Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Dicas para usar este artigo

As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários    Basta rolar para baixo até o segmento COMPLETE e expandi-lo. Talvez você não precise de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não estiver familiarizado com essas tarefas, poderá achar útil trabalhar seu caminho através deste artigo, segmento por segmento, na primeira vez que você projetar e adicionar um fluxo de trabalho. Depois de conhecer as informações e o layout do artigo, você poderá ir direto para o segmento de que precisa em qualquer visita de retorno.

Uma observação sobre os gráficos    Imagens de tela e diagramas conceituais nesta série de artigos de fluxo de trabalho geralmente são baseados no tipo de fluxo de trabalho aprovação. Sempre que necessário para clareza conceitual ou instrucional, no entanto, imagens e diagramas neste artigo foram personalizados para coletar fluxos de trabalho de comentários.

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se você quiser imprimir apenas segmentos selecionados, verifique se somente esses segmentos serão expandidos quando você imprimir. (Além disso, se você quiser incluir os gráficos completos em sua cópia impressa, imprima na orientação paisagística e não na orientação de retrato.)

E uma palavra sobre pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, verifique se todos os segmentos nos quais você deseja pesquisar são expandidos.

O que você deseja fazer?

Saiba mais sobre coletar fluxos de trabalho de comentários

Um fluxo de trabalho Coletar Comentários é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para seus comentários. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

O fluxo de trabalho básico do Collect Feedback incluído com funções de produtos do SharePoint como modelo. Usando este modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho coletar comentários aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho básico do Collect Feedback, cada um com sua própria maneira especializada de trabalhar, com base nas configurações especificadas ao adicioná-lo.

Seções neste segmento

1. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback pode fazer por mim?

2. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback não pode fazer?

3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback pode fazer por mim?

• Quando você adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho Coletar Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados, bem como especificar uma data de vencimento final e/ou a hora permitida para que cada tarefa seja concluída. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, você pode modificar qualquer uma dessas configurações.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: enviar comentários sobre o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou excluir a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página de Status do Fluxo de Trabalho central.

• Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos no curso dessa execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do fluxo de trabalho, para referência informal.

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2. O que um fluxo de trabalho do Collect Feedback não pode fazer?

O fluxo de trabalho Coletar Comentários não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um item ou para controlar a publicação de páginas da Web para um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o item que eles revisam, consulte o artigo Todos sobre fluxos de trabalho de aprovação, na seção Ver Também .

Além disso, os fluxos de trabalho coletar comentários não foram projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Todos sobre Coletar assinaturas de fluxos de trabalho, na seção Ver Também.

Para saber mais sobre como você pode usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint, consulte o sistema de ajuda MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um    fluxo de trabalho por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um    fluxo de trabalho Também por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, selecione a caixa Exigir Gerenciar Listas Permissões para iniciar esse fluxo de trabalho marcar, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como você planeja, adiciona, executa e mantém esse tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

• ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planeje, adicione, inicie)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em ambos os dois eventos de gatilho: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)   
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais completam suas tarefas atribuídas. Lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos da tarefa. Enquanto isso, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do fluxo de trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes no fluxo de trabalho durante a execução podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

• APÓS a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho dessa versão do fluxo de trabalho. Por fim, se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você poderá abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Antes de planejar um novo fluxo de trabalho Coletar Comentários, primeiro examine o segmento ALLOW deste artigo e siga para o segmento PLAN .

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Permitir comentários somente no formulário de tarefa ou também no item

As duas perguntas a seguir podem ajudá-lo a chegar a uma decisão fundamental sobre seu fluxo de trabalho:

• Os participantes podem enviar comentários somente no campo Comentários no formulário de tarefa ou também podem inserir alterações e comentários rastreados no próprio item?

• Se os participantes puderem inserir alterações e comentários rastreados no item em si, eles farão isso em um ambiente colaborativo, no qual vários participantes podem editar o documento ao mesmo tempo ou cada participante marcar o documento e tem direitos de edição exclusivos durante sua própria revisão?

Aqui está um diagrama que pode ajudar a esclarecer essas alternativas.

