Najbolje prakse za Outlook

Fascikle za pretragu

Fascikle za pretragu su korisne za prikupljanje informacija iz različitih fascikli za poštu i RSS. Fascikle za pretragu mogu biti od naročite koristi kada vam je potrebno da prikupite informacije sačuvane u različitim fasciklama – na primer, prilikom pripremanja kvartalnog sastanka.

Ako dobijate veliki broj poruka (više od 200 poruka dnevno), fascikle za pretragu mogu predstavljati dobar način raščlanjivanja pošte od različitih pošiljalaca.

Omiljene lokacije (opcionalno)

Stavka Omiljene lokacije pruža vidljivost fasciklama koje su inače zatrpane na listi fascikli pošte.

Stavka Omiljene lokacije, podskup fascikli pošte, pojavljuje se na vrhu okno za navigaciju. Ovaj sistem ne zahteva korišćenje stavke Omiljene lokacije da bi funkcionisao, ali ako imate mali ekran, možete umanjiti okno za navigaciju, pri čemu ćete i dalje uspešno arhivirati poruke tako što ćete ih prevući do trake sa umanjenim stavkama, izvršiti uobičajene pretrage, a zatim otići do stavki Kalendar, Kontakti i Zadaci.

Najboljom praksom se smatra da u okviru Omiljene lokacije imate sledeće fascikle: Prijemno poštansko sanduče, 1-Referenca, Poslate stavke i Izbrisane stavke.

Vrh stranice

Podrazumevana zastavica

Najboljom praksom se smatra da postavite zastavicu "Brzi klik" na vrednost Danas (što je podrazumevano).

Vrh stranice

Opcionalni koraci za brzi pristup

Pored gorenavedenih koraka za brzi pristup, u zavisnosti od posla i uopštenih aktivnosti koje obavljate iz dana u dan, možda ćete želeti da kreirate sledeće tipove koraka za brzi pristup:

Kada počnete da kreirate korake za brzi pristup, uvidećete da možda postoje i drugi načini da optimizujete broj klikova potrebnih da biste nešto završili. Kada god shvatite da ponavljate istu stvar, pokušajte da kreirate korak za brzi pristup. Kako se projekti menjaju, ažurirajte korake za brzi pristup tako da zaista predstavljaju samo ono što zaista radite.

Vrh stranice

Izbrišite je

Izbrišite poruke koje ne morate da čitate. Ako je u pitanju neželjena poruka, izbrišite je.

Ako više ne želite da dobijate poruke kao deo aktuelnog razgovora, zanemarite ih.

Uradite to: dvomitni bušilica

Zapanjujuće je šta sve može da se uradi za dva minuta. Na primer, na veliki broj poruka može da se odgovori za dva minuta ili manje. Međutim, ako obrada poruke traje duže od dva minuta, odložite je. Da biste stekli predstavu o tome šta možete da uradite za dva minuta, pokušajte da merite sebi vreme.

Kada završite sa porukom, uradite nešto od sledećeg:

• Izbrišite je ako je u pitanju nešto od manje važnosti.

• Arhivirajte je u jednu od referentnih fascikli (na primer, 1-Referenca) pomoću koraka za brzi pristup.

Da biste vodili u zapise stvari koje ste uradili, naročito u svrhu refleksije u vreme godišnjih redigovanja ili za pripremanje izveštaja, koristite korak za brzi pristup Gotovo koji takođe označava poruke kao dovršene.

Delegirajte je

Ponekad dobijate poruke koje su zapravo namenjene nekome drugom ko treba da ih obradi. U tim slučajevima odgovorite na poruku i uključite osobu kojoj delegirate poruku u red Za . Ako otkrijete da ovo radite često, razmislite o kreiranju koraka za brzi pristup koji odgovara na poruku i dodaje delegiranu osobu u red Za .

Ako želite da kasnije pratite poruku, obeležite je zastavicom za sebe pre slanja. U rokovniku označite zadatak kategorijom @Čekanje.

Odložite je

Recite „Ne“

Pri pregledu kalendara i liste zadataka, budite realni u vezi s tim šta možete da postignete. To znači da ponekad morate da kažete „Ne“. Evo nekih načina na koje možete uštedeti vreme tako što ćete reći „Ne“:

• Odbijte sastanke kojima nema potrebe da prisustvujete. Da, možete to da učinite.

• Izbrišite zadatke koje ne morate da izvršite ili za koje znate da ih nećete izvršiti.

• Pošaljite osobama poruke kojima ih obaveštavate da radite na odgovoru (i obavezno ih obeležite zastavicom za sebe prilikom slanja). Bolje je obavestiti nekoga da ćete odgovoriti u nekom razumnom roku, nego ga pustiti da misli kako ste zaboravili na poziv.

Upravljanje kalendarom

Ako vam je dan popunjen sastancima, činjenica je da ćete imati manje vremena za dovršavanje zadataka i pisanje poruka. Zato odložite zadatke za naredne dane.

Ako će vam obavljanje zadatka oduzeti mnogo vremena ili ako je u pitanju nešto što morate da uradite (za razliku od zadataka za koje odlučite da nema potrebe da ih obavljate), prevucite ga sa liste dnevnih zadataka u kalendar kako biste blokirali vreme.

Načini kreiranja zadataka

Kako budete prolazili kroz kalendar i zadatke, neizbežno ćete početi da razmišljate o sve većem broju stvari koje treba da uradite. Evo nekih načina za kreiranje zadataka u programu Outlook:

• Obeležite poruku zastavicom.

• Otkucajte zadatak u polju „Otkucajte novi zadatak“ na vrhu liste zadataka.

• Koristite tastersku prečicu Ctrl+Shift+K da biste kreirali novi zadatak.

• Ako vozite i ako je to legalno i bezbedno, koristite funkciju glasovne beleške na mobilnom uređaju ili mobilnom telefonu da biste snimili zadatke i kasnije ih transkribovali u rokovniku.

• Ako ste na sastanku, pravite beleške u programu OneNote. Stavke označene zastavicom OneNote se pojavljuju na Outlook zadataka.

