Tudo sobre fluxos de trabalho Coletar Assinaturas

• Ao adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, você pode especificar quantos participantes incluir e indicar se suas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até mesmo decidir se deve dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios separados. E sempre que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um documento, poderá modificar qualquer uma dessas configurações.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: assinar (ou não assinar) o documento, reatribuir a tarefa de assinatura ou excluir a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) de uma única página central do Status do Fluxo de Trabalho.

• Por 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram no decorrer dessa executar (ou instância )do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Status do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas não foi projetado para coletar aprovações e rejeições para um documento ou para controlar a publicação de páginas da Web para um site. Se você quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o documento que eles analisam, consulte o artigo, All about Approval workflows.

Além disso, os fluxos de trabalho coletar assinaturas não foram projetados para coletar comentários. Se você quiser usar um fluxo de trabalho para coletar comentários sobre um documento, consulte o artigo, All about Collect Feedback workflows.

Você também pode usar Microsoft SharePoint Designer 2013 personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint.

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Além disso, por padrão, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Como alternativa, os proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção Exigir Gerenciar Permissões de Listas para iniciar esse fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

Cada vez mais transações comerciais estão sendo conduzidas eletronicamente. Consequentemente, assinaturas digitais estão sendo usadas cada vez mais para vincular legalmente as partes que dependem de suas transações. Uma assinatura digital é usada para verificar a identidade da pessoa que assinou o documento e confirma que o conteúdo não foi modificado após a aplicação da assinatura digital ao documento. As assinaturas digitais fornecem segurança baseada em tecnologias de criptografia e ajudam a reduzir o risco associado a transações comerciais eletrônicas. Com melhorias na assinatura digital, o Office pretende atender às necessidades de segurança de informações de empresas e entidades do setor público em todo o mundo.

Para criar uma assinatura digital, você deve ter um certificado digital, que comprove sua identidade para partes confiáveis e que deve ser obtido de uma autoridade de certificação (CA) confiável. Se você não tiver um certificado digital, a Microsoft também terá parceiros que fornecem certificados digitais, bem como outras assinaturas avançadas.

Estas são as etapas básicas:

• ANTES de o fluxo de trabalho ser executado (planejar, adicionar, iniciar)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeje onde deseja adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca ou para todo o conjunto de sites) e os detalhes de como ele funcionará. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em um documento específico. O fluxo de trabalho também pode ser definido para ser executado automaticamente. As executações automáticas podem ser ativadas com base em dois ou dois eventos disparados: quando qualquer documento é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca ou quando qualquer documento em uma lista ou biblioteca é alterado.

• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluir, monitorar, ajustar)   
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem suas tarefas atribuídas. Enquanto isso, o andamento do fluxo de trabalho pode ser monitorado a partir de uma página central de Status do Fluxo de Trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes no fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

• DEPOIS que o fluxo de trabalho é executado (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico dessa executar (ou instância )poderá ser revisado por até 60 dias na página Status do Fluxo de Trabalho. Se houver alguma coisa que você queira alterar sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, você pode abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo a seguir ilustra esses estágios da perspectiva da pessoa que está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos mestras nos quais os fluxos de trabalho individuais específicos que você adiciona às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites são baseados.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, por exemplo, você está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho geral Coletar Assinaturas. Você dá a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que você especifica no formulário de associação ao adicionar essa versão específica. Dessa forma, você pode adicionar vários fluxos de trabalho, cada um deles uma versão com base no modelo mestre de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, mas cada versão nomeada e personalizada para a maneira específica de usá-la.

Nesta ilustração, três fluxos de trabalho com base no modelo de fluxo de trabalho de aprovação foram adicionados , um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sitesinteiro.

Sempre que você adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho com base em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar a maneira como deseja que sua nova versão funcione.

Na seção a seguir, você encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para concluir o formulário de associação. Primeiro, porém, tome um momento ou dois para olhar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação ,que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado nesse momento apenas para essa única executar.

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Coletar Assinaturas – SharePoint 2010. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

É importante saber que as linhas de assinatura do tipo que estamos discutindo aqui podem ser inseridas somente em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico quanto Document ou Planilha do Excel, ou tão altamente especializado quanto Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho Coletar Assinaturas somente em uma única lista ou biblioteca ou torná-la disponível em todo o conjunto de sites.

• Se você adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, poderá defini-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou em um único tipo de conteúdo somente.

• No entanto, se você adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, deverá defini-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

• Em todos os casos, cada documento no qual um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é executado deve ser um arquivo criado em Word, Excel ou InfoPath.

Dê à sua versão de fluxo de trabalho um nome que:

• Indica claramente para o que é usado.

