Allt om arbetsflöden för godkännande

Informationen i den här artikeln presenteras i tio expanderbara segment.

Klicka här för några tips om hur du får ut mesta möjliga av den här artikeln

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbetsflödesuppgift för godkännande    Rulla ned till segmentet Complete och expandera det. Du kanske inte behöver något av de andra segmenten för tillfället.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbetsflöden    Om du inte redan är bekant med de här uppgifterna kan det vara bra att arbeta dig igenom den här artikeln, segment för segment, första gången du utformar och lägger till ett arbetsflöde. När du är bekant med informationen och artikellayouten kan du gå direkt till det segment du behöver vid eventuella returbesök.

Godkännande av innehåll och publiceringsgodkännande    Du kanske har listor eller bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att innehållet ska vara korrekt, eller för att deras formulär och format ska vara lämpliga innan de görs synliga för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll, och du kan använda ett arbetsflöde för godkännande för att styra godkännande av innehåll i en lista eller ett bibliotek. (Det finns också ett liknande arbetsflöde för publiceringsgodkännande, som skapats särskilt för användning på SharePoint-webbplatser som publicerar webbsidor på Internet.)

Ett ord om att skriva ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut markerade segment ser du till att endast de segmenten expanderas när du skriver ut. (Om du vill ta med hela grafiken i den utskrivna kopian skriver du också ut i liggande orientering och inte stående orientering.)

Och ett ord om att söka    Innan du söker efter text eller term i den här artikeln kontrollerar du att alla segment som du vill söka i är utökade.

Ett arbetsflöde för godkännande är en SharePoint-funktion som dirigerar ett dokument eller annat objekt som lagras i en Lista eller ett bibliotek i SharePoint till en eller flera personer för godkännande eller avslag. Arbetsflödet automatiserar, effektiviserar och standardiserar hela processen.

Det grundläggande arbetsflödet för godkännande som ingår i SharePoint-produkter fungerar som en mall. Med den här mallen kan du lägga till flera arbetsflöden för godkännande på webbplatserna. Varje arbetsflöde som du lägger till är en unik version av det grundläggande arbetsflödet för godkännande, var och en med sitt eget specialiserade arbetssätt, baserat på de inställningar som du anger när du lägger till det.

Avsnitt i det här segmentet

1. Vad kan ett arbetsflöde för godkännande göra för mig?

2. Vad kan inte ett arbetsflöde för godkännande göra?

3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

4. Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

1. Vad kan ett arbetsflöde för godkännande göra för mig?

• När du först lägger till ett arbetsflöde för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen kan du ange hur många deltagare som ska tas med och ange om deras uppgifter tilldelas en efter en (i serie) eller alla på en gång (parallellt). Du kan även bestämma om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera separata steg, samt ange ett slutligt förfallodatum och/eller den tid som tillåts för varje aktivitet att slutföras. Och varje gång du startar arbetsflödet manuellt på ett objekt kan du ändra de här inställningarna.

• Arbetsflödet tilldelar en uppgift till varje angiven deltagare. Varje deltagare väljer bland flera möjliga svar: att godkänna eller avvisa objektet, att begära en ändring i objektet, att omtilldela aktiviteten eller att avbryta eller ta bort aktiviteten.

• Medan arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från en enda central sida för arbetsflödesstatus.

• I 60 dagar efter att arbetsflödet har slutförts är listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under den här körningen (eller instansen) av arbetsflödet fortfarande tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus, för informell referens.

Du kan också använda ett arbetsflöde för godkännande för att hantera en process för godkännande av innehåll för en lista eller ett bibliotek. Mer information finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

2. Vad kan inte ett arbetsflöde för godkännande göra?

Deltagare i ett arbetsflöde för godkännande tillåts vanligtvis inte att göra ändringar i objektet som granskas. I stället kan deltagarna begära att ändringar görs i objektet under arbetsflödets instans. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna infogar kommentarer och spårade ändringar i själva objektet läser du artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback i avsnittet Se även .

Arbetsflöden för godkännande är inte heller utformade för att samla in signaturer. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in signaturer i ett Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbetsbok eller ett Microsoft InfoPath-formulär läser du artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer i avsnittet Se även.

Överst i segmentet

3. Vem kan använda den här typen av arbetsflöde?

Lägga till ett arbetsflöde   Som standard måste du ha behörigheten Hantera Listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

Starta ett arbetsflöde   Som standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare har behörigheten Redigera objekt som standard, men inte gruppen Besökare.)

Alternativt kan ägare välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de bara kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Det gör du genom att markera kryssrutan Kräv hantering Listor behörigheter för att starta arbetsflödet, på första sidan i associationsformuläret.)

Överst i segmentet

4. Hur planerar, lägger du till, kör och underhåller den här typen av arbetsflöde?

Det här är de grundläggande stegen:

• INNAN arbetsflödet körs (planera, lägg till, starta)   
  Innan du lägger till ett arbetsflöde planerar du var du vill lägga till det (för en enda lista eller ett enda bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet kan alla med nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet för ett visst objekt. Arbetsflödet kan också konfigureras så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktiveras baserat på antingen eller båda av två utlösande händelser: när ett objekt läggs till i eller skapas i en lista eller ett bibliotek eller när något objekt i en lista eller ett bibliotek ändras.

• MEDAN arbetsflödet körs (slutfört, övervaka, justera)   
  Medan arbetsflödet körs slutför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Automatiska påminnelser skickas till deltagare som inte uppfyller tidsgränserna för uppgiften. Under tiden kan arbetsflödets förlopp övervakas från en central sida för arbetsflödesstatus för just den instansen av arbetsflödet. Justeringar av arbetsflödet medan det körs kan göras från samma sida. och om det behövs kan arbetsflödet avbrytas eller avslutas därifrån.

• NÄR arbetsflödet har körts (granskning, rapport, ändring)   
  När arbetsflödet är klart kan hela historiken för den körningen (eller instansen) granskas i upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. På samma sida kan du skapa statistiska rapporter om prestanda för den här arbetsflödesversionen. Om det slutligen finns något du vill ändra på hur arbetsflödet fungerar kan du öppna och redigera associationsformuläret som du slutförde när du först lade till arbetsflödet.

I följande flödesschema visas dessa steg utifrån perspektivet för den person som lägger till ett nytt arbetsflöde.

I det här segmentet identifierar vi de beslut du behöver fatta och den information du behöver för att sammanställa innan du lägger till en version av arbetsflödet för godkännande.

Om du redan är bekant med hur du lägger till den här typen av arbetsflöde och bara behöver en påminnelse om de specifika stegen kan du gå direkt till lämpligt Lägg till-segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Avsnitt i det här segmentet

1. Mallar och versioner

2. Introduktion till associationsformuläret

3. Tolv frågor att besvara

1. Mallar och versioner

Arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter fungerar som huvudmallar som de specifika enskilda arbetsflöden som du lägger till i listor, bibliotek och webbplatssamling baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för godkännande lägger du till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för godkännande. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, alla versioner baserade på mallen arbetsflödesmall för godkännande, men var och en av de versioner som namnges och skräddarsys för det specifika sätt som du kommer att använda den. De namngivna versionerna kan också kallas arbetsflödesinstanser.

Överst i segmentet

2. Introduktion till associationsformuläret

När du lägger till en ny arbetsflödesversion baserat på en av de inkluderade arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär för att ange hur du vill att den nya instansen ska fungera.

I följande avsnitt hittar du en lista med frågor som förbereder dig för att fylla i associationsformuläret. Först tar du dock en stund eller två att titta över formuläret och dess fält.

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten i den röda rutan på den här andra sidan visas också i initieringsformuläret, som visas varje gång arbetsflödet startas manuellt och kan redigeras där för den enskilda körningen.

Överst i segmentet

3. Tolv frågor att besvara

Så snart du har svaret på alla frågor i det här avsnittet är du redo att lägga till arbetsflödet.

1. Är det här rätt arbetsflödestyp?

2. En lista eller ett bibliotek, eller hela webbplatssamlingen? och En innehållstyp eller alla innehållstyper?

3. Vad är ett bra namn?

4. Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

5. Hur (och av vem) kan arbetsflödet startas?

6. Får även innehållstyper som ärver från det här arbetsflödet det här arbetsflödet?

7. Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

8. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

9. När förfaller uppgifter?

10. När avslutas det här arbetsflödet?

11. Vem behöver meddelas?

12. Kommer det här arbetsflödet att styra godkännande av innehåll?

01. Är det här rätt arbetsflödestyp?