Enquanto você continua lendo, tenha esses pontos em mente:

• Nenhum fluxo de trabalho pode começar em um item que está atualmente verificado.

• O tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado.

• Você só pode inserir alterações e comentários rastreados em um item quando ele está aberto na versão instalada do programa em que ele foi criado, e não quando ele está aberto em uma versão de aplicativo Web desse programa.

Seções neste segmento

1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

2. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)

3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

1. Permitir comentários somente no formulário de tarefa

Esse arranjo tem a vantagem de ser o mais simples mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir alterações, ambas envolvendo o formulário de tarefa:

• Envie comentários.

• Solicite que uma alteração seja feita no item enquanto o fluxo de trabalho ainda está em execução.

O main desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar alterações específicas diretamente no item. Quanto maior o número de alterações sugeridas, mais os participantes provavelmente desejam poder trabalhar diretamente no item.

Uma observação sobre como proteger itens contra alterações    A maneira mais simples de garantir que os participantes não façam alterações no item em si é marcar o item durante a execução. Mas como dissemos apenas um pouco de volta, os fluxos de trabalho não podem começar em nenhum item que está atualmente verificado.

Há duas maneiras de contornar isso:

• Você pode esperar até que o fluxo de trabalho tenha começado e, em seguida, marcar o item para fora durante a execução. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, verifique se você está listado no campo CC na segunda página do formulário de associação. Em seguida, quando você receber a notificação de que o fluxo de trabalho começou em um item, marcar esse item.) Uma limitação desse método é que nenhum outro fluxo de trabalho será capaz de iniciar no mesmo item enquanto você o tiver verificado.

• Como alternativa, você pode deixar o item conectado, mas certifique-se de que os participantes saibam que é importante que eles não marcar o item nem façam alterações nele. É uma boa ideia, é claro, incluir essa instrução entre as anotações que você inclui nas notificações de tarefa. Se os participantes forem novos para coletar fluxos de trabalho do Feedback, talvez seja uma boa ideia deixar o ponto ainda mais claro – enviando um email separado antes do fluxo de trabalho começar, talvez, ou conversando pessoalmente com seus participantes.

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2. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão colaborativa)

Esse arranjo mantém o item disponível para todos os participantes o tempo todo. Ninguém tem que esperar que mais ninguém termine sua revisão antes de começar a sua própria. Essa flexibilidade é possível pelos recursos de colaboração em produtos do SharePoint.

Apenas certifique-se de que seus participantes saibam que eles devem fazer o seguinte:

• Deixe o item verificado enquanto eles fazem suas alterações.

• Abra o item na versão instalada do programa no qual ele foi criado e não em uma versão de aplicativo Web desse programa.

• Ative o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

• Salve suas alterações no servidor.

Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção for selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item – até mesmo alterações e/ou comentários rastreados – o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

Além disso, se você pretende permitir alterações no item em si, certifique-se de que, nas configurações de versão da lista ou biblioteca, exigir que os documentos sejam verificados antes que eles possam ser editados está definido como No.

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3. Permitir comentários no formulário de tarefa e no item (versão de acesso exclusivo)

Nesse arranjo, somente um participante pode marcar o item e fazer alterações nele a qualquer momento:

• Se as tarefas no fluxo de trabalho forem atribuídas uma de cada vez (em série), isso provavelmente não será um problema.

• Se as tarefas forem atribuídas de uma só vez (em paralelo), os participantes talvez às vezes precisem aguardar o acesso ao item enquanto outro participante termina de trabalhar nele.

Como o fluxo de trabalho não pode começar em um item quando o item é verificado, você deve garantir que os itens sejam verificados antes de executar esse fluxo de trabalho neles.

Deixe seus participantes saberem que eles devem fazer o seguinte:

• Verifique o item antes de abri-lo.

• Abra o item na versão instalada do programa no qual ele foi criado e não em uma versão de aplicativo Web desse programa.

• Ative o controle de alterações antes de fazer alterações ou inserir comentários.

• Salve suas alterações no servidor e marcar o item de volta assim que terminarem de trabalhar com ele.

Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui uma opção para cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se alguma alteração for feita no item que está sendo revisado. Se essa opção for selecionada, a primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item – até mesmo alterações e/ou comentários rastreados – o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, vá para o segmento PLAN deste artigo.

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Planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações necessárias para montar antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Coletar Comentários.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e precisar apenas de um lembrete sobre as etapas específicas, poderá ir direto para o segmento ADD apropriado (lista/biblioteca ou coleção de sites) deste artigo.

Seções neste segmento

1. Modelos e versões

2. Introdução ao formulário de associação

3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint funcionam como master modelos nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais que você adiciona às suas listas, bibliotecas e coleção de sites são baseados.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Comentários, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho do Collect Feedback geral. Você fornece a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo de fluxo de trabalho Coletar Comentários master, mas cada versão nomeada e personalizada para a maneira específica que você o usará.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho com base no modelo de fluxo de trabalho Aprovação foram adicionados – um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e outro para um único tipo de conteúdo em uma coleção de sites inteira.

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que você adiciona uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, você preenche um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para concluir o formulário de associação. Primeiro, porém, leve um momento ou dois para olhar sobre o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

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3. Doze perguntas a serem respondidas

Assim que tiver as respostas para todas as perguntas desta seção, você estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

1. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

2. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

3. Qual é um bom nome?

4. Listas de tarefas e listas de histórico: existente ou novo?

5. Como (e por quem) esse fluxo de trabalho pode ser iniciado?

6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm esse fluxo de trabalho?

7. Participantes: Quais pessoas, em qual ordem?

8. Quais informações adicionais os participantes precisam?

9. Comentários somente no formulário de tarefa ou também no item?

10. Quando as tarefas devem ser executadas?

11. Quando esse fluxo de trabalho termina?

12. Quem precisa ser notificado?

01. Esse é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Comentários – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na seção Ver Também .

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Recolher Comentários apenas numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-la em toda a coleção de sites.

• Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.

• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel ou altamente especializado como Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros que criar por si próprio.

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03. Qual é um bom nome?

Atribua um nome à sua versão do fluxo de trabalho para:

• Indica claramente para que serve.

• Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que é membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de Recolha de Comentários diferentes:

• Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback apenas dogestor do seu grupo.

• Irá executar o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por pessoas fora do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback detodos os membros do seu grupo.

Pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Dentro do Feedback de Submissão e o segundo Feedback de Submissão Exterior.

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04. Listas de tarefas e listas do histórico: existente ou novo?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site e a lista Histórico, utilize outras listas existentes ou solicite novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, considere pedir novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerir listas demasiado longas é uma das coisas que pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho tiverem dados confidenciais que pretende manter separados das listas gerais, deverá indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho Recolher Comentários num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das definições da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas para a instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar.

• Com um início automático, claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as predefinições especificadas no formulário de associação são utilizadas sem alterações.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Todas as alterações efetuadas no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as predefiniçõespermanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que o utilizador e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se assim o quiser e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições através do formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se quiser executar o fluxo de trabalho apenas em itens criados por um escritor de fora da sua equipa, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas de equipa. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores na sua equipa e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos.)

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por um ou cada um dos seguintes eventos:

• É criado ou carregado um novo item para a lista ou biblioteca.

• Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. É executado sempre que ocorre um evento de acionamento.

Um exemplo rápido    Imagine que o contabilista da sua organização precisa de rever todos os orçamentos que são carregados ou criados na sua biblioteca de Orçamentos. Pode adicionar um fluxo de trabalho Recolher Comentários a essa biblioteca e especificar o seu contabilista como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um novo item for adicionado à lista ("criado em"). Assim, o seu contabilista será sempre mantido atualizado.

Duas desvantagens para os inícios automáticos:

• Não pode parar a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorre um evento de acionamento.

• Não pode alterar as definições no início de uma instância individual.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?

Quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, é-lhe dada a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho. (Se estiver a adicionar um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, esta opção não será apresentada no formulário de associação.)

Anotações

• A operação que realiza todas as ações adicionais pode demorar muito tempo a concluir.

• Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: Que pessoas, por que ordem?

Terá de indicar o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem serão atribuídas as tarefas de revisão.

Uma fase ou várias    fases? Pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou ter várias fases. Se tiver mais do que uma fase, as fases serão executadas uma após a outra.

Críticas paralelas ou críticas em série    ? Para os participantes em qualquer fase, pode optar por atribuir todas as respetivas tarefas de revisão ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter as respetivas tarefas de revisão atribuídas umas atrás das outras (em série) pela ordem indicada. A opção de série pode ser útil se, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam analisar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto das respetivas críticas.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de múltiplas fases e revisões em série:

Imagine que o Frank está a adicionar um novo fluxo de trabalho Recolher Comentários. Quer que os seus colegas Anna e Sean revejam cada item primeiro, antes que ele próprio o reveja. Dessa forma, pode ver os seus comentários antes de começar a sua própria crítica. O Frank pode configurar isto de duas formas:

• Ao usar uma    crítica em série, Frank cria uma revisão em série em que Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
  Neste acordo, a Ana tem de enviar o seu feedback antes da atribuição da tarefa do Sean; e, em seguida, o Sean tem de enviar o seu feedback antes da tarefa do Frank ser atribuída.
  Eis como o Frank prepara a sua crítica em série.
  

• Usando duas    fases se Frank quer que Anna e Sean sejam atribuídas as suas críticas ao mesmo tempo, para que Sean não tenha que esperar que Anna termine antes de começar, ele pode configurar duas fases no fluxo de trabalho: a primeira uma fase paralela para as críticas de Anna e Sean, e a segunda uma fase separada apenas para a sua própria revisão. Se a primeira fase não estiver concluída, a segunda fase nunca é iniciada.
  Eis como o Frank prepara a sua revisão paralela de duas fases.
  

Seguem-se diagramas de ambas as soluções.

Participantes externos    Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Eis um diagrama desse processo:

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, pode fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda assim enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETE deste artigo.)

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08. De que informações adicionais os participantes precisam?

Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, etc.

Perguntas que poderá abordar neste campo de texto:

• Se os participantes tiverem dificuldades ou perguntas, quem devem contactar?

• Os revisores podem submeter comentários apenas no formulário de tarefa ou também podem inserir alterações registadas e comentários no item itself?

• Se os revisores conseguirem inserir alterações registadas e comentários no próprio item, devem marcar o item antes de efetuar alterações no mesmo ou devem deixá-lo com entrada dada para que vários revisores possam trabalhar no mesmo em simultâneo?

• Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, menção aqui que um único membro de cada grupo deve reclamar a tarefa antes de a concluir. Desta forma, os outros membros do grupo não perdem tempo ao iniciar a mesma tarefa. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento COMPLETE deste artigo.)

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09. Comentários apenas no formulário de tarefa ou também no item?

Existem várias considerações relacionadas com esta questão importante. Se ainda não o fez, abra e leia o segmento PERMITIR deste artigo para obter mais informações.

Parte superior do segmento

10. Quando é que as tarefas devem ser concluídas?

Pode indicar quando é que as tarefas de fluxo de trabalho devem ser concluídas de uma ou de duas formas:

Por data do calendário    Pode especificar uma única data de calendário para a qual todas as tarefas devem ser concluídas.

• Se configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deve utilizar esta opção. Isto deve-se ao facto de o valor de data que especificar não se ajustar automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.

• Uma data para conclusão do calendário substitui a duração de uma tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e hoje me for atribuída uma tarefa que tenha uma duração de três dias, mas que também tenha uma data para conclusão do calendário de 11 de junho, a tarefa será concluída no dia 11 de junho (data para conclusão do calendário) e não no dia 13 de junho (último dia da duração de três dias).

Parte superior do segmento

11. Quando termina este fluxo de trabalho?

Para evitar perder tempo gasto em revisões desnecessárias, pode optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente se for efetuada qualquer alteração ao item.