Načini upravljanja zadacima

Evo nekih načina da pomognete sebi pri obavljanju zadataka:

• Dodajte zadatke dok dolaze kod vas tako što ćete ukucati u polje Otkucajte novi zadatak na To-Do traci ili na vrhu liste zadataka, u praznom prostoru na listi Dnevni zadaci ili tako što ćete izabrati stavku Novi zadatak na traci.

• Očistite zadatke koje ne morate da obavite. Vaša lista zadataka je sveti prostor – ne dozvolite da se zagadi ili će se izgubiti uslužni program. Za poruke označene zastavicom koje želite da zadržite izaberite stavku Ukloni sa liste, u suprotnom samo izbriši.

• Dovršene zadatke označite kao dovršene kako bi se uklonili iz rokovnika.

• Povećajte mogućnost rada sa zadacima tako što ćete promeniti temu zadatka iz poruke obeležene zastavicom. Na primer, poruka obeležena zastavicom sa redom za temu Nije moguće promeniti članstvo u grupi putem tastature trebalo bi da se preimenuje u Odgovori Radetu što je sledeća radnja u okviru tog zadatka. Da biste promenili temu zadatka, izaberite stavku na To-Do i otkucajte novu temu ili kliknite desnim tasterom miša, a zatim izaberite stavku Preimenuj zadatak. Promenom teme zadatka ne menja se i tema poruke. Menja se samo tema koju vidite na listi zadataka.

• Kreirajte i dodelite kategorije boja da biste identifikovali gde treba da se nalazite da biste izvršili sledeći korak i istakli neke zadatke.

• Promenite raspored zadataka kako biste grupisali slične zadatke, na primer zadatke sa istom kategorijom. Da biste premestili zadatak, izaberite zadatak na listi zadataka i prevucite ga. Na taj način možete istovremeno raditi na sličnim zadacima.

• Prevucite zadatke sa liste dnevnih zadataka i iz rokovnika do dana kada planirate da obavite zadatak. Zadatke koji će potrajati prevucite u kalendar kako biste izdvojili vreme za njihovo obavljanje.

Iako je dobro biti organizovan, nemojte trošiti previše vremena na određivanje prioriteta zadataka i upravljanje listom zadataka. Proces upravljanja listom zadataka ne treba da bude glavna stvar kojom se bavite u životu!

Korišćenje kalendara: kreiranje zakazanih obaveza za upravljanje vremenom

Zapamtite: uvek postoji više stvari koje treba da se obave nego vremena za njihovo obavljanje.

U okviru dobrog upravljanja vremenom potrebno vam je vreme za rad sa porukama, upravljanje zakazanim obavezama i zadacima i rezimiranje svega što treba da uradite.

Ovo vreme možete sami rasporediti pomoću redovnih zakazanih obaveza i sastanaka iz kalendara. Prema kalendaru treba da se ophodite kao prema stvarnom planu svog vremena – ako ste ga isplanirali, onda je to ono što ste u obavezi da uradite tokom tog vremena.

Izdvojite vreme za:

• Rad sa porukama. Izdvajanje vremena za rad sa porukama posebno je važno ako dobijate veliki broj poruka. Čak i ako imate podešena pravila tako da se u prijemnom poštanskom sandučetu pojavljuju samo važne poruke, i dalje vam je potrebno vreme za rad sa tim porukama.

• Izvršavanje dnevnog i sedmičnog pregleda zadataka i zakazanih obaveza. Pogledajte kalendar i zadatke i procenite zakazane obaveze i zadatke u odnosu na prioritete. Ako vam je kalendar u velikoj meri popunjen, pravo je vreme za:

• Sređivanje neusaglašenih zakazanih obaveza zato što ne možete biti istovremeno na dva mesta.

• Planiranje vremena za obavljanje posla.

• Rezimiranje obavljenog posla: da li je to bilo razumno korišćenje vremena i da li ste postavili odgovarajuće prioritete.

• Redovne sastanke sa menadžerom. Redovni sastanci sa menadžerom mogu vam pomoći da pojasnite na čemu radite i da po potrebi uspostavite nove prioritete. Da biste podesili redovni ili periodični sastanak, izaberite stavku Ponavljanje .

Vrh stranice

Sedmični pregled

Sagledavanje šireg plana vašeg vremena i zadataka pomoći će vam da utvrdite prioritet važnih zadataka nad onima koji nisu toliko hitni. Pomoći će vam da date drugima do znanja šta se realno može očekivati od vas da postignete, a šta ne. Pregled prethodne i naredne sedmice takođe predstavlja koristan način da se pripremite za sedmični sastanak sa menadžerom ili da pripremite e-poruku o statusu.

Gde obavljati posao

Posle obrade poruka, najbolje mesto za rad u programu Outlook (odgovaranje na poruke i slično) jeste u okviru „Zadaci“. Kada se prebacite u okvir „Zadaci“, poruke koje stižu u prijemno poštansko sanduče neće vam odvlačiti pažnju.

Grupna obrada zadataka

Dok prolazite kroz listu zadataka i kalendar, obavljajte slične zadatke zajedno. Na primer, ako imate samo nekoliko minuta, obavite sve telefonske razgovore (ako ih imate samo nekoliko). Zadatke koji zahtevaju mnogo energije (u pojedinim slučajevima to može biti odgovaranje na poruke) rešavajte kada ste odmorniji. Zadatke koji zahtevaju manje energije, na primer čitanje statusnih poruka, obavljajte kasnije tokom dana ili kada god imate manje energije. „Grupnom obradom“ zadataka istovremeno ćete ostvariti napredak u svim projektima.

Jedan od načina grupne obrade zadataka jeste promena rasporeda iz Raspoređeno po: datumu početka u Raspoređeno po: kategorijama. Da biste to uradili, izaberite naslov Raspoređeno po, a zatim izaberite stavku Kategorije.

Završavanje zadataka

Kad završite zadatke, označite ih kao dovršene. Outlook automatski čuva listu dovršenih zadataka. To može predstavljati koristan rezime svega što ste postigli. Ako vam nije potrebno da čuvate zapis zadatka ili poruke, izbrišite ih ili uklonite zastavicu.

Rad van mreže

Ako imate mnogo posla, razmislite o tome da prekinete vezu sa mrežom kako biste umanjili ometanje koje predstavljaju dolazne poruke.

