Vídeo: Copiar dados do Excel

Experimente!

Tire partido da edição otimizada, consultas avançadas e funcionalidades de relatórios úteis no Access ao copiar dados de uma folha de cálculo do Excel. Coloque os seus dados numa tabela existente ou numa tabela nova em branco.

Antes de copiar os dados, certifique-se de que são consistentes e estruturados para que a cópia seja feita corretamente.

Limpar os seus dados

• Todos os dados numa coluna devem ser do mesmo tipo e ter um formato semelhante. Por exemplo, certifique-se de que todos os números de telefone incluem um indicativo, mas não o prefixo do país, de que todos os endereços incluem localidade e distrito, mas não o país, e de que todos os preços incluem cêntimos, mesmo que indique ,00.

• Remova todos os subcabeçalhos, linhas de resumo ou comentário e linhas em branco.

  Nota: Se for necessário, adicione-os novamente mais tarde utilizando o agrupamento de consultas e de relatórios, bem como os totais do Access.

  Se estiver a colar os dados numa tabela existente do Access, certifique-se de que a sua folha de cálculo tem o mesmo número de colunas que a tabela do Access, pela mesma ordem. (Por outro lado, se estiver a planear criar uma nova tabela do Access com estes dados, atribua um nome e ordene as colunas conforme preferir.)

  Sugestão: É recomendado listar cada informação discreta na sua própria coluna da base de dados. Por exemplo, separe o nome próprio e o apelido em colunas diferentes, bem como o endereço, cidade, distrito e código postal.

Adicionar dados do Excel a uma nova tabela

1. Selecione e copie os dados no Excel que pretende adicionar à tabela.

2. No Access, selecione Base > Colar.

3. Para indicar se a primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna, selecione Sim ou Não.

4. Se preferir, mude o nome da tabela e dos campos.

Adicionar dados do Excel a uma tabela existente

1. Selecione e copie os dados no Excel que pretende adicionar à tabela.

2. No Access, abra a tabela na qual pretende colar os dados.

3. No final da tabela, selecione uma linha em branco.

4. Selecione Base > Colar > Colar Acrescentando.

Quando copiar dados do Excel para uma base de dados do Access, os dados originais no Excel permanecerão inalterados.

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