• Claramente o diferencia de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho de Coleta de Feedback diferentes:

• Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado por um membro do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários apenas do gerente do seu grupo.

• Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento enviado por pessoas fora do seu próprio grupo. Esse fluxo de trabalho coleta comentários detodos os membros do seu grupo.

Você pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Dentro do Feedback de Envio e o segundo feedback de envio externo.

Você pode fazer com que seu fluxo de trabalho use a lista de Tarefas padrão do site e a lista Histórico, use outras listas existentes ou solicite novas listas apenas para esse fluxo de trabalho.

• Se seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (O gerenciamento de listas longas é uma das coisas que podem diminuir o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico desse fluxo de trabalho conterem dados confidenciais ou confidenciais que você deseja manter separados das listas gerais, você deve indicar que deseja listas novas e separadas para esse fluxo de trabalho. Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas estão definidas para as novas listas.

As linhas de assinatura podem ser inseridas no documento em duas ocasiões:

• Antes de o fluxo de trabalho ser iniciado no documento.

• Depois que o fluxo de trabalho é iniciado, mas antes que o primeiro participante adiciona sua assinatura a uma linha de assinatura.

Adicionar uma assinatura digital a um documento é um processo de duas etapas:

1. Primeiro, alguém insere umalinha signature no corpo do documento.
   

2. Em seguida, alguém adiciona sua assinatura à linha inserida.
   

Lembre-se disso    A partir do momento em que o primeiro participante adiciona sua assinatura ao documento, o documento é bloqueado contra a edição. Umanova alteração no documento após esse ponto , exceto outros signatários adicionando suas assinaturas, invalida ou exclui todas as assinaturas que foram adicionadas. E como a inserção de uma linha de assinatura conta como uma alteração no documento, todas as linhas de assinatura já devem estar presentes no documento antes que o primeiro participante adiciona sua assinatura real a uma dessas linhas.

Portanto, há três maneiras simples de responder a esta pergunta:

• Para qualquer tipo de início    O documento é baseado em um modelo ou formulário que já tem linhas de assinatura no local, para que ninguém tenha que adicioná-las para cada fluxo de trabalho individual executado.

• Para iniciar manualmente    A pessoa que inicia o fluxo de trabalho insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de iniciar o fluxo de trabalho.

• Para iniciar automaticamente    O primeiro participante que abrir o documento insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de adicionar sua própria assinatura.

Aqui está um resumo gráfico rápido do ponto principal.

Um fluxo de trabalho pode ser definido para ser iniciado manualmente apenas, somente automaticamente ou de qualquer maneira:

• Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento específico, outro formulário, o formulário de iniciação,é apresentado. O formulário de iniciação contém as configurações da segunda página apenas do formulário de associação. Dessa forma, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), ela poderá fazer isso antes de clicar em Iniciar.

• Com um início automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, portanto, as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem nenhuma alteração.

A ilustração a seguir mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Todas as alterações feitas no formulário de iniciação são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configuraçõespermanentes e padrão do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer documento qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se você optar por isso e que sempre que você o executar, terá a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de iniciação.

É claro que, com um início manual, alguém precisa lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazer isso.

Iniciações automáticas

Você pode configurar o fluxo de trabalho a ser iniciado automaticamente por um dos seguintes eventos:

• Um novo documento é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

• Um documento já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado sempre que ocorre um evento de disparo.

Considerações especiais para inícios automáticos com Coletar fluxos de trabalho de assinaturas

Ao contrário de alguns dos outros fluxos de trabalho incluídos, não é possível adicionar mais tarefas depois que um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é iniciado. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, ele atribui apenas as tarefas de assinatura já especificadas em suas configurações padrão. Cada uma dessas tarefas pode ser reatribuida durante a executar o fluxo de trabalho, mas nenhuma tarefa adicional pode ser criada e atribuída. Em outras palavras, um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas só deve ser executado automaticamente quando a identidade, ou pelo menos o número, dos participantes for conhecida antecipadamente.

O que é possível após um início automático é excluir ou cancelar tarefas que já estão atribuídas , mas observe que cancelar uma tarefa não removerá a linha de assinatura associada do documento.

A seguir estão três cenários nos quais um início automático é usado. Observe que em cada cenário:

• O fluxo de trabalho é executado em uma biblioteca para a qual as pessoas carregam documentos que precisam ser assinados.

• O conjunto de tarefas de assinatura atribuídas a pessoas é estável ao longo do tempo e não precisa ser revisado ou editado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado.

Obviamente, em cada um desses cenários, se o item carregado for um documento ou formulário que já contenha as linhas de assinatura apropriadas, não será necessário que os participantes do fluxo de trabalho insiram linhas de assinatura durante a executar o fluxo de trabalho.

