Документы и папки, которые вы храните в OneDrive для работы или учебы, являются частными, пока вы не решите предоставить к ним общий доступ. Аналогичным образом, в библиотеке сайта может потребоваться поделиться определенными документами или папками с людьми, у которых в противном случае нет доступа к сайту. При совместном использовании документов и папок вы можете решить, следует ли разрешить пользователям редактировать или просто просматривать их.
Предоставление общего доступа к документу или папке
-
Перейдите в OneDrive для работы или учебы или библиотеку сайта, в которой есть документ или папка, которыми вы хотите поделиться.
-
Выберите многоточие (...) рядом с документом или папкой, чтобы открыть выноску документа, а затем выберите Поделиться.
-
В диалоговом окне Общий доступ введите имена или адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить общий доступ к документу или папке.
-
Выберите параметр разрешений для всех пользователей, которым предоставляется общий доступ к документу или папке.
-
Если потребуется, введите текст, который будет добавлен к сообщению электронной почты, отправляемому всем приглашенным. В сообщение включается также ссылка на общий документ.
-
Когда все будет готово, выберите Отправить. Всем получателям будет отправлено уведомление о совместном доступе к документу или папке вместе с любым сообщением, которое вы включили.
Вопросы и ответы
Разделы справки создать доступную ссылку на документ или папку?
В OneDrive для работы или учебы можно создать ссылку для общего доступа, которую можно предоставить другим пользователям:
-
После открытия диалогового окна Общий доступ и настройки разрешений (см. раздел Общий доступ к документу или папке) выберите Копировать ссылку. Параметр по умолчанию разрешает любому пользователю в вашей организации доступ к документу или папке с заданными вами разрешениями.
-
Чтобы получить доступ к параметрам ссылки, щелкните значок параметров справа от пункта Копировать ссылку.
-
В параметрах связи можно выбрать, с кем будет работать ссылка, изменить уровень разрешений и задать дату истечения срока действия ссылки.
Разделы справки предоставить общий доступ к документу всем сотрудникам моей организации?
В OneDrive для работы или учебы существует два способа предоставления общего доступа к документу всем пользователям:
-
Используйте диалоговое окно Общий доступ. Выполните описанные выше действия, чтобы предоставить общий доступ к документу или папке, но введите Все в поле имени.
-
Создайте папку "Общий доступ всем" (или папку с похожим именем) и поместите в нее документы по мере их создания. Чтобы создать папку, щелкните + Создать > Создать папку. Вы можете поделиться папкой с пользователями после ее создания.
В диалоговом окне Общий доступ можно выбрать "Все, кроме внешних пользователей". Если в вашей организации разрешен внешний общий доступ, общий доступ ко всем включает внешних пользователей: людей за пределами вашей организации, которые ранее были приглашены для предоставления общего доступа к документам в качестве гостей либо вами, либо другими пользователями в вашей организации.
Если у вас есть папка "Общий всем", которая была подготовлена для вас, все пользователи получают разрешение на редактирование документов, которые вы помещаете в папку "Общий доступ всем", если вы не измените параметр разрешений или если OneDrive для работы или учебы не был создан до июня 2014 года. Если ваша OneDrive для работы или учебы была создана до этой даты, папка "Общий доступ всем" запускалась с разрешениями только для просмотра. Вы можете изменить параметр разрешений в любое время, следуя инструкциям по совместному использованию папки ранее в этой статье.
Как пользователи находят документы, которыми я предоставил общий доступ?
Документы, которыми вы предоставляете общий доступ, не отображаются в представлении "Мне предоставлен доступ" в OneDrive для работы или учебы. Почему? Учитывайте, что в зависимости от размера вашей организации могут быть сотни, если не тысячи документов, которые предоставляются всем пользователям. Кроме того, вы, возможно, не захотите отправлять приглашение по электронной почте всем пользователям в своей организации.
Вместо этого пользователи могут найти эти документы, выполнив следующие действия:
-
Перейти по ссылке, которую вы отправили им непосредственно в сообщении электронной почты.
Вы можете создать или получить URL-адрес любого документа, выбрав elipsis (...) справа от документа, а затем щелкните Копировать ссылку.
-
С помощью поля Поиск , расположенного в верхней части страницы.
В этом примере Адель Вэнс выполняет поиск по ключевое слово "Международный маркетинг", чтобы найти все соответствующие документы, которыми она поделилась в своей организации.
Разделы справки узнать, с кем я делюсь документом?
-
Щелкните многоточие (...) рядом с нужным документом, а затем выберите Управление доступом.
Будут перечислены имена людей, с которыми вы предоставляете общий доступ к документу, количество пользователей с доступом и их разрешения. Вы можете прокрутить список, чтобы просмотреть все имена, или использовать поле поиска для поиска определенного человека.
Совет: Если в библиотеке, в которую вы работаете, есть столбец Общий доступ, можно выделить текст, чтобы открыть диалоговое окно Управление доступом.
-
Группы, которым вы предоставляете общий доступ, будут отображаться на вкладке "Группы". Выберите Группы tab в верхней части списка, чтобы просмотреть все группы в вашей организации, имеющие доступ к документации и их разрешениям.
-
Если для документа были созданы какие-либо общие ссылки, они будут отображаться на вкладке ссылок. Перейдите на вкладку Ссылки в верхней части списка, чтобы просмотреть все ссылки, созданные для документа, пользователей, имеющих доступ, и уровень разрешений.
Разделы справки прекратить общий доступ к документу или папке?
Чтобы снова сделать документ или папку закрытыми, можно прекратить общий доступ к ним.Чтобы прекратить общий доступ к пользователю или группе, выполните приведенные далее действия.
-
Откройте диалоговое окно Управление доступом (см. Разделы справки узнать, с кем я делюсь документом, чтобы получить доступ).
-
В диалоговом окне Управление доступом выберите разрешения для пользователя, которому вы хотите прекратить общий доступ.
-
Выберите удалить прямой доступ в списке разрешений.
Чтобы отключить ссылку для общего доступа, выполните приведенные далее действия.
-
Откройте диалоговое окно Управление доступом (см. Разделы справки узнать, с кем я делюсь документом, чтобы получить доступ).
-
В диалоговом окне Управление доступом выберите вкладку ссылки .
-
Щелкните значок Удалить ссылку, чтобы удалить ссылку.
-
Выберите Удалить при запросе на подтверждение.
Чтобы прекратить общий доступ ко всем вместе:
-
Откройте диалоговое окно Управление доступом (см. Разделы справки узнать, с кем я делюсь документом, чтобы получить доступ).
-
В диалоговом окне Управление доступом выберите Остановить общий доступ.
-
При появлении запроса на подтверждение выберите Остановить общий доступ.
Примечание: При выборе параметра Остановить общий доступ будут удалены все общие папки в выбранном документе или файле, в том числе для отдельных пользователей, групп, и все созданные ссылки на общий доступ будут отключены.