Det finns flera arbetsflödesmallar som har ordet "Godkännande" i sina namn. Den här artikeln handlar om arbetsflödesmallen som visas på menyn som Godkännande – SharePoint 2010. Om du inte är säker på att den här arbetsflödestypen är det bästa valet för dig går du tillbaka till learn-avsnittet i den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln Om arbetsflöden som ingår i SharePointi avsnittet Se även .

Överst i segmentet

02. En lista eller ett bibliotek, eller hela webbplatssamlingen? (och) En innehållstyp eller alla innehållstyper?

Du kan göra den nya versionen av arbetsflödet för godkännande tillgänglig endast i en enda lista eller ett enda bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplatssamlingen.

• Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enda bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehållstyper eller på en enda innehållstyp.

• Om du lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du dock konfigurera det så att det endast körs på en enda webbplatsinnehållstyp.

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller annat objekt som lagras i en lista eller ett bibliotek i SharePoint tillhör en eller annan innehållstyp. En innehållstyp kan vara lika grundläggande och allmän som dokument - eller Excel-kalkylblad, eller lika specialiserad som juridiskt avtal eller produktdesignspecifikation. Vissa innehållstyper är tillgängliga i SharePoint-produkter som standard, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du själv skapar. Mer information finns i Skapa eller anpassa en webbplatsinnehållstyp och Lägga till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek.

Överst i segmentet

03. Vad är ett bra namn?

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

• Anger tydligt vad den används till.

• Skiljer den tydligt från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Tänk dig att du är medlem i en grupp med redigerare. Gruppen vill använda två olika arbetsflöden för godkännande för att hantera dokumentinsändning från externa deltagare:

• Du kör det första arbetsflödet för varje skickat dokument för att bestämma om du vill godkänna det för redigeringsprocessen.

• När du har accepterat och redigerat ett skickat dokument kör du det andra arbetsflödet i det redigerade utkastet för att avgöra om det ska accepteras som slutgiltigt.

Du kan namnge det första arbetsflödet Godkänn godkännande av insändning och det andra slutligt godkännande av utkast.

Överst i segmentet

04. Uppgiftslistor och historiklistor: Befintliga eller nya?

Du kan låta arbetsflödet använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, använda andra befintliga uppgifter och historiklistor eller begära nya listor bara för det här arbetsflödet.

• Om webbplatsen kommer att ha många arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden kommer att innehålla många uppgifter, kan du begära nya listor för varje arbetsflöde. (Om du hanterar över långa listor kan prestandan gå långsammare. Det är snabbare och enklare för systemet att ha flera kortare listor än en mycket lång lista.)

• Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet innehåller känsliga eller konfidentiella data som du vill hålla separerade från den allmänna uppgiftslistan bör du definitivt ange att du vill ha nya separata listor för det här arbetsflödet. (När du har lagt till arbetsflödet måste du se till att rätt behörigheter har angetts för de nya listorna.)

Överst i segmentet

05. Hur (och av vem) kan arbetsflödet startas?

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt eller automatiskt, eller på vilket sätt som helst:

• När du startar ett arbetsflöde för godkännande manuellt i ett visst dokument eller objekt visas ett annat formulär, initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller de flesta inställningarna från den andra sidan i associationsformuläret . På så sätt kan personen som startar arbetsflödet ändra någon av dessa inställningar (endast för den aktuella instansen) innan de klickar på Start. Gå till snabbmenyn > objekt > Arbetsflöden > Välj arbetsflödet för att starta det manuellt.

• Med en automatisk start finns det naturligtvis ingen möjlighet att presentera ett initieringsformulär, så standardinställningarna som anges i associationsformuläret används utan några ändringar.

Följande bild visar skillnaden mellan manuella start och automatiska start.

Alla ändringar som du gör i initieringsformuläret tillämpas endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra arbetsflödets permanenta standardinställningar redigerar du det ursprungliga associationsformuläret, enligt beskrivningen i avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuella start kan alla som har nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet för valfritt berättigat objekt när som helst.

Fördelarna med en manuell start är att du och dina kollegor bara kan köra arbetsflödet när och om du vill, och att du varje gång du kör det får möjlighet att ändra vissa inställningar med hjälp av initieringsformuläret.

Ett snabbt exempel    Om du bara vill köra arbetsflödet på objekt som har skapats av en författare utanför teamet kommer det bara att köras manuellt om du startar det automatiskt på objekt som skapats av dig och dina gruppmedlemmar. (En alternativ lösning: Underhålla en lista eller ett bibliotek för objekt från författare i gruppen och en separat lista eller ett bibliotek för objekt från alla andra författare. På så sätt kan du köra arbetsflödet automatiskt, men bara i listan med externa författare. En annan lösning: lägg till ett OM-villkor och ange Skapad av till den specifika personen. Mer information finns i Snabbreferens för arbetsflödesvillkor .)

Den primära nackdelen med manuella start är att någon måste komma ihåg att köra arbetsflödet när det är lämpligt att göra det.

Automatiska start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt av någon av följande händelser:

• Någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt.

• Ett nytt objekt skapas i eller laddas upp till listan eller biblioteket.

• Ett objekt som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Den körs varje gång en utlösande händelse inträffar.

Ett snabbt exempel    Om du ansvarar för att objekten i en lista är korrekta och lämpliga kan du lägga till ett arbetsflöde för godkännande i den listan och ange dig själv som den enda deltagaren. Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startar automatiskt varje gång ett objekt i listan ändras och varje gång ett nytt objekt läggs till. På så sätt hålls du alltid uppdaterad.

Två nackdelar med automatiska start:

• Du kan inte stoppa arbetsflödet från att köras när en utlösande händelse inträffar.

• Du kan inte ändra några inställningar i början av den enskilda instansen.

Mer information om hur du kör arbetsflödet för godkännande automatiskt när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

Överst i segmentet

06. Får även innehållstyper som ärver från det här arbetsflödet det här arbetsflödet?

Endast när du lägger till ett arbetsflöde i en innehållstyp för hela webbplatssamlingen får du möjlighet att även lägga till arbetsflödet i alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet i.

Anteckningar

• Åtgärden som utför alla ytterligare tillägg kan ta lång tid att slutföra.

• Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till för att ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare på var och en av dessa webbplatser eller underwebbplatser innan du kör den här åtgärden.

Överst i segmentet

07. Deltagare: Vilka personer, i vilken ordning?

Du måste ange namnet eller e-postadressen för varje person som granskar uppgifter kommer att tilldelas.

Ett eller flera steg?    Du kan välja att bara ha en fas av granskningsuppgifter eller att ha flera steg. Om du har fler än ett steg utförs stegen en efter en.

Parallella recensioner eller serierecensioner?    För deltagarna i ett steg kan du välja att deras granskningsaktiviteter ska tilldelas alla samtidigt (parallellt) eller att deras granskningsaktiviteter tilldelas varandra (i serie) i den ordning som du anger. Seriealternativet kan vara användbart om du till exempel konfigurerar arbetsflödet så att det slutar efter det första avslaget – eller om du vill att deltagarna längre fram ska kunna titta på kommentarer från tidigare deltagare som en del av sammanhanget i sina recensioner.

Ett exempel

Det här enkla scenariot illustrerar några av fördelarna med både flera faser och serierecensioner:

Tänk dig att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för godkännande. Han vill att hans kollegor Anna och Sean ska granska varje objekt först, innan han själv granskar det. Han vill också att arbetsflödet ska avslutas före sin egen granskning om antingen Anna eller Sean avvisar objektet. Frank kan ställa in detta på något av två sätt:

• Genom att använda en seriell granskning   Frank skapar en enstegsseriegranskning där Anna och Sean är de två första deltagarna och han är den tredje; och han väljer alternativet Avsluta vid första avvisning .
  I det här arrangemanget måste Anna godkänna objektet innan Seans aktivitet tilldelas, och sedan måste Sean godkänna objektet innan Franks uppgift tilldelas. Om Anna avvisar objektet kommer varken Sean eller Frank att tilldelas en aktivitet. och om Anna godkänner men Sean avvisar avslutas arbetsflödet fortfarande innan Franks granskningsuppgift tilldelas.
  Så här ställer Frank in sin serierecension i en fas.
  
