Предоставление общего доступа к файлам группе в Outlook

Группа Microsoft 365 упрощает общий доступ к файлам, включая выделенную библиотеку, которая является основным местом для хранения всех файлов группы.

При создании файла или папки в библиотеке группы все участники группы получают к ним доступ. При добавлении в группу новых участников, включая гостей (внешних пользователей), они также смогут получить доступ к файлам. По умолчанию они могут просматривать и изменять файлы, тогда как все остальные пользователи в организации — только просматривать.

Доступ к последним файлам можно получить из раздела "Файлы" представления "Группа"

С помощью групп в Outlook можно легко совместно работать над документами и другими файлами с участниками группы.

В представлении "Последние" отображаются все документы группы . Представление "Последние файлы" предоставляет доступ ко всем файлам, к которым предоставлен общий доступ группе, включая файлы, к которым предоставлен общий доступ в виде вложений по электронной почте, файлы, хранящиеся в библиотеке документов SharePoint группы, и файлы, к которым предоставлен общий доступ из OneDrive или других библиотек документов SharePoint.  
Совместное редактирование и быстрое информирование об обновлениях . Редактируйте документ и отвечайте по электронной почте параллельно в Outlook. Нет необходимости переключать контексты, чтобы обновить документ и сообщить об изменениях своим коллегам.
Быстрый доступ к сообщению электронной почты, связанному с файлом . Получите доступ к файлу, который вам предоставили по электронной почте, а не прокручивать папку "Входящие" группы.

Примечание: Эти функции доступны только пользователям, применяющим рабочую или учебную учетную запись с соответствующей подпиской Microsoft 365.

Новый Outlook Классический Outlook Интернет

Общий доступ к файлам в группе вновый Outlook

Откройте новый Outlook.
Найти группы можно двумя способами:
1. Выберите Группы на панели приложения, расположенной в левой части окна.
2. В списке папок почтового ящика выберите Перейти к Группы
В области слева в разделе Группы выберите группу, в которой нужно предоставить общий доступ к файлам.

Вложение общего файла в сообщение электронной почты

Откройте классический Outlook. Найти группу можно двумя способами.
1. На панели навигации выберите Другие приложения > Группы. (Чтобы закрепить, щелкните правой кнопкой мыши Группы и выберите Пункт Закрепить.)
  
  На главной странице Группы вы увидите все группы одновременно.
2. В списке папок почтовых ящиков в разделе Группы выберите свою группу.
В группе начните беседу.
Выберите Вложить файл.
Выберите источник файла. К ним относятся последние файлы, веб-расположения и этот компьютер. Веб-расположения включают один диск, сайты SharePoint, файлы групп и другие источники.
- Если вы выбрали веб-расположение, выберите Присоединить как копию или Поделиться ссылкой в OneDrive. Если вложить файл как копию, каждый из получателей будет работать с собственной копией файла. Предоставление общего доступа к ссылке в OneDrive позволяет участникам группы просматривать последние изменения и совместное редактирование в режиме реального времени.
- Если выбрать файл с компьютера, он будет присоединен как копия.

Доступ к файлам

Чтобы перейти к своим файлам в клиенте Outlook в Интернете, в заголовке группы выберите раздел Файлы.

В этом представлении вы увидите два раздела: Последние и Документы. В разделе "Последние" показаны первые 5 последних файлов, к которым предоставлен доступ в группе. К этим файлам относятся как файлы, которые были переданы в виде вложений в сообщениях, отправленных в общую папку "Входящие", так и файлы, к которым группе предоставлен общий доступ из OneDrive или SharePoint. Файлы отсортированы в хронологическом порядке по датам последнего предоставления доступа по электронной почте, последнего изменения или добавления в библиотеку. В разделе Документы отображаются все файлы и папки, существующие на сайте Sharepoint группы в аналогичной структуре файлов папок.

Отправка или создание файлов

Чтобы отправить новый файл в библиотеку, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов над заголовком группы. Чтобы создать файл или папку, нажмите кнопку Создать в заголовке группы и выберите в раскрывающемся списке.

Удаление или переименование файлов

Вы можете легко удалить или переименовать файл из представления Документы. Выберите файл, который нужно удалить или переименовать, в списке Документы, и выберите Удалить или Переименовать соответствующим образом на панели инструментов над заголовком группы. Если файл был в представлении Последние файлы до удаления, после удаления последние файлы будут обновлены, чтобы отразить это изменение.

Отображение параметров удаления и переименования файлов

Предоставление общего доступа к файлам

Его легко обмениваться файлами из представления файлов в Outlook в Интернете. Если вы хотите отправить один из файлов из вложения последних файлов в виде вложения электронной почты, просто щелкните, чтобы открыть файл, и на ленте вы можете поделиться по электронной почте.

Если вы хотите поделиться одним из файлов из раздела Документы, просто выберите файл и щелкните Поделиться панелью инструментов над заголовком группы. Откроется знакомое диалоговое окно общего доступа, и вы можете выбрать пользователей, которым он будет поделиться.

Отображение параметра "Общий доступ к файлу"

Работа с вложениями электронной почты

Новый интерфейс "Файлы" включает в себя эффективный способ работы с файлами, вложенными в сообщение электронной почты. При отправке сообщения электронной почты в общую папку "Входящие" группы, которая содержит вложение Word, Excel или PowerPoint, которое вы хотите изменить и отправить обратно исходному автору:

Перейдите в раздел Файлы, откройте файл и выберите Изменить и ответить на ленте.Файл будет храниться в библиотеке документов SharePoint группы и открываться в интерактивной версии соответствующего приложения Office.
Ответное письмо можно отправить исходному отправителю со ссылкой на сохраненную копию файла.
Завершив редактирование, добавьте комментарии в сообщение электронной почты и нажмите кнопку Отправить.