Se selecionar esta opção, os participantes só podem dar feedback nos respetivos formulários de tarefas. Ou seja, não podem inserir alterações registadas e comentários no próprio item, uma vez que isso iria alterar o item, o que, por sua vez, cancelaria o fluxo de trabalho. Se selecionar esta opção, certifique-se de que inclui uma nota no campo Pedido , instruindo os participantes a não fazerem alterações diretamente no item para revisão.

Parte superior do segmento

12. Quem precisa de ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que este fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.

• Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho Recolher Comentários à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

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Adicionar um fluxo de
trabalho Recolher Comentários (apenas para uma lista ou biblioteca)

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever os segmentos LEARN, ALLOW e PLAN anteriores neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint.

Permissões    As predefinições exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou Todos (para todos os tipos de conteúdo) e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
   

5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

1. Quando todas as definições deste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.

2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Observação: Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação ( numeração de um a sete na ilustração seguinte, de Atribuir a a CC ) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira desejada, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto, acesse o segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Topo do segmento | Topo do artigo

Adicionar um fluxo
de trabalho coletar comentários (para uma coleção de sites inteira)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil examinar os segmentos LEARN, ALLOW e PLAN anteriores neste artigo antes de prosseguir com as etapas neste segmento.

Seções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões precisam estar em ordem para que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email e lembretes, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, marcar com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

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2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

1. Acesse a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias do Designer Web, clique em Tipos de conteúdo do site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação: Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites deve ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
      

   2. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho .
      

   3. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções seguem a ilustração.)

1. Quando todas as configurações nesta página forem do jeito que você deseja, clique em Avançar.

2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

   Observação: Os produtos do SharePoint apresentam as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação – números um a sete na ilustração a seguir, de Revisores a CC – sempre que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções apenas para uma instância.

1. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a nova versão do fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto, aceda ao segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar o novo fluxo de trabalho.

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Iniciar um fluxo de trabalho Recolher Comentários

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Manualmente , em qualquer altura, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

• Automaticamente sempre que ocorre um evento de acionamento especificado , ou seja, sempre que um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um item já existente na lista é alterado de qualquer forma.
  (Os eventos ou eventos de acionamento são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição e configuração originais do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, veja o segmento PLANO deste artigo.)

Secções neste segmento

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado automaticamente, sempre que ocorrer um evento de acionamento, o fluxo de trabalho é executado no item que o acionou.

Quando é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa para cada destinatário. Entretanto, também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefas) à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

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2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por predefinição, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem especificar essencialmente que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois locais para começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

• A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado

• A partir do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual foi criado. (Tenha em atenção que este tem de ser o programa completo e instalado e não uma versão de aplicação Web.)

As duas secções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

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3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item no qual pretende executar o fluxo de trabalho está armazenado.

2. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Ficheiros do friso, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

4. No formulário de iniciação, efetue as alterações que pretende aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações efetuadas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser efetuar alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

1. Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

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4. Comece manualmente de dentro de um programa do Microsoft Office

1. Abra o item no programa do Office instalado em seu computador.

2. No item aberto, clique na guia Arquivo , clique em Salvar & Enviar e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

3. Se você vir a mensagem a seguir, informando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja verificado, clique no botão Check In.

4. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

5. Na página Alterar um fluxo de trabalho, no formulário de iniciação, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

   

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira desejada, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho é executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas? (Eles podem achar útil o segmento COMPLETE deste artigo.)

• Além disso, é uma boa ideia marcar se os participantes estão recebendo seus notificações por email, e particularmente que as notificações não estão sendo mal tratadas por seus filtros de email de lixo eletrônico.

• E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Acesse o segmento COMPLETE deste artigo para obter os detalhes.

• Enquanto isso, para descobrir como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, acesse o segmento MONITOR deste artigo.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários

Se essa for a primeira vez que você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho Coletar Comentários, talvez seja útil examinar este segmento do artigo na íntegra antes de concluir sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a você.

Primeiro, verifique se você tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho exigem ações de tarefa diferentes.

