Úvodné informácie o dotazoch

• Dotazy vám pomôžu vyhľadať údaje a pracovať s údajmi

• Vytvorenie výberového dotazu

• Vytvorenie parametrického dotazu

• Vytvorenie dotazu na súčty

• Vytvorenie krížového dotazu

• Vytvorenie vytváracieho dotazu

• Vytvorenie pripájacieho dotazu

• Vytvorenie aktualizačného dotazu

• Vytvorenie odstraňovacieho dotazu

Dotazy vám pomôžu vyhľadať údaje a pracovať s údajmi

V správne navrhnutej databáze sa údaje, ktoré chcete prezentovať pomocou formulára alebo zostavy, zvyčajne nachádzajú vo viacerých rôznych tabuľkách. Dotaz môže vyžiadať informácie z rôznych tabuliek a zostaviť ich na zobrazenie vo formulári alebo zostave. Dotaz môže byť buď žiadosťou o výsledky údajov z databázy, pre akciu s údajmi, alebo pre obe možnosti. Dotaz vám môže poskytnúť odpoveď na jednoduchú otázku, vykonávať výpočty, kombinovať údaje z rôznych tabuliek, pridávať, meniť alebo odstraňovať údaje z databázy. Keďže dotazy sú tak univerzálne, existuje mnoho typov dotazov a na základe úlohy by ste vytvorili typ dotazu.

Vytvorenie dotazu Select

Ak chcete skontrolovať údaje iba z určitých polí v tabuľke alebo skontrolovať údaje z viacerých tabuliek súčasne alebo len zobraziť údaje na základe určitých kritérií, môžete vybrať typ dotazu Select. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu.

Vytvorenie parametrického dotazu

Ak často chcete spúšťať variácie konkrétneho dotazu, zvážte použitie parametrických dotazov. Keď spustíte parametrický dotaz, dotaz zobrazí výzvu na zadanie hodnôt polí a potom použije zadané hodnoty na vytvorenie kritérií pre dotaz.

Pokračovanie z predchádzajúceho príkladu, kde ste sa naučili vytvoriť výberový dotaz, ktorý vráti objednávky pre zákazníkov v Las Vegas, môžete upraviť výberový dotaz a zobraziť výzvu na zadanie mesta pri každom spustení dotazu. Ak si to chcete vyskúšať, otvorte databázu, ktorú ste vytvorili v predchádzajúcom príklade:

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz s názvom Objednávky podľa mesta (ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti) a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .

2. V mriežke návrhu dotazu v riadku Kritériá v stĺpci Mesto odstráňte Las Vegas a potom zadajte [Pre ktoré mesto?].

   Reťazec [Pre ktoré mesto?] je výzva na zadanie parametra. Hranaté zátvorky označujú, že chcete, aby dotaz žiadal vstup, a text (v tomto prípade Pre ktoré mesto?) je otázka, ktorá sa zobrazí v výzve na zadanie parametra.

   Poznámka: Ani bodka (.) ani výkričník (!) nie je možné použiť ako text v výzve na zadanie parametra.

3. Začiarknite políčko v riadku Zobraziť stĺpec Mesto, aby sa vo výsledkoch dotazu zobrazili mesto.

4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť. V dotaze sa zobrazí výzva na zadanie hodnoty pre mesto.

5. Zadajte new york a potom stlačením klávesu ENTER zobrazte objednávky zákazníkov v New Yorku.

   Čo ak neviete, aké hodnoty môžete zadať? Ako súčasť výzvy môžete použiť zástupné znaky:

6. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

7. V mriežke návrhu dotazu zadajte do riadka Kritériá stĺpca Mesto názov Like [Pre ktoré mesto?] &"*".

   V tejto výzve parametra kľúčové slovo Like , znak ampersand (&) a hviezdička (*) uzavreté v úvodzovkách umožňujú používateľovi zadať kombináciu znakov vrátane zástupných znakov, aby vrátil rôzne výsledky. Ak napríklad používateľ zadá *, dotaz vráti všetky mestá. ak používateľ zadá písmeno L, dotaz vráti všetky mestá, ktoré sa začínajú písmenom L; a ak používateľ zadá *s*, dotaz vráti všetky mestá, ktoré obsahujú písmeno "s".

8. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť a do výzvy dotazu zadajte príkaz Nový a stlačte kláves ENTER.

   Spustí sa dotaz a potom sa zobrazia objednávky zákazníkov v New Yorku.