  

• Genom att använda två steg   Om Frank vill att Anna och Sean ska tilldelas sina recensioner samtidigt, så att Sean inte behöver vänta på att Anna ska slutföras innan hon kan börja, kan han ställa in två steg i arbetsflödet: den första en parallell fas för Annas och Seans recensioner och den andra en separat fas för endast sin egen granskning. Återigen väljer han alternativet Avsluta vid första avslag . Den andra etappen startar inte förrän den första etappen är klar. så återigen, om antingen Anna eller Sean avvisar objektet kommer Franks granskningsuppgift aldrig att tilldelas.
  Så här ställer Frank in sin parallella recension i två steg.
  
  

Här är diagram över båda lösningarna.

Externa deltagare    Det finns en särskild process för att inkludera deltagare som inte är medlemmar i din SharePoint-organisation. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som proxy för den externa deltagaren.

Här är ett diagram över den processen:

Tilldela en aktivitet till varje hel grupp eller en till varje gruppmedlem?    Om du tar med en gruppadress eller distributionslista bland dina arbetsflödesdeltagare kan du låta arbetsflödet tilldela en uppgift till varje medlem i gruppen eller bara tilldela en uppgift till hela gruppen (men ändå skicka ett meddelande om den enskilda uppgiften till varje medlem). När bara en aktivitet har tilldelats till hela gruppen kan alla medlemmar i gruppen göra anspråk på och slutföra den enskilda aktiviteten. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln.)

Överst i segmentet

08. Vilken ytterligare information behöver deltagarna?

Det finns ett textfält i associationsformuläret där du kan ge instruktioner, information om krav, resurser och så vidare.

Två saker som du kan inkludera:

• Kontaktinformation, om deltagare har problem eller frågor.

• Om arbetsflödet endast tilldelar en enskild uppgift till varje grupp eller distributionslista nämner du här att en enskild medlem i varje sådan grupp ska göra anspråk på uppgiften innan den slutförs. På så sätt slösar inte andra medlemmar i gruppen bort tid genom att starta samma aktivitet. Du hittar information om hur du gör anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln

Överst i segmentet

09. När förfaller uppgifter?

Du kan ange när arbetsflödesuppgifter ska utföras på något av eller båda sätten:

Efter kalenderdatum    Du kan ange ett enda kalenderdatum för alla uppgifter som ska lämnas in.

• Om du konfigurerar arbetsflödet så att det startar automatiskt bör du vanligtvis inte använda det här alternativet. Det beror på att det datumvärde som du anger inte automatiskt justeras i förhållande till dagens datum varje gång arbetsflödet startas automatiskt.

Efter aktivitetens varaktighet    Du kan ange ett antal dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförande av varje aktivitet, med början när aktiviteten tilldelas.

• Ett förfallodatum i kalendern åsidosätter en angiven aktivitets varaktighet. Det vill: Om det i dag är den 10 juni och jag har tilldelats en aktivitet i dag som har en varaktighet på tre dagar, men som också har kalenderns förfallodatum den 11 juni, förfaller aktiviteten den 11 juni (kalenderns förfallodatum) och inte den 13 juni (slutet av varaktigheten på tre dagar).

Överst i segmentet

10. När avslutas det här arbetsflödet?

Om du vill undvika bortkastad tid på onödiga granskningar kan du välja att arbetsflödet ska avslutas omedelbart (före det angivna eller beräknade förfallodatumet) när någon av två händelser inträffar:

• Alla deltagare avvisar objektet.

• Objektet ändras på valfritt sätt.

Överst i segmentet

11. Vem behöver underrättas?

I fältet Kopia , på den andra sidan i associationsformuläret, kan du ange namn eller adresser för alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller avslutas.

• Om du anger ett namn här tilldelas inte en arbetsflödesuppgift till den personen.

• När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och slutmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

• När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och slutmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

Överst i segmentet

12. Kommer arbetsflödet att styra godkännande av innehåll?

Du kanske har listor eller bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att innehållet ska vara korrekt, eller för att deras formulär och format ska vara lämpliga innan de görs synliga för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint-produkter kan du använda ett arbetsflöde för godkännande för att göra godkännandeprocessen för innehåll ännu enklare och effektivare. Mer information finns i avsnittet Avsnittet Kontrollera godkännande av innehåll i den här artikeln.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att lägga till det nya arbetsflödet för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till lämpligt Lägg till-segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Du kanske har listor och bibliotek där du vill att nya objekt och/eller nya versioner av aktuella objekt ska granskas för att innehållet ska vara korrekt eller lämpligt för deras formulär och format innan de blir synliga för alla som har åtkomst till listan. Den typen av granskningsprocess kallas för godkännande av innehåll.

I SharePoint-produkter kan du styra godkännandet av innehåll manuellt, utan ett arbetsflöde. men ett arbetsflöde för godkännande av SharePoint kan göra processen ännu enklare och mer effektiv.

Om du inte redan är bekant med funktionerna för versionshantering och godkännande av innehåll i SharePoint-produkter rekommenderar vi att du börjar med en granskning av följande artiklar:

• Kräva godkännande för objekt i en webbplatslista eller ett bibliotek

• Godkänna eller avvisa objekt och filer i listor och bibliotek på webbplatser

• Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek

Det finns två sätt som arbetsflöden för godkännande kan styra godkännandeprocessen för innehåll på, var och en av de sätt som associeras med en enda kontroll i associationsformulären som du fyller i när du lägger till arbetsflödet först. Du kan använda arbetsflödet för antingen eller båda.

Kontroll av publicering av huvudversioner

I området Startalternativ på första sidan i associationsformuläret finns det ett alternativ för att Starta det här arbetsflödet för att godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt. Några saker att tänka på:

• Det här alternativet är endast tillgängligt för ett arbetsflöde för godkännande som körs på alla innehållstyper i en enda lista eller ett enda bibliotek, och inte för alla arbetsflöden som endast körs på objekt av en enda innehållstyp.

• För att det här alternativet ska vara tillgängligt måste godkännande av innehåll vara aktiverat för listan eller biblioteket på sidan Versionsinställningar, och alternativet Skapa huvud- och delversioner (utkast) måste vara markerat på samma sida.

• Om du väljer det här alternativet blir de två alternativen nedan otillgängliga: Starta det här arbetsflödet när ett nytt objekt skapas och Starta det här arbetsflödet när ett objekt ändras.

• Om du väljer det här alternativet körs arbetsflödet automatiskt på ett objekt endast när någon försöker publicera en huvudversion av objektet.

• I en lista eller ett bibliotek kan det bara finnas ett arbetsflöde för godkännande som används för att godkänna publicering av huvudversioner. Om du försöker ange ett andra arbetsflöde i samma lista eller bibliotek för den här funktionen uppmanas du att välja det ena eller det andra.

Kontroll som inte baseras på versionshantering

I området Aktivera godkännande av innehåll på den andra sidan i associationsformuläret finns det ett alternativ för att Uppdatera godkännandestatus när arbetsflödet har slutförts (använd det här arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll).

Det här alternativet är tillgängligt i formuläret oavsett om godkännande av innehåll krävs i listan eller biblioteket. Hur som helst uppdateras värdet i fältet Godkännande för objektet baserat på resultatet av arbetsflödet.

Med det här alternativet kan du antingen:

• Kör alltid arbetsflödet manuellt eller

• Välj ett eller flera av alternativen för automatisk start på första sidan i associationsformuläret, eller

• Tillåt både manuell och automatisk start

Innehållskontroll för webbplatser för webbpublicering

Innehållskontroll är en specialiserad process på webbplatser som publicerar sidor på webben. Därför finns det ett specialiserat arbetsflöde för publiceringsgodkännande för användning på publiceringswebbplatser, samt en webbplatsmall (med namnet Publiceringswebbplats med arbetsflöde) som innehåller en version av arbetsflödet som redan anpassats för användning i webbpublicering.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att lägga till det nya arbetsflödet för godkännande i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen går du till lämpligt Lägg till-segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska både LEARN-segmentetoch plansegmentet i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segmentet.

Avsnitt i det här segmentet

1. Innan du börjar

2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar och påminnelser måste e-post vara aktiverad för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du inte är säker på att det redan är gjort. Läs även Steg för steg i SharePoint 2013: Inställningar för utgående Email.

Behörigheter    Standardinställningarna för SharePoint kräver att du har behörigheten Hantera Listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS MER i den här artikeln.)

Överst i segmentet

2. Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Öppna listan eller biblioteket som du vill lägga till arbetsflödet för.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

   Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista kallas till exempel fliken Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar under Visa arbetsflödesassociationer av den här typen anger du om du vill att arbetsflödet ska köras i dokumentet, listan eller en mapp och klickar sedan på Lägg till ett arbetsflöde.

5. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
   (Instruktionerna följer bilden.)

   

   	Innehållstyp Behåll standardalternativet som Alla eller välj en viss innehållstyp.
   	Mall Välj mallen Godkännande – SharePoint 2010 . Obs!: Om mallen Godkännande – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få den aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du är administratör går du till Webbplatsinställningar > funktioner för webbplatssamling > aktivera arbetsflödesfunktionen .
   	Name (Namn) Skriv ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av listan eller biblioteket. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig aktivitetslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig uppgift) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Historiklista Välj en historiklista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Startalternativ Ange hur eller på vilka sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om hur du väljer startalternativ finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln. Information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln. Observera att alternativet Starta det här arbetsflödet för att godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt inte visas om du bara lägger till arbetsflödet för en enda innehållstyp. Observera också att om du väljer Starta det här arbetsflödet för att godkänna publicering av en huvudversion av ett objekt blir de två följande kryssrutorna otillgängliga.

6. När alla inställningar i det här formuläret är som du vill ha dem klickar du på Nästa.

7. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktionerna följer bilden.)

   Obs!: SharePoint-produkter visar de första alternativen på den här andra sidan i associationsformuläret – nummer ett till sju i följande bild, från godkännare till kopia – varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för bara den instansen.

   

   	Tilldela till Ange namn eller adresserade för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en i taget (i serie)    Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen    Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Fullständig i den här artikeln.
   	Ordning Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder serieordning och parallell ordning finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Expandera grupper Om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela tillmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.) Om du bara vill att en aktivitet ska tilldelas till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela tillavmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan göra anspråk på och slutföra den enskilda uppgiften för hela gruppens räkning. Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln.)
   	Begäran All text som du tar med här inkluderas i varje uppgiftsavisering som arbetsflödet skickar. Glöm inte att lägga till ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, bland annat: Kontaktinformation. Om det behövs en anteckning om enskilda uppgifter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln.)
   	Förfalldatum och varaktighet för aktiviteter Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförandet av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelades. Om det här arbetsflödet någonsin startar automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och använda de två varaktighetsfälten för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt. Mer information om när förfalldatum ska användas och när aktivitetens varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	CC Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas. Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.
   	Avsluta arbetsflödet Välj varken eller båda av de här alternativen. Mer information om de här alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Aktivera godkännande av innehåll Markera den här kryssrutan om du kommer att använda det här arbetsflödet för att hantera godkännande av innehåll. Mer information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

8. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

Om du ännu inte är bekant med att lägga till arbetsflöden kan det vara bra att granska både LEARN-segmentetoch plansegmentet i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här segmentet.

Avsnitt i det här segmentet

1. Innan du börjar

2. Lägga till arbetsflödet

1. Innan du börjar

Två saker måste vara i ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postaviseringar och påminnelser måste e-post vara aktiverad för webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du inte är säker på att det redan är gjort. Se även SharePoint 2013 Steg för steg: Inställningar för utgående Email.

Behörigheter    Standardinställningarna för SharePoint kräver att du har behörigheten Hantera Listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS MER i den här artikeln.)

Överst i segmentet

2. Lägg till arbetsflödet

Följ anvisningarna nedan:

1. Gå till webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webb Designer Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som du vill lägga till ett arbetsflöde för på sidan Webbplatsinnehållstyper.

   Obs!: Ett arbetsflöde som läggs till i hela webbplatssamlingen måste bara läggas till för objekt av en enda innehållstyp.

   

   1. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidan för den valda innehållstypen.
      

   2. Klicka på länken Lägg till ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.
      

   3. Fyll i den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktionerna följer bilden.)

   

   	Mall Välj mallen Godkännande – SharePoint 2010 . Obs!: Om mallen Godkännande – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få den aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du är administratör går du till Webbplatsinställningar > webbplatssamlingsfunktioner > funktionen Aktivera arbetsflöden.
   	Name (Namn) Skriv ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av den här webbplatssamlingen. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig aktivitetslista eller klicka på Ny uppgiftslista om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig uppgift) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Historiklista Välj en historiklista som du vill använda med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig historiklista eller klicka på Arbetsflödeshistorik (ny) om du vill skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Startalternativ Ange hur eller på vilka sätt arbetsflödet kan startas. Mer information om hur du väljer startalternativ finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Vill du lägga till det här arbetsflödet i underordnade innehållstyper? Ange om arbetsflödet ska läggas till i (associerat med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen. Åtgärden som utför alla ytterligare tillägg kan ta lång tid att slutföra. Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till för att ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare på var och en av dessa webbplatser eller underwebbplatser innan du kör den här åtgärden.

5. När alla inställningar på den här sidan är som du vill ha dem klickar du på Nästa.

6. Fyll i den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktionerna följer bilden.)

   Obs!:  SharePoint produkter visas de första alternativen på den här andra sidan i associationsformuläret – nummer ett till sju i följande bild, från godkännare till kopia – varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för just den instansen.

   

   	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en i taget (i serie)    Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill att uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen    Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Fullständig i den här artikeln.
   	Ordning Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder serieordning och parallell ordning finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Lägga till en ny fas Lägg till alla steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Expandera grupper Om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela tillmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.) Om du bara vill att en aktivitet ska tilldelas en helgrupp som du anger i fältet Tilldela tillavmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan göra anspråk på och slutföra den enskilda uppgiften för hela gruppens räkning. Du hittar instruktionerna för att göra anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutförd i den här artikeln.)
   	Begäran All text som du tar med här inkluderas i varje uppgiftsavisering som arbetsflödet skickar. Glöm inte att lägga till ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, bland annat: Kontaktinformation. Om det behövs en anteckning om enskilda uppgifter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar instruktioner för hur du gör anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln.)
   	Förfalldatum och varaktighet för aktiviteter Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförandet av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelades. Om det här arbetsflödet någonsin startar automatiskt är det oftast en bra idé att lämna fältet Förfallodatum för alla uppgifter tomt och använda de två varaktighetsfälten för att styra förfallodatumet. Du kan alltid ange ett exakt förfallodatum i initieringsformuläret om och när du startar arbetsflödet manuellt. Mer information om när förfalldatum ska användas och när aktivitetens varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	CC Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startas eller avslutas. Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppmeddelanden utan att behöva anges i det här fältet.
   	Avsluta arbetsflödet Välj varken eller båda av de här alternativen. Mer information om de här alternativen finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Aktivera godkännande av innehåll Markera den här kryssrutan om du kommer att använda det här arbetsflödet för att hantera godkännande av innehåll. Mer information om hur du använder arbetsflödet för att styra godkännande av innehåll, inklusive publicering av huvudversioner, finns i avsnittet Kontroll i den här artikeln.

7. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

Vad händer härnäst?

Om du är redo går du till START-avsnittet i den här artikeln och startar den första förekomsten för att testa det nya arbetsflödet.

Ett arbetsflöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt, endast automatiskt eller på vilket sätt som helst:

• Manuellt när som helst av alla som har nödvändiga behörigheter.

• Automatiskt när en angiven utlösande händelse inträffar. När ett objekt läggs till i listan eller biblioteket och/eller när ett objekt i listan ändras på något sätt och/eller när någon försöker publicera en huvudversion av ett objekt).
  (Den utlösande händelsen eller händelser anges på den första sidan i associationsformuläret under den ursprungliga associationen och konfigurationen av arbetsflödet. Mer information finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.)

Avsnitt i det här segmentet

1. Starta arbetsflödet automatiskt

2. Starta arbetsflödet manuellt

3. Börja manuellt från listan eller biblioteket

4. Starta manuellt från ett Microsoft Office-program

1. Starta arbetsflödet automatiskt

Om arbetsflödet är konfigurerat att starta automatiskt körs arbetsflödet på det objekt som utlöste det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När arbetsflödet startar tilldelas den första aktiviteten eller uppgifterna och ett uppgiftsmeddelande skickas till varje tilldelad. Under tiden skickas även startaviseringar (skiljer sig från uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla som visas i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Överst i segmentet

2. Starta arbetsflödet manuellt

En anteckning om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. (Som standard har både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare den här behörigheten, men inte gruppen Besökare. Men en ägare kan också välja att på arbetsflödesbasis kräva behörigheten Hantera Listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet kan ägare i princip ange att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i avsnittet Läs mer i den här artikeln.)

