Základy databáz

Obsah tohto článku

• Čo je databáza?

• Súčasti accessovej databázy

Čo je databáza?

Databáza je nástroj na zhromažďovanie a usporiadanie informácií. Databázy môžu obsahovať informácie o používateľoch, produktoch, objednávkach alebo o čomkoľvek inom. Mnoho databáz sa začína ako zoznam v textovom procesore alebo tabuľkovom hárku. Pri rozširovaní zoznamu sa v údajoch objavujú nadbytočné a nekonzistentné položky. Údaje sa stávajú ťažko zrozumiteľné vo forme zoznamu a spôsoby vyhľadávania alebo sťahovanie podmnožín údajov na revíziu sú obmedzené. Keď sa tieto problémy začnú zobrazovať, je vhodné preniesť údaje do databázy vytvorenej systémom správy databáz (DBMS), ako je napríklad Access.

Počítačová databáza je kontajner objektov. Jedna databáza môže obsahovať viacero tabuliek. Napríklad systém sledovania zásob s tromi tabuľkami nie sú tri databázy, ale jedna databáza, ktorá obsahuje tri tabuľky. Ak Access databáza nebola špeciálne navrhnutá na používanie údajov alebo kódu z iného zdroja, uchováva jej tabuľky v jednom súbore spolu s inými objektmi, ako sú napríklad formuláre, zostavy, makrá a moduly. Databázy vytvorené vo formáte Access 2007-2016 (ktoré používajú aj Access pre Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 a Access 2019 ) majú príponu súboru .accdb a databázy vytvorené v starších formátoch Access majú príponu súboru .mdb.

Pomocou Access môžete:

• Pridať nové údaje do databázy, ako je napríklad nová položka v zásobách

• Upraviť existujúce údaje v databáze, ako je napríklad zmena aktuálneho umiestnenia položky

• Odstrániť informácie napríklad po predaní alebo vyradení položky

• Usporiadať a zobraziť údaje rôznymi spôsobmi

• Zdieľať údaje s ostatnými používateľmi prostredníctvom zostáv, e-mailových správ, na intranete alebo internete

Časti databázy Access

Nasledujúce časti sú krátke popisy častí typickej Access databázy.

Tabuľky

Tabuľka databázy má podobný vzhľad ako tabuľkový hárok v tom, že údaje sú uložené v riadkoch a stĺpcoch. V dôsledku toho je importovanie tabuľkového hárka do tabuľky v databáze zvyčajne jednoduché. Hlavný rozdiel medzi ukladaním údajov v tabuľkovom hárku a v databáze je v spôsobe usporiadania údajov.

Na dosiahnutie najväčšej flexibility v databáze musia byť údaje usporiadané do tabuliek tak, aby sa neobjavovali nadbytočné položky. Ak napríklad ukladáte informácie o zamestnancoch, každý zamestnanec by sa mal iba raz zadať do tabuľky, ktorá je nastavená iba na údaje o zamestnancoch. Údaje o produktoch sa uložia do vlastnej tabuľky a údaje o pobočkách tiež do ďalšej tabuľky. Tento proces sa nazýva normalizácia.

Každý riadok v tabuľke sa označuje ako záznam. Záznamy sa nachádzajú tam, kde sa ukladajú jednotlivé informácie. Každý záznam sa skladá z jedného alebo viacerých polí. Polia zodpovedajú stĺpcom v tabuľke. Môžete mať napríklad tabuľku s názvom Zamestnanci, kde každý záznam (riadok) obsahuje informácie o inom zamestnancovi a každé pole (stĺpec) obsahuje iný typ informácií, ako napríklad meno, priezvisko, adresa atď. Polia musia byť označené ako určitý typ údajov, či je to text, dátum alebo čas, číslo, prípadne iný typ údajov.

Ďalším spôsobom popisu záznamov a polí je vizualizácia katalógu kariet v starom štýle knižnice. Každá karta v kabinete zodpovedá záznamu v databáze. Každá informácia na jednotlivých kartách (autor, názov atď.) zodpovedá poľu v databáze.

Ďalšie informácie o tabuľkách nájdete v článku Úvodné informácie o tabuľkách.

Formuláre

Formuláre vám umožňujú vytvoriť používateľské rozhranie, v ktorom môžete zadať a upraviť údaje. Formuláre často obsahujú príkazové tlačidlá a ďalšie ovládacie prvky, ktoré vykonávajú rôzne úlohy. Databázu môžete vytvoriť aj bez formulárov jednoduchou úpravou údajov v údajových hárkoch tabuľky. Väčšina používateľov databáz však radšej používa formuláre na zobrazenie, zadávanie a úpravy údajov v tabuľkách.

