ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูล

ในบทความนี้

• ฐานข้อมูลคืออะไร

• ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access

ฐานข้อมูลคืออะไร

ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสําหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ คําสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใด ฐานข้อมูลจํานวนมากจะเริ่มต้นเป็นรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรือสเปรดชีต เมื่อรายการใหญ่ขึ้นซ้ําซ้อนและไม่สอดคล้องกันเริ่มปรากฏในข้อมูล ข้อมูลจะเข้าใจได้ยากในแบบฟอร์มรายการ และมีวิธีจํากัดในการค้นหาหรือดึงชุดย่อยของข้อมูลออกเพื่อตรวจสอบ เมื่อปัญหาเหล่านี้เริ่มปรากฏขึ้น เป็นความคิดที่ดีที่จะถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างโดยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Access

ฐานข้อมูลที่คอมพิวเตอร์เป็นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ หนึ่งฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบการติดตามสินค้าคงคลังที่ใช้ตารางสามตารางไม่ใช่ฐานข้อมูลสามฐานข้อมูล แต่เป็นฐานข้อมูลหนึ่งที่มีสามตาราง ฐานข้อมูล Access จะจัดเก็บตารางไว้ในไฟล์เดียว พร้อมกับวัตถุอื่นๆ เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูล เว้นแต่ว่าฐานข้อมูลนั้นได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่น ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นในรูปแบบ Access 2007-2016 (ซึ่งจะถูกใช้โดย Access สําหรับ Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 และ Access 2019 ) จะมีนามสกุลไฟล์เป็น .accdb และฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นในรูปแบบ Access ก่อนหน้าจะมีนามสกุลไฟล์.mdb

การใช้ Access คุณสามารถ:

• เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง

• แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ

• ลบข้อมูล ถ้ามีการขายหรือทิ้งรายการนั้น

• จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ

• แชร์ข้อมูลกับคนอื่นๆ ผ่านทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต

ส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูล Access

ส่วนต่อไปนี้เป็นคําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูล Access ทั่วไป

ตาราง

ตารางฐานข้อมูลมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีต แต่ในข้อมูลนั้นจะถูกจัดเก็บในแถวและคอลัมน์ ด้วยเหตุนี้ การนําเข้าสเปรดชีตลงในตารางฐานข้อมูลจึงค่อนข้างง่าย ความแตกต่างหลักระหว่างการจัดเก็บข้อมูลของคุณในสเปรดชีตและจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลคือวิธีการจัดระเบียบข้อมูล

เมื่อต้องการใช้ความยืดหยุ่นสูงสุดจากฐานข้อมูล ข้อมูลจําเป็นต้องถูกจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ําซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกําลังจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรใส่พนักงานแต่ละคนเพียงครั้งเดียวในตารางที่ตั้งค่าไว้เพื่อเก็บข้อมูลพนักงานเท่านั้น ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะถูกเก็บไว้ในตารางของตัวเอง และข้อมูลเกี่ยวกับสํานักงานสาขาจะถูกเก็บไว้ในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่าการนัลไลซ์

แต่ละแถวในตารางเรียกว่าระเบียน เรกคอร์ดคือที่จัดเก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางที่ชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีข้อมูลชนิดอื่น เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลต้องถูกกําหนดให้เป็นชนิดข้อมูลบางชนิด ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ

อีกวิธีหนึ่งในการอธิบายระเบียนและเขตข้อมูลคือการแสดงภาพแค็ตตาล็อกบัตรแบบเก่าของไลบรารี บัตรแต่ละใบในตู้สอดคล้องกับ ระเบียน ในฐานข้อมูล ข้อมูลแต่ละชิ้นบนบัตรแต่ละใบ (ผู้เขียน ชื่อเรื่อง และอื่นๆ) จะสอดคล้องกับ เขตข้อมูล ในฐานข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตาราง ดูบทความบทนำเกี่ยวกับตาราง

ฟอร์ม

Forms อนุญาตให้คุณสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้ที่คุณสามารถใส่และแก้ไขข้อมูลของคุณ Forms มักจะมีปุ่มคําสั่งและตัวควบคุมอื่นๆ ที่ทํางานต่างๆ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้ฟอร์มโดยการแก้ไขข้อมูลของคุณในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการใช้ฟอร์มสําหรับการดู การใส่ และการแก้ไขข้อมูลในตาราง

คุณสามารถโปรแกรมปุ่มคําสั่งเพื่อกําหนดว่าข้อมูลใดจะปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่น หรือทํางานอื่นๆ ที่หลากหลายได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มที่ชื่อว่า "ฟอร์มลูกค้า" ซึ่งคุณทํางานกับข้อมูลลูกค้า แบบฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มซึ่งเปิดแบบฟอร์มใบสั่ง ซึ่งคุณสามารถป้อนใบสั่งใหม่สําหรับลูกค้ารายนั้นได้