Två platser att börja från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från någon av två platser:

• Från listan eller biblioteket där objektet lagras

• Inifrån själva objektet öppnas det i Microsoft Office-programmet där det skapades. (Observera att detta måste vara det installerade programmet och inte en webbprogramversion.)

De återstående två avsnitten i det här segmentet innehåller instruktioner för båda metoderna.

Överst i segmentet

3. Börja manuellt från listan eller biblioteket

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet som du vill köra arbetsflödet på lagras.

2. Klicka på ellipsen bredvid namnet på objektet och klicka sedan på ellipsen i dialogrutan för att öppna objektmenyn och klicka sedan på Arbetsflöden på den nedrullningsbara menyn.

3. Klicka på det arbetsflöde som du vill köra under Starta ett nytt arbetsflöde på sidan Arbetsflöden: Objektnamn.
   

4. På sidan Ändra ett arbetsflöde i initieringsformuläret gör du eventuella ändringar som du vill tillämpa på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

   

   	Tilldela till Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången    Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen    Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Fullständig i den här artikeln
   	Ordning Kontrollera att specifikationerna för om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder serieordning och parallell ordning finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Lägga till en ny fas Lägg till eller alla steg som du vill ha utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	Expandera Grupper Om du vill tilldela en aktivitet till varje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela tillmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får uppgiftsmeddelandet och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.) Om du bara vill att en aktivitet ska tilldelas till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela tillavmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan göra anspråk på och slutföra den enskilda uppgiften för hela gruppens räkning. Du hittar instruktionerna för att göra anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutförd i den här artikeln.)
   	Begäran All text som du tar med här inkluderas i varje uppgiftsavisering som arbetsflödet skickar. Glöm inte att lägga till ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, bland annat: Kontaktinformation för frågor och problem Om tillämpligt, en anteckning om enskilda uppgifter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor (Du hittar instruktioner för att göra anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutförd i den här artikeln.)
   	Förfalldatum och varaktighet för aktiviteter Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförandet av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelades. Mer information om när förfalldatum ska användas och när aktivitetens varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
   	CC Gör eventuella tillägg eller borttagningar som du vill ha. Kom ihåg att: Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du start- och stoppmeddelanden oavsett om du är listad i det här fältet eller inte.

5. När du har alla inställningar i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna och skickar under tiden startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Överst i segmentet

1. Öppna objektet i det installerade Office-programmet på datorn.

2. Klicka på fliken Arkiv i det öppna objektet, klicka på Spara & Skicka och klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra på objektet.

3. Om du ser följande meddelande om att filen måste checkas in för arbetsflödet klickar du på knappen Incheckning.

4. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde .

5. På sidan Ändra ett arbetsflöde i initieringsformuläret gör du eventuella ändringar som du vill tillämpa på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

   

	Tilldela till Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en i taget (i serie)    Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tilldelar en uppgift till någon utanför SharePoint-organisationen    Mer information om hur du inkluderar externa deltagare finns i avsnittet Fullständig i den här artikeln.
	Ordning Kontrollera att specifikationerna för om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i serie) eller alla samtidigt (parallellt) är som du vill ha dem. Mer information om hur du använder serieordning och parallell ordning finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till eller alla steg som du vill ha utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den scenen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Expandera grupper Om du vill tilldela en aktivitet tillvarje medlem i varje grupp som du anger i fältet Tilldela tillmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får uppgiftsmeddelandet och varje medlem har sin egen uppgift att slutföra.) Om du bara vill att en aktivitet ska tilldelas till varje hel grupp som du anger i fältet Tilldela tillavmarkerar du den här kryssrutan. (Varje medlem i gruppen får en uppgiftsavisering, men alla medlemmar kan göra anspråk på och slutföra den enskilda uppgiften för hela gruppens räkning. Du hittar instruktionerna för att göra anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutförd i den här artikeln.)
	Begäran All text som du tar med här inkluderas i varje uppgiftsavisering som arbetsflödet skickar. Glöm inte att lägga till ytterligare instruktioner eller resurser som deltagarna kan behöva, bland annat: Kontaktuppgifter för frågor och problem. Om tillämpligt, en anteckning om enskilda uppgifter som tilldelats hela grupper eller distributionslistor. (Du hittar instruktionerna för att göra anspråk på en gruppuppgift i avsnittet Slutför i den här artikeln.)
	Förfalldatum och varaktighet för aktiviteter Ange ett slutligt förfallodatum för hela arbetsflödet och/eller ange antalet dagar, veckor eller månader som tillåts för slutförandet av varje aktivitet från den tidpunkt då den tilldelades. Mer information om när förfalldatum ska användas och när aktivitetens varaktighet ska användas finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	CC Gör eventuella tillägg eller borttagningar som du vill ha. Kom ihåg att: Att ange ett namn här resulterar inte i tilldelningen av en arbetsflödesuppgift. Eftersom du startar arbetsflödet manuellt får du start- och stoppmeddelanden oavsett om du är listad i det här fältet eller inte.

1. När du har inställningarna i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första uppgiften eller uppgifterna och skickar under tiden startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Vad händer härnäst?

• Om det här är första gången som arbetsflödet körs kan de andra deltagarna behöva information och hjälp för att slutföra sina tilldelade uppgifter. (De kan ha nytta av hela avsnittet i den här artikeln.)

• Det är också en bra idé att kontrollera om deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att meddelandena inte hanteras felaktigt av skräppostfilter.

• Och naturligtvis kan du ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra själv. Gå till avsnittet Fullständig i den här artikeln om du vill veta mer om hur du slutför dem.

• Om du vill ha information om hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet går du till MONITOR-avsnittet i den här artikeln.

Om det är första gången du har tilldelats en uppgift i ett arbetsflöde för godkännande kan det vara bra att granska det här avsnittet i artikeln i sin helhet innan du slutför uppgiften. På så sätt är du medveten om alla alternativ som kan vara öppna för dig.

Kontrollera först att du har rätt artikel

Olika typer av arbetsflöden kräver olika aktivitetsåtgärder.

Innan du börjar ser du till att uppgiften du har tilldelats verkligen är en arbetsflödesuppgift för godkännande och inte en uppgift för någon annan typ av arbetsflöde.

Leta efter texten Godkänn på någon av följande platser:

• På ämnesraden i uppgiftsmeddelandet
  

• I meddelandefältet i det objekt som ska granskas
  

• I uppgiftsrubriken på sidan
  Arbetsflödesstatus

Om du inte ser texten Godkänn på dessa platser kontaktar du personen som startade eller ursprungligen lade till arbetsflödet för att ta reda på vilken arbetsflödesmall den baseras på – eller om det är ett anpassat arbetsflöde. Du hittar länkar till artiklar om hur du använder andra typer av arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter i avsnittet Se även i den här artikeln.

Om uppgiften är en godkännandeuppgift bör du dock fortsätta läsa rätt!

Avsnitt i det här segmentet

1. En översikt över processen

2. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från uppgiftsmeddelandet

3. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

4. Granska objektet

5. Fyll i och skicka uppgiftsformuläret

6. Försenade meddelanden

7. Begära och slutföra en gruppuppgift (valfritt)

8. Begära en ändring av objektet (valfritt)

9. Tilldela om din godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

10. Slutföra en uppgift för en extern deltagares räkning (valfritt)

1. En översikt över processen

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis reda på uppgiften på något av tre sätt:

• Du får en e-postuppgiftsavisering.

• Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

• Du kontrollerar SharePoint-webbplatsen och upptäcker att en eller flera uppgifter har tilldelats dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift för godkännande gör du vanligtvis två saker:

• Granska objektet    Ta reda på om du kan godkänna objektet i dess aktuella tillstånd.

• Slutför uppgiften    Använd uppgiftsformuläret för att skicka resultatet av din granskning.

Ofta är därför följande tre objekt inblandade i slutförandet av uppgiften:

• Meddelandet (som du får som e-post)

• Objektet som skickats för ditt godkännande (som du öppnar och granskar)

• Uppgiftsformuläret (som du öppnar, slutför och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Överst i segmentet

2. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från uppgiftsmeddelandet

Följ anvisningarna nedan:

1. Klicka på länken till objektet i instruktionerna för att slutföra uppgiften i uppgiftsmeddelandet.

2. Klicka på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet i det öppna objektet.

Överst i segmentet

3. Gå till objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Följ anvisningarna nedan:

1. I listan eller biblioteket där objektet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår som är kopplad till objektet och arbetsflödet.