Kada prelazite sa rada na mreži na rad van mreže i obrnuto, svi nalozi e-pošte u okviru Outlook profila se menjaju.

• Na kartici Slanje/ prijem, u grupi Željene postavke izaberite stavku Rad van mreže.

  

Komanda Rad van mreže je markirana kada radite van mreže.

Izaberite istaknuti rad van mreže da biste se vratili u režim rada na mreži.

Vrh stranice

Pronalaženje poruke od određene poruke

• Ako želite da pronađete poruku od određene osobe, izaberite polje za pretragu u bilo kojoj fascikli, a zatim na kartici Pretraga izaberite stavku Od.

  

• Otkucajte ime osobe.

  

Možete i da počnete tako što ćete otkucati ime u polju Pretraga, a zatim pritiskajte taster sa strelicom nadole da biste izabrali stavku Od da biste suzili rezultate.

Pronalaženje poruke sa prilogom

Da biste pronašli poruku sa prilogom, izaberite polje za pretragu i na kartici Pretraga izaberite stavku Ima priloge.

Svi termini za pretragu se dodaju, pa ako želite da pronađete poruku od neke osobe sa prilozima, izaberite komande na traci (Od, Ima priloge) da biste napravili pretragu.

Pronalaženje poruka u celom poštanskom sandučetu

Ponekad nije moguće pronaći poruku pretraživanjem samo u referentnoj fascikli – možda je u pitanju poruka koju ste poslali ili poruka koja nije arhivirana. U tim slučajevima počnite pretragom u bilo kojoj fascikli (Prijemno poštansko sanduče, 1-Referenca itd.), zatim izaberite padajući meni iz polja za pretragu, a zatim izaberite stavku Trenutno poštansko sanduče.

Takođe možete da izaberete stavku Trenutno poštansko sanduče na kartici Pretraga .

Ako sumnjate da se to što tražite možda nalazi u prihvaćenim pozivima za sastanak (a samim tim i u vašem kalendaru), pokušajte da izaberete stavku Sve Outlook stavke.

Ako primetite da često vršite pretragu u celom poštanskom sandučetu, možete postaviti podrazumevani opseg pretrage da uvek pretražuje u svim fasciklama tako što ćete otići u prikaz „Backstage“.

1. Izaberite karticu Datoteka , a zatim izaberite stavku Opcije.

2. Izaberite Pretraži.

3. U okviru Rezultati izaberite stavku Trenutno poštansko sanduče.

   

Zaustavljanje pretrage

Kada pronađete stavku koju tražite i budete spremni da pređete na sledeći zadatak, kliknite na ikonu za zatvaranje pored polja Trenutna pretraga ili na kartici Pretraga, u grupi Zatvori izaberite stavku Zatvori pretragu.

Osnovna pravila za sjajne poruke: šta treba raditi

• Pročitajte poruku pre nego što je pošaljete.

• Neka tema bude opisna i orijentisana na radnju. Na primer: Prodajni tim: Pošaljite predložene datume za povlačenje odbora, gde je Prodajni tim ime grupe, a slanje je radnja. Drugi korisni prefiksi obuhvataju Obaveštenje: i Potrebna radnja.

• Ako je potrebna neka radnja, navedite šta želite u polju Tema.

• Promenite temu poruke ako se promeni tema razgovora.

• Neka poruke budu kratke i konkretne.

• Organizujte sadržaj poruke od najvažnijeg ka manje važnom.

• Uzmite u obzir podebljavanje važnih informacija.

• Navedite stavke radnje ili pitanja u zasebnim redovima kako bi se isticali i privlačili pažnju.

• Pri postavljanju pitanja podebljajte ime osobe. Na primer: “Rade: Koji je status projekta?

• Ograničite broj osoba kojima šaljete poruku na one koji treba da je pročitaju.

• Uključite osobe koje treba da budu obaveštene u red „Cc“.

• Uključite osobe koje treba da odgovore ili izvrše radnju u red „Za“.

• Po potrebi koristite potpis, ali neka on bude jednostavan, kratak, profesionalan i, ukoliko je moguće, bez slika.

• Ako želite odmah da dobijete odgovor, nemojte da pošaljete poruku. Telefon ili pošaljite trenutnu poruku.

• Ako ste u razgovoru putem e-pošte koji ima više od deset poruka bez rešenja, razmotrite podešavanje sastanka kako biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvek najefikasniji način za rešavanje složenih problema. Dok je poruka izabrana, na kartici Početak , u grupi Odgovori izaberite stavku Sastanak.

  

• Potvrdite poruke koje zahtevaju obuhvatniji odgovor. Ako ste suviše zauzeti da biste odmah pružili potpun odgovor, obavestite pošiljaoca da radite na rešavanju problema i da ćete odgovoriti u određenom roku. Označite poruku zastavicom za sebe da biste je obradili kasnije.

• Koristite funkciju "Velika umerajno".

  

• Ako postavljate pitanje na koje može da odgovori više osoba, odaberite samo jednu osobu umesto da pošaljete pitanje grupi.

Praćenje: označavanje zastavicom pri slanju

Kada šaljete poruku nekome od koga vam je potreban odgovor, uradite sledeće:

• Označite je zastavicom za sebe pri slanju.

• Promenite ime zadatka poruke označene zastavicom u rokovniku da biste započeli praćenje.

• Označite poruku kategorijom @Čekanje.

• Kada izvršite ova tri koraka, znate da je vaša sledeća radnja slanje druge poruke ili čekanje odgovora.

Osnovna pravila za sjajne poruke: šta ne treba raditi

• Nemojte koristiti podloge za pisanje.

• Nemojte uključivati menadžera u svaku poruku koju šaljete.

• Nemojte slati poruku kada ste nervozni. Najbolje bi bilo da je napišete, sačuvate je u fascikli sa radnim verzijama, a zatim se vratite na nju kasnije.

• Nemojte očekivati brz odgovor ako šaljete dugu poruku (dužu od dva pasusa).

• Nemojte slati poruku praćenja pre nego što prođe najmanje jedan dan od prve poruke. Ako ne čujete odgovor na vreme, pokušajte da koristite telefon ili aplikaciju za razmenu poruka kao što je Microsoft Teams.