Portanto, antes de começar, verifique se a tarefa atribuída é de fato uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários e não uma tarefa para algum outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Examine em qualquer um dos seguintes locais:

• Na linha Assunto do de notificação
  de tarefa

• Na barra de mensagens no item a ser revisado
  

• No título da tarefa na página
  Status do Fluxo de Trabalho

Se você não vir o texto Por favor, examine o texto nesses locais, marcar com a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho para descobrir em qual modelo de fluxo de trabalho ele se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Ver Também deste artigo.

No entanto, se sua tarefa for uma tarefa Coletar Comentários, continue lendo!

Seções neste segmento

1. Uma visão geral do processo

2. Acessar o item e o formulário de tarefa da mensagem de notificação de tarefa

3. Acessar o item e o formulário de tarefa da lista ou biblioteca

4. Examinar o item

5. Concluir e enviar o formulário de tarefa

6. Notificações atrasadas

7. Reivindicar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

9. Reatribua sua tarefa para outra pessoa (opcional)

10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, você geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa por email.

• Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.

• Você marcar o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas atualmente a você.

Quando você descobre que recebeu uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários, você geralmente faz duas coisas:

• Examinar o item    Abra e examine o item.

• Concluir a tarefa    Utilize o formulário de tarefa para submeter os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, os três itens seguintes estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)

• O item submetido para a sua revisão (que abre e revê)

• O formulário de tarefa (que abre, conclui e submete)

Eis o aspeto destes três itens.

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2. Aceda ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

Siga as seguintes etapas:

1. Na mensagem de notificação da tarefa, em Para concluir estas instruções de tarefa, clique na ligação para o item.

2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

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3. Aceda ao item e ao formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

Siga as seguintes etapas:

1. Na lista ou biblioteca onde o item a rever está armazenado, clique na ligação Em Curso associada ao item e ao fluxo de trabalho.

2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.

3. No formulário de tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se , clique na ligação para o item.

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4. Reveja o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Repare nas duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

Leitura do Servidor -   Apenas Este documento está aberto no modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento, mas não pode efetuar alterações no mesmo.

A pessoa que executa o fluxo de trabalho tem a opção de permitir feedback apenas no formulário de tarefa ou também permitir alterações registadas e comentários no próprio item. Se não tiver a certeza se deve trabalhar no próprio item, marcar com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou com a pessoa que o adicionou originalmente. Se pretender inserir alterações registadas e comentários, clique no botão Editar Documento .

Alguns aspetos a ter em conta:

• Certifique-se de que sabe se é suposto marcar o documento antes de inserir alterações registadas e comentários ou se é suposto deixá-lo com entrada dada para que vários revisores possam trabalhar no mesmo em simultâneo.

• Certifique-se de que ativa o registo de alterações antes de inserir quaisquer alterações ou comentários. Para obter mais informações, veja o segmento PERMITIR neste artigo.

• Certifique-se de que guarda as alterações feitas ao servidor quando terminar de trabalhar no item. Se deu saída do item, marcar-o novamente.

Fluxo de trabalho    Tarefa Quando estiver pronto para concluir e submeter o formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa .

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5. Preencha e submeta o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho Recolher Comentários tem um aspeto semelhante ao seguinte.

Tenha em atenção que os dois primeiros controlos (Eliminar Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando são abertos a partir do item para revisão.

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6. Notificações em atraso

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho completa estiver em atraso para conclusão, as notificações são enviadas automaticamente para:

• A pessoa a quem a tarefa é atribuída.

• A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho).

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7. Reclamar uma tarefa de grupo antes de a concluir (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro a que pertence, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reclamar a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até aparecer uma seta.

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reclamar Tarefa .
   

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas agora especificamente a si.

Mais tarde, se pretender libertar a tarefa novamente para o grupo sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Libertar Tarefa .

Voltar a Rever o item

8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

Antes de iniciar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se for efetuada qualquer alteração ao item. Poderá ser boa ideia marcar com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para se certificar de que está tudo bem para que seja feita uma alteração e que o fluxo de trabalho termine nessa altura.

Vamos demonstrar a opção de pedido de alteração ao colocá-la num cenário:

Primeiro, imagine que o seu nome é Frank.