2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan Arbetsflödesstatus.

3. Klicka på länken till objektet i meddelandefältet i det här arbetsflödet i uppgiftsformuläret .

Överst i segmentet

4. Granska objektet

I det här exemplet är objektet ett Microsoft-Word dokument.

Lägg märke till de två gula meddelandefälten högst upp i dokumentet:

• Servern skrivskyddad   Det här dokumentet är öppet i skrivskyddsläge – det vill: du kan läsa dokumentet, men du kan inte göra några ändringar i det.
  (Observera att när du slutför en arbetsflödesuppgift för godkännande gör du vanligtvis inga ändringar direkt i själva objektet. I stället kan du använda uppgiftsformuläret för att registrera alla dina svar.)

• Arbetsflödesuppgift   När du är redo att registrera ditt svar i uppgiftsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften .

Överst i segmentet

5. Fyll i och skicka uppgiftsformuläret

Uppgiftsformuläret för en arbetsflödesuppgift för godkännande ser ut ungefär så här.

Observera att de två första objekten (Ta bort objekt och Den här arbetsflödesuppgiften gäller objektrubrik) inte visas i uppgiftsformuläret när det öppnas inifrån objektet för granskning.

	Ta bort objekt Om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet klickar du på den här knappen. När du tar bort aktiviteten tas inte objektet som ska granskas bort. Om du tar bort uppgiften fungerar den åtgärden som (och registreras i historiken som) ett avvisande av dokumentet. Så om arbetsflödet är konfigurerat att sluta vid det första avslaget, avslutas arbetsflödet när aktiviteten tas bort. En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen och det därav följande automatiska avslaget registreras dock fortfarande i området Historik på sidan.) Obs!: Om du inte startade den här instansen av arbetsflödet kanske du vill kontrollera med den person som startade det innan du tar bort uppgiften.
	Den här arbetsflödesuppgiften gäller objektrubrik Om du vill öppna objektet för granskning klickar du på länken här.
	Status, begärt av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum Du kan inte redigera eller ändra poster i dessa fyra fält, men informationen i dem kan vara användbar. Observera att rutan Konsoliderade kommentarer inte bara innehåller några ytterligare instruktioner om hur du slutför uppgiften, utan även alla kommentarer som skickats av deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet. På samma sätt visas även eventuella kommentarer som du tar med i rutan Kommentarer (4) i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare när du har skickat in ett eget formulär.
	Kommentarer All text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas även i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.
	Godkänn Om du vill godkänna objektet skriver du först eventuella kommentarer som du vill bidra med i fältet Kommentarer (4) och klickar sedan på den här knappen.
	Avvisa Om du vill avvisa objektet skriver du först eventuella kommentarer som du vill bidra med i fältetKommentarer (4) och klickar sedan på den här knappen.
	Avbryt Om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara några ändringar eller svar klickar du på den här knappen. Aktiviteten förblir ofullständig och tilldelas till dig.
	Begära ändring Om du vill begära en ändring av objektet som du håller på att granska klickar du på den här knappen. Om du vill ha en bild av formuläret där du anger information om din begäran och om du vill ha ytterligare instruktioner går du till avsnitt 8 i det här avsnittet Begär en ändring av objektet. Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.
	Omtilldela uppgift Om du vill tilldela om godkännandeuppgiften till någon annan klickar du på den här knappen. Om du vill ha en bild av sidan där du anger information om omtilldelningen och om du vill ha ytterligare instruktioner går du till avsnitt 7 i det här segmentet och omtilldelar godkännandeuppgiften till någon annan. Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Överst i segmentet

6. Försenade meddelanden

Om en uppgift eller en hel arbetsflödesinstans är försenad skickas meddelanden automatiskt till:

• Den person som uppgiften har tilldelats

• Den person som startade arbetsflödet (eller, om starten var automatisk, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet)

Överst i segmentet

7. Gör anspråk på och slutföra en gruppuppgift (valfritt)

Om bara en enskild aktivitet har tilldelats en hel grupp som du tillhör kan alla medlemmar i gruppen göra anspråk på och slutföra den enskilda aktiviteten för hela gruppens räkning.

Gör anspråk på uppgiften innan du granskar objektet. När du gör anspråk på uppgiften tilldelas den till dig och ingen annan medlem i gruppen kan slutföra den. (På så sätt är det bara en person som utför det arbete som krävs.)

1. På sidan Arbetsflödesstatus pekar du på namnet på uppgiften som tilldelats gruppen tills en pil visas

2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen Gör anspråk på uppgift i uppgiftsformuläret.
   

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan specifikt för dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den använder du samma steg för att återgå till uppgiftsformuläret, men klickar nu på knappen Släpp uppgift .

Överst i segmentet

8. Begär en ändring av objektet (valfritt)

Innan du påbörjar den här processen bör du tänka på att arbetsflödet kan konfigureras så att det slutar omedelbart om någon ändring görs i objektet. Det kan vara en bra idé att kontrollera med den person som startade eller ursprungligen lade till arbetsflödet, för att se till att det är okej för en ändring att göras och för att arbetsflödet ska avslutas vid den tidpunkten.

Vi visar alternativet för ändringsbegäran genom att placera det i ett scenario:

Tänk dig först att du heter Frank.

Tänk dig sedan att en kollega som heter Anna har startat ett arbetsflöde för godkännande i ett dokument som hon har skapat.

När du granskar Annas nya dokument tycker du att introduktionen är för lång.

Klicka på knappen Begär ändring längst ned i arbetsflödesuppgiftsformuläret och fyll i formuläret.

	Begära ändring från Ange namnet eller e-postadressen till den person som du begär ändringen från. (Om du vill skicka din begäran till den person som startade den här körningen av arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startade automatiskt, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet för godkännande – kan du också lämna det här fältet tomt.)
	Ny begäran Beskriv den ändring du vill göra och ange all information som personen som gör ändringen behöver. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer .)
	Ny varaktighet Gör något av följande: Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna fältet tomt. Så här tar du bort förfallodatumet helt    Skriv siffran 0. Så här anger du ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna perioden innan ändringsaktiviteten förfaller.
	Nya varaktighetsenheter Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten kan du använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När du har alla formulärposter som du vill ha dem klickar du på Skicka och den aktuella uppgiften markeras somSlutförd. (Men du är inte klar än. Du tilldelas en godkännandeuppgift igen när Anna har slutfört ändringsaktiviteten).

Under tiden får Anna följande e-postmeddelande:

Anna ser direkt på ämnesraden (nummer 1 i bilden) att det inte är ett vanligt godkännandemeddelande, utan i stället en begäran om att ändra något om objektet. Hon hittar information om den specifika ändring som har begärts i texten Ändra begärd för text (nummer 2).

Anna checkar ut objektet, gör de begärda ändringarna och sparar sedan ändringarna och checkar in objektet igen.

Sedan går hon till sidan Arbetsflödesstatus och öppnar sin uppgift för ändringsbegäran från området Uppgifter där.

Anna lägger till all information hon vill ha i fältet Kommentarer och klickar sedan på Skicka svar. Arbetsflödet utför två åtgärder:

• Annas ändringsförfrågan markeras som Slutförd.

• Den tilldelar dig en ny godkännandeaktivitet (med Annas kommentarer tillagda i fältet Konsoliderade kommentarer ) och skickar ett meddelande om aktiviteten.

Nu kan du gå vidare och slutföra din granskning av det ändrade objektet.

Under tiden spåras och visas alla dessa åtgärder i avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas i följande bild.

Här är ett diagram över hela processen.

Överst i segmentet

9. Tilldela om din godkännandeuppgift till någon annan (valfritt)

Om du vill att någon annan ska slutföra en arbetsflödesuppgift som har tilldelats dig klickar du på knappen Tilldela om uppgift i arbetsflödesuppgiftsformuläret.

Det här formuläret visas.

	Tilldela om uppgift till Ange namnet eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften till. Om du vill tilldela den här uppgiften till den person som startade arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startade automatiskt, till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet – lämnar du det här fältet tomt.
	Ny begäran Ange all information som den person som du tilldelar aktiviteten måste slutföra aktiviteten. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer .)
	Ny varaktighet Gör något av följande: Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna fältet tomt. Så här tar du bort förfallodatumet helt    Skriv siffran 0. Så här anger du ett nytt förfallodatum    Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna perioden innan ändringsaktiviteten förfaller.
	Nya varaktighetsenheter Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten kan du använda det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klart klickar du på Skicka. Uppgiften är markerad som Slutförd, en ny uppgift tilldelas till den person som nu ansvarar för uppgiften och en uppgiftsavisering skickas.