• Nemojte koristiti potvrdu čitanja ili potvrdu isporuke za svaku poruku koju pošaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni da će primaoci dobiti poruku.

• Nemojte da prilažete zastavice ili velike važnosti svakoj poruci koju pošaljete. Primaoci će se navići da ih zanemaruju.

• Nemojte pisati VELIKIM SLOVIMA.

• Nemojte slati priloge – umesto njih šaljite veze. Ovo pravilo se posebno odnosi na pozive za sastanak zato što prilozi mogu značajno uticati na kvote servera.

• Nemojte proširivati liste distribucije. Proširivanje lista distribucije otežava čitanje poruka i dovodi to toga da poruke odlaze u pogrešne fascikle pošte za osobe koje koriste pravila.

• Nemojte biti sarkastični. Vaš humor možda neće biti shvaćen na pravi način.

• Nemojte pisati nešto što ne biste želeli da svi u preduzeću pročitaju. Nikada ne znate gde bi poruka mogla da završi.

• Nemojte koristiti kurziv ili „zanimljive“ fontove koji se teško čitaju.

• Nemojte koristite crvenu boju fonta zato što se teško čita i može se protumačiti kao nešto kritično.

• Nemojte koristiti opciju „Odgovori svima“ kada šaljete grupi kontakata poruku u kojoj tražite da budete uklonjeni. Nikada.

Savet za grupe kontakata (ranije su se zvale „liste distribucije“)

Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, držite se svega što treba i ne treba raditi pri pisanju poruke.

Ako vam je potrebno više informacija ili ako zasebno ispitujete problem, odgovorite celoj grupi kontakata kako biste sve osobe obavestili da odgovarate, a zatim posebno odgovorite određenoj osobi. Obavezno odgovorite grupi kontakata kada je problem rešen i uključite rešenje. Na taj način druge osobe iz grupe kontakata mogu sačuvati rešenje za ubuduće.

Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

Dodavanje umetnutih komentara u poruku koju dobijete predstavlja praktičan način odgovaranja na pitanja i direktnog davanja odgovora na probleme. Najbolja praksa obuhvata sledeće:

1. U poruci pomenite ono na šta dodajete komentar u liniji sa tekstom. Na primer, uključite napomenu „Pogledati dolenavedene dodatne komentare“.

2. Razdvojite svoj tekst od originalne poruke. Neki od predloga obuhvataju sledeće:

   • Promena boje fonta.

   • Navedite svoje ime ili inicijale u zagradi ispred komentara, na primer [Saša Minić].

     

   • Promena fonta u kurziv ili podebljani tekst, ili i jedno i drugo.

3. Nemojte brisati ništa što niste vi napisali.

Ako želite da komentarišete samo mali deo duže poruke, kopirajte taj odeljak poruke u odgovor i pri tom koristite drugačiju boju i postavite citat među navodnike, a zatim otkucajte odgovor.

Kada se koristi „Bcc“

Ako ime primaoca dodate u polje Bcc u poruci, kopija poruke se šalje primaocu, ali ostali primaoci poruke neće videti njegovo ime.

Funkciju „Bcc“ koristite da biste uklonili dodatne osobe iz razgovora putem e-pošte kada smatrate da im dodatne e-poruke nisu više potrebne ili ako se tema razgovora promeni.

Na primer, ako ste jedna od pet osoba koje su dobile pitanje i želite da odgovorite na njega, premestite ostale četiri osobe u red Bcc i napišite nešto kao „Premeštam Jovicu, Đorđa, Jovana i Jelenu u Bcc. Evo odgovora…“ Naredne poruke će se razmenjivati samo između vas i originalnog pošiljaoca.

Nemojte koristiti „Bcc“ da biste obavestili treću osobu (na primer menadžera) o osetljivoj poruci. Bcc primalac možda neće shvatiti da je primio ili primila Bcc i možda će odgovoriti svima otkrivajući da je dobio ili dobila Bcc poruku. Ovo može izgledati kao prepredenost sa vaše strane.

Umesto da koristite Bcc za obaveštavanje treće osobe o problemu, prosledite poruku pošto je pošaljete.

Vrh stranice

Kada je prikladno zakazati sastanak?

Zakažite sastanak u sledećim situacijama:

• Nova grupa osoba po prvi put sarađuje.

• Između nekoliko osoba se razmenjuje više od 10 relativno dugih poruka.

• Postoji potreba za diskusijom, razmenom ideja ili saradnjom.

• Sastanak zakažite ako on predstavlja najefikasniji način da napredujete i budite jasni u pogledu cilja sastanka pre nego što ga zakažete.

Osobe koje treba pozvati

Pozovite samo osobe koje treba da učestvuju. Svaka dodatna osoba koju pozovete na sastanak doprineće složenosti sastanka i otežaće kontrolu nad njim. Sa druge strane, ako je potrebno da se donese odluka, uverite se da su sve ključne osobe kojih se to tiče prisutne, inače će sastanak predstavljati gubljenje vremena i resursa.

Izbor vremena za sastanak

Odaberite vreme koje će svima odgovarati za sastanak tako što ćete proveriti informacije o zauzetosti pozvanih osoba u kalendaru. Koristite pomoćnik za planiranje da biste prikazali dostupnost svih učesnika sastanka.

Koordinatna mreža zauzetosti prikazuje dostupnost učesnika. Par redova i isticanje prikazuju predloženi početak i kraj sastanka.

Da biste prikazali pomoćnika za planiranje prilikom sastavljanja poziva za sastanak, na kartici Sastanak, u grupi Prikazivanje izaberite stavku Pomoćnik za planiranje.

Okno Predlozi za sastanke sadržani predložena vremena za najbolje vreme za sastanak (kada je najveći broj učesnika dostupan). Da biste izabrali vreme sastanka, izaberite predlog vremena u oknu Predlozi za sastanke u odeljku Predložena vremena ili izaberite vreme na koordinatnoj mreži o zauzetosti.

Napomena: Ako se ne pojavi okno Predlozi za sastanke, na kartici Sastanak, u grupi Opcije izaberite stavku Predlozi za sastanke.

