ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อนำข้อมูล Excel ไปยังฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

ในหัวข้อนี้

• เตรียมเวิร์กชีต Excel สําหรับการนําเข้าหรือการลิงก์

• เตรียมฐานข้อมูล Access ปลายทางสําหรับการนําเข้า

• นำเข้าข้อมูล

• สร้างลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel

  • เริ่มตัวช่วยสร้างลิงก์สเปรดชีต

    • เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access

    • ใช้กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel

  • ใช้ตัวช่วยสร้างลิงก์สเปรดชีตเพื่อสร้างลิงก์ไปยังข้อมูล Excel

เตรียมเวิร์กชีต Excel สําหรับการนําเข้าหรือการลิงก์

ก่อนที่จะนําข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel มา Access ใช้เวลาสักครู่เพื่อรีวิวเวิร์กชีตและตัดสินใจเลือกวิธีที่คุณต้องการนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต

• ตัดสินใจว่าคุณต้องการลิงก์หรือนําเข้าทั้งเวิร์กชีตหรือเพียงบางส่วน ถ้าคุณต้องการนําเวิร์กชีตเพียงบางส่วนมา Access คุณสามารถกําหนดช่วงที่มีชื่อซึ่งมีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการนําไปเท่านั้น สําหรับคําแนะนํา ให้ไปที่ ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อตั้งชื่อเซลล์หรือช่วงข้อมูลใน Excel

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีต Excel อยู่ในรูปแบบไฟล์แบบแฟลต เพื่อให้ตัวช่วยสร้างสามารถจัดการข้อมูลในเวิร์กชีตได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น แก้ไขค่าความผิดพลาดที่เป็นไปได้ เอาคอลัมน์และแถวว่างที่ไม่จําเป็นออก และตรวจสอบว่าแต่ละคอลัมน์มีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกแถว สําหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเตรียมพร้อมสําหรับการนําเข้าหรือลิงก์ ให้ดูส่วน "เตรียมเวิร์กชีต" "เตรียมข้อมูล Excel" และ "แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง" ใน นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

เตรียมฐานข้อมูล Access ปลายทางสําหรับการนําเข้า

ก่อนที่คุณจะนําเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบว่าฐานข้อมูลปลายทาง Access พร้อมสําหรับการนําเข้าหรือไม่ และตัดสินใจเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลที่นําเข้า

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายทาง Access ฐานข้อมูลไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ในการทําการเปลี่ยนแปลงไปยังฐานข้อมูลนั้น

• ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่:

  • ถ้าคุณเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นําเข้าลงในตารางนี้ ถ้ามีตารางที่มีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access เขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นําเข้า

  • ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ แถวต่างๆ ในเวิร์กชีต Excel จะถูกผนวกเข้ากับตารางที่ระบุ

• ถ้าคุณตัดสินใจที่จะผนวกข้อมูล Excel กับตาราง Access ที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าโครงสร้างและเขตข้อมูลในข้อมูลต้นฉบับใน Excel ตรงกับข้อมูลในตารางปลายทางใน Access เมื่อต้องการเปิดตาราง Accessในมุมมองออกแบบสําหรับการตรวจสอบ ให้กด Alt+H, W, D ตรวจสอบตารางกับรายการตรวจสอบในส่วน "เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง" ขั้นตอนที่ 2 ใน นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

นำเข้าข้อมูล

เมื่อคุณนําเข้าข้อมูล Access จะสร้างสําเนาของข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูล Excel เวิร์กชีต

1. ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดเวิร์กบุ๊กนั้น

2. เปิดปลายทาง Access ฐานข้อมูลที่จะจัดเก็บข้อมูลที่นําเข้า

   : ถ้าคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ ให้กด Alt+F, N, L

3. เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ที่คุณกําลังใช้:

   • ในการสมัครใช้งานเวอร์ชัน Microsoft 365 หรือ Access 2019 ให้กด Alt+X, N, 1 แล้วกด F และ X

   • ใน Access 2016 ให้กด Alt+X เพื่อไปที่แท็บ ข้อมูลภายนอก กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะไปถึงกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้กดแป้นลูกศรขวาจนกว่าคุณจะได้ยิน "Excel " แล้วกด Enter

4. กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel จะเปิดขึ้น เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อระบุไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนําเข้า

