Definir regras para uma impressão em série

Suponhamos que envia o mesmo convite para uma reunião trimestral. A sua origem de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião aparece mais do que uma vez no convite.

Ao colocar marcadores no seu documento e incluir um campo ASK, pode executar a mesma intercalação para cada reunião. A única coisa que terá de escrever é a data da reunião e irá digitá-la apenas uma vez.

1. No documento de impressão em série, prima CTRL + F9 e, em seguida, escreva um nome para criar um marcador. Repita este procedimento, utilizando o mesmo nome, em cada local em que pretende que a resposta do campo ASK seja apresentada no documento.

2. Coloque o cursor em qualquer lugar no documento, antes do primeiro marcador que acabou de criar.

3. No separador mailings , aceda a regras> perguntar.

4. Selecione o marcador que acabou de criar (ou escreva o nome) e, em seguida, introduza um pedido, como "data do evento?" na caixa de aviso .

5. Selecione OKe, em seguida, OK novamente.

6. No final do processo, ao clicar em concluir & impressão em série, selecione editar documentos individuais. Ser-lhe-á pedido uma resposta a cada destinatário. Esta resposta será inserida nos marcadores que especificou, nos documentos resultantes da impressão em série.

Mais informações: códigos de campo: campo perguntar

Suponhamos que envia o mesmo convite para uma reunião trimestral. A sua origem de dados não armazena as datas da reunião e a data da reunião só é apresentada uma vez no convite.

Ao colocar um campo de preenchimento no documento, pode executar a mesma intercalação para cada reunião. A única coisa que terá de escrever é a data da reunião.

1. Coloque o cursor no local onde pretende colocar o texto de preenchimento.

2. No separador mailings , aceda a regras> preenchimento.

3. Introduza um pedido, como "data do evento?" na caixa de aviso .

4. Selecione OKe, em seguida, OK novamente.

5. No final do processo, ao clicar em concluir & impressão em série, selecione Editar documentos individuais. Ser-lhe-á pedido uma resposta a cada destinatário. Esta resposta será inserida no campo preenchimento, nos documentos resultantes da impressão em série.

Mais informações: códigos de campo: campo de preenchimento

Suponhamos que está a enviar uma correspondência para uma lista de participantes de conferências que estão a viajar de maneira nacional e internacional. O campo país/região na sua origem de dados pode estar em branco para participantes nacionais. Pode utilizar um if... E, em seguida,... Mais... regra para personalizar a mensagem de todos os destinatários. Por exemplo, os destinatários cujo campo de país/região está em branco podem ver, "será-lhe-á bem-vindo na entrada", enquanto todos os outros destinatários poderão ver ", será-lhe-á bem-vindo à mesa perto do imposto alfandegário."

1. Coloque o cursor no local onde pretende colocar o texto condicional.

2. No separador mailings , aceda a regras> se... E, em seguida,... Outra pessoa.

3. Na lista nome do campo , selecione o campo da origem de dados que irá determinar o texto condicional.

4. Na lista de comparação , selecione uma forma de comparar o valor dos dados.

5. Na caixa comparar com , introduza o valor de comparação (ignore se tiver selecionado estiver em branco ou não estiver em branco como comparação).

6. Na caixa Inserir este texto , introduza o texto que é colocado no documento quando os critérios de comparação são atingidos.

7. Na caixa caso contrário, inserir esta caixa de texto, introduza o texto que é colocado no documento quando os critérios de comparação não são atendidos.

8. Selecione OK.

Mais informações: códigos de campo: campo se

Suponhamos que pretenda que a correspondência mostre cada destinatário na sua posição de espera. Pode ordenar a lista de destinatários por ordem cronológica de inscreveções e, em seguida, utilizar uma regra de registo de impressão em série para apresentar a posição numerada do destinatário na lista.

O número de registo reflete qualquer ordenação ou filtragem que aplicou à origem de dados antes da impressão em série.

1. Coloque o cursor no local onde pretende que o número de registo apareça.

2. No separador mailings, aceda a regras> registo de impressão em série.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeRec

Suponhamos que pretenda que a correspondência mostre a cada destinatário o número total de pessoas que se inscreveram num evento. A sequência de intercalação # regra fornece-lhe uma contagem dos registos no documento de impressão em série.

