ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูล Access ไปยัง Word

ในวิดีโอ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปสําหรับการสร้างจดหมายเวียนของ Word จากภายใน Access:

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีที่อยู่ที่คุณต้องการผสานกับ Word

2. ถ้าบานหน้าต่างนําทางไม่ได้เปิดอยู่ ให้กด F11 เพื่อเปิด

3. เลือกตารางหรือคิวรีที่มีที่อยู่ ถ้าเขตข้อมูลที่อยู่กระจายอยู่ในหลายตาราง ให้ สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย ที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วเลือกคิวรีนั้นสําหรับการดําเนินการผสาน

4. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก ผสาน Word

5. กล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ของ Microsoft Word จะเปิดขึ้น

   

6. เลือกว่าคุณต้องการให้ตัวช่วยสร้างลิงก์ข้อมูลที่อยู่ของคุณลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่ หรือเริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าใหม่

7. คลิก ตกลง

Word จะเริ่มทํางานและแสดงแท็บ การส่งจดหมาย และบานหน้าต่าง จดหมายเวียน

1. ทําตามขั้นตอนของตัวช่วยสร้างโดยคลิกลิงก์ ถัดไป และ ก่อนหน้า ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง จดหมายเวียน

2. ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง คุณไม่จําเป็นต้องเลือกรายชื่อผู้รับ ซึ่งถูกกําหนดเมื่อคุณเลือกใน Access อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการปรับแต่งรายการโดยการคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกล่องที่เปิดอยู่ คุณสามารถเอาผู้รับแต่ละรายออกจากจดหมายเวียน

3. ในขั้นตอนที่ 4 ของตัวช่วยสร้าง ให้เขียนจดหมาย (เว้นแต่ว่าคุณกําลังทํางานกับเอกสารที่มีอยู่)

4. วางเคอร์เซอร์ในเอกสารตรงตําแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่อยู่ปรากฏ แล้วคลิก ช่องที่อยู่บรรทัดแสดงคําทักทาย หรือ รายการเพิ่มเติม ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน เพื่อแทรกข้อมูล Access ลงในเอกสาร ในกล่องที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก จับคู่เขตข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลถูกจับคู่อย่างถูกต้อง

5. ในขั้นตอนที่ 5 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิกปุ่ม ถัดไป (>>) และ ก่อนหน้า (<<) เพื่อดูตัวอย่างลักษณะของข้อมูลที่ผสานเมื่อคุณพิมพ์เอกสาร

6. ในขั้นตอนที่ 6 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก พิมพ์ แล้วเลือกตัวเลือกการพิมพ์ที่คุณต้องการ

7. บันทึกและปิดเอกสาร Word

   หมายเหตุ: 

   • ถ้าคุณต้องการกลับมาและปรับการตั้งค่าผสานใดๆ ของคุณหลังจากที่ตัวช่วยสร้างดําเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว การดําเนินการทั้งหมดจะพร้อมใช้งานบนแท็บ การส่งจดหมาย ใน Word

   • ถ้าคุณทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบในฐานข้อมูล Access คุณอาจต้องปรับการตั้งค่าการผสานบางอย่างใน Word เพื่อให้การผสานทํางานได้อย่างถูกต้องอีกครั้ง

   • ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนได้รับการออกแบบมาให้ทํางานกับข้อมูลที่อยู่ทางไปรษณีย์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนเพื่อผสานข้อมูลชนิดใดก็ได้กับ Word เช่น ระเบียนสินค้าคงคลัง งาน หรือสิ่งใดก็ตามที่คุณเก็บไว้ใน Access

สําหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word ให้ดูบทความเหล่านี้:

• ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเอกสารให้เป็นแบบส่วนบุคคล

• สร้างป้ายชื่อด้วยจดหมายเวียน

• จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ใน Word