Что нужно знать, чтобы написать хороший замещающий текст

Если картина стоит тысячи слов, что это стоит для людей, которые не могут видеть? Без слов, людям с нарушениями зрения легко пропустить важную информацию или расстроиться в этом опыте.

Замещающий текст — это описание, которое передает смысл и контекст визуального элемента в цифровой среде, например в приложении или на веб-странице. Когда средства чтения с экрана, такие какMicrosoft экранный диктор, JAWS и NVDA, достигают содержимого с помощью замещающего текста, замещающий текст читается вслух, чтобы люди могли лучше понять, что на экране. Хорошо написанный, описательный замещающий текст значительно снижает неоднозначность и улучшает взаимодействие с пользователем.

В этом разделе описывается, как понять, написать и использовать эффективный замещающий текст в продуктах Microsoft 365.

Группа людей, сидящих перед компьютером \

Замещающий текст в Microsoft 365

Чтобы помочь в использовании замещающего текста, Microsoft 365 предлагает средство проверки читаемости для просмотра соответствующего визуального содержимого для замещающего текста и получения предложений по улучшению специальных возможностей содержимого, автоматического генератора замещающего текста и редактора замещающего текста вручную.

Откройте средство проверки читаемости Microsoft 365:

На вкладке Рецензирование выберите Проверить специальные возможности.
В правой области Специальные возможности в разделе Результаты проверки отображаются проблемы со специальными возможностями.
Выберите все помеченные проблемы, чтобы просмотреть рекомендуемые действия.

Просмотр и изменение замещающего текста вручную или утверждение автоматического замещающего текста:

Щелкните правой кнопкой мыши изображение, диаграмму или другой объект и выберите пункт Просмотреть замещающий текст. Совет. На вкладке Рецензирование можно выбрать раскрывающийся список Проверить специальные возможности и выбрать замещающий текст.
В области Замещающий текст справа измените или утвердите отображаемый замещающий текст (если он создается автоматически).
Если для изображения не требуется замещающий текст, например граница, выберите Пометить как декоративный.

Включите или отключите автоматически созданный замещающий текст:

На вкладке Файл выберите Параметры и перейдите на вкладку Специальные возможности .
Установите или снимите флажок Автоматически создавать замещающий текст для меня в разделе Автоматический замещающий текст.

Для автоматического создания замещающего текста требуются интеллектуальные службы Microsoft 365. Чтобы включить эту функцию, выполните приведенные ниже действия.

На вкладке Файл выберите Параметры и выберите Общие.
Выберите Включить службы в разделеMicrosoft 365 интеллектуальные службы.

Когда использовать замещающий текст?

Изображения и рисунки

Кратко и точно опишите изображение и его назначение. Замещающий текст должен содержать не более двух предложений. Обычно хватает нескольких хорошо подобранных слов. Подумайте о том, что является важным на изображении. Например, важным контекстом может быть окружение, эмоции на лицах людей, цвета или относительные размеры.

Панель замещающего текста с примером хорошего замещающего текста.

Не повторяйте в замещающем тексте содержимое сообщения, сопровождающего изображение, и не используйте фразы, указывающие на изображение, например "графическое представление...", "изображение...". В примере ниже замещающий текст указывает на изображение и не описывает содержимое изображения в достаточной степени.

Панель замещающего текста с примером плохого замещающего текста.

Вы также можете добавить замещающий текст в качестве аргумента в функцию IMAGE, используя текст в кавычках или ссылку на ячейку, содержащую текст. Например, IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg"; "Логотип Contoso").

Схемы, блок-схемы и диаграммы

При работе с объектами с подробной информацией, например с инфографикой, используйте замещающий текст для предоставления сведений, содержащихся в объекте. Описание диаграммы "Линейчатая диаграмма продаж за период времени" не будет полезным для незрячих людей. Попробуйте передать полезную информацию, например "Линейчатая диаграмма продаж за период времени. В июле продажи торговой марки A превысили продажи торговой марки B и продолжают расти в течение года". Замещающий текст также должен четко описывать точку начала, ход выполнения и завершение блок-схем.

Круговая диаграмма продаж пирогов с примером хорошего замещающего текста.

Видео

Видео без объяснения содержимого требуют замещающего текста для описания визуального взаимодействия, даже если пользователь слышит музыку, фоновые звуки и речь. Замещающий текст должен описывать содержимое и назначение видео.

В идеале видео должно содержать вторую звуковую дорожку с описанием элементов видео, которые являются исключительно визуальными и не видны людям с нарушениями зрения.

