При совместном использовании копий файлов документов Microsoft 365 с клиентами или коллегами рекомендуется просмотреть документ на наличие скрытых данных или персональных данных и удалить их.
: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.
Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные, хранящиеся в документах, которыми вы планируете поделиться. Вот как им пользоваться:
: Если вы просто хотите печатать без комментариев, на вкладке Файл выберите Печать, печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.
Что инспектор документов находит и удаляет в документах Word
В Инспектор документов отображается несколько различных инспекторов, которые помогают находить и удалять скрытые данные и личную информацию вWord документах перед предоставлением общего доступа.
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходного документа, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.
Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения:
-
В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.
-
Выберите Повторное определение или Закрыть.
Примечание. Есть некоторые сведения, которые Инспектор документов не может удалить, описано в таблицах ниже.
|
Инспектор |
Находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания, исправления, версии |
|
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Колонтитулы и "водяные знаки" |
|
|
Скрытый текст |
Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт) : Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне). |
|
Настраиваемые XML-данные |
|
|
Невидимое содержимое |
Объекты, которые не видны, так как они были отформатированы как невидимые : Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами. |
: Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.
Типы скрытых и персональных данных
Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:
-
Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания. Если вы сотрудничали с другими пользователями, чтобы создать документ, он может содержать такие элементы, как метки исправлений из отслеживаемых изменений, примечания, рукописные заметки или версии. Эти сведения позволяют другим пользователям просматривать имена людей, которые работали над документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, то есть вещи, которыми вы, возможно, не захотите делиться за пределами вашей команды.
-
Свойства документа и личная информация Свойства документа или метаданные включают сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.
-
Колонтитулы и подложки. Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, вы могли добавить подложку в документ Word.
-
Скрытый текст Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, содержит ли документ скрытый текст, можно использовать Инспектор документов для его поиска.
-
Свойства сервера документов. Если документ был сохранен в расположении на сервере управления документами, например на сайте рабочей области документов или в библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.
-
Пользовательские XML-данные Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не видны в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходного документа, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.
-
Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.
-
На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходного документа.
-
В копии исходного документа на вкладке Файл выберите Сведения.
-
Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.
:
-
Если удалить скрытое содержимое из документа, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.
-
Если вы хотите удалить скрытые данные и персональные данные из документов, сохраненных в формате OpenDocument Text (.odt), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении документа в этом формате.
-
Инспектор документов поможет вам найти и удалить скрытые данные и личную информацию, хранящиеся в Excel документах, перед предоставлением общего доступа.
: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.
Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel
В этой таблице перечислены типы скрытых данных и личных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из книг.
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые Инспектор документов удаляет, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.
Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:
-
В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.
-
Выберите Повторное определение или Закрыть.
Не все сведения можно удалить. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.
: Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.
|
Категория |
Инспектор документов находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания |
|
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Колонтитулы |
|
|
Скрытые строки и столбцы |
|
|
Скрытые листы |
Скрытые листы : Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое. |
|
Настраиваемые XML-данные |
Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге |
|
Невидимое содержимое |
Объекты, отформатированные как невидимые : Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами. |
Поиск и удаление скрытых и персональных данных
Инспектор документов помогает находить и удалять скрытые данные и персональные данные в книгах Excel.
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов в копии исходной книги, так как восстановить данные, которые Инспектор документов удаляет, не всегда удается.
-
Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.
-
На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной книги.
-
В копии исходной книги на вкладке Файл выберите Сведения.
-
Выберите Проверить наличие проблем, а затем — Проверить документ.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Что инспектор документов находит и удаляет в документах Excel.
-
Выберите Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.
:
-
Если удалить скрытое содержимое из книги, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.
-
Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.
-
В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы отменить общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование выберите Общий доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменения несколькими пользователями одновременно.
-
Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.
-
Типы скрытых и персональных данных в Excel
Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.
-
Примечания и рукописные примечания. Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.
-
Свойства документа и персональные данные. Метаданные или свойства документа в Excel, как и в других приложениях Microsoft 365, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Microsoft 365 автоматически сохраняет имя пользователя, который последний раз сохранил книгу, дату создания документа и расположение документа. Могут существовать дополнительные типы персональных данных, такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке для проверки, бланки маршрутизации, свойства принтера (например, путь принтера и секретный код безопасной печати) и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.
-
Колонтитулы. В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.
-
Скрытые строки, столбцы и листы. В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.
-
Свойства сервера документов. Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.
-
Пользовательские XML-данные. Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
-
Невидимое содержимое. Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.
-
Внешние ссылки. Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.
-
Внедренные файлы или объекты. Книги могут содержать внедренные файлы (например, документ Microsoft 365 или Текстовый документ) или внедренные объекты (например, диаграмму или уравнение), которые могут содержать невидимые данные.
-
Макросы на основе кода VBA. В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.
-
Элементы с кэшированными данными. В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.
-
Опросы Excel. Книги могут содержать скрытые вопросы Excel опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены вместе с книгой, но не отображаются там.
-
Сценарии диспетчера сценариев. В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.
-
Фильтры. В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.
-
Скрытые имена. В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.
Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить
Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.
|
Категория |
Инспектор документов находит |
|---|---|
|
Внешние ссылки |
Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:
|
|
Внедренные файлы или объекты |
Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:
|
|
Макросы на основе кода VBA |
Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:
|
|
Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными |
Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:
|
|
Опросы Excel |
Excel Вопросы опроса, созданные в Excel в Интернете и сохраненные вместе с книгой, не отображаются в ней. |
|
Сценарии диспетчера сценариев |
Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. |
|
Фильтры |
Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным. |
|
Скрытые имена |
Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге. |
Вы можете найти и удалить скрытую информацию в презентациях PowerPoint с помощью Инспектор документов.
: Если вы просто хотите печатать без комментариев, на вкладке Файл выберите Печать, печать всех страниц и снимите флажок Печать разметки.
Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов
В этой таблице перечислены типы скрытых данных и персональных данных, которые Инспектор документов могут находить и удалять из презентаций PowerPoint.
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается. Дополнительные сведения см. в разделе Использование инспектора документов.
Чтобы быстро найти и удалить данные и сведения, выполните следующие действия:
-
В инспекторе документов выберите или снимите флажок (как описано ниже) для удаления или сохранения.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки и выберите Удалить все для всех элементов, которые нужно удалить.Сведения об удалении сведений см. в статье Использование инспектора документов.
-
Выберите Повторное определение или Закрыть.
Не все скрытые данные и сведения можно удалить с помощью Инспектор документов. Дополнительные сведения см. в разделе Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить.
Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.
|
Инспектор |
Находит и удаляет |
|---|---|
|
Примечания |
|
|
Свойства документа и персональные данные |
|
|
Данные отслеживания изменений |
Данные о том, кем и когда был изменен файл. Эта функция доступна только подписчикам Microsoft 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, убедитесь, что у вас установлена последняя версия Office. |
|
Невидимое содержимое на слайде |
Объекты, отформатированные как неотображаемые Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами. |
|
Содержимое вне слайда |
|
|
Заметки к презентации |
Текст, добавленный в раздел заметок к презентации Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок. |
|
Настраиваемые XML-данные |
Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации |
Поиск и удаление скрытых и персональных данных
: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановить данные, которые удаляет Инспектор документов, не всегда удается.
-
Откройте презентацию PowerPoint, которую вы хотите проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.
-
На вкладке Файл выберите Сохранить как и введите имя в поле Имя файла , чтобы сохранить копию исходной презентации.
-
В копии исходной презентации на вкладке Файл выберите Сведения.
-
Выберите Проверить наличие проблем и выберите Проверить документ.
-
В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в статье Удаление скрытых данных и персональных данных путем проверки документов, презентаций или книг.
-
Нажмите кнопку Проверить.
-
Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.
-
Выберите Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытого содержимого, которое нужно удалить из документа.
-
Если удалить скрытое содержимое из презентации, вы не сможете восстановить его, выбрав Отменить.
-
Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.
-
Типы скрытых и персональных данных
PowerPoint презентации можно сохранить несколько типов скрытых данных и личных данных. Хотя эти сведения могут быть не сразу видны, их по-прежнему можно получить из презентации.
Скрытые сведения могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы вы могли совместно создавать презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.
Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:
-
Примечания и рукописные примечания. Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена тех, кто работал над презентацией, а также комментарии рецензентов.
-
Данные отслеживания исправлений. При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Microsoft 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.
-
Свойства документа и персональные данные. Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Microsoft 365, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.
-
Невидимое содержимое на слайде. Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.
-
Содержимое вне слайда. Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.
-
Заметки к презентации. Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.
-
Свойства сервера документов. Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.
-
Настраиваемые XML-данные. Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов может найти и удалить эти XML-данные.
Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить
Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.
|
Категория |
Инспектор документов находит |
|---|---|
|
Внедренные файлы или объекты |
Внедренные файлы (например, документы Microsoft 365 или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:
|
|
Макросы или код VBA |
Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:
|
Инспектор документов и персональные данные
Данные отслеживания изменений, представленные в PowerPoint 2016 сборке 8403 для участников программы предварительной оценки Microsoft 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, Келли и Линда совместно работают над презентацией A в Microsoft 365. Данные отслеживания изменений (то есть имена пользователей и время внесения изменений) добавляются в презентацию. Если Мохаммед впоследствии откроет Презентацию A в более ранней версии PowerPoint и запустит Инспектор документов в файле для удаления персональных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаружить и удалить данные отслеживания редакций, добавленные в презентацию более новой, Microsoft 365 версией PowerPoint, используемой Келли и Линдой. Мохаммед не может удалить данные отслеживания редакций без обновления до текущей версии PowerPoint и последующего запуска Инспектор документов
В Visio вы можете удалить скрытую и личную информацию, прежде чем предоставлять другим пользователям доступ к копии документа Visio.
: Мы настоятельно рекомендуем удалить личную и скрытую информацию из копии исходного документа, так как восстановить удаленные данные не всегда удается.
Личная и скрытая информация может быть удалена из следующих функциональных областей в Visio:
-
Примечания, вставленные на страницы документа
-
Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)
-
Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления
-
Пути к наборам элементов
-
Пути к шаблонам и имена их файлов
: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.
Чтобы найти и удалить скрытую информацию в презентациях Visio, выполните следующие действия.
-
На вкладке Файл выберите Сведения.
-
Выберите Проверить наличие проблем и выберите Удалить личную информацию.
-
На вкладке Личные сведения выберите Удалить эти элементы из документа.
: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.
-
Чтобы удалить потенциально конфиденциальные данные из внешних источников данных, выберите Удалить данные из внешних источников, хранящихся в документе.
: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.