Ako otkrijete da redovno kreirate sastanke sa istom grupom osoba, kreirajte grupu u oknu za navigaciju kako biste lakše mogli da vidite informacije o zauzetosti osoba. Ove grupe mogu da obuhvataju i prostorije čime možete olakšati pronalaženje dostupne prostorije za održavanje sastanka.

Da biste kreirali grupu kalendara, uradite sledeće:

• U aplikaciji Kalendar, u oknu za navigaciju pomerite se nadole do liste kalendara i kliknite desnim tasterom miša nastavku Moji kalendari.

• Unesite ime za novu grupu kalendara i izaberite stavku Unesi.

• Kliknite desnim tasterom miša na novu grupu kalendara i izaberite stavku Dodaj kalendar.

• Odaberite izvor, a zatim izaberite kalendare koje želite da dodate.

Lično sastajanje u odnosu na daljinsko sastajanje

Sastanite se sa osobom u sledećim situacijama:

• Ako je u pitanju prvi put da grupa radi zajedno.

• Ako će se prikazivati ili prosleđivati stavke koje nisu u elektronskom obliku.

• Ako je u pitanju sastanak radi razmene ideja.

• Ako je u pitanju sastanak radi intenzivne saradnje.

• Nema svi telefon, aplikaciju za konferencije na mreži ili odgovarajući softver za elektronske sastanke i opremu.

U suprotnom, razmotrite korišćenje aplikacije za sastanke na Microsoft Teams ili sastanka telefonom.

Rukovanje povezanim dokumentima

Tokom priprema za sastanak često imate dokumente koje će se deliti pre ili tokom sastanka.

Ako su svi učesnici povezani sa mrežom preduzeća, postavite dokumente na SharePoint lokaciju ili na deljenu mrežnu disk jedinicu.

Ako je neko od učesnika izvan preduzeća (na primer, prodavac koji nema pristup intranetu), razmislite o korišćenju programa SharePoint Workspace.

Nemojte slati priloge u pozivima za sastanak.

Priprema dnevnog reda: kako da zadaci budu od pomoći

• Kategorija @Sastanak predstavlja centralno mesto za stavke dnevnog reda   .

Kreirajte jedan zadatak, označite ga kategorijom @Sastanak i podesite stavke „Datum početka“ ili „Krajnji rok“ na datum sastanka. Kako se bude približavao datum sastanka i pojavljivale nove tačke diskusije, dodajte komentare, znakove za nabrajanje i misli čim ih se setite. Taj zadatak će postati dnevni red sastanka.

Posle sastanka označite zadatak kao dovršen i kreirajte nove zadatke za stavke radnji.

• Ako želite da diskutujete o skupu poruka ili o samo jednoj poruci…   

Ako imate poruku o kojoj želite da razgovarate na sastanku, obeležite je zastavicom za dan održavanja sastanka i označite je kategorijom @Sastanak.

Ako imate više od tri poruke o kojima želite da razgovarate, nemojte svaku obeležavati zastavicom zato što ćete na taj način napraviti nered na listi zadataka. Umesto toga kreirajte novi zadatak sa imenom sastanka, kliknite desnim tasterom miša na poruke i prevucite ih u zadatak (kopirajte u hodu). Označite taj zadatak kategorijom @Sastanak.

• Ako vam je potrebno više prostora za misli...   

Ako sarađujete sa drugim osobama ili vam je jednostavno potrebno više prostora za misli, razmotrite korišćenje OneNote beležnice koju je moguće deliti putem SharePoint lokacije ili na lokalnom serveru. OneNote obezbeđuje bogatije iskustvo hvatanja beležaka od Outlook zadataka.

Tokom sastanka: saradnja

Alatka koju koristite za saradnju tokom sastanka zavisi od lokacije i pristupa učesnika.

Ako sarađujete na dokumentu i svi se nalaze u istoj prostoriji, koristite funkcije „Praćenje promena“ i „Komentari“ u programu Word.

Ako izlažete, a neke osobe su udaljene, koristite sastanak na mreži i funkcije ćaskanja programa Microsoft Teams ili za manje formalne sastanke, pridružite se svima pomoću Microsoft Teams grupnog ćaskanja i delite radnu površinu ili drugi monitor.

Ako želite da sarađujete na način koji bi bio u većoj meri ad hoc, možete koristiti OneNote kako biste sve beleške pravili u jednoj beležnici. Ako beležnica nije deljena, pošaljite beleške u poruci posle sastanka.

Ako pravite beleške ili zapisnik sa sastanka, možete da koristite i OneNote za umetanje detalja sa sastanka iz programa Outlook u svoje beleške. Posle sastanka beleške možete da pošaljete učesnicima u vidu poruke.

Završavanje periodičnog sastanka

Kada se završi niz sastanaka, umesto da otkažete sastanak, čime ćete ukloniti sve istorijske instance sastanka, promenite obrazac ponavljanja da biste završili sa poslednjom instancom sastanka. Da biste to uradili, kliknite na dugme Ponavljanje i promenite datum završetka.

Kada i kako treba deliti kalendar

Možda vam nije potrebno da delite kalendar zato što svi u vašoj organizaciji mogu da vide kada ste slobodni ili zauzeti, ali ne vide uvek i sadržaj ili temu sastanaka i zakazanih obaveza. Međutim, kalendar možete jednostavno deliti sa timom ako želite da oni vide sve vaše poruke i zakazane obaveze.

Možda želite da neko drugi upravlja kalendarom u vaše ime, na primer pomoćnik koji može da prihvata ili odbija sastanke umesto vas. U tom slučaju možete da delegirate kalendar. Ako delegirate kalendar, odaberite samo jednu osobu: nemojte svakoga postavljati za delegata kalendara. Prisustvo više delegata može dovesti do grešaka u kalendaru.

Umesto da delite svoj kalendar, kreirajte SharePoint kalendar za grupne aktivnosti kojem svi imaju pristup. Na primer, kreirajte kalendar na SharePoint lokaciji da biste pratili raspored odmora grupe.

Pošaljite kalendar u poruci kad zakazujete sastanke sa osobama koje ne mogu da vide vaše informacije o zauzetosti, na primer za osobe izvan preduzeća.

