|
Det är ofta svårt att kommunicera projektinformation, oavsett om det handlar om att få statusinformation från gruppen eller att förmedla projektstatus till chefer. Lär dig när och hur du kommunicerar och rapporterar projektinformation. Annars drabbas effektivt samarbete och projektets framgång kan vara utsatt för risk. Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning. |
Tips om projektledning innan du börjar . . .
-
Lista dina intressenter Ta reda på vilka dina intressenter är innan projektet börjar. Ett säkert sätt att stoppa ett projekt är att glömma bort en kritisk intressent som har go/no go-påverkan på ditt projekt.
-
Få igång en kommunikationsplan tidigt Utforma kommunikationsstrategier och processer i projektet innan projektet börjar. Ännu bättre är att kommunikationsprocesserna visas som en aktivitet på de första raderna i projektet så att den här kritiska delen av samarbetet blir allas engagemang.
-
Kommunicera ofta Att samla in uppgiftsstatusinformation en gång i veckan är på väg att avvärja problem innan de eskalerar. Om du kommunicerar oftare än så kan gruppmedlemmarna sluta skicka uppdateringar på grund av den extra tiden då de förbereds.
-
Söka efter problem Om allt verkar gå bra eftersom du inte har hört något negativt, är du förmodligen på väg mot problem. Även de bästa projekten har problem. Ditt jobb är att hitta dem innan de växer till större problem.
-
Använda lämplig teknik Förstå din gruppmedlems och intressenters kommunikationsbehov. Gruppmedlemmar som rapporterar aktivitetsstatus kanske till exempel vill använda e-post eller Project Online, medan en chef kanske föredrar ett väl presenterat diagram eller en pivottabell. Här är en lista över program som du kan använda för kommunikation.
Program |
Fördelar |
Nackdelar |
---|---|---|
Project |
|
|
Project Online |
|
|
Excel |
|
|
Word |
|
|
SharePoint |
|
|
PowerPoint |
|
|
Visio |
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Kommunicera projektinformation
Om din grupp använder Project Online laddar du ned statusuppdateringar för aktiviteter från servern innan du kommunicerar med din grupp om projektets status. |
|
Det finns enkla sätt att följa förloppet och det finns mer komplexa sätt. Hitta det sätt som fungerar bäst för ditt projekt och din grupp. |
|
Att samla in information om upparbetat värde är ett mer avancerat, men mycket kraftfullt, steg mot att upptäcka det goda och dåliga i projektets resultat. De fakta du förvärvar på hög nivå från detta är vad dina intressenter vill se. |
|
Med Project kan du skapa och anpassa snygga grafiska rapporter med vilka projektdata du vill, utan att använda någon annan programvara. När du arbetar med projektet ändras rapporterna för att återspegla den senaste informationen – inga manuella uppdateringar krävs! |
|
Gruppmedlemmarna kan visa schemat och uppdatera sitt arbete i SharePoint så visas ändringarna i Project. Och vice versa. |
|
Kommunicera projektinformation med Microsoft 365. Så länge som du har en dator med anslutning till Internet kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoit eller OneNote – när du behöver det, där du behöver det. |
|
När du gör ändringar i aktiviteter publicerar du ändringarna i Project Online så att alla har rätt information för att fortsätta sitt arbete. |
|
Om personer inte kan komma till ett möte använder du Teams för att dela projektinformation. Dela PowerPoint-bilder, Excel-blad eller en OneNote-anteckningsbok för att dela projektplaner. Personer kan delta i onlinemöten på sina kontor, hemma eller via sin mobila enhet. |
Gå tillbaka till Översikt över projektledning