Cenário 1: Tarefa única, signante único

Novas declarações de despesas precisam ser assinadas por Anna, portanto, Anna cria uma biblioteca chamada New Expense Claims. Qualquer pessoa na organização pode criar ou carregar uma declaração.

A Anna cria um fluxo de trabalho e lhe dá o mesmo nome: Novas Declarações de Despesas. O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo apenas uma tarefa de assinatura a Anna, claro.

Cenário 2: Várias tarefas, vários signatários

Desta vez, os contratos precisam ser assinados por Anna e Sean e Frank — por todos os três.

O Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para Assinaturas. Ela cria um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas chamado Assinaturas (annaANDseanANDfrank). O fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento, atribuindo uma tarefa de assinatura a cada uma das três pessoas.

O primeiro signante a abrir o documento insere as linhas de assinatura de todos os três signatários antes de adicionar sua própria assinatura.

Cenário 3: Várias tarefas, signante único

Nesta versão, os contratos precisam ser assinados por Ana ou Sean ou Frank — por apenas um dos três.

O Sean cria uma biblioteca chamada Contracts for Signature e um fluxo de trabalho chamado Signature (annaORseanORfrank). Ela também cria uma lista de emails ou um grupo de distribuição, também chamado annaORseanORfrank, que inclui todos os três.

Novamente, o fluxo de trabalho é executado automaticamente em cada novo documento na biblioteca, mas desta vez atribui apenas uma tarefa de assinatura ao grupo annaORseanORfrank.

Esse tipo de tarefa é chamada de tarefa de grupo efunciona assim: o fluxo de trabalho envia uma notificação de tarefa por email para cada membro do grupo, mas cria apenas uma única tarefa, que qualquer membro individual do grupo pode reivindicar e concluir em nome de todo o grupo.

Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Quando você adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para todo o conjunto de sites, você recebe a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo no conjunto de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual você está adicionando o fluxo de trabalho. (Observe que, se você estiver adicionando um fluxo de trabalho apenas para uma única lista ou biblioteca, essa opção não aparecerá.)

Você precisará fornecer o nome ou o endereço de email para cada pessoa a quem uma tarefa de assinatura será atribuída.

Tarefas de grupo ou individuais?    Se você atribuir uma tarefa a um grupo ou lista de distribuição, uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.

Um estágio ou vários estágios?   Você pode optar por ter apenas um estágio de tarefas de assinatura ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados um após o outro.

Avaliações paralelas ou críticas em série?   Para os participantes em qualquer estágio, você pode optar por ter suas tarefas de assinatura atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas atribuídas uma após a outra (em série) na ordem indicada. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, um dos signatários for o verdadeiro tomadores de decisão em relação ao documento e não fizer sentido para nenhum dos outros signatários concluir suas tarefas de assinatura se o tomadores de decisão decidir não assinar.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de vários estágios e atribuições de tarefas em série:

Imagine que o Frank está adicionando um novo fluxo de trabalho Coletar Assinaturas para uma biblioteca de contratos. Como Frank é o verdadeiro tomadores de decisão, ele quer ser a primeira pessoa a assinar cada contrato. Se ele decidir não assinar, nem Ana nem Sean receberão uma tarefa de assinatura. O Frank pode configurar isso de duas maneiras:

• Usando uma revisão serial   Frank configura um único estágio de série no qual ele é o primeiro participante e Ana e Sean são o segundo e o terceiro.
  Veja como Frank configura sua revisão em série de estágio único.
  

• Usando dois estágios   Se o Frank quiser que a Anna e o Sean sejam atribuídos às tarefas ao mesmo tempo, para que o Sean não tenha que esperar que a Anna adicione sua assinatura antes que ela possa adicionar suas próprias, ele pode configurar dois estágios no fluxo de trabalho. O primeiro estágio inclui apenas sua própria tarefa de assinatura, e o segundo é um estágio paralelo contendo as tarefas de Ana e Sean. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio não iniciará.
  Veja como Frank configura sua revisão paralela de dois estágios.
  

Aqui estão os diagramas das duas soluções. Em ambas as versões, se Frank não concluir sua tarefa de assinatura, as tarefas nunca serão atribuídas a Anna ou a Sean.

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, você pode inserir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que esse fluxo de trabalho é iniciado ou finalizado.

• Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho para essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

Dois assuntos precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email, o email deve estar habilitado para seu site do SharePoint. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão de produtos do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Siga as seguintes etapas:

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual você deseja adicionar o fluxo de trabalho.

2. Na faixa de opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

   O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho ser executado ou All (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação: Coletar fluxos de trabalho de Assinaturas só podem ser executados em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções seguem a ilustração.)

