ทำความรู้จักกับฟอร์ม

ในบทความนี้

• สร้างแบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์ม

• สร้างแบบฟอร์มแยกโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์มแยก

• สร้างแบบฟอร์มที่แสดงหลายระเบียนโดยใช้เครื่องมือหลายรายการ

• สร้างแบบฟอร์มโดยใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

• สร้างแบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์มเปล่า

• ทำความเข้าใจมุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ

• ปรับแต่งแบบฟอร์มของคุณในมุมมองเค้าโครง

• ปรับแต่งแบบฟอร์มของคุณในมุมมองออกแบบ

สร้างแบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์ม

คุณสามารถใช้เครื่องมือแบบฟอร์มเพื่อสร้างแบบฟอร์มด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้ ฟิลด์ทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลพื้นฐานจะถูกวางบนแบบฟอร์ม คุณสามารถเริ่มใช้ฟอร์มใหม่ได้ทันที หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนฟอร์มในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น

สร้างแบบฟอร์มแยกโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์มแยก

ฟอร์มแยกทำให้คุณเห็นข้อมูลสองมุมมองในเวลาเดียวกัน ได้แก่ มุมมองแบบฟอร์มและมุมมองแผ่นข้อมูล

ฟอร์มแยกจะแตกต่างจากการรวมฟอร์ม/ฟอร์มย่อยเข้าด้วยกัน โดยที่มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกัน และถูกทําข้อมูลให้ตรงกันตลอดเวลา การเลือกเขตข้อมูลในส่วนหนึ่งของฟอร์มจะเลือกเขตข้อมูลเดียวกันในส่วนอื่นของฟอร์ม คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลจากส่วนใดส่วนหนึ่ง (ตราบใดที่แหล่งระเบียนสามารถอัปเดตได้ และคุณไม่ได้กําหนดค่าฟอร์มเพื่อป้องกันการกระทําเหล่านี้)

การทํางานกับฟอร์มแยกทําให้คุณได้รับประโยชน์จากฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปแบบเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อค้นหาระเบียนได้อย่างรวดเร็ว แล้วใช้ส่วนฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียน

เมื่อต้องการสร้างแบบฟอร์มแยกโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์มแยก:

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการบนฟอร์มของคุณ หรือเปิดตารางหรือคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก แบบฟอร์มเพิ่มเติม แล้วคลิก แบบฟอร์มแยก

Access สร้างแบบฟอร์ม และแสดงแบบฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง ในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบแบบฟอร์มในขณะที่แสดงข้อมูลอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับขนาดของกล่องข้อความให้พอดีกับข้อมูลถ้าจําเป็น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมองฟอร์ม ให้ดูที่ส่วน ทําความเข้าใจมุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ

สร้างแบบฟอร์มที่แสดงหลายระเบียนโดยใช้เครื่องมือหลายรายการ

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์ม แบบฟอร์มที่ Access สร้างจะแสดงเรกคอร์ดเดียวในแต่ละครั้ง ถ้าคุณต้องการฟอร์มที่แสดงหลายระเบียน แต่สามารถกําหนดเองได้มากกว่าแผ่นข้อมูล คุณสามารถใช้เครื่องมือ หลายรายการ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดูบนฟอร์มของคุณ

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก แบบฟอร์มเพิ่มเติม แล้วคลิก หลายรายการ

Access สร้างแบบฟอร์ม และแสดงแบบฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง ในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบแบบฟอร์มในขณะที่แสดงข้อมูลอยู่ได้

เมื่อคุณใช้เครื่องมือหลายรายการ ฟอร์มที่ Access สร้างจะคล้ายกับแผ่นข้อมูล ข้อมูลจะถูกจัดเรียงเป็นแถวและคอลัมน์ และคุณเห็นระเบียนมากกว่าหนึ่งระเบียนในแต่ละครั้ง อย่างไรก็ตาม ฟอร์มหลายรายการจะมีตัวเลือกการกําหนดเองมากกว่าแผ่นข้อมูล เช่น ความสามารถในการเพิ่มองค์ประกอบกราฟิก ปุ่ม และตัวควบคุมอื่นๆ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดฟอร์มของคุณเอง ให้ดูที่ส่วน ปรับแต่งฟอร์มของคุณในมุมมองเค้าโครง และ ปรับแต่งฟอร์มของคุณในมุมมองออกแบบ