นอกจากนี้ Forms ยังช่วยให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางฟิลด์และอนุญาตให้ดําเนินการบางอย่างเท่านั้น ซึ่งจะช่วยปกป้องข้อมูลและเพื่อให้แน่ใจว่ามีการป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟอร์ม ดูบทความบทนำเกี่ยวกับฟอร์ม

รายงาน

รายงาน คือสิ่งที่คุณใช้เพื่อจัดรูปแบบ สรุป และนําเสนอข้อมูล รายงานมักจะตอบคําถามที่เฉพาะเจาะจง เช่น "เราได้รับเงินจํานวนเท่าใดจากลูกค้าแต่ละรายในปีนี้" หรือ "ลูกค้าของเราตั้งอยู่ในเมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถจัดรูปแบบเพื่อนําเสนอข้อมูลด้วยวิธีที่อ่านได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ตลอดเวลา และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปแล้ว รายงานจะถูกจัดรูปแบบให้พิมพ์ แต่สามารถดูได้บนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความอีเมล

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงาน ให้ดูบทความ บทนําเกี่ยวกับรายงานใน Access

คิวรี

คิวรี สามารถทํางานต่างๆ มากมายในฐานข้อมูลได้ ฟังก์ชันที่ใช้กันมากที่สุดคือการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะจากตาราง ข้อมูลที่คุณต้องการดูมักจะกระจายอยู่ในหลายตาราง และคิวรีช่วยให้คุณสามารถดูในแผ่นข้อมูลเดียวได้ นอกจากนี้ เนื่องจากคุณมักจะไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดในครั้งเดียว คิวรีจะช่วยให้คุณเพิ่มเกณฑ์เพื่อ "กรอง" ข้อมูลลงไปเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ

คิวรีบางรายการ "สามารถอัปเดตได้" หมายความว่าคุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางพื้นฐานผ่านแผ่นข้อมูลคิวรีได้ ถ้าคุณกําลังทํางานในคิวรีที่สามารถอัปเดตได้ โปรดจําไว้ว่าจริงๆ แล้วคุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลงในตาราง ไม่ใช่แค่ในแผ่นข้อมูลคิวรีเท่านั้น

คิวรีมีสองแบบพื้นฐาน: คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีการดําเนินการ คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะดึงข้อมูลและทําให้พร้อมใช้งาน คุณสามารถดูผลลัพธ์ของคิวรีบนหน้าจอ พิมพ์ออกมา หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของคิวรีเป็นแหล่งระเบียนสําหรับฟอร์มหรือรายงาน

คิวรีแอคชันตามชื่อหมายถึง ทํางานที่มีข้อมูล คิวรีแอคชันสามารถใช้เพื่อสร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ อัปเดตข้อมูล หรือลบข้อมูลได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรี ดูบทความบทนำเกี่ยวกับคิวรี

แมโคร

แมโครใน Access อาจคิดว่าเป็นภาษาการเขียนโปรแกรมที่เรียบง่าย ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทํางานให้กับฐานข้อมูลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครกับปุ่มคําสั่งบนฟอร์มเพื่อให้แมโครทํางานเมื่อใดก็ตามที่คลิกปุ่ม แมโครประกอบด้วยแอคชันที่ทํางาน เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้คิวรี หรือการปิดฐานข้อมูล การดําเนินการส่วนใหญ่ของฐานข้อมูลที่คุณทําด้วยตนเองสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้แมโคร เพื่อให้การดําเนินการเหล่านั้นสามารถเป็นอุปกรณ์ที่ช่วยประหยัดเวลาได้ดี

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแมโคร ดูบทความ บทนำเกี่ยวกับโปรแกรม Access

มอดูล

โมดูล เช่น แมโคร คือวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทํางานให้กับฐานข้อมูลของคุณได้ ในขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access โดยการเลือกจากรายการแมโครแอคชัน คุณจะเขียนมอดูลในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) โมดูลคือชุดของการประกาศ คําสั่ง และกระบวนงานที่จัดเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วย โมดูลอาจเป็นคลาสมอดูลหรือโมดูลมาตรฐานก็ได้ คลาสมอดูลจะแนบกับฟอร์มหรือรายงาน และโดยปกติแล้วจะมีขั้นตอนเฉพาะเจาะจงสําหรับฟอร์มหรือรายงานที่แนบมา โมดูลมาตรฐานมีกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่น โมดูลมาตรฐานจะแสดงอยู่ภายใต้ โมดูล ในบานหน้าต่างนําทาง ในขณะที่คลาสมอดูลจะไม่อยู่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมอดูล ดูบทความ บทนำเกี่ยวกับโปรแกรม Access

ด้านบนของหน้า