Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных. Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице "Заказы". Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице "Клиенты". Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления "поле со списком" или "список". Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.
Примечание. В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.
В этой статье
Что такое поле подстановки?
Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.
Создание поля подстановки в Конструкторе
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.
-
В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.
Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.
-
Внимательно следуйте указаниям мастера.
-
На первой странице выберите вариант Объект "поле подстановки" получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.
-
На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.
-
На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.
-
На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.
-
На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.
-
На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово.
Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.
-
-
Сохраните изменения.
Сведения о связанных и отображаемых значениях
Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.
Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.
Ниже в примере поля подстановки "КомуНазначено":
1 Имя сотрудника является отображаемым значением
2 ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.
Обновление свойств поля подстановки
Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.
-
Откройте таблицу в Конструкторе.
-
Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.
-
В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.
-
Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.
Удаление поля подстановки
Важно! При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя. Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.
Удаление из режима таблицы
-
Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.
-
Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.
-
Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
Удаление из конструктора
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.
-
Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
Свойства поля подстановки
|
Свойство |
Задача |
|
Тип элемента управления |
Укажите это свойство, чтобы задать отображаемые свойства:
|
|
Тип источника строк |
Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса. |
|
Источник строк |
Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой. |
|
Связанный столбец |
Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк. Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца. |
|
Число столбцов |
Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов. |
|
Заглавия столбцов |
Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов. |
|
Ширина столбцов |
Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля. Если столбец не нужно отображать, например столбец "Код", укажите значение "0" для его ширины. |
|
Число строк списка |
Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки. |
|
Ширина списка |
Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки. |
|
Ограничиться списком |
Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке. |
|
Разрешить несколько значений |
Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки. Нельзя изменить значение этого свойства с "Да" на "Нет". |
|
Разрешить изменение списка значений |
Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется. |
|
Форма изменения элементов списка |
Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе. |
|
Только значения источника строк |
Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да. |