	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção padrão como Todosou selecione um tipo de conteúdo específico.
	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010. Observação: Se o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para descobrir se ele foi ativado para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Enable SharePoint workflow templates.
	Nome Digite um nome para esse fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários dessa lista ou biblioteca. Para sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novo) para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de histórico Selecione uma lista de histórico a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Opções de início Especifique a maneira ou as maneiras pelas quais esse fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.

1. Quando todas as configurações neste formulário são da maneira que você deseja, clique em Próximo.

2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

   Os produtos do SharePoint apresentam todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções para apenas essa instância.

	Atribuir a Insira nomes ou endereços para as pessoas às quem você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual você deseja que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você incluir um grupo ou uma lista de distribuição    Uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione os estágios que você deseja além do primeiro que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado. Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira que quiser, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para iniciar e testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento START deste artigo.

Você encontrará instruções para inserir linhas de assinatura em um documento no segmento INSERT deste artigo.

Dois assuntos precisam estar em ordem antes que você possa adicionar um fluxo de trabalho:

Email   Para que o fluxo de trabalho envie notificações por email, o email deve estar habilitado para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão de produtos do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Siga as seguintes etapas:

1. Vá para a home page do conjunto de sites( não a home page de um site ou subsite no conjunto).

2. Clique em Configurações e clique em Configurações do Site.

   Em Microsoft Office SharePoint Online no Microsoft 365, clique em Configurações , em seguida, clique em Conteúdo do site. No conteúdo do site, clique em Configurações do site.

3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Design da Web,clique em Tipos de Conteúdo do Site.
   

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

   Observação: Coletar fluxos de trabalho de Assinaturas só podem ser executados em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações,clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
      

   2. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho.
      

   3. Conclua a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções seguem a ilustração.)

	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010. Observação: Se o modelo Coletar Assinaturas – SharePoint 2010 não aparecer na lista, entre em contato com o administrador do SharePoint para descobrir se ele foi ativado para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho. Se você tiver permissões de conjunto de sites, consulte Enable SharePoint workflow templates.
	Nome Digite um nome para esse fluxo de trabalho. O nome identificará esse fluxo de trabalho para os usuários deste conjunto de sites. Para sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novo) para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Lista de histórico Selecione uma lista de histórico a ser usada com esse fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Opções de início Especifique a maneira ou as maneiras pelas quais esse fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Atualizar tipos de conteúdo de site e lista? Especifique se esse fluxo de trabalho deve ser adicionado (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam desse tipo de conteúdo. A operação que realiza toda a adição adicional pode levar muito tempo para ser concluída. Se a herança tiver sido quebrada para qualquer site ou subsites onde você deseja que esse fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que você seja membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar essa operação.

1. Quando todas as configurações nesta página são da maneira que você deseja, clique em Próximo.

2. Conclua a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções seguem a ilustração.)

   Os produtos do SharePoint apresentam todas as opções nesta segunda página do formulário de associação sempre que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções para apenas essa instância.

	Atribuir a Insira nomes ou endereços para as pessoas às quem você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual você deseja que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você incluir um grupo ou uma lista de distribuição    Uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Especifique se as tarefas neste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione os estágios que você deseja além do primeiro que acabou de configurar. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Insira os nomes ou endereços de email de qualquer pessoa que deve ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou finalizado. Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver todas as configurações nesta página da maneira que quiser, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos do SharePoint criam sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para iniciar e testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento START deste artigo.

Você encontrará instruções para inserir linhas de assinatura em um documento no segmento INSERT deste artigo.

Para inserir uma linha de assinatura em Word ou Excel:

1. No documento ou planilha, clique para localizar o cursor onde você deseja inserir uma linha de assinatura.

2. Na guia Inserir, no grupo Texto, clique em Linha de Assinatura.

3. Na caixa de diálogo Configuração de Assinatura, conclua qualquer, todos ou nenhum desses quatro campos:

   • Signer sugerido   
     O nome completo do signante.
     (Exibido na assinatura concluída.)

   • Título do signante sugerido   
     (Exibido na assinatura concluída.)

   • Endereço de email sugerido do signante   
     (Não exibido na assinatura concluída.)

   • Instruções ao signante   
     Qualquer informação útil ou necessária para o signante.
     (Não exibido na assinatura concluída.)
     

4. Ainda na mesma caixa de diálogo, selecione ou desempure as seguintes caixas de seleção:

   • Permitir que o signante adicione comentários na caixa de diálogo Assinar   
     Permita que o signante digite sua finalidade de assinatura.
     (Quais tipos de signante não serão exibidos na assinatura concluída.)