Vrh stranice

Kada se koriste Outlook kontakti u poslovnom okruženju

Čak i ako radite za preduzeće sa globalnim spiskom adresa, biće prilika kada ćete želeti da zadržite kontakt u usluzi Outlook. Kreirajte kontakte za:

• Osobe izvan preduzeća.

• Osobe o kojima nešto želite da zapamtite ili u čiji kontakt želite da dodate informacije, na primer rođendan.

• Osobe koje želite da sinhronizujete sa mobilnim telefonom, naročito ako telefon nije povezan sa poslovnim adresarom ili za situacije kad nemate mogućnost povezivanja.

Kada treba kreirati grupu kontakata u programu Outlook

Kreirajte grupe kontakata (ranije su se nazivale lične liste distribucije) u programu Outlook kada želite da olakšate slanje poruka grupi osoba izvan korporacije. Za sve grupe unutar preduzeća kreirajte javnu grupu kontakata (obratite se IT administratoru da biste saznali kako da to uradite).

Vrh stranice

Šta su to koraci za brzi pristup?

Koraci za brzi pristup vam daju mogućnost da izvršite više radnji jednim klikom. Oni su korisna alatka koja vam pomaže da održavate čisto prijemno sanduče i da uopšteno budete efikasniji u korišćenju Outlook. Svaki put kada uočite da ponavljate iste korake u programu Outlook, pokušajte da kreirate korak za brzi pristup.

Zašto se okno za čitanje prikazuje sa desne strane, a ne na dnu (ili zašto nije isključeno)?

Čitanje duže kolone užeg teksta lakše je od čitanja kraćeg i šireg odeljka teksta. To je zato što je lakše pomerati oči nadole nego sleva nadesno u dugačkom nizu, što može dovesti do pomeranja glave i vrata i dovesti do zamora. Bolje je imati okno za čitanje uključeno kako ne biste otvarali svaku poruku da biste pročitali njen sadržaj.

Šta da radim sa fasciklama koje mi više nisu potrebne?

Lista fascikli u oknu za navigaciju treba da bude namenjena fasciklama koje često koristite. Ako se na njoj nalazi mnogo fascikli koje čak i ne prepoznajete, premestite svu poštu u referentnu fasciklu i izbrišite postojeće fascikle.

Kako da podesim da sve poruke koje se šalju samo meni budu plave?

1. Na kartici Prikaz, u grupi Trenutni prikaz izaberite stavku Postavke prikaza.

   

2. U dijalogu Napredne postavke prikaza izaberite stavku Uslovno oblikovanje.

   

3. U dijalogu Uslovno oblikovanje izaberite stavku Dodaj.

4. U polju Ime otkucajte " Ja", a zatim izaberite stavku Font.

5. U dijalogu Font , u okviru Boja izaberite stavkuPlava, a zatim kliknite na dugme U redu.

6. U dijalogu Uslovno oblikovanje izaberite stavku Uslov.

7. U dijalogu Filtriranje potvrdite izbor u polju za potvrdu Gde sam pored stavke Jedina osoba u redu Za, a zatim kliknite na dugme U redu u svakom otvorenom dijalogu.

   Napomena: Padajući meni možete da koristite da biste promenili uslov Gde sam.

Kada treba da koristim prikaz razgovora?

Prikaz razgovora je koristan u sledećim slučajevima:

• Ređe proveravate poruke i zato odjednom prikazujete veći broj poruka.

• Imate više niti razgovora sa velikim brojem poruka koje su se razmenjivale među učesnicima.

• Potrebno vam je da vidite kontekst u smislu toga ko je kome odgovarao.

• Dobijate veliki broj poruka.

Prikazivanjem poruka u prikazu razgovora omogućavate sebi jednostavan pregled razgovora u kojima je bilo najviše razmenjivanja poruka. U tim situacijama možda ćete želeti da pročitate samo poslednju poruku u razgovoru i da odgovorite na nju. Možete takođe da izaberete ceo razgovor i odgovorite na njega. Na primer, možda postoji dug niz poruka od kojih se u poslednjoj jednostavno kaže „Hvala, to je odgovor na moje pitanje“, tako da slobodno možete da izbrišete ceo razgovor.

Kada ste u prikazu razgovora, možete da vidite i poruke iz drugih fascikli, što je veoma korisno kada dobijate novu poruku kao deo dugog razgovora – na taj način možete videti celu istoriju, uključujući i svoje odgovore.

Da li lične i poslovne poruke treba da čuvam zajedno?

Smanjivanje broja mesta na kojima čitate poruke ne znači da bi trebalo da mešate poslovne i lične poruke. Najbolja je praksa da za poslovnu i ličnu komunikaciju koristite zasebne naloge pošte. Međutim, trebalo bi smanjite broj e-adresa sa kojima morate da radite. Srećom, ako Outlook, možete istovremeno da prikažete više naloga. Pored poslovnih naloga e-pošte (Exchange Server), možete da dodate i druge naloge kao što su Outlook.com ili Gmail u isti profil u sistemu Outlook.

Na koji mi način pomažu statusi „pročitano“ i „nepročitano“?

Statusi "Pročitano" i "nepročitano" u programu Outlook vam pomažu tako što vam brzo pokazuju koje su poruke pročitane bar jednom, a koje nisu. Međutim, statusi poruka „pročitano“ i „nepročitano“ mogu se lako pokrenuti kliktanjem po poruci, tako da ne predstavljaju savršen zapis, već samo alatku.

Da biste brzo označili poruku kao pročitanu, pritisnite tastersku prečicu Ctrl+Q. Da biste je označili kao nepročitanu, pritisnite prečicu Ctrl+U.

Zašto status „pročitano/nepročitano“ nije dovoljan?

