Principalele întrebări despre extragere, arhivare și versiuni

Nu, extragerea unui fișier modifică doar condiția fișierului, pentru a vă permite doar să editați fișierul.

Dacă extrageți un fișier și nu îl salvați înapoi, modificările nu se vor salva. Dacă doriți să păstrați modificările, salvați întotdeauna fișierul.

Modul în care salvați fișierul depinde de editorul sau instrumentul pe care îl utilizați. Dacă editați un fișier text online, trebuie să faceți clic în mod explicit pe Salvare. Totuși, dacă editați într-o aplicație Microsoft 365, cum ar fi într- Word sau Excel, puteți închide documentul și acesta se va salva automat.

Dacă extrageți un fișier, îl salvați, apoi renunțați la extragere, modificările nu vor fi salvate înapoi în bibliotecă.

În mod implicit, orice persoană cu permisiune de editare într-o bibliotecă de documente poate modifica un fișier. Cu toate acestea, puteți seta biblioteca să solicite unei persoane să extrage mai întâi fișierul înainte de a-l modifica.

Trebuie să fiți proprietarul bibliotecii de documente sau administratorul site-ului sau să aveți permisiuni comparabile pentru a face această setare.

1. Deschideți biblioteca pentru care doriți să solicitați extragerea.

2. În SharePoint, faceți clic pe Setări apoi pe Setări bibliotecă.

   

   ÎnSharePoint 2016, selectați Pagină, apoi Setări bibliotecă.

   

3. În pagina Setări, selectați Setări versiune.

   

4. În pagina Setări versiune , defilați în jos și selectați Da pentru Solicitați extragerea documentelor înainte ca acestea să poată fi editate.

   

În mod implicit, o bibliotecă de documente le permite membrilor cu permisiunea de editare să modifice și să editeze fișiere fără a-i extrage. Pentru a preveni acest lucru, activați extragerea necesară în bibliotecă. Trebuie să fiți proprietarul bibliotecii de documente sau administratorul site-ului sau să aveți permisiuni comparabile pentru a face această setare.

1. Deschideți biblioteca pentru care doriți să solicitați extragerea.

2. În SharePoint, faceți clic pe Setări apoi pe Setări bibliotecă.

   

   ÎnSharePoint 2016, selectați Pagină, apoi Setări bibliotecă.

   

3. În pagina Setări, selectați Setări versiune.

   

4. În pagina Setări versiune , defilați în jos și selectați Da pentru Solicitați extragerea documentelor înainte ca acestea să poată fi editate.

   

O modalitate rapidă de a vedea cine are o coloană extrasă este să treceți cu mouse-ul peste pictograma Extras pentru a vedea un sfat care vă spune cine a extras fișierul.

De asemenea, puteți adăuga coloana Extras de în vizualizarea implicită a bibliotecii. Astfel, toți pot vedea cu ușurință cine are un document extras. Pentru a afla cum să adăugați o coloană Extras de într- SharePoint, consultați Crearea unei coloane într-o listă sau într-o bibliotecă.

Mai multe informații

• PentruSharePoint 2016, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

• Pentru SharePoint, consultați Crearea unei vizualizări particularizate a unei biblioteci de documente.

Controlul versiunilor este o modalitate de a crea un istoric al modificărilor unui document ce necesită un ciclu de publicare controlat al versiunilor majore sau al versiunilor majore și minore.

Activarea controlului versiunilor

Pentru a afla cum să activați controlul versiunilor, consultați Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă.

Utilizarea glisării și fixării   

Metoda cea mai comună de a încărca fișiere este glisarea acestora de pe un computer sau dintr-un folder de rețea în biblioteca de documente. Întâi deschideți biblioteca pe site. Apoi găsiți documentele de pe computer pe care doriți să le încărcați, selectați-le și glisați-le în spațiul din bibliotecă unde scrie trageți fișierele aici.

Dacă nu vedeți opțiunea de a glisa și a fixa fișiere, instalați cea mai recentă versiune de software de browser sau Microsoft 365. Această caracteristică necesită minimum Office 2016 sau cea mai recentă versiune de Microsoft Edge, Firefox sau Chrome.

Utilizarea comenzii Deschidere cu Explorer în SharePoint 2016   

Această comandă deschide Explorer pe computer, dar afișează structura de foldere de pe computerul server subiacent site-ului. Din când în când, poate fi necesar să copiați sau să mutați mai multe documente dintr-o bibliotecă în alta.

De exemplu, poate doriți să mutați toate documentele create cu mai mult de un an în urmă dintr-o bibliotecă în alta pentru a arhiva informațiile. Sau, poate doriți să copiați documente dintr-o bibliotecă care vă aparține pe un site în altă bibliotecă dintr-un subsite, atunci când schimbați grupul de lucru.

De asemenea, puteți să manipulați fișierele din folder, de exemplu să le copiați, să le redenumiți, să le ștergeți etc.

Utilizarea comenzii Încărcare în SharePoint 2016   

Din biblioteca de documente, selectați Încărcare, apoi selectați Alegere fișiere și navigați pentru a încărca fișiere individuale.