Môžete naprogramovať príkazové tlačidlá a určiť, ktoré údaje sa zobrazia vo formulári, otvoriť iné formuláre alebo zostavy a vykonať množstvo iných úloh. Môžete mať napríklad formulár s názvom Formulár zákazníka, v ktorom pracujete s údajmi o zákazníkovi. Formulár zákazníka bude mať pravdepodobne tlačidlo, ktorým sa otvorí formulár objednávky, kde môžete zadať novú objednávku tohto zákazníka.

Formuláre tiež umožňujú ovládať spôsob interakcie ostatných používateľov s údajmi v databáze. Môžete napríklad vytvoriť formulár, v ktorom sa zobrazujú len určité polia a možno v ňom vykonať len niektoré operácie. Zvýši sa tým ochrana údajov a zabezpečí ich správne zadávanie.

Ďalšie informácie o formulároch nájdete v článku Úvodné informácie o formulároch.

Zostavy

zostavy sa používajú na formátovanie, sumarizáciu a prezentovanie údajov. Zostava zvyčajne odpovedá na konkrétnu otázku, napríklad "Koľko peňazí sme tento rok dostali od každého zákazníka?" alebo "V ktorých mestách sa naši zákazníci nachádzajú?" Každú zostavu možno naformátovať tak, aby sa informácie prezentovali čo najčítateľnejším spôsobom.

Zostavu môžete spustiť kedykoľvek a bude vždy odrážať aktuálne údaje v databáze. Zostavy sa všeobecne formátujú na tlač, ale možno ich tiež zobraziť na obrazovke, exportovať do iného programu alebo odoslať ako prílohu e-mailovej správy.

Ďalšie informácie o zostavách nájdete v článku Úvodné informácie o zostavách v Accesse.

Dotazy

Dotazy môžu v databáze vykonávať množstvo rôznych funkcií. Najbežnejšia funkcia dotazov je načítanie konkrétnych údajov z tabuľky. Údaje, ktoré chcete zobraziť, sú zvyčajne roztrúsené v rôznych tabuľkách, a dotazy umožňujú ich zobrazenie v jednom údajovom hárku. Zvyčajne nechcete zobraziť všetky záznamy naraz a dotazy vám umožňujú pridať kritériá na „filtrovanie“ údajov na iba požadované záznamy.

Niektoré dotazy sa dajú aktualizovať, čo znamená, že môžete upraviť údaje v príslušných tabuľkách cez údajový hárok dotazu. Pri práci s aktualizovateľným dotazom nezabudnite, že zmeny sa vykonajú aj v tabuľkách, nielen v údajovom hárku dotazu.

Existujú dva základné typy dotazov: výberové dotazy a akčné dotazy. Výberový dotaz jednoducho načítava údaje a dáva ich k dispozícii na použitie. Výsledky dotazu môžete zobraziť na obrazovke, vytlačiť alebo skopírovať do schránky. Prípadne môžete použiť výstup dotazu ako zdroj záznamov pre formulár alebo zostavu.

Akčný dotaz, ako už naznačuje jeho názov, vykonáva s údajmi úlohy. Akčné dotazy možno použiť na vytvorenie nových tabuliek, pridanie údajov do existujúcich tabuliek, aktualizovanie údajov alebo odstránenie údajov.

Ďalšie informácie o dotazoch nájdete v článku Úvodné informácie o dotazoch.

Makrá

makrá v Access možno považovať za zjednodušený programovací jazyk, ktorý môžete použiť na pridanie funkcií do databázy. Môžete napríklad pripojiť makro k tlačidlu príkazu vo formulári tak, aby sa makro spustilo pri každom kliknutí na tlačidlo. Makrá obsahujú akcie, ktoré vykonávajú úlohy, ako je napríklad otvorenie zostavy, spustenie dotazu alebo zatvorenie databázy. Väčšinu operácií v databáze, ktoré vykonávate manuálne, môžete zautomatizovať pomocou makier a ušetriť tak veľa času.

Ďalšie informácie o makrách nájdete v článku Úvodné informácie o programovaní v Accesse.

Moduly

Moduly sú podobne ako makrá objekty, ktoré môžete použiť na pridanie funkcií do databázy. Keďže makrá vytvárate v Access výberom zo zoznamu akcií makier, moduly sa píšu v programovacom jazyku Visual Basic for Applications (VBA). Modul je kolekcia deklarácií, výrazov a postupov, ktoré sú uložené spolu ako jeden celok. Poznáme dva druhy modulov: modul triedy a štandardný modul. Moduly tried sú priložené k formulárom alebo zostavám a zvyčajne obsahujú postupy, ktoré sú špecifické pre formuláre alebo zostavy, ku ktorým sú priložené. Štandardné moduly obsahujú všeobecné postupy, ktoré nie sú priradené k žiadnemu inému objektu. Štandardné moduly sú uvedené v časti Moduly na navigačnej table, ale moduly triedy tam nie sú.

Ďalšie informácie o moduloch nájdete v článku Úvodné informácie o programovaní v Accesse.

Na začiatok stránky