Začíname pracovať so skupinami Microsoft 365 v Outlooku

Konverzácie v službe Microsoft 365 Skupiny v Outlook prebiehajú v zdieľanom priečinku doručenej pošty skupiny. Používatelia môžu čítať správy a odpovedať na ne a členovia môžu jednoducho prehľadávať históriu správ alebo sa posúvať späť, aby sa dostali do popredia v tom, o čom sa už diskutovalo. Zdieľaný priečinok doručenej pošty vyzerá veľmi podobne ako osobný priečinok doručenej pošty, ktorý Outlook používatelia poznajú. Každá konverzácia sa zobrazí samostatne v zozname správ na ľavej strane a kliknutím na jednu konverzáciu sa otvorí na table na čítanie. Ak používateľ označí správu alebo konverzáciu ako prečítanú, nemá vplyv na to, ako sa správy zobrazujú ostatným členom skupiny, takže sa nemusíte obávať, že ostatní členovia môžu zmeškať dôležitú správu.

Skupinu ste už vytvorili, a tak môžete začať novú konverzáciu. Ak chcete uverejniť novú správu, otvorte zdieľaný priečinok doručenej pošty skupiny a kliknite na položku Nová konverzácia na páse s nástrojmi. Môžete tiež jednoducho odoslať e-mail na alias skupiny. Všetci členovia skupiny si budú môcť prečítať novú správu, ktorú ste uverejnili, a všetci členovia, ktorí skupinu nasledujú, dostanú kópiu vašej správy do svojho osobného priečinka doručenej pošty.

Ďalšie činnosti:

• Ak chcete použiť Outlook na webe pozrite si tému Odoslanie e-mailu skupine v Outlooku

Každá skupina v Microsoft 365 získa knižnicu zdieľaných súborov, kde môžete ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách alebo prakticky akomkoľvek druhu súboru.

Prístup ku knižnici súborov získate tak, že prejdete do skupiny v Outlook (na ľavej navigačnej table) a na páse s nástrojmi kliknete na položku Súbory . Knižnica súborov sa otvorí v prehliadači, kde môžete vytvárať nové súbory, nahrávať súbory z počítača a vykonávať všetky ostatné akcie, ktoré vám umožňuje knižnica dokumentov SharePointu. Keď budete uvažovať, aký typ súborov bude užitočné so skupinou zdieľať, nemusíte uvažovať iba o súboroch balíka Microsoft Office. Môžete tiež zdieľať PDF súbory, fotografie alebo ľubovoľný iný typ súboru, ktorý bude pre skupinu prospešný.

Ak chcete určitý súbor stiahnuť alebo odstrániť, stačí ho vybrať a príslušné možnosti sa zobrazia na paneli s nástrojmi v hornej časti.

Ďalšie činnosti:

• Ďalšie informácie o práci so súbormi v skupine nájdete v téme Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.

Každá skupina v Microsoft 365 získa svoj vlastný zdieľaný OneNote poznámkový blok, kde môže zhromažďovať nápady, spolupracovať a ukladať zdroje informácií.

Prejdite do skupiny v Outlook tak, že ju nájdete na ľavej navigačnej table alebo vOutlook na webe prechodom na dlaždicu Ľudia. Potom kliknutím na položku Poznámkový blok na páse s nástrojmi otvorte zdieľaný poznámkový blok skupiny.

Pri prvom otvorení zdieľaného poznámkového bloku skupiny sa tento poznámkový blok otvorí v prehliadači v OneNote pre web. Tam môžete vykonávať úpravy alebo ak máte OneNote 2016 a chcete ich použiť, stačí na páse s nástrojmi kliknúť na položku Upraviť vo OneNote . Po otvorení vo OneNote sa poznámkový blok zosynchronizuje so zoznamom otvorených poznámkových blokov a budete k nemu mať prístup priamo z OneNotu bez toho, aby ste museli najprv prejsť do skupiny.

Skúste prejsť na onenotový poznámkový blok svojej skupiny a popremýšľať, ako by skupina mohla využiť zhromažďovanie nápadov a spoluprácu. Môžete mať napríklad sekciu, ktorú používate na zhromažďovanie webového obsahu a pridávanie komentárov k jeho obsahu, ktorý je relevantný pre váš tím.

Ďalšie činnosti:

• Ak chcete začať pracovať s OneNotom, pozrite si základné úlohy vo OneNote vo Windowse.

Je pravdepodobné, že vaša skupina obsahuje udalosti, schôdze, medzníky alebo iné položky, na spracovanie ktorých je vhodné použiť zdieľaný kalendár. Každá skupina v Microsoft 365 má zdieľaný kalendár, ktorý môžu vidieť všetci členovia a prispievať do nich.

Práca s kalendárom skupiny sa v ničom nelíši od práce s osobným kalendárom. Po výbere tlačidla kalendára na navigačnej table sa zobrazí váš osobný kalendár spolu so zdieľanými kalendármi všetkých skupín, ktorých ste členom. K dispozícii je možnosť začiarknuť políčka vedľa jednotlivých kalendárov, ktoré chcete zobraziť, a zobraziť ich vedľa seba alebo s prekrytím.

Pridanie položky do zdieľaného kalendára funguje rovnako ako v osobnom kalendári. Každá schôdza, ktorú pridáte do zdieľaného kalendára, pozve na túto udalosť aj ostatných členov skupiny, aby ju mohli mať vo vlastných kalendároch. Plánované činnosti pridané do zdieľaného kalendára skupiny sa nezobrazujú v osobných kalendároch ostatných členov.

Teraz, keď máte zdieľaný kalendár, skúste pridať všetky nadchádzajúce schôdze alebo udalosti, na ktoré sa môže skupina zúčastňovať.

Ďalšie činnosti:

• Ďalšie informácie o používaní zdieľaného kalendára skupiny nájdete v téme Používanie kalendára skupiny v Outlooku na plánovanie a úpravu udalostí.

Vaša skupina je teda pripravená na používanie. Aké môžu byť ďalšie kroky?

• Microsoft Planner umožňuje priraďovať kolegom v skupine úlohy a spravovať ich. Ďalšie informácie získate v Pomocníkovi pre Planner.

• K dispozícii je možnosť pozvať hostí, ktorí nie sú členmi organizácie, aby sa pripojili ku skupine a spolupracovali v nej. Pozrite si hosťovský prístup v skupinách v Microsoft 365.

• Migrujte existujúce distribučné zoznamy do skupín v Microsoft 365. Informácie nájdete v téme Prečo je v Outlooku potrebné inovovať distribučné zoznamy na skupiny.

• Pridajte do svojej skupiny Microsoft Team na trvalú konverzáciu. Informácie nájdete v téme Stručný návod pre Microsoft Teams.