Avantajul acestei abordări este că funcționează indiferent ce browser sau versiune de browser aveți în prezent.

Sfaturi conexe despre extragere, arhivare și versiuni   

Indiferent de modul în care încărcați, rețineți următoarele aspecte în legătură cu extragerea, arhivarea și controlul versiunilor atunci când acestea sunt activate:

• Dacă încărcați un fișier într-o bibliotecă care necesită extragerea fișierelor, fișierul este extras inițial pentru dvs. Totuși este necesar să arhivați fișierul pentru ca alte persoane să poată să îl vizualizeze și să îl editeze.

• Dacă biblioteca este configurată pentru a urmări versiunile de fișiere, adăugați de obicei fișierul încărcat ca versiune nouă, acesta devenind parte a istoricului de versiuni al fișierului.

• Dacă biblioteca vă solicită să adăugați valori la una sau mai multe coloane din bibliotecă, cum ar fi la un nume de departament sau la un număr de proiect, trebuie să editați în continuare valorile și să arhivați documentul înainte să se termine operațiunea de încărcare.

Mai multe informații

• PentruSharePoint 2016, consultați Încărcarea fișierelor și folderelor într-o bibliotecă.

• Pentru SharePoint și Microsoft 365, consultați Încărcarea, vizualizarea și eliminarea fișierelor sau documentelor de proiect.

• Pentru mai multe informații despre documente, consultați Video: Adăugarea documentelor la o bibliotecă.

Puteți adăuga un document nou ca versiune nouă dacă extrageți documentul care se închide și înlocuiți tot conținutul cu noua versiune. După ce versiunea extrasă este modificată, arhivați-o din nou. SharePoint va face o copie nouă, păstrând versiunile anterioare (cu condiția să o aveți configurată pentru aceasta). Pentru mai multe informații despre versiuni, consultați Cum funcționează controlul versiunilor în liste și biblioteci.

Nu, din păcate, din mediul SharePoint nu există o modalitate de a seta un memento sau de a obține data la care un document a fost extras. Există interfețe de programare a aplicațiilor (API-uri) care le vor permite, dar acestea necesită un program particularizat pentru a fi scris. Discutați cu administratorul sau proiectantul site-ului.

Ca lucru vizual, urmăriți pictograma Extras sau adăugați o coloană Extras de în bibliotecă. Pentru a afla cum să adăugați o coloană Extras de într- SharePoint, consultați Crearea unei coloane într-o listă sau într-o bibliotecă.

Dacă ați încărcat fișiere într-o bibliotecă ce necesită extragerea fișierelor, fișierul este extras inițial. Puteți vedea fișierele, dar alte persoane nu le pot vedea și acest lucru este ușor de omis. Pentru ca alte persoane să poată vizualiza sau edita fișierele, asigurați-vă că ați completat toate proprietățile necesare, apoi arhivați fișierele.

Mai multe informații

• Pentru mai multe detalii despre arhivarea și extragerea fișierelor în SharePoint, consultați Extragerea sau arhivarea fișierelor dintr-o bibliotecă de documente.

• Pentru mai multe detalii despre arhivarea și extragerea fișierelor înSharePoint 2016, consultați Extragerea, arhivarea sau renunțarea la modificările fișierelor dintr-o bibliotecă SharePoint.

• Pentru a încărca fișiere înSharePoint 2016, consultați Încărcarea fișierelor și folderelor într-o bibliotecă.

• Pentru a încărca fișiere în SharePoint, consultați Încărcarea, vizualizarea și eliminarea fișierelor sau documentelor de proiect.

Dacă cineva vă trimite un link la un fișier SharePoint și îl selectați, aveți grijă întotdeauna să citiți bara de titlu pentru a vedea dacă scrie doar în citire înainte de a începe editarea. Dacă este așa și biblioteca are extragerea activată, trebuie să extrageți fișierul. Puteți naviga oricând la bibliotecă dacă inspectați URL-ul pentru a găsi biblioteca.

Dar dacă fișierul este un document Office, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint, este mult mai ușor. Mai întâi, puneți documentul în modul Editare, selectați fila Fișier , apoi găsiți butonul Gestionare versiuni , pe care îl puteți utiliza pentru a extrage fișierul.

Dar rețineți că este posibil ca o persoană să aibă deja fișierul extras, așadar, în acest caz, comanda Extragere nu ar fi disponibilă.

Cât de des ați văzut aceasta?

Caracteristica schițe locale există în mai multe versiuni. Selectarea Utilizare folder ciorne locale vă permite să utilizați fișierul offline și face fișierul mai ușor de găsit în computer, dacă aveți nevoie să-l deschideți ulterior, când nu sunteți conectat la o rețea. În mod implicit, folderul se numește Schițe SharePoint și se află în folderul Documente sau Documentele mele . Apropo, nu vedeți această casetă de dialog dacă selectați două sau mai multe fișiere pentru extragere.

