Melhores práticas para organizações ao utilizar o Calendário do Outlook

Trabalhando em um cenário de gerente/representante

Se a sua organização permitir, configure o Outlook para se conectar à caixa de correio do Exchange usando o Modo Cache do Exchange. Isso proporciona o melhor desempenho.

As versões mais recentes do Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook para iOS, Outlook para Android e Microsoft Outlook para Mac incluem muitas melhorias na funcionalidade delegada. Para obter mais informações sobre essas versões, consulte:

Funcionalidade delegada do Outlook em versões mistas do Microsoft Outlook e do Entourage

Para novos cenários de partilha de modelos (REST), recomenda-nos os níveis de permissões simplificados (pode editar, pode ver títulos e localizações, etc.) em vez de personalizar permissões para delegados. Os níveis de permissão personalizados não são suportados na partilha de novos modelos e podem originar resultados inesperados.

Limitar o número de representantes

O Outlook não limita o número de representantes que podem ser adicionados. Entretanto, recomendamos que você conceda permissões de Editor somente a um (1) representante. Isso permite acompanhar quando e como uma reunião foi processada. Considerando que um representante pode usar vários dispositivos para acessar seus dados, a existência de vários representantes com permissões de Editor tornará muito difícil determinar quais reuniões estão ausentes ou desatualizadas.

Mesmo que você conceda apenas permissões de Editor a um determinado representante, evite adicionar muitos representantes com permissões de Revisor ou de Colaborador. Isso ocorre porque a adição de muitos representantes pode esgotar outros recursos. Por exemplo, o limite de tamanho para os dados de regra pode ser alcançado. Quando você adiciona um representante, ocorrem diversas alterações:

O Outlook aplica as permissões às pastas relevantes.
O atributo PublicDelegates do Active Directory é atualizado para adicionar permissões "Enviar em Nome de" ao representante.
O Outlook adiciona o representante a uma regra de encaminhamento na caixa de correio do gerente. Como resultado, as solicitações de reunião serão encaminhadas para o representante.
O Outlook salva informações adicionais do representante na caixa de correio do gerente.

Cada uma destas áreas de componentes pode ter limites diferentes. Aproximar-se destes limites pode afetar o desempenho e a estabilidade.

Observações:

Durante o desenvolvimento e o teste do produto, a Microsoft usou o número máximo de 4 (quatro) representantes. Além disso, os representantes só usaram o Outlook. Não foram incluídos dispositivos no teste.
Se o representante com permissões de Editor precisar ser substituído temporaria ou indefinidamente, altere as permissões de Editor para Revisor ou nenhuma. Em seguida, conceda permissões de Editor ao representante novo ou substituto.

Trabalhando com reuniões recorrentes

Definir datas de término e limitar o número de ocorrências

O Outlook facilita o agendamento de uma reunião que tenha várias ocorrências regulares. Recomendamos definir sempre uma data de término e limitar a série recorrente a um número específico de ocorrências. É bem provável que as reuniões recorrentes exijam modificações em algum momento. Por exemplo, os participantes são adicionados ou removidos de uma única ocorrência, o local da reunião ou o horário pode mudar devido a férias ou a outras circunstâncias imprevistas. O Outlook salva todas essas alterações exclusivas como uma exceção de reunião. As reuniões com grande número de exceções resultam em uma série de reuniões difícil de gerenciar. Além disso, o programa pode apresentar um comportamento inesperado. Você pode criar uma série de novas reuniões quando a reunião atual terminar. Quando se trata de número de ocorrências, considere a frequência. No período de um ano, uma reunião realizada duas vezes por semana terá cerca de 90 ocorrências a mais do que uma reunião mensal durante esse mesmo período.

Encerrar uma reunião recorrente antes da data de término original

Embora você possa cancelar uma reunião recorrente, uma opção melhor é alterar a data final da série. Isso permite que você e os participantes mantenham um registro das reuniões que ocorreram no passado. Se você cancelar totalmente a reunião recorrente, esse histórico será perdido. A melhor opção é definir uma nova data de término e enviar a atualização para todos os participantes. Isso encerrará a série de reuniões mais cedo, mantendo, ao mesmo tempo, um registro das reuniões anteriores.

Observações:

Caso encerre a série de reuniões previamente, as exceções associadas à reunião recorrente são perdidas. Para saber mais sobre exceções, confira o tópico anterior “Definir datas de término e limitar o número de ocorrências”.
Esta melhor prática também se aplica quando precisa de alterar o Assunto de uma série de reuniões existente. Termine a série de reuniões mais cedo e crie uma nova reunião periódica com um Assunto diferente.

Para saber mais sobre como cancelar todas as reuniões futuras de uma série, confira o artigo: Cancelar todas as reuniões futuras de uma série

Alterar o organizador

O Outlook não permite que você altere o organizador de uma reunião. Para alterar o organizador de uma reunião recorrente, encerre a reunião. Para isso, defina uma data de término anterior e envie a atualização para todos os participantes. Uma vez concluída esta etapa, o novo organizador deverá criar uma nova reunião recorrente.

Para saber mais sobre como definir uma data de término mais cedo, confira Cancelar uma reunião.

Evitar o uso de uma reunião recorrente para compartilhar anexos

Os anexos adicionam complexidade às exceções de reuniões recorrentes. Cada exceção contém sua própria cópia de anexos. Como as exceções são adicionadas às reuniões recorrentes, novas cópias dos anexos são criadas. Se alterar um conjunto de anexos, estas alterações não se propagam para as demais exceções. Se precisar que todos os participantes tenham a cópia mais recente das alterações para uma determinada reunião, recomenda-se, sempre que possível, guardar anexos no SharePoint ou no OneDrive e partilhar com uma ligação.

