สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย

ประโยชน์ของการใช้คิวรี

คิวรีจะช่วยให้คุณ:

• ดูข้อมูลจากเขตข้อมูลที่คุณสนใจดูเท่านั้น เมื่อคุณเปิดตาราง คุณจะเห็นเขตข้อมูลทั้งหมด คิวรีเป็นวิธีที่สะดวกในการบันทึกการเลือกเขตข้อมูล

  หมายเหตุ: คิวรีจะชี้ไปยังข้อมูลเท่านั้น ไม่ได้จัดเก็บข้อมูล เมื่อคุณบันทึกคิวรี คุณไม่ได้กําลังบันทึกสําเนาของข้อมูล

• รวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง โดยปกติตารางจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่จัดเก็บเท่านั้น คิวรีช่วยให้คุณเลือกและเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ และระบุวิธีการรวมข้อมูล

• ใช้นิพจน์เป็นเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Date เป็นเขตข้อมูล หรือคุณอาจใช้ฟังก์ชัน Format กับเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวิธีที่ข้อมูลจากเขตข้อมูลถูกจัดรูปแบบในผลลัพธ์ของคิวรี

• ดูระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุ เมื่อคุณเปิดตาราง คุณจะเห็นระเบียนทั้งหมด คิวรีเป็นวิธีที่สะดวกในการบันทึกการเลือกระเบียน

ขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีหรือโดยการทํางานในมุมมองออกแบบ องค์ประกอบการออกแบบบางอย่างจะไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้าง แต่คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบเหล่านี้ในภายหลังได้โดยใช้มุมมองออกแบบ แม้ว่าสองวิธีจะแตกต่างกันบ้าง แต่ขั้นตอนพื้นฐานจะเหมือนกันเป็นหลัก:

1. เลือกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูล

2. ระบุเขต้ขอมูลที่คุณต้องการรวมจากแหล่งข้อมูล

3. หรือระบุเกณฑ์เพื่อจำกัดระเบียนที่คิวรีส่งกลับ

หลังจากที่คุณสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลแล้ว ให้คุณเรียกใช้เพื่อดูผลลัพธ์ เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้คุณเปิดคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณบันทึกคิวรี คุณสามารถนําคิวรีกลับมาใช้ใหม่ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ เช่น เป็นแหล่งข้อมูลสําหรับแบบฟอร์ม รายงาน หรือคิวรีอื่น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ถ้าคุณใช้เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ตัวช่วยสร้างคิวรีจะถามคุณว่าคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์หรือไม่ ตัวช่วยสร้างจะเปิด หน้าต่างความสัมพันธ์ ให้คุณ แต่คุณต้องเริ่มตัวช่วยสร้างใหม่ถ้าคุณแก้ไขความสัมพันธ์ใดๆ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง ให้พิจารณาการสร้างความสัมพันธ์ใดๆ ที่คิวรีของคุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง ให้ดูบทความ คำแนะนำเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตาราง

ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรี 

   

2. ในกล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ ให้คลิก ตัวช่วยสร้างคิวรีอย่างง่าย จากนั้น คลิก ตกลง

3. ถัดไป ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูล คุณสามารถเพิ่มได้ถึง 255 เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากถึง 32 รายการ

   สำหรับแต่ละเขตข้อมูล ให้ดำเนินการสองขั้นตอนต่อไปนี้:

   1. ด้านล่าง ตาราง/คิวรี ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีเขตข้อมูล

   2. ภายใต้ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลเพื่อเพิ่มลงในรายการ เขตข้อมูลที่เลือก ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดลงในคิวรีของคุณ ให้คลิกปุ่มที่มีลูกศรขวาคู่ (>>)

   3. เมื่อคุณได้เพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

      

4. ถ้าคุณไม่ได้เพิ่มเขตข้อมูลตัวเลขใดๆ (เขตข้อมูลที่มีข้อมูลตัวเลข) ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 9 ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลตัวเลขตัวช่วยสร้างจะถามว่าคุณต้องการให้คิวรีส่งกลับรายละเอียดหรือข้อมูลสรุปหรือไม่

   เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   1. ถ้าคุณต้องการดูระเบียนแต่ละระเบียน ให้คลิก รายละเอียด แล้วคลิก ถัดไป ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 9

   2. ถ้าคุณต้องการดูข้อมูลตัวเลขแบบสรุป เช่น ค่าเฉลี่ย ให้คลิก สรุป จากนั้น คลิก ตัวเลือกสรุป

      