สร้างแบบฟอร์มโดยใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

เพื่อให้สามารถเลือกเขตข้อมูลที่ปรากฎบนฟอร์มของคุณได้มากขึ้น คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์มแทนเครื่องมือการสร้างแบบฟอร์มต่างๆ ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ได้ คุณยังสามารถกําหนดวิธีการจัดกลุ่มและเรียงลําดับข้อมูล และคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีมากกว่าหนึ่งรายการได้ ตราบใดที่คุณระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและคิวรีไว้ล่วงหน้า

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

2. ทำตามคำแนะนำในหน้าต่างๆ ของตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการรวมเขตข้อมูลจากหลายตารางและหลายคิวรีบนฟอร์มของคุณ อย่าคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น หลังจากที่คุณเลือกเขตข้อมูลจากตารางแรกหรือคิวรีแรกในหน้าแรกของตัวช่วยสร้างฟอร์ม แต่ให้ทําซ้ําขั้นตอนเพื่อเลือกตารางหรือคิวรี แล้วคลิกเขตข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในฟอร์ม จากนั้นคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น เพื่อดําเนินการต่อ

3. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

สร้างแบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือแบบฟอร์มเปล่า

ถ้าตัวช่วยสร้างหรือเครื่องมือการสร้างแบบฟอร์มไม่ตรงตามความต้องการของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมือแบบฟอร์มเปล่าเพื่อสร้างแบบฟอร์ม วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วมากในการสร้างฟอร์ม โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณวางแผนที่จะใส่เฉพาะบางเขตข้อมูลบนฟอร์มของคุณ

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก แบบฟอร์มเปล่า

   Access จะเปิดฟอร์มเปล่าในมุมมองเค้าโครง และแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

2. ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้เห็นบนฟอร์ม

3. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในแบบฟอร์ม ให้ดับเบิลคลิกหรือลากไปยังแบบฟอร์ม

   • หลังจากที่เพิ่มเขตข้อมูลแรก คุณสามารถเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกันโดยการกดแป้น CTRL ค้างไว้ จากนั้นคลิกหลายเขตข้อมูล แล้วลากไปยังแบบฟอร์มพร้อมกัน

   • ลําดับของตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าส่วนใดของแบบฟอร์มที่เลือกอยู่ในปัจจุบัน ถ้ามองไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม ให้ลองเลือกส่วนอื่นของฟอร์ม แล้วลองเพิ่มเขตข้อมูลอีกครั้ง

4. ใช้เครื่องมือในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงฟอร์ม เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่และเวลาลงในฟอร์ม

5. ใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม ของแท็บ ออกแบบเค้าโครงฟอร์ม เพื่อเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ ลงในฟอร์ม

   สำหรับการเลือกตัวควบคุมที่มากขึ้น ให้สลับไปยังมุมมองออกแบบโดยการคลิกขวาที่แบบฟอร์ม แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

ทำความเข้าใจมุมมองเค้าโครงและมุมมองออกแบบ

มุมมองเค้าโครง    มุมมองเค้าโครงเป็นมุมมองที่ใช้งานง่ายที่สุดในการใช้สําหรับการปรับเปลี่ยนฟอร์ม และสามารถใช้สําหรับการเปลี่ยนแปลงเกือบทั้งหมดที่คุณต้องการทํากับฟอร์มใน Access

