Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Word-dokument

I Dokumentkontrollen. visas flera olika kontroller som hjälper dig att hitta och ta bort dold och personlig information iWord dokument innan du delar.  

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:: 

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara.

2. Välj Kontrollera.

3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.

4. Välj Återspekta eller Stäng.

Typer av dold och personlig information

Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer, ombearbetningsmarkeringar från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar    Om du har samarbetat med andra för att skapa dokumentet kan dokumentet innehålla objekt som revisionsmarkeringar från spårade ändringar, kommentarer, pennanteckningar eller versioner. Den här informationen kan göra det möjligt för andra att se namnen på personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet, saker som du kanske inte vill dela utanför gruppen.

• Dokumentegenskaper och personlig information    Dokumentegenskaper, eller metadata som de också kallas, innehåller information om dokumentet, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna omfattar även information som hanteras automatiskt i Microsoft 365-programmen, t.ex. namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och mallnamn.

• Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar     Word dokument kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Du kan också ha lagt till en vattenstämpel i Word-dokumentet.

• Dold text     Word dokument kan innehålla text som är formaterad som dold text. Om du inte vet om dokumentet innehåller dold text kan du använda Dokumentkontrollen. för att söka efter den.

• Egenskaper för dokumentservern    Om dokumentet har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan presentationen innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.

• Anpassade XML-data    Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontrollen. för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Söka efter och ta bort dold och personlig information med Dokumentkontroll

1. Öppna Word-dokumentet där du vill söka efter dold och personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av det ursprungliga dokumentet.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av det ursprungliga dokumentet.

4. Välj Felsök och sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!: 

   • Om du tar bort dolt innehåll från dokumentet kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.

   • Om du vill ta bort dold och personlig information från dokument som du sparar i formatet OpenDocument-text (.odt) måste du köra Dokumentkontrollen. varje gång du sparar dokumentet i det formatet.

Det här hittas och tas bort med Dokumentkontroll i Excel-dokument

Den här tabellen innehåller de typer av dold och personlig information som Dokumentkontrollen. kan hitta och ta bort från dina arbetsböcker.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara.

2. Välj Kontrollera.

3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.

4. Välj Återspekta eller Stäng.

Det går inte att ta bort all information. Mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

Dokumentkontrollen. hjälper dig att hitta och ta bort dold och personlig information i Excel-arbetsböcker.

1. Öppna den arbetsbok som du vill söka efter dolda data eller personlig information i.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver ett annat namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga arbetsboken.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av den ursprungliga arbetsboken.

4. Välj Felsök och sedan Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i rutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Vad dokumentkontroll hittar och tar bort i Excel-dokument.

6. Välj Inspektera.

7. Granska resultatet av kontrollen i rutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   Viktigt!: 

   • Om du tar bort dolt innehåll från arbetsboken kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.

   • Om du tar bort dolda rader, kolumner eller kalkylblad som innehåller data kan resultatet av beräkningar eller formler i arbetsboken påverkas om de tas bort. Om du inte vet vilken information som de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen innehåller stänger du funktionen Dokumentkontrollen., visar de dolda raderna, kolumnerna eller kalkylbladen och kontrollerar innehållet.

   • Kontrollanter för kommentarer och anteckningar, dokumentegenskaper och personlig information samt sidhuvuden och sidfötter kan inte användas i en arbetsbok som har sparats som en delad arbetsbok (Granska > Dela arbetsbok). Det beror på att delade arbetsböcker använder personlig information för att göra det möjligt för olika personer att samarbeta i samma arbetsbok. Om du vill ta bort den här informationen från en delad arbetsbok kan du kopiera arbetsboken och sedan ta bort delningen. Om du vill ta bort delningen av en arbetsbok väljer du Dela arbetsbok på fliken Granska och avmarkerar Tillåt ändringar av flera användare samtidigt.

   • Om du vill ta bort dold och personlig information från kalkylblad som du sparar i formatet OpenDocument-kalkylblad (.ods) måste du köra Dokumentkontrollen. varje gång du sparar kalkylbladet i det här formatet.