5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกสรุป ให้ระบุเขตข้อมูลที่คุณต้องการสรุป และวิธีที่คุณต้องการสรุปข้อมูล แสดงเฉพาะเขตข้อมูลตัวเลขเท่านั้น

   สำหรับแต่ละเขตข้อมูลตัวเลข ให้เลือกฟังก์ชันต่อไปนี้หนึ่งข้อ:

   1. รวม    คิวรีส่งกลับผลรวมของค่าทั้งหมดของเขตข้อมูล

   2. Avg     คิวรีจะส่งกลับค่าเฉลี่ยของค่าของเขตข้อมูล

   3. Min    คิวรีจะส่งกลับค่าที่น้อยที่สุดของเขตข้อมูล

   4. Max    คิวรีส่งกลับค่าที่มากที่สุดของเขตข้อมูล

   

6. ถ้าคุณต้องการผลลัพธ์คิวรีเพื่อรวมจำนวนระเบียนไว้ในแหล่งข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นับระเบียนในชื่อแหล่งข้อมูล ที่เหมาะสม

7. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกสรุป

8. ถ้าคุณไม่ได้เพิ่มเขตข้อมูลวันที่/เวลาลงในคิวรี ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 9 ถ้าคุณเพิ่มเขตข้อมูลวันที่-เวลาลงในคิวรี ตัวช่วยสร้างคิวรีจะถามคุณว่าคุณต้องการจัดกลุ่มค่าวันที่อย่างไร ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้เพิ่มเขตข้อมูลตัวเลข ("ราคา") และเขตข้อมูลวันที่/เวลา ("Transaction_Time") ลงในคิวรีของคุณ แล้วระบุในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกสรุป ที่คุณต้องการดูค่าเฉลี่ยของเขตข้อมูลตัวเลข "ราคา" เนื่องจากคุณรวมเขตข้อมูลวันที่/เวลา คุณสามารถคํานวณค่าสรุปสําหรับแต่ละค่าวันที่/เวลาที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละวัน สําหรับแต่ละเดือน สําหรับแต่ละไตรมาส หรือสําหรับแต่ละปี

   

   เลือกช่วงเวลาที่คุณต้องการใช้เพื่อจัดกลุ่มค่าวันที่/เวลา จากนั้น คลิก ถัดไป

   หมายเหตุ: ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อจัดกลุ่มตามทุกช่วงเวลาที่คุณต้องการ

9. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างคิวรี ให้ใส่ชื่อเรื่องคิวรี ระบุว่าคุณต้องการเปิดหรือปรับเปลี่ยนคิวรี จากนั้น คลิก เสร็จสิ้น

   ถ้าคุณเลือกที่จะเปิดคิวรี คิวรีจะแสดงข้อมูลที่เลือกในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณเลือกที่จะปรับเปลี่ยนคิวรี คิวรีจะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ

ด้านบนของหน้า

การรวมโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูล ถ้าแหล่งข้อมูลมีความสัมพันธ์ที่กําหนดระหว่างแหล่งข้อมูลอยู่แล้ว ความสัมพันธ์เหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในคิวรีเป็นการรวมโดยอัตโนมัติ การรวมจะระบุวิธีการรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ Access จะสร้างการรวมระหว่างตารางสองตารางโดยอัตโนมัติถ้าตารางเหล่านั้นมีเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้ และเขตข้อมูลหนึ่งเป็น คีย์หลัก

คุณอาจต้องการปรับการรวมที่ Access สร้างขึ้น Access จะกําหนดชนิดของการรวมที่จะสร้างโดยยึดตามความสัมพันธ์ที่การรวมนั้นแสดง ถ้า Access สร้างการรวมแต่ไม่มีความสัมพันธ์ที่กําหนดไว้ Access จะสร้าง การรวมภายใน

ถ้า Access สร้างการรวมที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูล คุณสามารถข้ามไปยัง ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเขตข้อมูลผลลัพธ์

ใช้แหล่งข้อมูลเดียวกันหลายครั้ง

ในบางกรณี คุณต้องการรวมสําเนาของตารางหรือคิวรีเดียวกันสองชุด ที่เรียกว่า การรวมกับตัวเอง ที่รวมระเบียนจากตารางเดียวกันเมื่อมีค่าที่ตรงกันในเขตข้อมูลที่รวมกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางพนักงานที่เขตข้อมูล ReportsTo สําหรับระเบียนของพนักงานแต่ละคนแสดง ID ของผู้จัดการแทนชื่อ คุณสามารถใช้การเข้าร่วมด้วยตนเองเพื่อแสดงชื่อของผู้จัดการในระเบียนของพนักงานแต่ละคนแทนได้

เมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูลครั้งที่สอง Access จะผนวก _1 เข้ากับชื่อของอินสแตนซ์ที่สอง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มตาราง Employees สองครั้ง อินสแตนซ์ที่สองจะมีชื่อ Employees_1

เพิ่มการรวม

• เมื่อต้องการเพิ่มการรวม ให้ลากเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหนึ่งไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันบนแหล่งข้อมูลอื่น

  Access จะแสดงบรรทัดระหว่างสองเขตข้อมูลเพื่อแสดงว่าได้สร้างการรวมแล้ว

  

เปลี่ยนการรวม

1. ดับเบิลคลิกที่การรวมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

   กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการรวม จะปรากฏขึ้น

   

2. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการรวม ให้ตรวจทานตัวเลือกสามข้อ

3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการใช้ จากนั้น คลิก ตกลง

หลังจากการรวมพร้อมแล้ว ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูลผลลัพธ์ — เขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการในผลลัพธ์คิวรี

ใช้นิพจน์เป็นเขตข้อมูลผลลัพธ์

ถ้าคุณต้องการคํานวณหรือใช้ฟังก์ชันเพื่อสร้างผลลัพธ์คิวรี คุณสามารถใช้ นิพจน์ เป็นเขตข้อมูลผลลัพธ์ได้ นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลคิวรีใดๆ รวมถึงฟังก์ชัน เช่น รูปแบบ หรือ InStr และยังมีค่าคงที่และตัวดําเนินการทางคณิตศาสตร์ได้อีกด้วย

1. ในคอลัมน์เปล่าของเส้นตารางการออกแบบคิวรี ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้น คลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด

2. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางนิพจน์ของคุณ นําหน้านิพจน์ของคุณด้วยชื่อที่คุณต้องการใช้สําหรับผลลัพธ์ของนิพจน์ ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้นิพจน์มีป้ายชื่อ "อัปเดตล่าสุด" คุณจะเริ่มนิพจน์ของคุณด้วย อัปเดตล่าสุด:

   หมายเหตุ: คุณสามารถทําสิ่งต่างๆ ได้หลากหลายโดยใช้นิพจน์ คําอธิบายโดยละเอียดของนิพจน์อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ สร้างนิพจน์

ระบุเกณฑ์สำหรับเขตข้อมูลผลลัพธ์

1. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการจํากัด ให้พิมพ์นิพจน์ที่ค่าเขตข้อมูลต้องเป็นไปตามที่จะรวมอยู่ในผลลัพธ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการจํากัดคิวรีเพื่อให้เฉพาะระเบียนที่ค่าของเขตข้อมูล เมือง คือ Las Vegas ให้พิมพ์ Las Vegas ในแถว เกณฑ์ ภายใต้เขตข้อมูลนั้น

   สำหรับตัวอย่างของเกณฑ์คิวรีของชนิดข้อมูลต่างๆ อีกหลายตัวอย่าง ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

2. ระบุเกณฑ์อื่นใดในแถว หรือ ที่อยู่ด้านล่างแถว เกณฑ์

   ถ้าคุณระบุเกณฑ์อื่น เขตข้อมูลอาจตรงกับเกณฑ์ใดก็ตามที่มีในรายการและรวมไว้ในผลลัพธ์คิวรี

เกณฑ์แบบหลายเขตข้อมูล

คุณสามารถใช้เกณฑ์กับหลายเขตข้อมูลได้ เมื่อคุณทําเช่นนั้น เกณฑ์ทั้งหมดในแถว เกณฑ์ หรือ แถว หรือ ที่กําหนดจะต้องเป็นจริง เพื่อให้ระเบียนถูกรวมไว้ด้วย

ระบุเกณฑ์โดยใช้เขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการผลลัพธ์

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในการออกแบบคิวรีของคุณ และไม่รวมข้อมูลของเขตข้อมูลในผลลัพธ์คิวรี คุณทําเช่นนี้ถ้าคุณต้องการใช้ค่าของเขตข้อมูลเพื่อจํากัดผลลัพธ์คิวรี แต่ไม่ต้องการเห็นค่าเขตข้อมูล

1. เพิ่มเขตข้อมูลไปยังเส้นตารางการออกแบบ

2. ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง สำหรับเขตข้อมูลนั้น

3. ระบุเกณฑ์ตามที่คุณต้องการให้กับเขตข้อมูลผลลัพธ์