Dar vremurile s-au schimbat. Dacă doriți să lucrați cu fișierele offline, atunci cea mai bună soluție este să utilizați OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală ceea ce face imediat ca orice bibliotecă de documente să fie offline și să sincronizeze automat modificările.

Mai multe informații

• Sincronizați bibliotecile OneDrive sau alte biblioteci SharePoint pe computer cu OneDrive.

• Descărcați clientul Sincronizare cu OneDrive gratuit.

O bibliotecă organizată în foldere are de obicei o vizualizare implicită care afișează toate folderele. Dacă doriți să arhivați multe fișiere în multe foldere, creați o vizualizare nouă care "aplatizează" biblioteca, astfel încât să puteți vedea toate fișierele într-o singură vizualizare, fără foldere. Pentru a face acest lucru, selectați Afișarea tuturor elementelor fără foldere sub Foldere în pagina Vizualizare de editare. În timp ce vă aflați la aceasta, puteți mări limita de fișiere, astfel încât să puteți vedea toate fișierele simultan, mărind și numărul de elemente de afișat sub Limită elemente. Acest lucru face mult mai simplu ca într-o singură operațiune să selectați toate fișierele pe care trebuie să le arhivați.

Mai multe informații

• PentruSharePoint 2016, consultați Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

• Pentru SharePoint, consultați Crearea unei vizualizări particularizate a unei biblioteci de documente.

Dacă ați sincronizat o bibliotecă cu OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală, puteți totuși să extrageți fișierele din browser. Puteți vedea pictograma Extras în browser pentru a indica faptul că fișierul este extras. Totuși, nu există nicio pictogramă Extras în fișierul din folderul local al dispozitivului, deoarece folderul local nu cunoaște starea de extragere/arhivare a fișierului de pe SharePoint.

Totuși, în folderul local, puteți face următoarele:

1. Faceți clic dreapta pe numele fișierului.

2. Selectați Vizualizare online sau selectați OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală, apoi selectați Accesați browserul.

Acum puteți vedea rapid biblioteca SharePoint și starea de extragere/arhivare a oricărui fișier din bibliotecă.

Nu trebuie să aștepți să se întoarcă.

Un administrator de site sau de bibliotecă poate utiliza permisiunea Înlocuire extragere , care permite arhivarea unui document sau renunțarea la extragerea unui document de către un alt utilizator. Dar fiți conștienți de consecințele acestui lucru. Este posibil ca un coleg să vrea să adauge copia locală cu modificările înapoi la document în bibliotecă și cele două versiuni trebuie reconciliate, manual sau utilizând instrumente de comparație, cum ar fi cele furnizate de Word șiExcel.

Mai multe informații

• Despre nivelurile de permisiune din SharePoint.

• Comparați două versiuni ale unui registru de lucru utilizând Comparare foi de calcul.

• Combinare revizii document.

Pe scurt, extragerea și arhivarea fișierelor este o modalitate de a bloca un fișier pentru editare exclusivă și apoi de a elibera blocarea pentru alte persoane. Luați în considerare stilul de colaborare atunci când creați biblioteci, vă organizați fișierele și decideți cum să colaborați cel mai bine. Există mai multe modalități de a colabora cu alte persoane la documente. Următorul tabel vă poate ajuta să decideți ce vi se potrivește cel mai bine.

Stil de colaborare	Utilizări tipice	Exemplu de bună practică
Familiar	Documente de echipă zilnice, editare ușoară sau rară și conflicte de editare ocazionale.	Dezactivați cerința de extragere (aceasta este setarea implicită a bibliotecii), dar puteți extrage în continuare fișiere individuale, după cum este necesar.
Elaborarea în comun	Colaborare simplă și în timp real la documente cu produse Office pe computerele client și utilizând Office pentru web	Dezactivați cerința de extragere și evitați extragerea unui fișier, deoarece este incompatibil cu elaborarea în comun.
Oficial	Comentarii și recenzii secvențiale și aprobarea documentelor.	Activați extragerea obligatorie.

Iată câteva sfaturi și trucuri suplimentare dacă activați extragerea într-o bibliotecă:

• Evitați menținerea îndelungată a fișierelor extrase.

• Adăugați coloana Extras de în vizualizarea implicită a bibliotecii. Astfel, alte persoane pot vedea cu ușurință cine a extras un document. Dacă această coloană nu este într-o vizualizare, puteți totuși să treceți cu indicatorul peste pictograma Extras pentru a vedea un sfat care vă spune cine a extras fișierul.

• Întrebați înainte de a anula extragerea altei persoane.

• Evitați editarea fișierelor care sunt deja extrase.

• Rețineți că modificările nu sunt vizibile pentru alte persoane până la arhivat.

Mai multe informații

• Configurați o bibliotecă pentru a solicita extragerea fișierelor.

• Colaborarea la documente și elaborarea în comun a documentelor.

• Creați o coloană într-o listă sau într-o bibliotecă.

• Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci.

Dacă aveți în continuare probleme sau întâmpinați un comportament neașteptat, poate că este momentul să trimiteți o solicitare de asistență.

Contactați asistența pentru produse pentru firme - ajutor Admin