1. Coloque o cursor no local onde pretende que o número de registo apareça.

2. No separador mailings, aceda a regras> sequência de impressão em série #.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeSeq

Suponhamos que esteja a utilizar a impressão em série para imprimir a sua lista de contactos numa única folha de papel. Utilize a regra de registo seguinte para informar o Word para o registo seguinte sem iniciar uma nova página.

1. Coloque o cursor no local onde pretende que sejam apresentados os dados do registo seguinte.

2. No separador mailings , aceda a regras> registo seguinte.

3. Insira um campo de impressão em série para os dados
   que pretende seguir Por exemplo, uma lista de nomes de empresas pode ter o seguinte aspecto:

   «Company_Name»
   «Registo seguinte» «Company_Name»
   «Registo seguinte» «Company_Name»

Mais informações: códigos de campo: campo seguinte

Suponhamos que pretenda uma lista de participantes de conferências domésticas numa folha de papel e os participantes de viagem internacionais listados noutros folhas de papel. O campo país/região na sua origem de dados pode estar em branco para os viajantes nacionais. Pode utilizar um registo seguinte se regra para impedir que o Word inicie uma nova página até atingir os destinatários cujo campo de país/região não esteja em branco. Para obter esta medida, primeiro pode ordenar a sua origem de dados por país/região.

1. Coloque o cursor no local onde pretende que sejam apresentados os dados do registo seguinte.

2. No separador mailings , aceda a regras> registo seguinte se.

3. Na lista nome do campo , selecione o nome do campo de impressão em série, como cidade.

4. Na lista de comparação , selecione uma forma de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para identificar destinatários numa determinada localidade, selecione Igual a.

5. Na caixa comparar com , introduza o valor que pretende utilizar. Por exemplo, para um único destinatário em Tóquio, escreva Tóquio (ignore esta caixa se tiver selecionado estiver em branco ou não estiver em branco como comparação).

Mais informações: códigos de campo: campoize

Suponhamos que está a preparar convites para uma conferência onde o palestrante de apresentação ainda não foi finalizado. Pode deixar marcadores de posição para o nome do orador em todo o seu documento e incluir uma regra Definir marcador, onde introduzir o nome do orador uma vez e este aparecer em todos os marcadores de posição.

Os marcadores de posição são campos REF; a regra Definir marcador insere um campo que não é apresentado no documento (a menos que prima Alt + F9 para revelar os códigos de campo).

1. Coloque o cursor em qualquer parte do documento.

2. No separador mailings , aceda a regras> Definir marcadore escreva um nome e, em seguida, selecione OK.

3. Coloque o cursor onde quer que o texto do marcador seja apresentado.

4. No separador Inserir , aceda a peças rápidas > campoe selecione ref.

5. Selecione o nome do marcador que acabou de criar e, em seguida, selecione OK.

6. Insira o campo REF em qualquer lugar onde pretende que o texto do marcador seja apresentado.

7. Antes de executar a impressão em série, clique com o botão direito do rato no campo definir, selecione Editar campoe introduza o texto que pretende na caixa de texto .

8. Selecione OK.

Mais informações: códigos de campo: definir campo 

Suponhamos que tenha uma loja de roupas e descubra que tem um papel de camiseta específico, mas não no tamanho mais popular. Quando estiver pronto para enviar um panfleto de vendas, irá eliminar os clientes que têm um determinado tamanho. Utilize a regra ignorar registo se para comparar os conteúdos dos dados de tamanho dos clientes com o tamanho que pretende eliminar.

1. No separador mailings , aceda a regras> ignorar registo se.

2. Na lista nome do campo , selecione o nome do campo de impressão em série, tal como tamanho.

3. Na lista de comparação , selecione uma forma de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para clientes individuais que tenham um tamanho específico, selecione igual a.

4. Na caixa comparar com , introduza o valor que pretende utilizar. Por exemplo, para os clientes que utilizam o Sall de tamanho extra, selecione XS (se selecionar estiver em branco ou se não estiver em branco como comparação).

Mais informações: códigos de campo: campo SkipIf