Группы рассылки много лет использовались для общения и совместной работы с людьми внутри и вне компании. Однако теперь группы Microsoft 365 в Outlook предлагают более эффективное решение для совместной работы.
Совет: Если вы ищете сведения об использовании групп контактов Outlook для отправки электронной почты людям из списка, например группе друзей, см. статью Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для компьютера.
Что такое группы Microsoft 365 ?
При настройке группыMicrosoft 365 в Outlook вы можете выбрать набор людей, с которыми вы хотите сотрудничать, и легко настроить коллекцию ресурсов, которыми эти пользователи смогут поделиться. Вам не придется вручную назначать этим ресурсам права, потому что при добавлении пользователей в группу им автоматически назначаются разрешения, необходимые для доступа к предоставляемым в группе инструментам.
Такими дополнительными ресурсами являются:
-
Общий почтовый ящик с беседами, которые заменяют списки рассылки. В общем почтовом ящике поддерживается поиск по всем элементам, поэтому он является обновляемым архивом сообщений группы. Новички могут выполнить поиск в журнале или просмотреть его, чтобы быстро понять, что публиковалось в группе ранее. См.: Групповые беседы в Outlook.
Совет: Если пользователи по-прежнему хотят получать сообщения от группы в личные почтовые ящики (как при использовании списков рассылки), им достаточно подписаться на группу, нажав кнопку Участники на ленте Outlook.
-
Библиотека общих файлов . В вашей группе есть библиотека файлов SharePoint, в которой пользователи могут хранить документы, книги, презентации, изображения и другие файлы, с которыми они должны работать, и совместно работать над ними. См. статью Общий доступ к файлам группы.
-
Общий календарь . Ваша группа получает общий календарь для публикации событий, связанных с группой. Каждый участник, подписавшийся на группу, автоматически приглашается на события, публикуемые в календаре, поэтому при желании эти события также могут отображаться в своих личных календарях. См. статью Планирование собрания в календаре группы в Outlook.
-
Общая записная книжка OneNote: для группы автоматически создается общая записная книжка OneNote, в которой участники могут собирать сведения и совместно работать с ними. Многие группы создают на основе записной книжки обновляемый вики-сайт с часто задаваемыми вопросами и другими ресурсами.
-
Гостевой доступ: в группу рассылки можно было добавлять внешние контакты, но при этом они только получали сообщения. Используя группы, вы можете обеспечить гостям доступ к беседам, файлам и даже общей записной книжке OneNote. См. статью Гостевой доступ в Группы Microsoft 365.
-
Обнаружение контента: группы в Outlook по умолчанию являются общедоступными, что означает, что другие пользователи в вашей организации могут легко находить их и присоединяться к ним или просматривать их материалы. Если содержимое группы конфиденциально, вы можете сделать ее частной, чтобы скрыть содержимое от внешних пользователей и требовать утверждения запросов на присоединение.
-
Самостоятельное создание: ИТ-отделу не придется создавать множество групп по просьбе пользователей. Они смогут делать это самостоятельно. Если вы хотите контролировать, какие пользователи в организации могут создавать группы, см. статью Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365.
Это лишь некоторые функции, которые делают группы более удобным решением, чем группы рассылки.
Администрирование групп
Microsoft 365 предлагает ряд полезных средств и возможностей для упрощения управления группами и их администрирования. Чтобы узнать больше о каждом из них, щелкните заголовки ниже.
Любому администратору приходится заниматься обслуживанием каталога. Ниже приведены некоторые средства, которые Microsoft 365 предлагает, чтобы упростить это.
-
Политики именования: такие политики позволяют определить допустимые имена групп. Благодаря этому пользователи не смогут присваивать им оскорбительные или запрещенные имена. Кроме того, можно принудительно применять стандартные префиксы и суффиксы для имен групп.
Динамическое членство . Динамическое членство позволяет задать членство в группах по правилу, которое добавляет (или удаляет) членов группы на основе метаданных (например, отдела или роли) в Active Directory. Дополнительные сведения о создании динамического членства см. в статье Использование атрибутов для создания расширенных правил .
-
Скрытое членство: если на это есть причина, можно сделать участие в группе конфиденциальным. Например, если в группу включены учащиеся, можно скрыть сведения о них от посторонних лиц.
-
Разрешения на создание . В вашей организации могут быть некоторые пользователи, которые не хотят создавать новые группы. Существует несколько методов управления разрешениями на создание в каталоге. См. статью Управление созданием группы Microsoft 365.
-
Журналы аудита . Вы можете иметь больше уверенности в том, что пользователи могут создавать группы и управлять членством в группах, так как журналы аудита групп Microsoft 365 позволяют отслеживать, кто создал или удалил определенную группу или внес изменения в членство в ней. См. статью Поиск по журналу аудита в Центре соответствия требованиям безопасности & Microsoft 365.
Существует несколько способов управления отправкой сообщений в группу и их получением. Кроме того, существуют средства для отслеживания потока сообщений.
-
"Отправить как" или "Отправить от имени": эти параметры позволяют определенным пользователям отправлять сообщения электронной почты от имени группы.
-
Ограничения отправителей: эти параметры позволяют контролировать то, кому разрешено отправлять сообщения в группу. Даже если для группы разрешено получение почты от внешних отправителей, вы можете ограничить их список определенными лицами.
-
Поддержка внешних пользователей: пригласив гостей в группу, вы можете включить их в беседы. См. статью Гостевой доступ в Группы Microsoft 365.
-
Правила транспорта: правила транспорта применяются для групп так же, как для сервера Exchange. Они находят сообщения, соответствующие определенным условиям, а затем выполняют с ними действия.