Observação: As ações de adicionar e remover anexos a reuniões autónomas e não periódicas são totalmente suportadas.

Processar todas as solicitações e cancelamentos de reunião

Embora seja possível excluir uma solicitação de reunião diretamente da Caixa de Entrada, você deve processar corretamente a solicitação de reunião, aceitando-a ou recusando-a. Use sempre o comando Remover do Calendário para processar os cancelamentos de reunião na Caixa de Entrada. Evite o processamento de reuniões diretamente do módulo de Calendário.

Evitar a cópia de reuniões

Por predefinição, Outlook remove quaisquer ligações entre uma reunião copiada e a reunião original. Isso ajuda a evitar inconsistências. As versões mais recentes do Outlook adicionar a cadeia de texto "Copy:" ao assunto. Isso facilita a identificação de cópias de reunião.

A partir do Outlook a Versão 2311 de copiar reuniões já não é suportada. Esta é uma alteração intencional para impedir a cópia de reuniões. As ações relacionadas às cópias de reuniões produzem resultados inesperados, portanto, recomendamos evitá-las. Esta tem sido uma prática recomendada documentada de longa data. Para limitar os resultados inesperados, a Equipa de Outlook implementou o bloqueio da cópia de reuniões.

Para obter mais informações sobre a atualização recente para bloquear a cópia de reuniões, consulte:

O Outlook bloqueia a cópia de reuniões com "A cópia de reuniões não é suportada".

Encaminhando solicitações de reunião

Quando utiliza Outlook para reencaminhar uma reunião para alguém que não foi originalmente convidado para a reunião, Outlook envia uma notificação de reencaminhamento de reunião ao organizador da reunião. Quando o organizador recebe a notificação de reunião, ele adiciona o novo participante à reunião. Se for necessário informar aos participantes existentes de que um novo participante foi adicionado, o organizador deve abrir a reunião e enviar uma atualização da reunião para todos os participantes.

Observação: Se quiser informar alguém sobre uma reunião, mas não convidá-la, basta arrastar o pedido de reunião do seu calendário para o ícone Correio no canto inferior esquerdo do Outlook. Isso abre um email com informações sobre a reunião que você pode enviar. Esse email não adiciona os destinatários à reunião e contém somente informações como data, hora, assunto e agenda.

Para usuários do Microsoft Exchange

O Microsoft Exchange Server 2007 apresenta também a Notificação de Encaminhamento de Reunião como parte do recurso Atendedor de Calendário. Se utilizar Outlook para ligar a uma caixa de correio numa organização Exchange Server, o comportamento de notificação de reencaminhamento de reuniões pode estar sujeito às definições do Exchange, se configurado pelo Administrador do Exchange. Por exemplo, o administrador pode impedir o envio da Notificação de Encaminhamento de Reunião para domínios remotos.

Em geral, recomendamos que os participantes não encaminhem uma reunião se não estiverem na mesma organização do Exchange que o organizador, a menos que todas as condições a seguir sejam verdadeiras:

O participante está usando o Microsoft Outlook 2010 ou mais novo.
O Administrador do Exchange do participante permite que as notificações de encaminhamento de reunião sejam enviadas para domínios remotos.
O organizador está usando um cliente do Microsoft Outlook.

Quando um participante usa um sistema de email diferente do Exchange, normalmente recomendamos não encaminhar uma reunião, a menos que todas as condições a seguir sejam verdadeiras:

O participante está usando o Microsoft Outlook 2010 ou mais novo.
O organizador está usando um cliente do Microsoft Outlook.

Se por qualquer motivo o organizador não receber a Notificação de Encaminhamento de Reunião, os participantes não são adicionados à reunião. Se o organizador alterar a reunião posteriormente e enviar a atualização, esta é enviada apenas para os convidados iniciais. Os participantes que receberam uma cópia encaminhada da reunião não receberão a atualização.

Se essas limitações impediram seu êxito no encaminhamento de convites da reunião, é melhor solicitar ao organizador que adicione os participantes desejados. É importante fazer isso, caso não tenha certeza de que seu ambiente e o ambiente do participante pretendido atendem às condições descritas anteriormente.

Observação: Os Representantes do Outlook não recebem Notificações de Encaminhamento de Reunião.

Outras recomendações para os usuários do Microsoft Exchange

Manter os dispositivos que se conectam ao seu calendário

Verifique se os dispositivos que se conectam ao seu Calendário têm todas as atualizações mais recentes instaladas. Alguns dispositivos usam o Exchange ActiveSync para sincronizar o Calendário e outras pastas. Esses dispositivos incluem dispositivos Outlook para iOS, Outlook para Android, Apple iOS e Android. Também é possível sincronizar dispositivos BlackBerry da Research In Motion (RIM), além de outros, com o Calendário.

Para obter mais informações sobre alguns dos problemas conhecidos, confira: Problemas atuais com a Microsoft Exchange ActiveSync e dispositivos de terceiros.

Observação: Em alguns casos, vários clientes e dispositivos do Outlook podem modificar itens ao mesmo tempo, o que pode gerar conflitos. Para reduzir o risco, não processe o mesmo item em dois ou mais dispositivos ou clientes, ou mesmo dentro de um período de tempo relativamente curto.

Manter suplementos que se integram ao Outlook

A maioria, se não todas, Outlook suplementos acessam Outlook dados. Um suplemento pode alterar um item Outlook que você está editando ao mesmo tempo, seja em Outlook ou em outro dispositivo. Isso pode introduzir conflitos. Para minimizar a probabilidade, instale as atualizações mais recentes para quaisquer suplementos ou programas que se integrem ao Outlook. Desinstale ou desabilite qualquer um desses programas e suplementos que você não usa ou que não precisam integrar com Outlook.