   • Mostrar a data de assinatura na linha de assinatura   
     A data em que a assinatura é adicionada.
     (Exibido na assinatura concluída.)

5. Clique em OK.

Repita o mesmo procedimento para adicionar mais linhas de assinatura.

Para excluir uma linha de assinatura em Word ou Excel:

1. Clique na linha de assinatura para selecioná-la.

2. Pressione DELETE.

Para inserir uma linha de assinatura no InfoPath:

1. No formulário, clique para localizar o cursor onde você deseja inserir uma linha de assinatura.

2. Na guia Página Principal da faixa de opções, no grupo Controles, clique em Linha de Assinatura.

3. Clique na linha de assinatura para selecioná-la, clique com o botão direito do mouse e, no menu de atalho, clique em Propriedades de Linha de Assinatura.

4. Na caixa de diálogo Propriedades da Linha de Assinatura, na guia Geral, conclua qualquer, todos ou nenhum desses quatro campos:

   • Mensagem que os signatários verão antes de assinar   
     Qualquer informação útil ou necessária para o signante.
     (Não exibido na assinatura concluída.)

   • Nome do signante   
     (Exibido na assinatura concluída.)

   • Título do signante   
     (Exibido na assinatura concluída.)

   • Endereço de email do signante   
     (Não exibido na assinatura concluída.)
     

5. Faça os ajustes que você deseja na guia Tamanho e na guia Avançado.

6. Clique em OK.

Para excluir uma linha de assinatura em InfoPath:

• Clique no controle para selecioná-lo e pressione DELETE.

O que vem a seguir?

Se você estiver pronto para testar seu novo fluxo de trabalho, vá para o segmento START deste artigo.

Se você estiver concluindo uma tarefa de fluxo de trabalho, vá (ou retorne) para o segmento COMPLETO deste artigo.

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, cada vez que ocorrer um evento de gatilho, o fluxo de trabalho será executado no documento que o acionou.

Quando ele é iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa para cada destinatário. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefa) para a pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Se as linhas de assinatura necessárias ainda não estão presentes no documento antes da ação de gatilho iniciar o fluxo de trabalho, elas devem ser inseridas antes que a primeira assinatura seja adicionada ao documento.

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm essa permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, em uma base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerenciar Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, os proprietários podem especificar essencialmente que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Aprender deste artigo.)

Dois locais para começar

Você pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

• Na lista ou biblioteca onde o documento está armazenado.

• De dentro do próprio documento, aberto no programa Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que esse deve ser o programa completo, instalado e não uma versão do aplicativo Web.)

As duas seções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes que qualquer participante adicione sua assinatura a uma das linhas.

2. Vá para a lista ou biblioteca onde o documento em que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

3. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.
    

4. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Documento, em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho,clique no fluxo de trabalho que você deseja executar.
   

5. No formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

	Atribuir a Faça alterações na lista de pessoas às que você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você incluir um grupo ou uma lista de distribuição    Uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja que elas sejam. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione todos os estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Faça qualquer adição ou remoção que você deseja. Lembre-se de que: Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver todas as configurações no formulário de iniciação da maneira que quiser, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

1. Adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes que qualquer participante adicione sua assinatura a uma das linhas.

2. Abra o documento no programa do Office instalado em seu computador.

   Observação: Esse método não pode ser usado quando o documento é aberto em uma versão do aplicativo Web do Microsoft Office programa. Ele deve estar aberto na versão completa e instalada do programa em seu computador.

3. No documento aberto, clique na guia Arquivo, clique em Salvar & Enviare clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no documento.

4. Se você vir a seguinte mensagem, avisando que o fluxo de trabalho precisa que o arquivo seja feito check-in, clique no botão Check-In.
   (Se você não vir essa mensagem, vá para a etapa 5.)

5. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

6. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

   Observação: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

	Atribuir a Faça alterações na lista de pessoas às que você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez    Insira os nomes ou endereços na ordem na qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se você incluir um grupo ou uma lista de distribuição    Uma tarefa de grupo será atribuída: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro precisará reivindicar e concluir a tarefa. Para obter instruções sobre como reivindicar e concluir uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETO deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como você deseja que elas sejam. Para obter mais informações sobre como usar estágios seriais e paralelos, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	Adicionar um novo estágio Adicione todos os estágios que você deseja além dos que estão configurados no momento. Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a esse estágio e pressione CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre como usar vários estágios, consulte o segmento PLAN deste artigo.
	CC Faça qualquer adição ou remoção que você deseja. Lembre-se de que: Inserir um nome aqui nãoresulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de parada sem precisar ser especificada neste campo.