   • เมื่อต้องการย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลข้อความ ชื่อไฟล์ ให้กด F แล้ววางหรือพิมพ์เส้นทางไปยังไฟล์ Excel

   • เมื่อต้องการเรียกดูไฟล์ ให้กด R กล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ จะเปิดขึ้น นําทางไปยังไฟล์ที่คุณต้องการ และเมื่ออยู่บนไฟล์ ให้กด Enter เพื่อเลือก

5. เมื่อต้องการระบุวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลที่นําเข้า ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้กด I เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก นําเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง

   • ถ้าคุณต้องการผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้กด A เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก ผนวกสําเนาของระเบียนไปยังตาราง เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้กดแป้น Tab หนึ่งครั้ง โฟกัสจะย้ายไปยังรายการตาราง กด Alt+แป้นลูกศรลงเพื่อขยายรายการ กดแป้นลูกศรขึ้นหรือลงจนกว่าคุณจะได้ยินตารางที่คุณต้องการ แล้วกด Enter เพื่อเลือก ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าฐานข้อมูลไม่มีตาราง

6. กดแป้น Tab จนกว่าคุณจะไปถึงปุ่ม ตกลง จากนั้นกด Enter ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทํางาน

   : ถ้าโปรแกรมอ่านหน้าจอของคุณไม่ได้อ่านหน้าต่างตัวช่วยสร้างโดยอัตโนมัติ ให้กดแป้น SR+W

7. ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ต้นฉบับมีเพียงเวิร์กชีตเดียวและไม่มีช่วง คุณสามารถดําเนินการขั้นตอนถัดไปได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กมีเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมากกว่าหนึ่งรายการ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่จะนําเข้า

   • เมื่อต้องการเลือกเวิร์กชีต ให้กด Alt+W กดแป้น Tab หนึ่งครั้ง แล้วกดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินเวิร์กชีตที่คุณต้องการ แล้วกด Enter เพื่อเลือก

   • เมื่อต้องการเลือกช่วงที่มีชื่อ ให้กด Alt+R แล้วกดแป้น Tab หนึ่งครั้ง แล้วกดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินช่วงที่คุณต้องการ แล้วกด Enter เพื่อเลือก

8. หน้าต่างตัวช่วยสร้างถัดไปจะเปิดขึ้น ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงมีชื่อเขตข้อมูล ให้กด I เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ กด Enter เพื่อย้ายโฟกัสไปยังหน้าต่างตัวช่วยสร้างถัดไป ถ้าคุณกําลังผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ คุณสามารถดําเนินการต่อในขั้นตอนที่ 12 ได้

9. ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างใหม่ คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเขตข้อมูลที่คุณกําลังนําเข้า ถ้าจําเป็น เขตข้อมูลแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงถูกเลือกไว้ คุณสามารถทําดังต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อของเขตข้อมูลปัจจุบัน ให้กด Alt+M แล้วพิมพ์ชื่อใหม่

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล ให้กด Alt+T โฟกัสจะย้ายไปยังรายการ ชนิดข้อมูล เมื่อต้องการขยายรายการ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินค่าที่คุณต้องการ แล้วกดแป้น Tab หนึ่งครั้ง

   • เมื่อต้องการเปลี่ยนว่าจะให้ทําดัชนีเขตข้อมูลหรือไม่ ให้กด Alt+I คุณจะได้ยินค่าปัจจุบัน เมื่อต้องการขยายรายการ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง กดแป้นลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยินค่าที่คุณต้องการ แล้วกดแป้น Tab หนึ่งครั้ง

   • ถ้าคุณไม่ต้องการนําเข้าเขตข้อมูลปัจจุบัน ให้กด Alt+S เพื่อย้ายไป แล้วเลือกตัวเลือก ไม่ต้องนําเข้าเขตข้อมูล

10. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลอื่น ให้กด F6 จนกว่าคุณจะได้ยิน "บานหน้าต่าง" แล้วขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยคุณเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ ปรับเปลี่ยนฟิลด์ตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 9 เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้กด Enter เพื่อย้ายไปยังหน้าต่างตัวช่วยสร้างถัดไป

11. เพิ่มคีย์หลักสําหรับตารางใหม่ คีย์หลักจะระบุระเบียนในตารางของคุณเพื่อให้คุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้เร็วขึ้น เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการให้ Access เพิ่มคีย์หลัก ให้กด A