-
Подсказки: это информативные сообщения, которые выводятся при создании письма. Они помогают избежать получения отчетов о недоставке, предупреждая о том, что сообщение может быть отправлено внешним лицами или может привести к превышению квоты.
-
Несколько прокси-адресов: у группы могут быть псевдонимы, как у почтового ящика пользователя. Дополнительные прокси-адреса удобно использовать для получения сообщений, отправленных на другие псевдонимы, и для отправки писем в группу с длинным или сложным названием. См. статью Поддержка нескольких доменов для групп Microsoft 365 — Администратор справка
-
Максимальный размер отправки или получения: эти квоты позволяют избежать проблем с получением (или отправкой) сообщений очень большого размера и обеспечивают соблюдение ограничений хранилища и пропускной способности.
Microsoft 365 также предоставляет некоторые средства для управления типом содержимого, к которому предоставляется общий доступ в вашей группе.
-
Рекомендации по использованию . Вы сможете определить рекомендации по использованию для групп Microsoft 365, чтобы ознакомить пользователей с рекомендациями, которые помогут обеспечить эффективность групп и ознакомить их с внутренними политиками содержимого.
-
Классификация данных . Вы сможете создать настраиваемую систему классификации данных для групп Microsoft 365, которая позволяет разделять группы по типу политики (например, "несекретный", "корпоративный конфиденциальный" или "совершенно секретный"). Благодаря этому ваши группы смогут соответствовать политикам, принятым для другого содержимого. Расширяемая политика позволяет настроить конечную точку, которая вызывается при создании или изменении группы, а затем реализовать собственные политики создания или изменения групп.
Управление изменениями
Иногда пользователи негативно реагируют на изменения, поэтому очень важно сообщить участникам списков рассылки, чтобы им следует ожидать. Вот сведения, которые следует включить в сообщение, а также ответы на некоторые вопросы:
Что такое группы в Outlook?
Microsoft 365 группы в Outlook — это единое решение для совместной работы для команд и групп, которым требуется место для обмена обсуждениями, файлами, календарями и заметками в единой форме, которую легко найти. Вероятно, самой полезной функцией является хранение журнала бесед в почтовом ящике, что упрощает поиск предыдущих обсуждений.
Зачем мы вносим это изменение?
Пользователи часто запрашивали возможность поиска в сообщениях, опубликованных в списке рассылки. Изменение списка рассылки на группу позволит участникам выполнять поиск в группе, вместо того чтобы постоянно задавать одни и те же вопросы.
Кроме того, новая группа содержит календарь для событий группы, библиотеку общих файлов и записную книжку OneNote, в которой можно собирать полезную информацию и совместно редактировать ее.
Нужно ли делать что-то еще для присоединения к группе, если я уже являюсь участником списка рассылки?
Нет, вы автоматически станете участником группы.
Разделы справки получить доступ к новой группе в Outlook? Как насчет Outlook в Интернете?
Для доступа к новой группе в Outlook просто перейдите к категории "Группы" в нижней части левой области навигации. Если вы часто используете эту группу, ее можно добавить в Избранное, щелкнув и выбрав Показать в избранном.
Кроме того, существуют бесплатные мобильные клиенты для групп Microsoft 365, доступные на каждой мобильной платформе (iOS, Android и т. д.), поэтому вы можете легко получить доступ к группе в пути.
Нельзя ли по-прежнему использовать только электронную почту?
Да, конечно. Тот же псевдоним электронной почты, который вы использовали для списка рассылки, по-прежнему будет работать для группы в Outlook.
Совет
Не забудьте сообщить пользователям, когда произойдет изменение и к кому следует обращаться с дополнительными вопросами.
Перенос списков рассылки
Готовы обновить список рассылки до группы? См. раздел Миграция списков рассылки в группы Microsoft 365 — Администратор справка.
Какие списки рассылки нельзя обновить до групп Microsoft 365?
Вы можете обновить только управляемые облаком простые не вложенные списки рассылки до групп Microsoft 365. См. раздел Не удается обновить списки рассылки в группах Microsoft 365 — Exchange | Microsoft Learn
Дальнейшие действия
После обновления группы рассылки доMicrosoft 365 группы вам может потребоваться выполнить несколько последующих задач, чтобы обеспечить ее беспроблемную работу.
-
Дальнейшие действия с пользователями . Обратитесь к ним сразу после завершения обновления, а затем снова через несколько дней. Показывая, что вы слушаете и реагируете на любые вопросы, которые они могут иметь, будет иметь большое значение для того, чтобы сделать их счастливыми и комфортно с изменениями.
-
Мониторинг отчетов об участии. На портале Microsoft 365 Администратор есть хорошие отчеты, которые могут показать, сколько пользователей используют группу, как часто и какие функции они используют. Эти отчеты помогут вам спроектировать дальнейшие действия и обучение пользователей, а также выделить, где пользователи получают наибольшую ценность от новой группы. См. статью Отчеты о действиях в Центр администрирования Microsoft 365.
-
Поделитесь своим опытом . Сообщите другим командам в вашей компании, что вы обновили свою группу рассылки и какие шаги вы предприняли, чтобы сделать ее успешной! Совместное использование этой информации может помочь другим командам следовать вашему примеру и успешно выполнить собственное обновление.
Дополнительные сведения
Есть вопросы о группах Microsoft 365 ?
Обратная связь
Эта статья была обновлена 16 октября 2020 г. в результате вашего отзыва. Если вы обнаружили, что он помог вам получить полезную информацию, особенно если вы этого не сделали, щелкните элементы управления обратной связью ниже и оставьте нам некоторые конструктивные комментарии, чтобы мы могли продолжать улучшать его. Спасибо!