1. Quando você tiver as configurações no formulário de iniciação da maneira que deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se essa for a primeira vez que esse fluxo de trabalho for executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para concluir suas tarefas atribuídas? (Eles podem encontrar o segmento COMPLETO deste artigo útil.)

• Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão recebendo suas notificações por email e, particularmente, que as notificações não estão sendo mal-controladas pelos filtros de lixo eletrônico.

• E, claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir a si mesmo. Vá para o segmento COMPLETO deste artigo para obter os detalhes.

• Enquanto isso, para descobrir como você pode acompanhar o andamento da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

Quando você recebe uma tarefa em um fluxo de trabalho, geralmente descobre sobre a tarefa de uma das três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa por email.

• Você abre um Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que informa que você recebeu uma tarefa relacionada.

• Você verifica o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas estão atribuídas a você no momento.

Quando você descobre que foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, geralmente faz duas coisas:

• Revisar o documento    Você abre e revisa o documento e, em seguida, assina (ou não).

• Concluir a tarefa    Você conclui e envia o formulário de tarefa.

Muitas vezes, portanto, os três itens a seguir estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que você recebe como email)

• O documento enviado para sua assinatura (que você abre e assina ou não)

• O formulário de tarefa (que você abre, conclui e envia)

Veja a aparência desses três itens.

(Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a um grupo inteiro ou lista de distribuição da qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de completá-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclui-la neste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

1. Na mensagem de notificação de tarefa, em Para concluir essas instruções de tarefa, clique no link para o documento.

2. No documento aberto, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens.

(Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a um grupo inteiro ou lista de distribuição da qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de completá-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclui-la neste segmento.)

Siga as seguintes etapas:

1. Na lista ou biblioteca onde o documento a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado ao documento e ao fluxo de trabalho.

2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da sua tarefa.

3. No formulário de tarefa, na barra de mensagens Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica, clique no link para o documento.

Observe que, se a tarefa não for atribuída a você pessoalmente, mas a um grupo inteiro ou lista de distribuição do qual você é membro, você deverá reivindicar a tarefa antes de completá-la. Para obter mais informações, consulte a seção Reivindicar uma tarefa de grupo antes de conclui-la neste segmento.

Também esteja ciente de que, se a linha de assinatura estiver configurada para um usuário específico e você a assinar enquanto estiver conectado como um usuário diferente, a discrepância poderá ficar visível na linha de assinatura. Neste exemplo, a linha de assinatura foi configurada para Frank Martinez, mas a assinatura foi adicionada por alguém conectado como Anna Lidman.

No exemplo a seguir, o documento foi criado em Word.

Observe as três barras de mensagem amarelas na parte superior do documento:

Marcado como Final   Esta barra de mensagens informa que pelo menos uma pessoa já adicionou sua assinatura em uma linha de assinatura.

Assinaturas    Você pode clicar no botão Exibir Assinaturas para abrir o painel Assinaturas. Em Assinaturas Solicitadas, clique na seta ao lado do seu nome e, no menu suspenso, clique em Assinar.

Se você vir uma mensagem sobre provedores de serviços de assinatura digital de terceiros, clique em OK para continuar. (Para evitar ver a mensagem no futuro, marque a caixa de seleção.)

A caixa de diálogo Assinar é aberta.

Para assinar o documento, basta digitar seu nome na caixa ao lado do grande X, clique em Assinar eclique em OK na caixa de diálogo Confirmação de Assinatura.

Lembre-se: se seu nome aparecer mais de uma vez na lista Assinaturas Solicitadas, haverá mais de uma linha de assinatura para adicionar sua assinatura. Use este mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

Tarefa de Fluxo de Trabalho   Quando estiver pronto para concluir e enviar o formulário de tarefa, clique no botão Abrir essa tarefa na barra de mensagens Tarefa do Fluxo de Trabalho.

O formulário de tarefa de uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas é parecido com isso.

Observe que os dois primeiros controles(Excluir Item e Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Documento ) não aparecem no formulário de tarefa quando ele é aberto de dentro do documento a ser assinado. Eles aparecem somente quando o formulário de tarefa é aberto diretamente da mensagem de notificação da tarefa ou da lista Tarefa na página Status do Fluxo de Trabalho.