    • เมื่อต้องการเลือกคีย์หลักของคุณเอง ให้กด C เมื่อต้องการกําหนดแป้นที่จะใช้ ให้กดแป้น Tab หนึ่งครั้ง โฟกัสจะย้ายไปยังรายการหลัก เมื่อต้องการขยายรายการ ให้กด Alt+แป้นลูกศรลง กดแป้นลูกศรขึ้นหรือลงจนกว่าคุณจะได้ยินแป้นที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณไม่ต้องการใช้คีย์หลัก ให้กด O

    เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าต่างตัวช่วยสร้างสุดท้าย ให้กด Enter

12. หน้าต่างตัวช่วยสร้างขั้นสุดท้ายจะเปิดขึ้น โฟกัสจะอยู่ในกล่อง นําเข้าไปยังตาราง และคุณจะได้ยินชื่อปัจจุบันของตารางปลายทาง ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อใหม่ แล้วกด Enter เพื่อดําเนินการนําเข้าให้เสร็จสิ้น

    : ถ้าคุณได้ยินการแจ้งเตือนว่ามีตารางอยู่แล้ว และคุณต้องการเขียนทับตารางที่มีอยู่ด้วยข้อมูลที่นําเข้า ให้กด Y ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชื่อตาราง ให้กด N กด Alt+I เพื่อย้ายโฟกัสกลับไปยังกล่อง นําเข้าไปยังตาราง พิมพ์ชื่อตารางอื่น แล้วกด Enter

13. ถ้าการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์หรือสําเร็จบางส่วน Access จะแสดงสถานะการนําเข้า Access ยังพร้อมท์ให้คุณบันทึกขั้นตอนการนําเข้าเพื่อทําซ้ําได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้า เมื่อต้องการเลือกตัวเลือกนี้ ให้กด Alt+V เมื่อต้องการตั้งชื่อขั้นตอนการนําเข้า ให้กด Alt+A แล้วพิมพ์ชื่อสําหรับการดําเนินการนําเข้า เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนการนําเข้า ให้กด Alt+S ถ้าการนําเข้าล้มเหลว คุณจะได้ยิน "เกิดข้อผิดพลาดขณะพยายามนําเข้าไฟล์" ตามด้วยชื่อไฟล์ กด Enter เพื่อออกจากข้อความแจ้งเตือน

สร้างลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel

ใช้ ตัวช่วยสร้างลิงก์สเปรดชีต เพื่อสร้างลิงก์จากฐานข้อมูล Access ไปยังข้อมูลใน Excel เพื่อให้คุณสามารถใช้เครื่องมือการทําคิวรีและการรายงานใน Access โดยไม่ต้องเก็บรักษาสําเนาของข้อมูล Excel ในฐานข้อมูลของคุณ

เมื่อคุณลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel หรือช่วงที่มีชื่อ Access จะสร้างตารางใหม่ที่ลิงก์ไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทํากับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะปรากฏในตารางที่ลิงก์ใน Access อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องกันใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทําการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel ต้นฉบับ

ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่ลิงก์ได้หลายตาราง

ดูเพิ่มเติม

ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างตารางในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างคิวรีในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างฟอร์มในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อส่งออกตาราง Access ไปยังไฟล์ข้อความ

แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Access

ตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณเพื่อทำงานกับการช่วยสำหรับการเข้าถึงใน Microsoft 365

ความช่วยเหลือทางเทคนิคสำหรับลูกค้าผู้ทุพพลภาพ

Microsoft ต้องการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของเรา ถ้าคุณมีความบกพร่องทางร่างกายหรือมีคำถามเกี่ยวกับการช่วยสำหรับการเข้าถึง โปรดติดต่อ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อขอรับความช่วยเหลือทางเทคนิค ทีมสนับสนุน Disability Answer Desk ได้รับการฝึกฝนให้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่ได้รับความนิยมมากมาย และสามารถให้ความช่วยเหลือเป็นภาษามือแบบอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และอเมริกัน โปรดไปที่ไซต์ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อค้นหารายละเอียดที่ติดต่อสำหรับภูมิภาคของคุณ

ถ้าคุณเป็นหน่วยงานรัฐ พาณิชย์ หรือผู้ใช้ในองค์กร โปรดติดต่อDisability Answer Desk สำหรับองค์กร