All ny information som du anger tas med i texten Delegerad av i det nya uppgiftsmeddelandet (nummer 1 i följande bild).

Under tiden spåras och visas alla dessa ändringar i avsnitten Uppgifter och historik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas här.

Överst i segmentet

10. Slutför en uppgift för en utomstående deltagares räkning (valfritt)

Det finns en särskild process för att inkludera deltagare som inte är medlemmar i din SharePoint-organisation. I den här processen fungerar en webbplatsmedlem som proxy för den externa deltagaren:

1. Ta med e-postadressen till den externa deltagaren i lämplig Tilldela till-fas på den andra sidan i associationsformuläret.

2. Arbetsflödet tilldelar faktiskt den externa deltagarens uppgift till webbplatsmedlemmen som startar arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startar automatiskt, till den medlem som ursprungligen lade till arbetsflödet. Den här personen som uppgiften faktiskt har tilldelats fungerar som proxy för den externa deltagaren.

3. Den här webbplatsmedlemmen får ett uppgiftsmeddelande med instruktioner om att skicka en kopia av objektet för granskning till den externa deltagaren. (Under tiden får den externa deltagaren en kopia av uppgiftsaviseringen, som kan fungera som en användbar avisering eller förvarning.)

4. Webbplatsmedlemmen som uppgiften faktiskt har tilldelats skickar en kopia av objektet till den externa deltagaren.

5. Den externa deltagaren granskar objektet och skickar tillbaka sitt svar till webbplatsmedlemmen.

6. När den externa deltagarens svar anländer slutför webbplatsmedlemmen uppgiften för den utomstående deltagarens räkning.

Här är ett diagram över processen.

Den centrala platsen där du kan övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbetsflöde är sidan Arbetsflödesstatus för den instansen av arbetsflödet.

Först visar vi hur du kommer till den sidan och sedan visar vi hur du använder alternativen och informationen som du hittar där. Slutligen visar vi två andra sidor där du kan få ytterligare övervakningsinformation.

Avsnitt i det här segmentet

1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

2. Använda sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödesstatus

3. Ändra aktiva aktiviteter (aktiviteter som redan har tilldelats)

4. Ändra framtida aktiviteter (aktiviteter som ännu inte tilldelats)

5. Avbryta eller avsluta den här arbetsflödeskörningen

6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

1. Gå till sidan Arbetsflödesstatus

Klicka på länken Pågår för det objekt och arbetsflöde som du vill använda i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote Draft och arbetsflödet är Godkännande 3.

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

Överst i segmentet

2. Använd sidan Arbetsflödesstatus för att övervaka arbetsflödesstatus

Här hittar du de övervakningsfrågor som avsnittet besvarar under illustrationen av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Frågor besvarade:

• Vem startade den här instansen av arbetsflödet?

• När startades den här instansen?

• När inträffade den senaste åtgärden i den här instansen?

• Vilket objekt körs den här instansen på?

• Vilken är den aktuella statusen för den här instansen?

Avsnittet Uppgifter

Frågor besvarade:

• Vilka uppgifter har redan skapats och tilldelats och vad är deras aktuella status?

• Vilka uppgifter har redan slutförts och vad blev resultatet för var och en av dessa uppgifter?

• Vilket är förfallodatumet för varje aktivitet som redan har skapats och tilldelats?

Uppgifter som har tagits bort och uppgifter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Frågor besvarade:

• Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

• Observera att försenade uppgifter och försenade meddelanden inte visas i det här området.

Överst i segmentet

3. Ändra aktiva uppgifter (uppgifter som redan har tilldelats)

Det finns två sätt att ändra aktiviteter som redan har tilldelats men ännu inte slutförts:

• Ändra en enskild aktiv aktivitet

• Ändra alla aktiva aktiviteter

Ändra en enskild aktiv aktivitet

Behörigheter   Om du vill ändra en enskild uppgift som har tilldelats någon annan än dig själv måste du ha behörigheten Hantera Listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte. Det är till exempel möjligt att ha behörigheter som gör att du kan starta ett arbetsflöde men inte göra ändringar i en annan deltagares uppgift.)

Om du har nödvändiga behörigheter:

1. Klicka på uppgiftens rubrik i uppgiftslistan .
   

2. Använd uppgiftsformuläret för att slutföra, ta bort eller omtilldela uppgiften.

Mer detaljerade anvisningar om hur du använder uppgiftsformuläret finns i avsnittet Slutföra i den här artikeln.

Ändra alla aktiva aktiviteter

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera Listor. De tre första länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödet, men länken Avsluta det här arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera Listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

1. I området strax under arbetsflödesvisualiseringen klickar du på länken Uppdatera aktiva uppgifter för godkännande .

2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka sedan på OK.

   • Meddelanden som återspeglar dina ändringar skickas till de personer som för närvarande tilldelas uppgifter i den här körningen.

   • Uppgifter som redan har slutförts eller tagits bort och uppgifter som ännu inte har tilldelats påverkas inte av de ändringar du gör i det här formuläret.

   • Om du vill göra ändringar i aktiviteter som ännu inte har tilldelats läser du följande avsnitt , Ändra framtida aktiviteter.

Varaktighet per aktivitet, varaktighetsenheter Så här behåller du det befintliga förfallodatumet    Lämna Varaktighet per aktivitet tom och gör inga ändringar i Varaktighetsenheter. Så här tar du bort förfallodatumet så att det inte finns något    Ange siffran 0 i Varaktighet per aktivitet. Så här flyttar du ut förfallodatumet genom att förlänga aktivitetens varaktighet    Använd båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill förlänga varaktigheten med.

Begäran Så här ändrar du begärandetexten    Gör önskade ändringar i textrutan.

1. När du har alla fält i formuläret som du vill ha dem klickar du på OK.

Alla aktiva aktiviteter i den aktuella instansen uppdateras.

Överst i segmentet

4. Ändra framtida aktiviteter (aktiviteter som ännu inte tilldelats)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera Listor. De tre första länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödet, men länken Avsluta arbetsflödet nu visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera Listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

1. Klicka på länken Lägg till eller uppdatera godkännare av godkännande i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

2. Gör ändringarna i formuläret som öppnas och klicka sedan på UPPDATERA.

   Obs!: Uppgifter som redan har skapats och tilldelats påverkas inte av de ändringar du gör i det här formuläret.

	Deltagare, Beställ, Utöka Grupper Lägga till eller ta bort deltagare eller ändra ordningen på uppgifter    Lägga till, ta bort och/eller ändra ordning på deltagarnas namn eller adresser i fältetDeltagare . Om du vill ta bort en hel fas    Klicka i fältet Tilldela till för det steget och tryck sedan på CTRL+DEL. Obs!: Du kan använda kryssrutan Utöka Grupper för att ange om distributionsgrupper som visas endast ska tilldelas en aktivitet för hela gruppen eller en aktivitet per medlem. Mer information om hur du använder de här fälten finns i avsnittet PLANERA och lämpligt Lägg till segment (Lista/bibliotek eller Webbplatssamling) i den här artikeln.
	Begäran Så här ändrar du begärandetexten    Gör önskade ändringar i texten i rutan.
	Förfallodatum för alla aktiviteter, varaktighet per aktivitet, varaktighetsenheter Så här ändrar eller tar du bort kalenderns förfallodatum    Ta bort det befintliga datumet och ange sedan ett nytt eller lämna fältet tomt om du vill ta bort det specifika förfallodatumet helt och hållet. (Skriv inte en nolla i det här fältet. Det här fältet måste antingen innehålla ett kalenderdatumvärde eller vara tomt.) Så här behåller du den befintliga varaktigheten    Lämna Varaktighet per aktivitet tom och gör inga ändringar i Varaktighetsenheter. Så här tar du bort varaktigheten så att det inte finns någon    Ange siffran 0 i Varaktighet per aktivitet. Så här förlänger du aktivitetens varaktighet    Använd båda varaktighetsfälten för att ange antalet och typen av enheter som du vill förlänga varaktigheten med. (Mer information om hur du anger förfalltider och varaktigheter finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.)

1. När du har alla fält i formuläret som du vill ha dem klickar du på OK.

Alla framtida aktiviteter i den aktuella instansen kommer att återspegla dina ändringar.