Vytvorenie dotazu na súčty

Riadok súčtu v údajovom hárku je veľmi užitočný, ale v prípade zložitejších otázok používate dotaz na súčty. Dotaz na súčty je výberový dotaz, ktorý umožňuje zoskupovať a sumarizovať údaje, napríklad vtedy, keď chcete zobraziť celkový predaj na produkt. V dotaze na súčty môžete použiť funkciu Sum (agregačnú funkciu) na zobrazenie celkového predaja na produkt.

Nasledujúci postup použite na úpravu dotazu Medzisúčty produktov, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcom príklade tak, aby sumarizoval medzisúčty produktov podľa produktu.

1. Na karte Domov kliknite na položku Zobraziť > návrhové zobrazenie.

   Dotaz Medzisúčty produktov sa otvorí v návrhovom zobrazení.

2. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť alebo skryť na položku Súčty.

   Riadok súčtov sa zobrazí v mriežke návrhu dotazu.

• Môžete zoskupiť podľa hodnôt polí pomocou riadka Súčty v mriežke návrhu.

• K výsledkom dotazu na súčty môžete pridať riadok súčtu údajového hárka.

• Keď použijete riadok súčtov v mriežke návrhu, musíte vybrať agregačnú funkciu pre každé pole. Ak nechcete vykonať výpočet v poli, môžete ho zoskupiť podľa poľa.

• V druhom stĺpci mriežky návrhu v riadku súčtu vyberte v rozbaľovacom zozname položku Súčet .

• Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť. Spustí sa dotaz a potom sa zobrazí zoznam produktov s medzisúčtami.

• Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz. Ponechajte dotaz otvorený.

Ďalšie informácie nájdete v téme Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku pomocou riadka súčtov.

Na začiatok stránky

Zobrazenie súhrnných alebo agregovaných údajov

Ak na zaznamenávanie transakcií alebo ukladanie pravidelne sa vyskytujúcich číselných údajov používate tabuľky, je užitočné skontrolovať tieto údaje v agregáte, ako sú napríklad súčty alebo priemery. V Accesse môžete pridať riadok súčtov do údajový hárok. Riadok súčtu je riadok v dolnej časti údajového hárka, ktorý môže zobraziť medzisúčet alebo inú agregovanú hodnotu.

1. Spustite dotaz Medzisúčty produktov, ktorý ste predtým vytvorili, a ponechajte výsledky otvorené v údajové zobrazenie.

2. Na karte Domov kliknite na položku Súčty. V dolnej časti údajového hárka sa zobrazí nový riadok so slovom Súčet v prvom stĺpci.

3. Kliknite na bunku v poslednom riadku údajového hárka s názvom Súčet.

4. Kliknutím na šípku zobrazíte dostupné agregačné funkcie. Keďže stĺpec obsahuje textové údaje, existujú len dve možnosti: Žiadne a Počet.

5. Vyberte položku Počet. Obsah bunky sa zmení zo súčtu na počet hodnôt stĺpcov.

6. Kliknite na susediacu bunku (druhý stĺpec). Všimnite si, že v bunke sa zobrazí šípka.

7. Kliknite na šípku a potom na položku Súčet. V poli sa zobrazí súčet hodnôt stĺpca.

8. Ponechajte dotaz otvorený v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Vytvorenie krížového dotazu

Predpokladajme, že chcete skontrolovať medzisúčty produktov, ale chcete tiež agregovať podľa mesiaca, aby každý riadok zobrazoval medzisúčty pre produkt a každý stĺpec zobrazuje medzisúčty produktov za mesiac. Ak chcete zobraziť medzisúčty pre produkt a zobraziť medzisúčty produktov za mesiac, použite krížový dotaz.

Dotaz Medzisúčty produktov môžete znova upraviť tak, aby dotaz vrátil riadky medzisúčtov produktov a stĺpcov mesačných medzisúčtov.

1. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

2. V skupine Nastavenie dotazu kliknite na položku Pridať tabuľky.

3. Dvakrát kliknite na položku Objednávky a potom na tlačidlo Zavrieť.

4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Krížová tabuľka. V mriežke návrhu je riadok Zobraziť skrytý a zobrazí sa riadok Krížová tabuľka .

5. V treťom stĺpci mriežky návrhu kliknite pravým tlačidlom myši na riadok Pole a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Lupa . Otvorí sa okno Lupa .

6. Do poľa Lupa zadajte alebo prilepte nasledujúci text: Mesiac: "Mesiac" & DatePart("m"; [Dátum objednávky])

7. Kliknite na tlačidlo OK.

8. V riadku Krížová tabuľka vyberte z rozbaľovacieho zoznamu nasledujúce hodnoty: Záhlavie riadka pre prvý stĺpec, hodnota druhého stĺpca a záhlavie stĺpca pre tretí stĺpec.

9. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť. Spustí sa dotaz a potom sa zobrazia medzisúčty produktov agregované podľa mesiacov.

10. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte dotaz.

    Ďalšie informácie o krížových dotazoch nájdete v téme Zjednodušenie čítania súhrnných údajov pomocou krížového dotazu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vytváracieho dotazu

Vytvárací dotaz môžete použiť na vytvorenie novej tabuľky z údajov uložených v iných tabuľkách.

Predpokladajme napríklad, že chcete odoslať údaje pre objednávky Chicago obchodnému partnerovi z Chicaga, ktorý na prípravu zostáv používa Access. Namiesto odosielania všetkých údajov o objednávkach chcete obmedziť údaje, ktoré odosielate na údaje špecifické pre objednávky Chicago.

Môžete vytvoriť dotaz Select, ktorý obsahuje údaje objednávky Chicago, a potom pomocou výberového dotazu vytvoriť novú tabuľku pomocou nasledujúceho postupu:

1. Otvorte vzorový databázu z predchádzajúceho príkladu.

   Ak chcete spustiť vytvárací dotaz, pravdepodobne bude potrebné povoliť obsah databázy.

   Poznámka: Ak sa pod pásom s nástrojmi zobrazí hlásenie o povolení databázy, kliknite na položku Povoliť obsah.Ak sa databáza už nachádza v dôveryhodnom umiestnení, panel hlásení sa nezobrazí.

2. Na karte Vytvoriť v skupine Dotaz kliknite na položku Návrh dotazu.

3. Dvakrát kliknite na položky Podrobnosti objednávky a Objednávky.

4. V tabuľke Objednávky dvakrát kliknite na položky ID zákazníka a Mesto odoslania a pridajte tieto polia do mriežky návrhu.

5. V tabuľke Podrobnosti objednávky dvakrát kliknite na položku ID objednávky, ID produktu, Množstvo, Jednotková cena a Zľava a pridajte tieto polia do mriežky návrhu.

6. V stĺpci Ship City (Mesto odoslania ) mriežky návrhu zrušte začiarknutie políčka v riadku Zobraziť . Do riadka Kritériá zadajte "Chicago" (zahrňte jednoduché úvodzovky). Pred použitím výsledkov dotazu na vytvorenie tabuľky overte ich výsledky.

7. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

8. Stlačením kombinácie klávesov Ctrl + S uložte dotaz.

9. Do poľa Názov dotazu zadajte dotaz Chicago Orders a potom kliknite na tlačidlo OK.

10. Na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobrazenie a potom na položku Návrhové zobrazenie.

11. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Vytvoriť tabuľku.

12. V dialógovom okne Vytvorenie tabuľky zadajte do poľa Názov tabuľky výraz Chicago Orders a potom kliknite na tlačidlo OK.

13. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

14. V potvrdzovacom dialógovom okne kliknite na tlačidlo Áno a zobrazte novú tabuľku zobrazenú na navigačnej table.

    Poznámka: Ak už existuje tabuľka s rovnakým názvom, ktorý ste zadali, Access pred spustením dotazu odstráni túto tabuľku.

Ďalšie informácie o používaní dotazov Make Table nájdete v téme Vytvorenie dotazu Make Table.

Na začiatok stránky

Vytvorenie pripájacieho dotazu

Pomocou pripájacieho dotazu môžete načítať údaje z jednej alebo viacerých tabuliek a pridať tieto údaje do inej tabuľky.

Predpokladajme napríklad, že ste vytvorili tabuľku na zdieľanie s obchodným partnerom z Chicaga, ale uvedomíte si, že tento partner pracuje aj s klientmi v oblasti Milwaukee. Pred zdieľajte tabuľku so svojím spolupracovníkom a chcete do tabuľky pridať riadky, ktoré obsahujú údaje oblasti Milwaukee. Údaje oblasti Milwaukee môžete pridať do tabuľky Chicago Orders pomocou nasledujúceho postupu:

1. Otvorte dotaz s názvom Chicago Orders Query, ktorý ste predtým vytvorili v návrhovom zobrazení.

2. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Pripojiť. Otvorí sa dialógové okno Pripojiť .

3. V dialógovom okne Pripojiť kliknite na šípku v poli Názov tabuľky , v rozbaľovacom zozname vyberte položku Chicago Orders a potom kliknite na tlačidlo OK.

4. V mriežke návrhu v riadku Kritériá stĺpca Ship City (Mesto odoslania) odstráňte položku Chicago a potom zadajte názov Milwaukee.

5. V riadku Pripojiť k vyberte príslušné pole pre každý stĺpec.

   V tomto príklade by sa hodnoty riadka Pripojiť k mali zhodovať s hodnotami riadkov Poľa , ale to sa nevyžaduje na fungovanie pripájacích dotazov.