Переход в библиотеку документов SharePoint

Представление Файлы позволяет просмотреть все файлы, существующие на сайте Sharepoint, но если вы хотите перейти на сайт Sharepoint, вы можете перейти к ней с помощью карта группы или из заголовка группы. Выберите ... в заголовке Группы и выберите Сайт. На сайте выберите Документы , чтобы перейти в библиотеку документов.

См. также

Вложение общего файла в сообщение электронной почты

В группе начните беседу.
Внизу области беседы выберите .
Выберите источник файла. Доступные варианты: OneDrive, файлы групп, компьютер и другие источники.
- Если выбрать OneDrive, выберите Присоединить как копию или Поделиться как ссылкой На OneDrive. Если вложить файл как копию, каждый из получателей будет работать с собственной копией файла. Предоставление общего доступа к ссылке в OneDrive позволяет участникам группы просматривать последние изменения и совместное редактирование в режиме реального времени.
- Если источником является группа, выберите файл, который вы хотите вложить.
- Если в качестве источника выбран компьютер, выберите Вложить как копию или Отправить в файлы группы. Отправка в файлы группы позволяет участникам видеть последние изменения и совместно редактировать документы в режиме реального времени. Если вложить файл как копию, каждый из получателей будет работать с собственной копией файла.
- Если вы выберете другой источник, войдите в этот источник и следуйте инструкциям.

Доступ к файлам

Чтобы получить доступ к файлам в клиенте Outlook в Интернете, щелкните Файлы в заголовке групп.

Откройте раздел "Файлы" в группе Office 365, чтобы увидеть список хранящихся в ней файлов и папок.

В этом представлении отображаются файлы, которые были добавлены в библиотеку документов группы, файлы, которыми поделились в сообщениях электронной почты, помещенных в общую папку "Входящие", и файлы, доступ к которым был предоставлен группе из OneDrive или SharePoint. Файлы отсортированы в хронологическом порядке по датам последнего предоставления доступа по электронной почте, последнего изменения или добавления в библиотеку. Порядок сортировки можно изменить, но если вы хотите увидеть файлы в другом хронологическом порядке, перейдите в библиотеку документов SharePoint, нажав кнопку Просмотреть библиотеку в правом верхнем углу окна.

Примечание: . URL-адрес, . MSG и . Файлы ASPX не будут отображаться в представлении библиотеки документов группы. Чтобы просмотреть эти файлы, перейдите в представление библиотеки документов SharePoint, нажав кнопку Обзор библиотеки в правом верхнем углу.

Чтобы добавить новый файл в библиотеку, просто щелкните ссылку Отправить на панели инструментов над списком файлов. Если вы хотите найти библиотеку файлов, просто введите ключевые слова в поле поиска в левом верхнем углу окна и нажмите клавишу ВВОД.

Используйте поле поиска в левом верхнем углу окна для поиска файлов по ключевым словам.

Удаление или переименование файлов

Чтобы удалить или переименовать файл, сначала перейдите к библиотеке документов SharePoint, нажав кнопку Обзор библиотеки в правом верхнем углу. Щелкните правой кнопкой мыши файл, который нужно удалить или переименовать, и выберите команду Удалить или Переименовать соответствующим образом.

Работа с вложениями электронной почты

Новые возможности включают новый способ работы с файлами, вложенными в сообщения электронной почты. Когда в общую папку "Входящие" группы отправляется сообщение электронной почты, содержащее вложение Word, Excel или PowerPoint, которое вы хотите изменить и отправить исходному автору, перейдите в раздел Файлы, дважды щелкните файл и выберите "Изменить и ответить" на ленте. Файл сохраняется в библиотеке документов SharePoint группы и открывается в веб-версии соответствующего приложения Office. Исходному отправителю также отправляется ответное сообщение со ссылкой на сохраненную копию файла. Закончив внесение изменений, добавьте свои комментарии в почтовое сообщение и нажмите кнопку "Отправить".

Снимок экрана с вложениями электронной почты

Перейдите к библиотеке SharePoint

Кроме упоминавшихся выше улучшений, мы также упростили переход прямо в библиотеку документов SharePoint. Когда вы находитесь в разделе Файлы группы, вы увидите обзор библиотеки в правом верхнем углу. Нажмите ее, и в вашем браузере откроется библиотека документов SharePoint для этой группы.

Предоставление доступа к файлам гостям

Вы можете поделиться файлами групп с гостями, вложив любой файл, хранящийся в библиотеке групп. Дополнительные сведения см. в разделе Гостевой доступ в Группы Microsoft 365.

Если при совместном использовании файлов группы с гостями отображается сообщение о том, что вложения для гостей заблокированы, гость не сможет открыть общие файлы, пока администратор клиента не включит общий доступ к файлам для гостей.

Публикация файлов в библиотеке группы

При публикации файла в библиотеке документов группы он будет доступен всем участникам группы. Просто перетащите его с компьютера в библиотеку группы. Дополнительные сведения см. в статье Отправка файлов в библиотеку.

Если файл, доступ к которому вы хотите предоставить, уже находится в библиотеке документов, вы можете оставить его там и отправить группе соответствующее приглашение.