	Excluir Item Para excluir essa tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique no link aqui. Excluir a tarefa não exclui o documento a ser assinado. Uma tarefa que foi excluída não aparece mais na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a exclusão ainda está registrada na área Histórico da página.) Observação: Se você não iniciou essa instância do fluxo de trabalho, talvez queira verificar com a pessoa que a iniciou ou, se ela foi iniciada automaticamente, a pessoa que a adicionou originalmente antes de excluir a tarefa.
	Essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica ao Título do Documento Para abrir o documento a ser assinado, clique no link aqui.
	Status, Solicitado por, Comentários Consolidados, Data de Vencimento Não é possível editar ou alterar entradas nesses quatro campos, mas você pode encontrar as informações neles úteis. Observe que a caixa Comentários Consolidados contém todos os comentários enviados no formulário por participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de enviar seu próprio formulário, qualquer texto incluído na caixa Comentários (4) também aparecerá na caixa Comentários Consolidados para participantes subsequentes.
	Comentários Qualquer texto que você inserir aqui será gravado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para participantes subsequentes.
	Sign Quando você assinar o documento e digitar os comentários que deseja contribuir no campo Comentários, clique neste botão para enviar o formulário e concluir sua tarefa.
	Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem salvar nenhuma alteração ou resposta, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a você.
	Reatribuir tarefa Para reatribuir essa tarefa para outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página em que você inserirá os detalhes da reatribuição e, para obter mais instruções, vá para a seção 7 neste segmento, Reatribuir sua tarefa a outra pessoa. Observação: Essa opção pode estar desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao que você pertence, qualquer membro do grupo poderá reivindicar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de abrir e assinar o documento. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá conclui-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta apareça.

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, no formulário de tarefa, clique no botão Tarefa de Declaração.
   

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho é atualizada, você pode ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas agora especificamente a você.

Mais tarde, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem completá-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Liberar Tarefa.

Se você quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Esse formulário é exibido.

	Reatribuir tarefa para Insira o nome ou o endereço da pessoa a quem você deseja atribuir essa tarefa. Para atribuir essa tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente, para a pessoa que adicionou originalmente esse fluxo de trabalho, deixe esse campo em branco.
	Nova Solicitação Fornecer qualquer informação que a pessoa a quem você está atribuindo a tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto que você inserir aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)
	Nova Duração Faça uma destas três coisas: Para manter a data de vencimento existente   Deixe esse campo em branco. Para remover totalmente a data de vencimento   Digite o número 0. Para especificar uma nova data de vencimento   Digite um número aqui e especifique as unidades de duração no campo a seguir. Realizadas em conjunto, as duas entradas identificam o período antes do vencimento da tarefa de alteração. Observe que, por padrão, as tarefas Coletar Assinaturas não são atribuídas a datas de vencimento ou durações da tarefa.
	Novas Unidades de Duração Se você estiver especificando uma nova duração da tarefa, use este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes do vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada Concluída, uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Todas as novas informações fornecidas são incluídas no texto Delegada por texto na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração a seguir).

Enquanto isso, todas essas alterações são controladas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento para o item e o fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Rascunho da Nota de Chave e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

• Se sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, você poderá usar a classificação e/ou filtragem para encontrar o item que você está procurando mais rapidamente. Se você descobrir que está classificando e/ou filtrando repetidamente da mesma maneira, talvez seja útil criar um modo de exibição personalizado que automatize esse acordo específico.

• Para acessar a página Status do Fluxo de Trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status desse fluxo de trabalho em uma notificação de email "iniciado" ou o link Exibir o histórico do fluxo de trabalho em uma notificação de email "concluída" para a instância específica em que você está interessado.

Aqui, na ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, você encontrará as perguntas de monitoramento que a seção responde.

Seção Informações do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou essa instância do fluxo de trabalho?

• Quando essa instância foi iniciada?

• Quando ocorreu a última ação nesta instância?

• Em qual item esta instância está sendo executado?

• Qual é o status atual dessa instância?

Seção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual?

• Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data de vencimento para cada tarefa que já foi criada e atribuída? (Observe que, por padrão, as tarefas Coletar Assinaturas não são atribuídas a datas de vencimento ou durações da tarefa.)

Tarefas excluídas e tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quais eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

• Observe que as tarefas atrasadas e as notificações de tarefa atrasadas não aparecem nesta área.

Há duas maneiras de interromper uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de sua conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

• Encerrar esse fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e excluídas da área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, eles ainda estão refletidos na área Histórico do Fluxo de Trabalho.)

Siga as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas mantidas na lista tarefas e no Histórico)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária, ela poderá ser cancelada.

Por padrão, esse procedimento pode ser executado pela pessoa que iniciou essa instância do fluxo de trabalho ou por qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas Coletar Assinaturas.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um status de Canceled. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico do Fluxo de Trabalho.

Final (todas as tarefas excluídas da lista tarefas, mas mantidas no Histórico)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

Por padrão, esse procedimento só pode ser executado por alguém que tenha a permissão Gerenciar Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar Listas por padrão; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

• Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Encerrar esse fluxo de trabalho.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e excluídas da área Tarefas na página Status do Fluxo de Trabalho, embora ainda sejam refletidas na área Histórico do Fluxo de Trabalho. O fluxo de trabalho termina com um status de Canceled.

