Ak váš tím používa na vykonanie úloh distribučné zoznamy, zdieľanie súborov a spoločné zapisovanie poznámok, Skupiny v Microsoft 365 v Outlook. Skupiny v Microsoft 365 je účinná a produktívna platforma, ktorá spája konverzácie a kalendár z programu Outlook, súbory z programu SharePoint, úlohy z programu Planner a zdieľané poznámkové bloky z programu OneNote do jedného spoločného priestoru na spoluprácu vášho tímu.
Keď sledujete skupinu, všetky e-mailové správy a pozvánky na schôdze sa odošlú priamo do priečinka doručenej pošty. Uložia sa však aj do priečinka skupiny. Preto sa nemusíte obávať, že omylom niečo odstránite alebo vytvoríte pravidlo na premiestnenie pošty z priečinka doručenej pošty do súkromného priečinka. Odstráňte ju z priečinka doručenej pošty po prečítaní a viete, že stále existuje kópia bezpečne uložená vo vašom vyhľadávateľnom priečinku skupiny; V skutočnosti sú všetky správy od začiatku skupiny uložené v priečinku skupiny. Dokonca aj vtedy, ak ste neboli členom na začiatku, po pripojení sa zobrazí celá história.
Tip: Ak ste ešte nezačali s Skupiny v Microsoft 365 možno si chcete najprv prečítať čítanie Začíname s Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku.
Tipy na maximum z Skupiny v Microsoft 365 v Outlook
-
Použite skupinu ako distribučný zoznam. Nové e-mailové správy a žiadosti o schôdzu budú doručené do vášho priečinka doručenej pošty a čokoľvek, čo odošlete skupine, bude doručené každému členovi skupiny, rovnako ako pri použití distribučného zoznamu. Fungovať bude ľubovoľná verzia Outlook alebo Outlook na webe. Ak chcete začať komunikovať, jednoducho v e-mailovej správe do riadka Komu napíšte e-mailovú adresu skupiny.
Poznámka: Keď vytvoríte skupinu, začiarknite políčko Odoslať všetky skupinové konverzácie , aby všetci členovia dostávali kópie skupinových e-mailov do svojho priečinka doručenej pošty.
-
Pre rýchly prístup k skupine ju pridajte medzi obľúbené položky. V Outlook sa skupiny, ktorých ste vlastníkom alebo ktorých ste členom, zobrazia v dolnej časti navigačnej tably. Ak chcete mať k skupine jednoduchý prístup a presunúť ju do hornej časti navigačnej tably, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a vyberte položku Pridať medzi obľúbené položky.
Pridanie medzi obľúbené položky vám tiež umožní prístup k obsahu v režime offline.
-
Nie je potrebné premiestňovať správy do súkromného priečinka Keď sledujete skupinu, všetky e-mailové správy a pozvánky na schôdze sa odošlú priamo do priečinka doručenej pošty. Uložia sa však aj do priečinka skupiny. Preto sa nemusíte obávať, že omylom niečo odstránite alebo vytvoríte pravidlo na premiestnenie pošty z priečinka doručenej pošty do súkromného priečinka. Odstráňte ju z priečinka doručenej pošty po prečítaní a viete, že stále existuje kópia bezpečne uložená vo vašom vyhľadávateľnom priečinku skupiny; V skutočnosti sú všetky správy od začiatku skupiny uložené v priečinku skupiny. Takže aj keď ste neboli členom na začiatku, po pripojení sa zobrazí celá história.
Ak nechcete, aby e-mail prišiel do priečinka doručenej pošty, zastavte sledovanie skupiny (ale zostaňte v spojení). Pošta bude stále doručovaná do priečinka skupiny, no nie do vášho priečinka doručenej pošty.
-
Jednoduché plánovanie schôdzí pre skupinu Vždy, keď vyberiete jednu zo skupín na navigačnej table, zobrazí sa v hornej časti obrazovky špeciálny pás s nástrojmi. Otvorte kalendár a zobrazíte všetky schôdze pre skupinu, ktoré sú na mesiac naplánované. Ak chcete na otvorenie kalendára skupiny použiť:
-
Outlook vyberte položku Domov > Kalendár.
Ak tu chcete naplánovať novú schôdzu, pozrite si tému Plánovanie schôdze v kalendári skupiny.
-
Outlook na webe, vyberte položku Kalendár.
Ak tu chcete naplánovať novú schôdzu, pozrite si tému Plánovanie schôdze v kalendári skupiny.
-
-
Jednoduché zdieľanie súborov so všetkými používateľmi v skupine Môžete jednoducho nahrať zdieľané súbory alebo priložiť súbory z knižnice k e-mailovým správam. Keďže správne povolenia sú už nastavené a použité pre všetkých členov skupiny, nemusíte spravovať povolenia na zdieľané súbory. Ak chcete na otvorenie priestoru pre súbory skupiny na páse s nástrojmi pre skupiny použiť:
-
Outlook vyberte položku Domov > súbory. Informácie nájdete v téme Zdieľanie súborov skupiny.
-
Outlook na webe, vyberte položku Súbory. Informácie nájdete v téme Zdieľanie súborov skupiny.
-
-
Rýchly prístup k tímovým poznámkovým blokom Môžete ho použiť na zaznamenávanie poznámok na tímové diskusie, schôdze, plány a činnosti. Ak chcete na otvorenie poznámkového bloku skupiny na páse s nástrojmi pre skupiny použiť:
-
Outlook vyberte položku Domov > poznámkový blok.
-
Outlook na webe, vyberte položku Poznámkový blok.
-
-
Nájdite, čo hľadáte Chcete vyhľadať všetky schôdze týkajúce sa určitej témy? Chcete nájsť poznámky z minulotýždňovej porady pri obede? V skupinových konverzáciách, kalendári, súboroch a poznámkových blokoch je možné vyhľadávať a povolenia sa automaticky nastavia tak, aby všetci členovia skupiny mohli vyhľadávať čokoľvek, čo ich zaujíma.
-
Použite na komunikáciu @zmienky a označovanie, že sa vám správy páčia Páči sa vám nápad niektorého člena skupiny? Tak to povedzte. Je to rýchle a jednoduché (a so starým „+1“ sa môžete rozlúčiť). Chcete upútať niečiu pozornosť? Použitie v e-mailovej správe @zmienku a správa sa odošle do doručenej pošty členom skupiny tak, aby sa k nej mohli ľahko vrátiť.