6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

Ďalšie informácie o pripájacích dotazoch nájdete v téme Pridanie záznamov do tabuľky pomocou pripájacieho dotazu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie aktualizačného dotazu

Aktualizačný dotaz môžete použiť na zmenu údajov v tabuľkách a pomocou aktualizačného dotazu môžete zadať kritériá na určenie riadkov, ktoré sa majú aktualizovať. Aktualizačný dotaz vám poskytuje možnosť skontrolovať aktualizované údaje pred vykonaním aktualizácie.

V predchádzajúcom príklade ste pripojili riadky k tabuľke Chicago Orders. V tabuľke Chicago Orders sa v poli ID produktu zobrazuje číselné ID produktu. Ak chcete, aby boli údaje v zostavách užitočnejšie, id produktov môžete nahradiť názvami produktov pomocou nasledujúceho postupu:

1. Otvorte tabuľku Chicago Orders v návrhovom zobrazení.

2. V riadku ID produktu zmeňte typ údajov z čísel na text.

3. Uložte a zavrite tabuľku Chicago Orders.

4. Na karte Vytvoriť v skupine Dotaz kliknite na položku Návrh dotazu.

5. Dvakrát kliknite na položku Objednávky a produkty Chicaga.

6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Aktualizovať.

7. V mriežke návrhu riadky Zoradiť a Zobraziť zmiznú a zobrazí sa riadok Aktualizovať do .

8. V tabuľke Chicago Orders dvakrát kliknite na položku ID produktu a pridajte toto pole do mriežky návrhu.

9. V mriežke návrhu v riadku Aktualizovať do stĺpca ID produktu zadajte alebo prilepte nasledovné: [Produkty].[ Názov produktu]

   Tip: Aktualizačný dotaz môžete použiť na odstránenie hodnôt polí pomocou prázdneho reťazca ("") alebo hodnoty NULL v riadku Aktualizovať do .

10. Do riadka Kritériá zadajte alebo prilepte nasledovné: [ID produktu] Like ([Produkty].[ ID])

11. Pomocou aktualizačného dotazu môžete skontrolovať, ktoré hodnoty sa zmenia zobrazením dotazu v údajovom zobrazení.

12. Na karte Návrh kliknite na položku Zobraziť > údajovom zobrazení. Dotaz vráti zoznam ID produktov, ktoré sa aktualizujú.

13. Na karte Návrh dotazu kliknite na položku Spustiť.

    Keď otvoríte tabuľku Objednávky v Chicagu, uvidíte, že číselné hodnoty v poli ID produktu boli nahradené názvami produktov z tabuľky Produkty.

Ďalšie informácie o aktualizačných dotazoch nájdete v téme Vytvorenie a spustenie aktualizačného dotazu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie odstraňovacieho dotazu

Odstraňovací dotaz môžete použiť na odstránenie údajov z tabuliek a pomocou odstraňovacieho dotazu môžete zadať kritériá na určenie riadkov, ktoré sa majú odstrániť. Odstraňovací dotaz vám poskytuje možnosť skontrolovať riadky, ktoré budú odstránené pred vykonaním odstránenia.

Povedzme napríklad, že keď ste sa pripravovali na odoslanie tabuľky Chicago Orders z predchádzajúceho príkladu obchodnému partnerovi v Chicagu, všimnite si, že niektoré riadky obsahujú niekoľko prázdnych polí. Tieto riadky ste sa rozhodli odstrániť ešte pred odoslaním tabuľky. Tabuľku môžete otvoriť a odstrániť riadky manuálne, ale ak chcete odstrániť veľa riadkov a máte jasné kritériá, ktoré riadky sa majú odstrániť, môže byť pre vás užitočné použiť odstraňovací dotaz.

Pomocou dotazu môžete odstrániť riadky v tabuľke Chicago Orders, ktoré nemajú hodnotu pre ID objednávky, pomocou nasledujúceho postupu:

1. Na karte Vytvoriť kliknite na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na položku Objednávky Chicago.

3. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Odstrániť. V mriežke návrhu riadky Zoradiť a Zobraziť zmiznú a zobrazí sa riadok Odstrániť .

4. V tabuľke Chicago Orders dvakrát kliknite na položku ID objednávky a pridajte ju do mriežky.

5. V mriežke návrhu v riadku Kritériá stĺpca ID objednávky zadajte hodnotu Is Null.

6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť.

Ďalšie informácie o odstraňovaní dotazov nájdete v téme Vytvorenie a spustenie odstraňovacieho dotazu.

Na začiatok stránky