Na página Fluxos de Trabalho para qualquer item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho em execução no momento nesse item.

1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Executando Fluxosde Trabalho, você encontrará uma lista de instâncias de fluxo de trabalho em execução no item.

Os administradores do conjunto de sites podem exibir rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está ativo ou inativo no conjunto de sites.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executados no conjunto de sites.

Veja como:

1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite no conjunto).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.
   Na página Configurações do Site, em Administração do Site,clique em Fluxos de Trabalho.
   

A página Fluxos de Trabalho é aberta, exibindo as informações.

O que vem a seguir?

Se essa for a primeira vez que essa versão de fluxo de trabalho for executado, talvez você queira usar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para exibir os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona conforme você deseja.

Contanto que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente poderá ser acessado na lista ou biblioteca.

Para exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para a instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho que você deseja.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho da nota-chave e o fluxo de trabalho é Aprovação de Novo Documento.

Na página Status do Fluxo de Trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada na parte inferior.

E se você quiser revisar o histórico de uma instância depois de executar o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (60 dias é por quanto tempo os produtos do SharePoint retêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

Na lista ou biblioteca

1. Vá para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos,clique no nome ou status da instância de fluxo de trabalho que você deseja revisar.
   
   A página Status do Fluxo de Trabalho para essa instância é aberta.

Na notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que você deseja revisar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho.

A página Status do Fluxo de Trabalho para essa instância é aberta.

Para manter todas as notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configurar a regra para copiar todas as mensagens de entrada que tenham o texto concluído na linha Assunto em sua própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra do Outlook copie as mensagens de entrada e simplesmente não as mova, ou elas também não aparecerão em sua Caixa de Entrada.)

Para saber como uma de suas versões de fluxo de trabalho está executando geralmente — ao longo do tempo e de várias instâncias — você pode criar um ou dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias de quanto tempo cada atividade dentro de um fluxo de trabalho será concluída, bem como quanto tempo cada executar ou instância completa desse fluxo de trabalho será concluída.

• Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo frequentemente cancelado ou encontrando erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
   

2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e salvo no local especificado.

5. Quando o relatório for concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da maneira que você deseja, você está definido para começar a usá-lo.

Se houver algo que você queira alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma de suas versões de fluxo de trabalho está executando geralmente — ao longo do tempo e de várias instâncias — você pode criar um ou dois relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias de quanto tempo cada atividade dentro de um fluxo de trabalho será concluída, bem como quanto tempo cada executar ou instância completa desse fluxo de trabalho será concluída.

• Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo frequentemente cancelado ou encontrando erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status desse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
   

2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que deseja exibir.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em OK.
   
   O relatório é criado e salvo no local especificado.

5. Quando o relatório for concluído, você poderá clicar no link mostrado na ilustração a seguir para exibi-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você o encontrará no local especificado na etapa anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da maneira que você deseja, você está definido para começar a usá-lo.

Se houver algo que você queira alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação originalmente usado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na Faixa de Opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

   Observação: O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o que você deseja alterar as configurações.

   Observação: Se o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas que você deseja não aparecer na lista, ele poderá estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho aparecem nesta lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho desse tipo, localizado logo acima da lista. (Consulte a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual exibe o fluxo de trabalho que você deseja. Quando o fluxo de trabalho que você deseja aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações que você deseja.

   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (List/library ou Conjunto de Sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas no conjunto de sites

1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite no conjunto).

2. Clique no ícone Configurações e clique em Configurações do Site.

Na página Configurações do Site, em Galerias,clique em Tipos de Conteúdo do Site.

1. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   

2. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Configurações,clique em Configurações de Fluxo de Trabalho.
   

3. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar configurações), clique no nome do fluxo de trabalho para o que você deseja alterar as configurações.

4. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações que você deseja.

   Para obter mais informações sobre os campos e controles no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado (List/library ou Conjunto de Sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. Na Faixa de Opções, clique na guia Listaou Biblioteca.

   O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, essa guia se chama Calendário.

3. No grupo Configurações, clique em Configurações de Fluxo de Trabalho

4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.

5. Use o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desabilitar, habilitar ou remover fluxos de trabalho.
   

Há cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue funcionando normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite que todas as instâncias em execução no momento do fluxo de trabalho seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Essa ação é reversível. Para habilitar o fluxo de trabalho posteriormente, retorne a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente, e a coluna desse fluxo de trabalho não aparece mais na página da lista ou biblioteca. (Essa ação nãoé reversível.)