Typer av dold och personlig information i Excel

Några exempel på objekt som kan innehålla dold och personlig information i Excel-arbetsböcker:

• Kommentarer och pennanteckningar     Om du och andra har skapat arbetsboken tillsammans kan det hända att arbetsboken innehåller element som kommentarer eller pennanteckningar. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med arbetsboken, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i arbetsboken.

• Dokumentegenskaper och personlig information     Metadata, eller dokumentegenskaper, i Excel omfattar, precis som i andra Microsoft 365-program, information som författare, ämne och rubrik. Microsoft 365 behåller automatiskt namnet på den person som senast sparade en arbetsbok, datumet då ett dokument skapades och dokumentets plats. Dokumentet kan även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor, skrivaregenskaper (bland annat skrivarsökväg och kod för säker utskrift) och sökvägar för publicering på webbsidor.

• Sidhuvud och sidfot     Arbetsböcker kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter.

• Dolda rader, kolumner och kalkylblad    I en arbetsbok kan rader, kolumner och hela kalkylblad vara dolda. Om du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller kalkylblad kan andra användare välja att visa dessa rader, kolumner eller kalkylblad och tillhörande information.

• Egenskaper för dokumentservern     De arbetsböcker som har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.

• Anpassade XML-data     Arbetsböcker kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontrollen. för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

• Osynligt innehåll     Arbetsböcker kan innehålla objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga.

• Externa länkar    Arbetsböcker kan innehålla länkar till data i andra arbetsböcker (externa länkar). Namnen på de kalkylblad som innehåller de externa data sparas då i arbetsböckerna, men visas inte nödvändigtvis.

• Inbäddade filer och objekt    Arbetsböcker kan ha inbäddade filer (till exempel ett Microsoft 365- eller textdokument) eller inbäddade objekt (till exempel ett diagram eller en ekvation) som kan innehålla data som inte visas.

• Makron med VBA-kod    Arbetsböcker kan innehålla makron, VBA-moduler, COM-kontroller, ActiveX-kontroller, användarformulär och användardefinierade funktioner med dold information.

• Objekt som kan innehålla cachelagrade data    Arbetsböcker kan innehålla icke synliga cachelagrade data för pivottabeller, pivotdiagram, utsnitt, tidslinjer och kubformler.

• Excel-undersökningar    Arbetsböcker kan innehålla dolda Excel-undersökningsfrågor som har registrerats i Excel på webben och sparats tillsammans med arbetsboken, men som inte visas där.

• Scenariohanterar-scenarier    Arbetsböcker kan innehålla scenarier som har definierats med hjälp av Scenariohanteraren. De scenarierna kan innehålla cachelagrade och dolda data.

• Filter    Arbetsböcker kan innehålla aktiva autofilter och tabellfilter: det kan leda till att cachelagrade och dolda data sparas i arbetsboken.

• Dolda namn    Arbetsböcker kan innehålla dolda namn som då utgör dolda data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Med Dokumentkontrollen. upptäcker du följande objekt som kan innehålla data som inte visas i arbetsboken. Du kan dock inte ta bort de objekten automatiskt, eftersom det skulle kunna leda till att arbetsboken inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Information som hittas och tas bort med Dokumentkontroll

I den här tabellen visas de typer av dold och personlig information som Dokumentkontrollen. kan hitta och ta bort från PowerPoint-presentationer.

Så här hittar och tar du snabbt bort data och information:

1. I Dokumentkontroll markerar eller avmarkerar du alternativen (enligt beskrivningen nedan) för att ta bort eller spara.

2. Välj Kontrollera.

3. Granska kontrollens resultat och välj Ta bort alla på alla objekt som du vill ta bort.
   Varningar och information om hur du tar bort information finns i Använda Dokumentkontroll.

4. Välj Återspekta eller Stäng.

Alla dolda data och all information kan inte tas bort med Dokumentkontrollen.. Mer information finns i Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll.

Om funktionen Dokumentkontrollen. har anpassats genom att fler kontrollmoduler lagts till kan du kanske söka efter fler typer av information i presentationerna.

Söka efter och ta bort dold och personlig information

1. Öppna PowerPoint-presentationen där du vill söka efter dold eller personlig information.

