กรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

ตัวกรองสองชนิด

เมื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกรองได้สองชนิด คือ ตามค่ารายการหรือตามเกณฑ์ ตัวกรองแต่ละชนิดเหล่านี้เป็นแบบเอกสิทธิ์เฉพาะสําหรับแต่ละช่วงของเซลล์หรือตารางคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามรายการตัวเลข หรือเกณฑ์ ได้ แต่ไม่สามารถกรองด้วยทั้งสองอย่าง คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเองแต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองอย่าง

การนําตัวกรองไปใช้ใหม่

เมื่อต้องการตรวจสอบว่ามีการนําตัวกรองไปใช้หรือไม่ ให้สังเกตไอคอนในส่วนหัวของคอลัมน์:

• ลูกศรดรอปดาวน์ หมายถึงการกรองถูกเปิดใช้งาน แต่ไม่ได้นําไปใช้

  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่เปิดใช้งานการกรองแต่ไม่ได้นําไปใช้ คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดง "(แสดงทั้งหมด)"

• ปุ่มตัวกรอง หมายความว่ามีการใช้ตัวกรอง

  เมื่อคุณโฮเวอร์เหนือส่วนหัวของคอลัมน์ที่ถูกกรอง คําแนะนําบนหน้าจอจะแสดงตัวกรองที่นําไปใช้กับคอลัมน์นั้น เช่น "เท่ากับสีของเซลล์สีแดง" หรือ "ใหญ่กว่า 150"

เมื่อคุณนําตัวกรองไปใช้ใหม่ ผลลัพธ์ต่างๆ จะปรากฏขึ้นด้วยสาเหตุต่อไปนี้:

• ข้อมูลถูกเพิ่ม ปรับเปลี่ยน หรือลบไปยังช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ตาราง

• ค่าที่ส่งกลับโดยสูตรได้เปลี่ยนแปลงไปและแผ่นงานได้ถูกคำนวณใหม่

ไม่รวมชนิดข้อมูล

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่ารวมชนิดข้อมูล เช่น ข้อความและตัวเลข หรือตัวเลขและวันที่ในคอลัมน์เดียวกัน เนื่องจากมีคําสั่งตัวกรองเพียงชนิดเดียวเท่านั้นที่พร้อมใช้งานสําหรับแต่ละคอลัมน์ ถ้ามีชนิดข้อมูลผสมกัน คําสั่งที่แสดงคือชนิดข้อมูลที่เกิดขึ้นมากที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์ประกอบด้วยค่าสามค่าที่จัดเก็บเป็นตัวเลขและสี่เป็นข้อความ คําสั่ง ตัวกรองข้อความ จะแสดงขึ้น

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกรายการใดรายการหนึ่ง แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ

   

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกรายการใดรายการหนึ่ง แล้วใส่เกณฑ์การกรองของคุณ

   

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใส่หมายเลขที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:

   

คุณสามารถกรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยยึดตามเกณฑ์ที่มองเห็นได้ เช่น สีฟอนต์ สีของเซลล์ หรือชุดไอคอน และคุณสามารถกรองได้ไม่ว่าคุณจะจัดรูปแบบเซลล์ นําสไตล์เซลล์ไปใช้ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

1. ในช่วงของเซลล์หรือคอลัมน์ในตาราง ให้คลิกเซลล์ที่มีสีของเซลล์ สีฟอนต์ หรือไอคอนที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ในเมนูป็อปอัพ ตามสี ให้เลือก สีของเซลล์สีฟอนต์ หรือ ไอคอนของเซลล์ จากนั้นคลิกสี

ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองมีเซลล์ว่าง

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ในพื้นที่ (เลือกทั้งหมด) ให้เลื่อนลงแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย (ว่าง)

   หมายเหตุ: 

   • คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น

   • เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น

   • มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก เลือกหนึ่งรายการ จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองช่วงสำหรับ	คลิก
   แถวที่ข้อความที่ระบุ	ประกอบด้วย หรือ เท่ากับ
   แถวที่ไม่มีข้อความที่ระบุ	ไม่ประกอบด้วย หรือ ไม่เท่ากับ

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:

   

   ถึง	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง เลือก เลือกหนึ่งรายการ จากนั้นในเมนูป็อปอัพ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   ถ้าต้องการกรองสำหรับ	คลิก
   จุดเริ่มต้นของบรรทัดในข้อความ	เริ่มต้นด้วย
   จุดสิ้นสุดของบรรทัดในข้อความ	ลงท้ายด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้เริ่มต้นด้วยตัวอักษร	ไม่ได้เริ่มต้นด้วย
   เซลล์ที่มีข้อความ แต่ไม่ได้สิ้นสุดด้วยตัวอักษร	ไม่ได้ลงท้ายด้วย

5. ในกล่องถัดจากเมนูป็อปอัพ ให้ใสข้อความที่คุณต้องการใช้

6. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณ คุณอาจใส่เกณฑ์เพิ่มเติมเพื่อเลือก:

   

   ถึง	คลิก
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ทั้งสองมีค่าเป็นจริง	และ
   กรองตารางคอลัมน์หรือส่วนที่เลือก เพื่อให้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่งหรือทั้งสองเกณฑ์สามารถมีค่าเป็นจริง	หรือ

สามารถใช้อักขระตัวแทนเพื่อช่วยให้เกณฑ์ได้

1. คลิกเซลล์ในช่วงหรือตารางที่คุณต้องการกรอง

2. บนแถบเครื่องมือ ข้อมูล ให้เลือก ตัวกรอง

   

3. เลือกลูกศร ในคอลัมน์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการกรอง

4. ภายใต้ ตัวกรอง ให้เลือก เลือกหนึ่งรายการ แล้วเลือกตัวเลือกใดก็ได้

5. ในกล่องข้อความ ให้พิมพ์เกณฑ์และรวมอักขระตัวแทนของคุณ

   เช่น ถ้าคุณต้องการกรองเพื่อหาคำว่า “seat” และ “seam” ให้พิมพ์ sea?

6. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   ใช้สิ่งนี้	เมื่อต้องการค้นหา
   ? (เครื่องหมายคำถาม)	อักขระใดๆ หนึ่งตัว เช่น ใช้ sm?th เพื่อหา “smith” และ “smyth”
   * (เครื่องหมายดอกจัน)	จำนวนอักขระสูงสุดเท่าไหร่ก็ได้ เช่น ใช้ *east เพื่อหา "Northeast" และ "Southeast"
   ~ (เครื่องหมายตัวหนอน)	เครื่องหมายคำถามหรือดอกจัน ตัวอย่างเช่น there~? จะค้นหา "there?"

ให้เลือกทำดังนี้

เมื่อคุณกรองข้อมูล เฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณเท่านั้นที่จะปรากฏขึ้น ข้อมูลที่ไม่ตรงกับเกณฑ์นั้นจะถูกซ่อน หลังจากที่คุณกรองข้อมูลแล้ว คุณสามารถคัดลอก ค้นหา แก้ไข จัดรูปแบบ แผนภูมิ และพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลที่ถูกกรองได้

ตารางที่นําตัวกรอง 4 รายการบนสุดไปใช้

ตัวกรองเป็นสารเติมแต่ง ซึ่งหมายความว่าตัวกรองเพิ่มเติมแต่ละตัวจะยึดตามตัวกรองปัจจุบัน และลดชุดย่อยของข้อมูลลงอีก คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ซับซ้อนได้โดยการกรองมากกว่าหนึ่งค่า มากกว่าหนึ่งรูปแบบ หรือมากกว่าหนึ่งเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตัวเลขทั้งหมดที่มากกว่า 5 ที่ต่ํากว่าค่าเฉลี่ยได้ แต่ตัวกรองบางตัว (สิบอันดับแรกและล่าง สูงกว่า และต่ํากว่าค่าเฉลี่ย) จะยึดตามช่วงของเซลล์ดั้งเดิม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกรองค่าสูงสุดสิบค่า คุณจะเห็นค่าสูงสุดสิบค่าในรายการทั้งหมด ไม่ใช่ค่าสิบอันดับแรกของชุดย่อยของตัวกรองสุดท้าย

ใน Excel คุณสามารถสร้างตัวกรองสามชนิด: ตามค่า ตามรูปแบบ หรือตามเกณฑ์ แต่ตัวกรองแต่ละชนิดเหล่านี้เป็นแบบเอกสิทธิ์เฉพาะร่วมกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตามสีของเซลล์หรือตามรายการของตัวเลข แต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองสี คุณสามารถกรองตามไอคอนหรือตัวกรองแบบกําหนดเองแต่ไม่สามารถกรองได้ทั้งสองอย่าง

ตัวกรองจะซ่อนข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ในลักษณะนี้คุณสามารถมีสมาธิกับสิ่งที่คุณต้องการเห็น ในทางตรงกันข้าม เมื่อคุณเรียงลําดับข้อมูล ข้อมูลจะถูกจัดเรียงใหม่ในลําดับบางอย่าง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียงลําดับ ให้ดูที่ เรียงลําดับรายการข้อมูล

เมื่อคุณกรอง ให้พิจารณาแนวทางต่อไปนี้:

• มีเพียง 10,000 รายการแรกที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นที่จะปรากฏในหน้าต่างการกรอง

• คุณสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ เมื่อคุณใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ ตัวกรองพร้อมใช้งานสำหรับคอลัมน์อื่นๆ เป็นค่าที่มองเห็นได้ในช่วงที่ถูกกรองในขณะนี้เท่านั้น

• คุณสามารถใช้ตัวกรองกับช่วงของเซลล์ในแผ่นงานได้ครั้งละ 1 ช่วงเท่านั้น