Överst i segmentet

5. Avbryt eller avsluta arbetsflödet

Du kan stoppa en pågående arbetsflödesinstans på två sätt innan den har slutförts:

• Avbryta arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts, men behålls i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

• Avsluta arbetsflödet    Alla uppgifter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återspeglas dock fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Instruktioner för båda metoderna följer.

Avbryt (alla aktiviteter har avbrutits men behålls i både uppgiftslistan och historiken)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera Listor. De tre första länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödet, men länken Avsluta arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera Listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan den stoppas.

• Klicka på länken Avbryt alla godkännandeuppgifter i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

• Bekräfta genom att klicka på Ja.

Alla aktuella uppgifter avbryts och arbetsflödet avslutas med statusen Avbryt. De avbrutna uppgifterna visas fortfarande både i området Uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik .

Avsluta (alla uppgifter som tagits bort från uppgiftslistan men behålls i historiken)

Behörigheter    Alla fyra kommandolänkarna i följande bild visas på sidan Arbetsflödesstatus för alla som har behörigheten Hantera Listor. De tre första länkarna visas på sidan för den person som startade arbetsflödet, men länken Avsluta det här arbetsflödet visas inte om inte den personen också har behörigheten Hantera Listor. (Gruppen Ägare har som standard behörigheten Hantera Listor. Gruppen Medlemmar och gruppen Besökare gör det inte.)

Om ett fel uppstår, eller om arbetsflödet stoppas och inte svarar, kan det avslutas.

Klicka på Avsluta arbetsflödet i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus och klicka sedan på Ja för att bekräfta.

Alla uppgifter som skapas av arbetsflödet avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, men de återspeglas fortfarande i området Arbetsflödeshistorik . Arbetsflödet avslutas med statusen Arbetsflödet har avbrutits.

Överst i segmentet

6. Ta reda på vilka arbetsflöden som körs på ett objekt

På sidan Arbetsflöden för ett objekt hittar du en lista över de arbetsflöden som körs för det objektet.

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningsbara menyn.

3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn , under Pågående arbetsflöden, finns en lista över instanser som körs på objektet.

Överst i segmentet

7. Övervaka arbetsflöden för hela webbplatssamlingen

Administratörer för webbplatssamlingar kan snabbt se:

• Hur många arbetsflöden som baseras på varje arbetsflödesmall finns för närvarande i webbplatssamlingen.

• Om varje arbetsflödesmall är aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen.

• Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på varje arbetsflödesmall körs för närvarande i webbplatssamlingen.

Gör så här:

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.

Sidan Arbetsflöden öppnas och visar informationen.

Vad händer härnäst?

Om det är första gången som arbetsflödesversionen körs kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet GRANSKA i den här artikeln för att visa händelser i instansen och ta reda på om arbetsflödet fungerar som du vill.

När arbetsflödets instans har slutförts kan du granska händelser som registrerats i dess historik. (Du kan komma åt posten när som helst i upp till 60 dagar efter att instansen har slutförts.)

Du kan också köra rapporter om arbetsflödets övergripande prestanda för alla instanser.

Avsnitt i det här segmentet

1. Granska händelser i den senaste instansen

2. Åtkomst till instanshistorik i upp till 60 dagar

3. Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

1. Granska händelser i den senaste instansen

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen på samma objekt, kan historiken för den senaste instansen nås från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste instansen av ett arbetsflöde på ett objekt:

• I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på statuslänken för objektet och arbetsflödet som du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote draft och arbetsflödet är New Doc Approval.

På sidan Arbetsflödesstatus finns avsnittet Arbetsflödeshistorik nästan längst ned.

Överst i segmentet

2. Access-instanshistorik i upp till 60 dagar

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans efter att du har kört samma arbetsflöde igen för samma objekt?

I själva verket kan du göra det i upp till 60 dagar, från någon av två ingångar: listan eller biblioteket eller meddelandet om att arbetsflödet har slutförts.

Från listan eller biblioteket

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningsbara menyn.

3. Klicka på namnet eller statusen för den arbetsflödeinstans som du vill granska under Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden: Objektnamn.
   
   Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Från meddelandet om arbetsflödets slutförande

• Öppna meddelandet om arbetsflödets slutförande för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistorik .

Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla dina slutförandemeddelanden kanske du vill skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln för att kopiera alla inkommande meddelanden som har texten slutförd på ämnesradentill en egen separat mapp. (Kontrollera att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller att de inte också visas i Inkorgen.)

Överst i segmentet

3. Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill veta hur en av dina arbetsflödesversioner fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Rapport om aktivitetsvaraktighet    Använd den här rapporten för att se medelvärden för hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar för varje slutförd körning eller instans av arbetsflödet att slutföras.

• Annullering och felrapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det är klart.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på en statusinformationslänk i kolumnen Status för arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   

2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus.
   

3. Leta reda på arbetsflödet som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
   

4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du platsen där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att slutföra och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Vad händer härnäst?

Om arbetsflödet fungerar som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

När du har kört den första förekomsten av det nya arbetsflödet för godkännande och granskat resultatet kanske du vill göra en eller flera ändringar i hur arbetsflödet konfigureras.

Du kanske också vid olika tidpunkter i framtiden vill göra ytterligare ändringar i konfigurationen.

Slutligen kanske du någon gång vill inaktivera arbetsflödet under en kortare eller längre period, men inte ta bort det – eller så kanske du vill ta bort det helt.

Avsnitt i det här segmentet

1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

1. Ändra permanenta inställningar för ett arbetsflöde

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbetsflöde öppnar och redigerar du associationsformuläret som du ursprungligen använde för att lägga till det.

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

   Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista kallas till exempel fliken Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.

   Obs!: Om det arbetsflöde för godkännande som du vill använda inte visas i listan kanske det bara är kopplat till en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan styrs av de här arbetsflödena är konfigurerade att köras på objekt av den här typen , som finns precis under listan. (Se bilden.) Klicka dig igenom alternativen för innehållstyp i den nedrullningsbara menyn för att ta reda på vilket arbetsflöde du vill använda. När det arbetsflöde du vill använda visas i listan klickar du på dess namn.

5. Gör och spara önskade ändringar på samma två sidor i associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet.

   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt Lägg till segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webb Designer Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på på sidan Webbplatsinnehållstyper.
   

5. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidan för den valda innehållstypen.
   

6. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klicka för att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.
   

7. Gör och spara önskade ändringar på samma två sidor i associationsformuläret som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet.

   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i avsnittet PLANERA och lämpligt Lägg till segment (lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Överst i segmentet

2. Inaktivera eller ta bort ett arbetsflöde

Om arbetsflödet bara körs i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.

   Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typ av lista eller bibliotek. I en kalenderlista kallas till exempel fliken Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. Klicka på länken Ta bort, Blockera eller Återställ ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

5. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde    Namn på arbetsflödet.

• Instanser    Antal instanser av arbetsflödet som körs på objekt.

• Tillåta    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta fungera normalt.

• Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden är reversibel. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

• Ta bort    Alternativ som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt och hållet. Alla pågående instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden går inte att ångra.)

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna webbplatssamlingens startsida (inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen Inställningar och klicka sedan på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerier på sidan Webbplatsinställningar.

4. Klicka på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på på sidan Webbplatsinnehållstyper.
   

5. Klicka på Arbetsflödesinställningar underInställningar på sidan för den valda innehållstypen.
   

6. Klicka på länken Ta bort, Blockera eller Återställ ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

7. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde    Namn på arbetsflödet.

• Instanser    Antal instanser av arbetsflödet som körs på objekt.

• Tillåta    Alternativ som gör att arbetsflödet kan fortsätta fungera normalt.

• Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet kan slutföras, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden är reversibel. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

• Ta bort    Alternativ som tar bort arbetsflödet från webbplatssamlingen helt och hållet. Alla pågående instanser avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden går inte att ångra.)

Vad händer härnäst?

Om du har gjort några ändringar kör du en testinstans av arbetsflödet för att dubbelkolla ändringarnas effekter.

Anpassa ytterligare

Det finns en mängd olika sätt att ytterligare anpassa arbetsflödena som ingår i SharePoint-produkter.

Du kan till och med skapa anpassade arbetsflöden från grunden.

Du kan använda något av eller alla av följande program:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Anpassa arbetsflödesformulär, åtgärder och beteenden.

• Microsoft Visual Studio    Skapa egna anpassade arbetsflödesåtgärder.

Mer information finns i Hjälpsystemet för Microsoft Software Developer Network (MSDN).