ในมุมมองเค้าโครง แบบฟอร์ม จะรันอยู่จริง ดังนั้น คุณสามารถดูข้อมูลของคุณได้มากเท่าที่จะปรากฎขึ้นเมื่อคุณใช้ฟอร์ม อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเปลี่ยนการออกแบบฟอร์มในมุมมองนี้ได้ เนื่องจากคุณสามารถดูข้อมูลในขณะที่คุณกําลังปรับเปลี่ยนฟอร์ม จึงเป็นมุมมองที่มีประโยชน์มากสําหรับการตั้งค่าขนาดของตัวควบคุมหรือการทํางานอื่นๆ เกือบทั้งหมดที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏและการใช้งานของฟอร์ม

ถ้าคุณพบงานที่ไม่สามารถทําได้ในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถสลับไปยังมุมมองออกแบบได้ ในบางสถานการณ์ Access จะแสดงข้อความที่ระบุว่าคุณต้องสลับไปยังมุมมองออกแบบก่อนที่คุณจะสามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้

มุมมองออกแบบ    มุมมองออกแบบช่วยให้คุณเห็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างของฟอร์มของคุณ คุณสามารถดูส่วน ส่วนหัวรายละเอียด และ ส่วนท้าย สําหรับฟอร์ม ฟอร์มไม่ได้ทํางานอยู่จริงเมื่อแสดงอยู่ในมุมมองออกแบบ ดังนั้น คุณจะไม่เห็นข้อมูลพื้นฐานในขณะที่คุณกําลังทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ อย่างไรก็ตาม ยังมีงานบางอย่างที่คุณสามารถดําเนินการในมุมมองออกแบบได้ง่ายกว่าในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถ:

• เพิ่มตัวควบคุมต่างๆ ลงในแบบฟอร์มของคุณ เช่น กรอบวัตถุผูก ตัวแบ่งหน้า และแผนภูมิ

• แก้ไขแหล่งควบคุมกล่องข้อความในกล่องข้อความโดยไม่ต้องใช้แผ่นคุณสมบัติ

• ปรับขนาดส่วนของแบบฟอร์ม เช่น ส่วนหัวของแบบฟอร์มหรือส่วนรายละเอียด

• เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของแบบฟอร์มบางอย่างที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในมุมมองเค้าโครง

ปรับแต่งแบบฟอร์มของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากที่คุณสร้างฟอร์ม คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบได้โดยการทํางานในมุมมองเค้าโครง การใช้ข้อมูลแบบฟอร์มจริงเป็นแนวทางของคุณ คุณสามารถจัดเรียงตัวควบคุมและปรับขนาดใหม่ได้ คุณสามารถวางตัวควบคุมใหม่บนฟอร์ม และตั้งค่าคุณสมบัติของฟอร์มและตัวควบคุมของฟอร์มได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อแบบฟอร์มในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

Access แสดงแบบฟอร์มในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับฟอร์มและตัวควบคุมและส่วนของฟอร์ม เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบแบบฟอร์มของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล :

• บนแท็บ ออกแบบเค้าโครงฟอร์ม ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ หรือใช้คีย์ลัดโดยการกด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังแบบฟอร์มของคุณได้โดยตรง

• เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ดับเบิลคลิกหรือลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนบนแบบฟอร์มที่คุณต้องให้แสดง

• เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้นลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในฟอร์ม

ปรับแต่งแบบฟอร์มของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบฟอร์มของคุณได้ด้วยการทํางานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ลงในฟอร์มได้โดยการเพิ่มไปยังตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติทําให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติต่างๆ ที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อกําหนดฟอร์มของคุณเองได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อแบบฟอร์มในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

Access แสดงฟอร์มในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อเปลี่ยนคุณสมบัติสําหรับฟอร์มและตัวควบคุมและส่วนของฟอร์ม เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือคิวรีต้นแบบลงในการออกแบบแบบฟอร์มของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล :

• บนแท็บ ออกแบบฟอร์ม ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ หรือใช้คีย์ลัดโดยการกด ALT+F8

จากนั้น คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังแบบฟอร์มของคุณได้โดยตรง

• เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเดียว ให้ดับเบิลคลิกหรือลากจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนบนแบบฟอร์มที่คุณต้องให้แสดง

• เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้นลากเขตข้อมูลที่เลือกลงในฟอร์ม