2. På fliken Arkiv väljer du Spara som och skriver sedan ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av den ursprungliga presentationen.

3. Välj Info på fliken Arkiv i kopian av den ursprungliga presentationen.

4. Välj Felsök och välj Kontrollera dokument.

5. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument, presentationer eller arbetsböcker.

6. Välj Kontrollera.

7. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.

8. Välj Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

   • Om du tar bort dolt innehåll från presentationen kanske du inte kan återställa det genom att välja Ångra.

   • Om du vill ta bort dold och personlig information från presentationer, som du sparar i formatet OpenDocument-presentation (.odp), måste du köra Dokumentkontrollen. varje gång du sparar presentationen i det här formatet.

Typer av dold och personlig information

PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information. Även om informationen inte syns direkt går det att hämta den från presentationen.

Dold information kan omfatta data som PowerPoint lägger till för att du ska kunna samarbeta med andra när du skapar presentationen. Det kan också omfatta information som du avsiktligt väljer att dölja.

PowerPoint-presentationer kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

• Kommentarer och pennanteckningar    Om du och andra har skapat presentationen tillsammans kan det hända att presentationen innehåller kommentarer och pennanteckningar. Med hjälp av den informationen kan någon avslöja namnen på de personer som har arbetat med presentationen och kommentarer från granskare.

• Ändringsspårningsdata   När du samarbetar i ett delat dokument som sparas i molnet så lagrar PowerPoint 2016 för Microsoft 365 data om vilka som har gjort ändringar av dokumentet och när ändringarna har gjorts.

• Dokumentegenskaper och personlig information     Dokumentegenskaper, eller metadata som de också kallas, innehåller information om presentationen, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna omfattar även information som hanteras automatiskt i Microsoft 365-programmen, t.ex. namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information, t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och information om filsökvägar för publicering av webbsidor.

• Osynligt innehåll i bild     Presentationen kan innehålla objekt som inte visas eftersom de har formaterats som osynliga.

• Innehåll utanför bilden     PowerPoint presentationer kan innehålla objekt som inte visas direkt eftersom de har dragits bort från bilden till bildområdet utanför bilden. Det här innehållet utanför bilden kan innehålla textrutor, ClipArt, grafik och tabeller.

• Presentationsanteckningar     Anteckningsområdet i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du inte vill dela med andra, särskilt om anteckningarna endast är avsedda att användas av föredragshållaren.

• Egenskaper för dokumentservern     Om presentationen har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Windows SharePoint Services-bibliotek, kan presentationen innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.

• Anpassade XML-data    Presentationer kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontrollen. för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Information som hittas men inte kan tas bort med Dokumentkontroll

Med Dokumentkontrollen. upptäcker du följande objekt som kan innehålla data som inte visas i presentationen. Dokumentkontrollen. kan inte ta bort dessa objekt åt dig, eftersom det skulle kunna leda till att presentationen inte fungerar som den ska. Du kan granska varje objekt individuellt och då avgöra om du vill ta bort det manuellt eller ersätta det med ett objekt som inte innehåller dolda data, t.ex. en statisk bild.

Dokumentkontroll och personlig information

Revisionsspårningsdata, som introducerades i PowerPoint 2016 version 8403 för Microsoft 365 Insiders, illustrerar en begränsning av Dokumentkontrollen.. Kelly och Linda samarbetar till exempel med Presentation A i Microsoft 365. Revisionsspårningsdata (d.v.s. användarnamn och tidpunkter då de gjorde ändringar) läggs till i presentationen. Om Mohammed senare öppnar presentation A i en tidigare version av PowerPoint och körs Dokumentkontrollen. på filen för att ta bort personuppgifter kommer Dokumentkontrollen. i den versionen av PowerPoint inte att kunna identifiera och ta bort revisionsspårningsdata som lagts till i presentationen av den nyare Microsoft 365 versionen av PowerPoint som används av Kelly och Linda. Mohammed kan inte ta bort revisionsspårningsdata utan att uppgradera till den aktuella versionen av PowerPoint och sedan köra Dokumentkontrollen.