Neki ljudi pokušavaju da koriste statuse „pročitano“ i „nepročitano“ da bi ukazali na to da li je poruka nova ili referentna stavka. Međutim, stanje nepročitanog nije pouzdano zato što se poruke automatski označavaju kao pročitane čim izgubi fokus (kada izaberete neku drugu poruku), a drugi uređaji (na primer, telefoni) prečesto označavaju poruke kao pročitane. Ponovno čitanje poruka je neizbežno i ponovo ćete imati problem da shvatite šta treba da uradite. Korišćenje statusa „pročitano/nepročitano“ za razgraničavanje stavki u prijemnom poštanskom sandučetu koje predstavljaju „zadatke“ i onih koje još nisu obrađene neće funkcionisati ako dobijate veliki broj poruka od kojih neke nikada nećete ni pročitati zato što ćete po temi znati da nema potrebe da ih čitate. Daleko efikasniji plan za prijemno poštansko sanduče jeste da prođete kroz sve poruke i odlučite šta ćete raditi sa svakom od njih. Kad završite sa porukom, ona treba da napusti prijemno poštansko sanduče – ne da ostane „nepročitana“.

Zašto je potrebno da arhiviram poruke?

Postojanje centralnog spremišta za poruke predstavlja najbolju praksu zato što se na te poruke možete vratiti i kad završite sa njihovom „obradom“. Kad je broj fascikli u kojima tražite poruke ograničen (1-Referenca i 2-Lično), ne morate da brinete o tome da li ste pogrešno arhivirali poruku i neće biti potrebe da je kopirate u veći broj fascikli ako se poruka odnosi na više tema ili projekata.

To ne znači da ne postoji potreba za pretraživanjem svih poruka koje se odnose na određenu temu ili projekat. Outlook pruža bolje alatke – kao što su kategorije i fascikle za pretragu – tako da možete efikasno da pretražujete.

Zašto treba da imam samo jednu referentnu fasciklu?

Kada imate jednu fasciklu, ne morate da razmišljate o tome u kojoj se fascikli nalaze koje poruke i znate da je sve što se nalazi u toj fascikli nešto što ste već pogledali i odlučili da sačuvate.

Uz veći broj fascikli pri arhiviranju svake poruke morate da odlučite koju fasciklu da koristite. Ovo postaje još komplikovanije ako za svaku poruku postoji više odgovarajućih fascikli. Budući da, uz više izbora, jedan broj fascikli ostaje neiskorišćen, na ovaj način se stvara nered.

Iako može izgledati kao velika stvar ostaviti sve poruke u prijemnom poštanskom sandučetu, postoji skriveni trošak koji plaćate svaki put kada pogledate poruku i pitate se: "Da li je ovo nešto što moram da rešim ili je ovo samo ovde za referencu?" Pored toga, mir koji je stekao kada je prijemno sanduče popunjeno samo novim stvarima. Prijemno poštansko sanduče je mesto na koje druge osobe mogu da manipulišu; ono što stavite u referentnu fasciklu do vas strogo je na vama.

Zašto su mi potrebne različite fascikle za grupe kontakata?

• različitih stopa arhiviranja Trebalo bi da imate različite fascikle za različite grupe kontakata na osnovu teme i učestalosti automatskog arhiviranja. Na primer, ako ste u grupi kontakata za zajednički prevoz, poruke iz fascikle Zajednički prevoz trebalo bi da se brišu svakodnevno. Grupa kontakata koja pokriva temu u vezi sa poslom trebalo bi da se arhivira ređe, na primer na godišnjem nivou.

• Efikasno grupisanje razgovora    Kada imate zasebne fascikle za tematske grupe kontakata, cele razgovore vidite grupisane zajedno. Ako se ukaže potreba za tim, možete efikasno da pretražujete u okviru fascikle.

Zašto su mi potrebne zasebne fascikle za grupe kontakata i RSS?

Poruke koje se šalju velikim listama distribucije i RSS feedovima mogu lako da preopterete prijemno poštansko sanduče. Prema ovakvom protoku informacija ophodite se kao prema velikim novinama – tu verovatno ima korisnih i zanimljivih članaka, ali čitanje celih novina moglo bi da vam oduzme previše vremena. Neka vam pravila pomognu da čitate samo ono što vam je najzanimljivije i najvažnije.

Koje grupe kontakata bi trebalo da idu u fasciklu umesto u prijemno poštansko sanduče?

Dobri kandidati za pravilo za liste distribucije i fasciklu jesu sledeće liste distribucije:

• Koje dobijaju veliki broj poruka.

• Koje su usmerene na veliki broj osoba.

Poruke na nivou preduzeća sa važnim vestima (na primer od direktora) i poruke od IT sektora o neaktivnosti servera ne bi trebalo da idu u fasciklu. Poruke za grupu kontakata koje tek povremeno sadrže koristan ili zanimljiv sadržaj, bez obzira na učestalost, trebalo bi da imaju pravilo i fasciklu u koju idu.

Kako da podesim pravila za RSS?

Ako se pretplatite na nekoliko RSS feedova, ophodite se prema njima kao prema još jednoj listi distribucije. Premestite zanimljive RSS stavke (na osnovu ključnih reči) u prijemno poštansko sanduče; u suprotnom, omogućite da se automatski arhiviraju u fascikle za RSS.

Šta ako imam smernice za zadržavanje ili Exchange Server arhivu na mreži?

Umesto automatskog arhiviranja koristite rešenje organizacije i, kao i uvek, sledite smernice preduzeća. Ako smernice preduzeća zahtevaju da imate više fascikli za svaki tip stavki, držite se tih smernica.

Zašto treba koristiti pravila?

Kako vreme prolazi, verovatno ćete dobijati sve više poruka. Ne možete pročitati svaku poruku koju dobijete – niti bi trebalo da se trudite. Umesto toga jednostavno čitajte poruke koje su vam važne. Pravila će vam pomoći da postavite prioritet za važne poruke i smanjite obim nepotrebnog odvlačenja pažnje.

Koje datume navode zastavice?

Šta da radim sa zadacima i porukama obeleženim zastavicom u rokovniku koje datiraju od pre više godina?

Ako zadatke ili stavke obeležene zastavicom iz bilo kog razloga ne koristite aktivno, izaberite sve stavke, kliknite desnim tasterom miša i izaberite stavku „Izbriši“. Ova radnja će izbrisati stare zadatke i ukloniti zastavice iz obeleženih poruka i kontakata bez brisanja stavki.

Šta da radim sa neupotrebljenim kategorijama?

