Översikt över projektledning

Påbörja en projektplan

Många projekt misslyckas på grund av otillräckliga tankeförberedelser under inledningsfasen. Fundera på projektets intressenter och huvudmän när du börjar utforma projektidén, inledande specifikationer och eventuellt en budget.

I mindre projekt kan du göra mycket av det här arbetet i Microsoft Project. I större projekt är det lämpligt om registrerar dina funderingar i Word, Excel och SharePoint, och kanske också på din telefon.

Informera intressenterna om dina planer

Det är inte alltid lätt att underhålla kommunikationskanaler med intressenter. Men det är avgörande för ett projekts framgång.

Skapa och dela projektrapporter

Du kan ta hjälp med den tidsödande delen av kommunikationen genom att använda de många rapporter som ingår i Project och som du når med bara ett musklick. Här kan du lägga upp inledande planer, stora milstolpar i projektet, budgeteringskrav, personalbehov osv.

Skapa ett nytt projektschema

När du är färdig med det inledande tankearbetet är det dags att starta Project och skapa ett nytt schema. Du kan börja med ett tomt projekt eller använda mallar som andra projektledare har skapat – några av mallarna kommer från experter på projektledning och från verksamheter som liknar den där du arbetar.

Lägg till aktiviteter

Aktiviteter är de uppgifter som utförs i ett projekt. Läs mer om hur du lägger till aktiviteter, ändrar deras egenskaper och gör uppskattningar av deras varaktighet.

Ordna dem

När du börjar med att lägga till aktiviteter hamnar de kanske i en svårhanterlig ordning. Läs mer om hur du ordnar dem med hjälp av sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter, och genom att länka dem till varandra.

Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter

När du har lagt till aktiviteter i projektet är det dags att börja fundera på vilka personer som ska arbeta med dem. Kom ihåg att det är skillnad på att lägga till personer och att tilldela dem aktiviteter i Project.

Dela resurser med resurspooler och huvudprojekt

För att underlätta hanteringen av personer i flera projekt placerar du alla personer i dina projekt i en enda projektfil. Den här filen fungerar som en resurspool. Från resurspoolfilen kan du dela resurser mellan flera projekt (utan Project Server).

Planera projektets kostnader

Att hantera projektkostnader kan vara skrämmande för alla projektledare. Med Project kan du upptäcka att det här arbetet inte är så svårt alls. Lär dig tips som hjälper dig att hålla budgeten.

Välja rätt vy för ditt schema

Hitta en vy som gör projektet överskådligt. I Gantt-schemat har du en vy som visar hur projektet går. Du kan även använda kalendervyer, nätverksdiagram och tidslinjen när du behöver granska olika detaljnivåer.

Följa upp ditt schema

När du har skapat ditt första schema är det dags att börja se hur det går. Genom att skapa en baslinje och använda rätt vyer kan du hålla reda på projektets förlopp.

Spåra procent färdigt för aktiviteter

Uppföljningsstatus kan verka komplicerat, men här är ett snabbt sätt att visa procent färdigt med hjälp av förloppsindikatorn i ett Gantt-schema.

Lösa resursallokeringsproblem

För att få bästa prestanda och resultat från resurser måste du hantera resursarbetsbelastningar för att undvika överbeläggningar och underbeläggningar.

Lägga till ett slutdatum för projektet

Det värsta som kan hända en projektledare är att måldatum måste skjutas på grund av ändringar i schemat. Läs mer om strategier som ger dig kontroll över projektets måldatum.

Rapportera projektets status

Att kommunicera är sällan enkelt, särskilt om det är dåliga nyheter som måste förmedlas. Som stöd för kommunikationen med intressenter och chefer innehåller Project snygga och professionella rapporter som du skapar och skickar i några få enkla steg.

Hantera projektkostnader

Går projektet över budget? Måste kostnaderna justeras? Läs mer om hur du löser kostnadsproblem i schemat.

Visa analysrapporter med upparbetat värde

Upparbetat värde är en avancerad spårningsmetod. Men det är inte bara för experter. Du kan också använda det för att övervaka ditt projekt.

Hantera risker

Det finns många risker i projektet. Identifiera problematiska områden och åtgärda dem innan de förvandlas till riktigt allvarliga problem.

Arbeta med flera projekt

I Project finns verktyg som hjälper dig att hantera samband mellan projekt, även aktiviteter i ett projekt som är beroende av att ett annat projekt slutförs.