılandırabileceğiniz gibi en çok 60 aylık bir dönem de yapılandırabilirsiniz.
Eski öğeleri buraya taşı Eski öğeleri otomatik olarak silmek yerine arşivlemek için bu onay kutusunu seçin. Kutuda, varsayılan klasör gösterilir. Farklı bir klasör kullanmak için, kutuya klasör konumunu girin veya Gözat'a tıklayın. Bu seçenek belirtildiğinde, Öğeleri kalıcı olarak sil seçeneğinin seçimi temizlenir.
Öğeleri kalıcı olarak sil Bu seçenek süresi dolan tüm öğeleri siler. Bu öğeler taşınmaz ve arşiv kopyaları korunmaz. Bu seçenek belirtildiğinde, Eski öğeleri buraya taşı seçeneğinin seçimi temizlenir.
Bu ayarları tüm klasörlere hemen uygula Bu seçenek, yaptığınız değişikliklerle birlikte Otomatik Arşiv ayarlarını tüm klasörlere uygular. Bir veya birden çok klasörde benzersiz ayarlar belirtmek istiyorsanız, bu seçeneği kullanmayın. Bunun yerine klasöre sağ tıklayın, Özellikler'e tıklayın ve ardından Otomatik Arşiv sekmesine gidip değişiklik yapmak istediğiniz her klasör için ayarları değiştirin.