Em seguida, imagine que uma colega chamada Ana iniciou um fluxo de trabalho Recolher Comentários num documento que criou.

Quando revê o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.

Clique no botão Pedir Alteração na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.

Quando você tiver todas as entradas do formulário da maneira que desejar, clique em Enviar e sua tarefa atual é marcada comoConcluir. (Mas você ainda não terminou. Você receberá uma tarefa de revisão novamente depois que Anna concluir a tarefa de alteração.)

Enquanto isso, Anna recebe a seguinte notificação por email:

Anna pode dizer após apenas uma olhada na linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação comum coletar comentários, mas sim uma solicitação para alterar algo sobre o item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica que foi solicitada na alteração solicitada de texto (número 2).

Anna verifica o item, faz as alterações solicitadas (ou não), salva suas alterações (se houver) e verifica o item de volta. (Lembre-se de que, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar assim que qualquer alteração for feita no item, essa ação fará com que o fluxo de trabalho termine.)

Em seguida, Anna vai para a página Status do fluxo de trabalho e abre sua tarefa de solicitação de alteração da área Tarefas lá.

Anna adiciona qualquer informação que deseja no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

• Ela marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como Concluída.

• Ele atribui uma nova tarefa de revisão a você (com os comentários de Anna adicionados na área Comentários Consolidados ) e envia uma notificação sobre essa tarefa.

Agora você pode ir em frente e concluir sua revisão do item alterado.

Enquanto isso, todas essas ações são rastreadas e visíveis na seção Histórico do fluxo de trabalho da página Status do fluxo de trabalho, conforme mostrado na ilustração a seguir.

Aqui está um diagrama de todo o processo.

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9. Reatribua sua tarefa para outra pessoa (opcional)

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Tarefa reatribuir no formulário de tarefa do fluxo de trabalho.

Esse formulário é exibido.

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa está marcada como Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas estão incluídas no Texto Delegado na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Enquanto isso, todas essas alterações são rastreadas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

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10. Conclua uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio Atribuir ao apropriado na segunda página do formulário de associação.

2. O fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que originalmente adicionou o fluxo de trabalho. Essa pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como o proxy do participante externo.

3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Enquanto isso, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou aviso útil.)

4. O membro do site ao qual a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

5. O participante externo examina o item e envia de volta sua resposta ao membro do site.

6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em produtos do SharePoint em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

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Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho do Collect Feedback em execução

O local central do qual você pode monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Status do fluxo de trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro mostraremos como chegar a essa página, depois mostraremos como usar as opções e as informações que você encontrar lá. Por fim, mostraremos outras duas páginas em que você pode obter informações adicionais de monitoramento.

Seções neste segmento

1. Acessar a página Status do fluxo de trabalho

2. Usar a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

5. Cancelar ou encerrar essa execução do fluxo de trabalho

6. Descubra quais fluxos de trabalho estão em execução em um item

7. Monitorar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

1. Acesse a página Status do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

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2. Use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento que a seção responde.

Seção Informações do fluxo de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou essa instância do fluxo de trabalho?

• Quando essa instância foi iniciada?

• Quando ocorreu a última ação nesta instância?

• Em qual item essa instância está em execução?

• Qual é o status atual dessa instância?

Seção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é a status atual?

• Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data para conclusão para cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico de Fluxos de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

• Tenha em atenção que as tarefas em atraso e as notificações de tarefa em atraso não aparecem nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas que ainda não foram concluídas:

• Alterar uma única tarefa ativa

• Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões Para efetuar qualquer alteração a uma única tarefa atribuída a outra pessoa que não seja você, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Por isso, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações à tarefa de outro participante.)

Se tiver as permissões necessárias:

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa na lista Tarefas .
   

2. Utilize o formulário de tarefa para concluir, eliminar ou reatribuir a tarefa ou para pedir uma alteração ao item.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefa, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Atualizar tarefas ativas da Recolha de Comentários .

2. Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em OK.

   • As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas atualmente atribuídas a tarefas nesta execução.

   • As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas ainda não atribuídas nãosão afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.

