Applies ToProject Online-skrivbordsklient Project Standard 2024 Project Professional 2021 Project Standard 2021 Project Professional 2019 Project Standard 2019 Project Professional 2016 Project Standard 2016 Project Professional 2013 Project Standard 2013

Kommunicera med din grupp

Det är ofta svårt att kommunicera projektinformation, oavsett om det handlar om att få statusinformation från gruppen eller att förmedla projektstatus till chefer.

Lär dig när och hur du kommunicerar och rapporterar projektinformation. Annars drabbas effektivt samarbete och projektets framgång kan vara utsatt för risk.

Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning.

Tips om projektledning innan du börjar . . .

  • Lista dina intressenter    Ta reda på vilka dina intressenter är innan projektet börjar. Ett säkert sätt att stoppa ett projekt är att glömma bort en kritisk intressent som har go/no go-påverkan på ditt projekt.

  • Få igång en kommunikationsplan tidigt    Utforma kommunikationsstrategier och processer i projektet innan projektet börjar. Ännu bättre är att kommunikationsprocesserna visas som en aktivitet på de första raderna i projektet så att den här kritiska delen av samarbetet blir allas engagemang.

  • Kommunicera ofta    Att samla in uppgiftsstatusinformation en gång i veckan är på väg att avvärja problem innan de eskalerar. Om du kommunicerar oftare än så kan gruppmedlemmarna sluta skicka uppdateringar på grund av den extra tiden då de förbereds.

  • Söka efter problem    Om allt verkar gå bra eftersom du inte har hört något negativt, är du förmodligen på väg mot problem. Även de bästa projekten har problem. Ditt jobb är att hitta dem innan de växer till större problem.

  • Använda lämplig teknik    Förstå din gruppmedlems och intressenters kommunikationsbehov. Gruppmedlemmar som rapporterar aktivitetsstatus kanske till exempel vill använda e-post eller Project Online, medan en chef kanske föredrar ett väl presenterat diagram eller en pivottabell. Här är en lista över program som du kan använda för kommunikation.

Program

Fördelar

Nackdelar

Project

  • Ha inbyggda presentationsverktyg för alla intressenter.

  • Har lättförståed tidslinje och teamplaneringsvyer.

  • Exporterar data till Excel och Visio för kommunikation av komplexa data.

  • Ditt företag kanske inte använder Project.

  • De projekt som ditt företag arbetar med kan vara för små för att dra nytta av kraftfulla schemaläggningsprogram.

Project Online

  • Bäst för avancerad kommunikation och rapportering av projektinformation i en organisation.

  • Kan jämföra status för flera projekt eller för en portfölj med projekt.

  • Mindre företag kan behöva hjälp av konsulter för att installera och använda Project Online.

Excel

  • Project kan exportera data till Excel för avancerad analys, till exempel ANOVA och ev.

  • Perfekt för tidig planering av projekt eller för högkvalitativa leverabler som senare kan läggas till i Project.

  • Excel saknar automatiska schemaläggningsfunktioner för mer komplexa projekt.

Word

  • Perfekt under initieringsfasen när du behöver dela planeringsdokument som budgetar och slutprodukter.

  • Inte idealiskt för visuella presentationer för intressenter inom ledningen. Använd i stället Excel, Visio, PowerPoint eller Project egna rapportfunktioner.

SharePoint

  • Erbjuder synkroniseringsfunktioner utan Project Server. En ändring i en aktivitetslista återspeglas i den andra.

PowerPoint

  • Perfekt för effektfulla presentationer för intressenter inom ledningen.

  • Analytiker och tekniker kanske vill ha mer detaljerade diagram för komplex budgetanalys.

Visio

  • Kan presentera för mycket information för en chef. Använd i stället Project egna rapporteringsfunktioner.

Microsoft Teams

  • Perfekt för team på olika platser. Du kan dela projektinformation med snabbmeddelanden, röstmeddelanden, video eller under onlinemöten.

  • En IT-avdelning kan behöva distribueras.

Kommunicera projektinformation

Kontrollera statusuppdateringar från Project Online

Om din grupp använder Project Online laddar du ned statusuppdateringar för aktiviteter från servern innan du kommunicerar med din grupp om projektets status.

Följ upp planeringen, från lätt till expert

Det finns enkla sätt att följa förloppet och det finns mer komplexa sätt. Hitta det sätt som fungerar bäst för ditt projekt och din grupp.

Förmedla information om upparbetat värde

Att samla in information om upparbetat värde är ett mer avancerat, men mycket kraftfullt, steg mot att upptäcka det goda och dåliga i projektets resultat. De fakta du förvärvar på hög nivå från detta är vad dina intressenter vill se.

Skapa en projektrapport

Med Project kan du skapa och anpassa snygga grafiska rapporter med vilka projektdata du vill, utan att använda någon annan programvara. När du arbetar med projektet ändras rapporterna för att återspegla den senaste informationen – inga manuella uppdateringar krävs!

Synkronisera med en SharePoint-uppgiftslista

Gruppmedlemmarna kan visa schemat och uppdatera sitt arbete i SharePoint så visas ändringarna i Project. Och vice versa.

Använda Microsoft 365

Kommunicera projektinformation med Microsoft 365. Så länge som du har en dator med anslutning till Internet kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoit eller OneNote – när du behöver det, där du behöver det.

Publicera aktivitetsändringar på servern

När du gör ändringar i aktiviteter publicerar du ändringarna i Project Online så att alla har rätt information för att fortsätta sitt arbete.

Kommunicera med Microsoft Teams

Om personer inte kan komma till ett möte använder du Teams för att dela projektinformation. Dela PowerPoint-bilder, Excel-blad eller en OneNote-anteckningsbok för att dela projektplaner. Personer kan delta i onlinemöten på sina kontor, hemma eller via sin mobila enhet.

Gå tillbaka till Översikt över projektledning

Behöver du mer hjälp?

Vill du ha fler alternativ?

Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.

Communities hjälper dig att ställa och svara på frågor, ge feedback och få råd från experter med rika kunskaper.