Izbrišite sve kategorije koje ne nameravate da koristite. Isti skup kategorija primenjuje se na sve stavke; ako koristite kategoriju za kontakte, sačuvajte je.

Koji je najbolji način za izbor boja?

Pri kreiranju kategorija u boji osmislite izbor boja. Na primer, nemojte odabrati istu boju kao @phone kao @email, već odaberite slične boje (na primer, nijanse zelene) za sve kategorije 1:1. Vremenom ćete moći da pogledate listu zadataka i samo po boji utvrdite da li na zadatku trenutno može da se radi. Na primer, ako je kategorija @Kuća ljubičasta, a vi ste na poslu, ne možete da obavljate zadatke koji su obojeni u ljubičasto.

Zašto treba da planiram vreme za sebe?

Planiranjem vremena za sebe u kalendaru informacije o zauzetosti će se ažurirati i manja je verovatnoća da će vas druge osobe uključiti u raspored tokom tog vremena. Ako vam je kalendar u velikoj meri popunjen obavezama, ovo je možda jedini način da odredite vreme namenjeno za završavanje posla.

Ovo vam takođe pomaže da stvorite sebi obavezu za obavljanje posla – ako postavite nešto u kalendar, trebalo bi da se posvetite tome da taj posao završite u određeno vreme. Ako neko napravi raspored koji se poklapa sa vašim vremenom za rad, obavezno promenite svoj raspored vremena. Nemojte varati sami sebe!

Kako da obradim 10.000 poruka u prijemnom poštanskom sandučetu?

Ako u prijemnom poštanskom sandučetu imate više od 20 stavki, obradite poruke od prethodne sedmice, a zatim izaberite preostale poruke i premestite ih u fasciklu 1-Referenca. Da, možete to da uradite, i osećaćete se sjajno.

Zašto dobijam tako mnogo poruka?

Ako osećate da ste pretrpani porukama, verovatno dobijate više poruka nego što možete da obradite i možda je potrebno da podesite malo stroža pravila. Pokušajte da analizirate odakle vam dolaze poruke tako što ćete ih rasporediti po kriterijumu Od, a zatim skupiti sva zaglavlja. Da li čitate poruke za grupu kontakata koje nema potrebe da čitate? Ako je tako, kreirajte pravilo. Ako promenite prikaz, ne zaboravite da se vratite na prethodni!

Imam 10 minuta: šta prvo treba da pročitam iz prijemnog poštanskog sandučeta?

Ako imate malo vremena, na primer između sastanaka, možete pročitati plave poruke – poruke koje se šalju direktno vama. Ove poruke obično čekaju na vaš sledeći korak i predstavljaju najvažnije poruke.

Koliko često treba da čitam poruke?

Za većinu nas čitanje poruka gotovo da predstavlja zavisnost. Posvetite 20 minuta ujutro pregledanju poruka, a zatim usmerite pažnju na izvršavanje dnevnog pregleda liste zadataka. Zatim nastavite sa dnevnim aktivnostima! Ograničavanje vremena za čitanje poruka jednom ujutro i jednom pred kraj radnog dana može značajno da poboljša vašu produktivnost. Pokušajte tako cele sedmice i videćete i sami.

Kako da upravljam komplikovanim zadacima?

Neki zadaci zahtevaju više prostora za planiranje. Za takve zadatke koristite OneNote. Na primer, ako planirate projekat koji sadrži više koraka, ugnežđene zadatke i tako dalje, OneNote je najprikladnija alatka.

Ako želite da zapamtite samo nekoliko srodnih zadataka, navedite ih u telu zadatka. Ako postoje poruke koje se odnose na zadatak, prevucite ih u zadatak.

Da li treba da čuvam lične i poslovne zadatke zajedno?

Ako je moguće, čuvajte lične i poslovne zadatke na jednom mestu. Zadržavanje jedne liste smanjuje broj mesta koja treba da tražite i šta treba da se uradi. Čak i ako već imate samo jednu listu, koristite kategorije da biste sortirali lične podatke od poslovnih zadataka i efikasno upravljali listom. Lični zadaci će biti uskladišteni na Exchange serveru preduzeća i mogu biti vidljivi IT sektoru, pa postavite samo odgovarajuće lične zadatke na listu.

Šta fali držanju zadataka u glavi?

Čuvanje zadataka u glavi ne funkcioniše. Oslobađanje je zavisi od Outlook od prekucanog mozga kako bi pratio vaše zadatke. Možete prestati da trošite moć mozga podsećajući sebe na zadatke ("U redu, ne zaboravi da pošalješ Jovanu poruku o predlošcima, pošalji Jovanu poruku o predlošcima...") i fokusirajte se na aktivnost koju trenutno obavljate.

Zašto treba čuvati zadatke u Outlook ?

Zašto lista zadataka u programu Outlook bolje funkcioniše od liste papira:

• Liste na papiru se ne mogu ažurirati automatski.

• Liste na papiru se ne mogu lako prerasporediti.

• Možete da koristite Outlook na vebu da biste prikazali listu zadataka sa bilo kog mesta.

• Outlook se integriše sa OneNote i Microsoft SharePoint Server i mobilnim uređajem.

• Liste na papiru se lako mogu zagubiti.

Napredni nivo: kako da kreiram fasciklu za pretragu e-poruka?

Možete imati jednostavan pristup skupu poruka na određenu temu vezanu za sastanak. Kreirajte kategoriju za sastanak, a zatim kreirajte fasciklu za pretragu sa sledećim kriterijumima: kategorija <ime> i nedovršeno i od određenog vremenskog perioda. Kako budete dobijali poruke na tu temu, označite ih kategorijom. Kada obavite sastanak, označite poruke o kojima ste diskutovali kao dovršene.

Vrh stranice

Knjige i drugi resursi

• Sistem „Obavljanje posla“ (Getting Things Done – GTD), dostupno kod preduzeća David Allen & Company

• Potpuna kontrola nad radnim vremenom pomoću programa Microsoft Outlook, napisao Majkl Linenberger

• Lifehacker Saveti i preuzimanja za obavljanje posla

• Kako radi Bil Gejts, magazin „Fortune 500“ na lokaciji CNNMoney.com

Vrh stranice