   • Se quiser efetuar alterações a tarefas ainda não atribuídas, consulte a secção seguinte neste segmento, Alterar tarefas futuras.

     

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligaçãoTerminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar revisores de Recolher Comentários .

2. Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em ATUALIZAR.

   Observação: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão as suas alterações.

Parte superior do segmento

5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes da conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.

• Terminar este fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, ainda se refletem na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Siga as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas retidas na lista de Tarefas e no Histórico)

Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária ou pretendida, pode ser parada.

• Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas recolher comentários .

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um status de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxos de Trabalho .

Terminar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas retidas no Histórico)

Permissões Todas as quatro ligações de comando na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.

• Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Terminar este fluxo de trabalho .

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, embora ainda estejam refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com uma status de Cancelado.

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6. Descubra que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Ficheiros do friso, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Em Execução, encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho atualmente em execução no item.

Parte superior do segmento

7. Monitorizar fluxos de trabalho de toda a coleção de sites

Os administradores da coleção de sites podem ver rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Veja como:

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

3. Na página Definições do Site, em Administração de Sites, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho é aberta, apresentando as informações.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho é executada, poderá querer utilizar as instruções no segmento REVER deste artigo para ver os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como pretende.

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Rever os resultados do fluxo de trabalho Recolher Comentários e criar relatórios

Após a conclusão da instância do fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Pode aceder ao registo de qualquer instância até 60 dias após a conclusão da instância.)

Também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.

Secções neste segmento

1. Rever eventos na instância mais recente

2. Aceder ao histórico de instâncias até 60 dias

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acedido a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho, execute em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação status para o item e fluxo de trabalho pretendidos.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho de sessão principal e o fluxo de trabalho é Nova Aprovação do Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico de Fluxos de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Parte superior do segmento

2. Aceder ao histórico de instâncias até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar novamente o mesmo fluxo de trabalho no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é quanto tempo os produtos SharePoint retêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Clique no ícone à frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Ficheiros do friso, no grupo Fluxos de Trabalho , clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou status da instância do fluxo de trabalho que pretende rever.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico de fluxos de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, poderá querer criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto concluído na linha Assunto para a sua própria pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.) Para saber mais sobre como criar regras do Outlook, consulte o artigo Gerir mensagens de e-mail com regras.

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3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar geralmente , ao longo do tempo e em várias instâncias, pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Utilize este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade demora a concluir num fluxo de trabalho, bem como quanto tempo demora a conclusão de cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho.

• Cancelamento e Relatório de Erros    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação status informações.
   

2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxos de Trabalho, clique em Ver relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere a localização onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.

5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da forma que pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se quiser alterar alguma coisa sobre como funciona, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

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Alterar, desativar ou remover um fluxo de trabalho Recolher Comentários

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho Recolher Comentários e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho é configurado.

Além disso, poderá querer, em vários momentos no futuro, fazer mais alterações à configuração.

Por fim, poderá, em algum momento, querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo ou pode, de facto, optar por removê-lo completamente.

Secções neste segmento

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes às definições de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que foi originalmente utilizado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, este separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.

   Observação: Se o fluxo de trabalho Recolher Comentários que pretende não aparecer na lista, poderá estar associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho apresentados nesta lista são controlados pelo controlo Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo , localizado logo acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho que pretende aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emDefinições, clique emDefinições do Fluxo de Trabalho.

6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.

7. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente utilizado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD adequado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

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2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou a biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca .

   Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações , clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .
   

5. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.

• acesso    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

• Sem novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca completamente. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível.)

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Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

1. Abra a página inicial da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emConfigurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

6. Na página Configurações do fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho .

7. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, habilitar novamente ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho em execução atualmente em itens.

• acesso    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

• Sem novas instâncias    Opção que permite que todas as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho sejam concluídas, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar novamente o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna para esse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação nãoé reversível.)

O que vem a seguir?

Se você tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para marcar os efeitos das alterações.

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Personalizando ainda mais

Há uma ampla variedade de maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint.

Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos de fluxo de trabalho.

• Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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