Таблицы

Проверка читаемости Microsoft 365 не создает оповещение, если в таблице отсутствует замещающий текст. Однако всегда рекомендуется создавать понятный, четкий и краткий замещающий текст для таблицы.

Когда не следует использовать замещающий текст?

Декоративные визуальные объекты

Декоративные объекты привлекают внимание, но не являются информативными (например, стилистические границы). Люди с помощью средств чтения с экрана услышите, что они являются декоративными, чтобы они знали, что они не пропускают важную информацию. Чтобы пометить визуальный элемент как декоративный, установите флажок Пометить как декоративный в области Замещающий текст . Поле для ввода текста становится недоступным.

Изображение, помеченное как декоративное в панели замещающего текста.

: При экспорте документа в формате PDF все визуальные элементы, помеченные как декоративные, автоматически помечаются как артефакты. Затем они игнорируются средствами чтения с экрана при переходе по PDF-файлам.

Срезы

Если средство проверки читаемости Microsoft 365 не помечает объект, когда у него нет замещающего текста, вам не нужно создавать для него замещающий текст. Примером такого объекта является срез.

Как добавить замещающий текст к объекту?

Инструкции по добавлению замещающего текста в Outlook, Word, Excel и PowerPoint см. в разделе Добавление замещающего текста к фигуре, картинке, диаграмме, графическому элементу SmartArt или другому объекту.

Советы по использованию замещающего текста в Microsoft 365

Не забудьте использовать средство проверки читаемости Microsoft 365 во время проверки. Оно проверяет наличие замещающего текста у всех важных визуальных элементов, а также предлагает другие рекомендации по улучшению доступности содержимого, например путем проверки коэффициентов контрастности. Чтобы запустить средство проверки читаемости, на вкладке Рецензирование выберите Проверить специальные возможности. Дополнительные сведения о средстве проверки читаемости см. в статье Повышение доступности с помощью проверки читаемости.
Не используйте имя файла, дублирующийся текст или URL-адреса в качестве замещающего текста. Средство проверки читаемости помечает их, так как они не являются полезными для пользователей с ограниченными возможностями зрения. Дополнительные сведения см. в статье Правила проверки читаемости.
Если существует группа объектов, которая образует семантическую группу, например группу фотографий с собаками, назначьте замещающий текст всей группе. Если объекты были сгруппированы по соображениям форматирования, разгруппируйте объекты и назначьте соответствующий замещающий текст для каждого объекта.

: Если вы использовали Microsoft 365 в прошлом, возможно, вы заметили, что в панели Замещающий текст было два поля: Название и Описание. Теперь в большинстве наших приложений используется одно поле Описание. Мы обнаружили, что одно поле упрощает работу и не вносит путаницу для автора и для пользователей средства чтения экрана при потреблении содержимого.

Автоматический замещающий текст

В Microsoft 365 замещающий текст может создаваться автоматически. При вставке рисунка вы можете увидеть в его нижней части строку с автоматически созданным замещающим текстом.

В Office 2019 замещающий текст не создается автоматически при вставке изображения. Если вы хотите добавить автоматический замещающий текст, нажмите кнопку Создать описание в панели Замещающий текст. В зависимости от содержимого изображения иногда функция предоставляет описательные теги, а иногда — полные предложения.

Если создан автоматический замещающий текст, не забудьте проверить и отредактировать его в панели Замещающий текст, а также удалить все добавленные комментарии, например "Созданное описание с высоким доверительным уровнем".

Изображение с автоматически созданным замещающим текстом в нижней части изображения в Word для Windows.

Включение автоматического замещающего текста

: Прежде чем использовать автоматический замещающий текст, может потребоваться включить интеллектуальные службы Microsoft 365 в любом продукте Microsoft 365.1. На вкладке Файл выберите Параметры и выберите Общие. 2. Выберите Включить службы в разделеMicrosoft 365 интеллектуальные службы.Дополнительные сведения см. в статье Возможности подключения в Microsoft 365.

На вкладке Файл выберите Параметры и специальные возможности.
Выберите Автоматически создавать замещающий текст для меня в разделе Автоматический замещающий текст.

Утверждение автоматического замещающего текста

В приложенииMicrosoft 365 щелкните правой кнопкой мыши элемент для просмотра и выберите пункт Просмотреть замещающий текст. Откроется панель Замещающий текст.
Если замещающий текст вас устраивает, установите флажок Утвердить замещающий текст.

Автоматический замещающий текст, демонстрируемый в панели замещающего текста, с установленным флажком "Утвердить замещающий текст".

Отключение автоматического замещающего текста

На вкладке Файл выберите Параметры и специальные возможности.
Снимите флажок Автоматически создавать замещающий текст для меня в разделе Автоматический замещающий текст.