Organizar (agrupar) dados em uma estrutura de tópicos em uma planilha

1. Verifique se cada coluna dos dados que você deseja descrever tem um rótulo na primeira linha (por exemplo, Região), contém fatos semelhantes em cada coluna e que o intervalo que você deseja descrever não tem linhas ou colunas em branco.

2. Se desejar, as linhas de detalhes agrupadas podem ter uma linha de resumo correspondente: um subtotal. Para criá-los, faça um dos seguintes procedimentos:

   • Insira linhas de resumo usando o comando Subtotal    

     Use o comando Subtotal, que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e cria automaticamente a estrutura de tópicos para você. Para obter mais informações sobre o uso da função Subtotal, consulte Função SUBTOTAL.

   • Insira suas próprias linhas de resumo    

     Insira suas próprias linhas de resumo com fórmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. Por exemplo, abaixo (ou acima) das linhas de dados de vendas de março e abril, use a função SOMA para calcular o subtotal das vendas desses meses. A tabela mais adiante neste tópico mostra um exemplo disso.

3. Por padrão, o Excel procura linhas de resumo abaixo dos detalhes que resumem, mas é possível criá-las acima das linhas de detalhes. Se você criou as linhas de resumo abaixo dos detalhes, pule para a próxima etapa (etapa 4). Se você criou suas linhas de resumo acima de suas linhas de detalhes, vá para Estrutura de Dados > e selecione o inicializador da caixa de diálogo.

   

   A caixa de diálogo Configurações é aberta.

   

   Na caixa de diálogo Configurações, desmarque a caixa de seleção Resumo de linhas abaixo e selecione OK.

4. Organize os dados em tópicos. Siga um destes procedimentos:

   Organizar os dados em tópicos automaticamente

   1. Selecione uma célula no intervalo de células que você deseja descrever.

   2. Vá para Grupo de >Delinear > Delinear > Grupo e selecione Contorno Automático.

      

   Organizar os dados em tópicos manualmente

   Importante: Quando você agrupa os níveis de contorno manualmente, é melhor ter todos os dados exibidos para evitar agrupar as linhas incorretamente.

   1. Para descrever o grupo externo (nível 1), selecione todas as linhas que o grupo externo contém (ou seja, as linhas de detalhes e se você as adicionou, suas linhas de resumo).

      1. A primeira linha contém rótulos e não está selecionada. 2. Como esse é o grupo externo, selecione todas as linhas com subtotais e detalhes. 3. Não selecione o total total.

   2. Acesse Grupode> de > Delinear > dados. Na caixa de diálogo Grupo, selecione Linhas e selecione OK.

      Dica: Se você selecionar linhas inteiras em vez de apenas as células, o Excel agrupa automaticamente por linha – a caixa de diálogo Grupo nem sequer será aberta.

      

      Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

   3. Opcionalmente, organize um grupo interno aninhado em tópicos — as linhas de detalhes de uma determinada seção dos seus dados.

      Observação: Se você não precisar criar nenhum grupo interno, pule para a etapa f, abaixo.

      Para cada grupo interno aninhado, selecione as linhas de detalhes adjacentes à linha que contém a linha de resumo.

      1. Você pode criar vários grupos em cada nível interno. Aqui, duas seções já estão agrupadas no nível 2. 2. Esta seção está selecionada e pronta para agrupar. 3. Não selecione a linha de resumo para os dados que você está agrupando.

   4. Acesse Grupo de>de > de Tópicos do > deDados.

      

      Na caixa de diálogo Grupo, selecione Linhas e selecione OK. Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

      Dica: Se você selecionar linhas inteiras em vez de apenas as células, o Excel agrupa automaticamente por linha – a caixa de diálogo Grupo nem sequer será aberta.

   5. Continue selecionando e agrupando linhas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

   6. Se você quiser desagrupar linhas, selecione as linhas e vá para >Delinear dados > Ungroup > Ungroup.

      Você também pode desagrupar seções do contorno sem remover todo o nível. Mantenha o SHIFT para baixo enquanto seleciona o ou para o grupo e vá para o > Delinear dados > Ungroup > Ungroup.

      Importante: Se você desagrupar um esboço enquanto os dados de detalhes estiverem ocultos, as linhas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha visíveis adjacentes às linhas ocultas. Em seguida, vá para Formato > De Células de > Inicial e aponte para Ocultar & Unhide e selecione Linhas Unhide.

1. Verifique se cada linha dos dados que você deseja organizar em tópicos tem um rótulo na primeira coluna, contém informações similares em cada linha, e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias.

2. Insira suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhes. A tabela listada na etapa 4 abaixo mostra um exemplo.

   Observação: Para organizar dados em uma estrutura de tópicos por colunas, você deve ter colunas de resumo com fórmulas que façam referência a células em cada uma das colunas de detalhes para esse grupo.

3. Se sua coluna de resumo estiver à esquerda das colunas de detalhes, vá para Estrutura de Dados > e selecione o inicializador da caixa de diálogo.

   

   A caixa de diálogo Configurações é aberta.

   

   Na caixa de diálogo Configurações, desmarque as colunas Resumo à direita da caixa de seleção de detalhes e selecione OK.

4. Para organizar os dados em tópicos, siga um destes procedimentos:

   Organizar os dados em tópicos automaticamente

   1. Selecione uma célula no intervalo.

   2. Acesse Grupo de> Delinear > Delinear > Grupo e selecione Contorno Automático.

   Organizar os dados em tópicos manualmente

   Importante: Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as colunas incorretamente.

   1. Para descrever o grupo externo (nível 1), selecione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como os dados de detalhes relacionados.

      1. A coluna A contém rótulos. 2. Selecione todos os detalhes e colunas subtotais. Observe que, se você não selecionar colunas inteiras, ao selecionar Grupo (Dados > Estruturar > Grupo) a caixa de diálogo Grupo será aberta e pedirá que você escolha Linhas ou Colunas. 3. Não selecione a grande coluna total.

   2. Acesse Grupo de >de > de Tópicos do >de Dados . 

      

      O símbolo de contorno aparece acima do grupo.

   3. Para descrever um grupo interno aninhado de colunas de detalhes (nível 2 ou superior), selecione as colunas de detalhes adjacentes à coluna que contém a coluna de resumo.

      1. Você pode criar vários grupos em cada nível interno. Aqui, duas seções já estão agrupadas no nível 2. 2. Essas colunas estão selecionadas e prontas para agrupar. Observe que, se você não selecionar colunas inteiras, ao selecionar Grupo (Dados > Estruturar > Grupo) a caixa de diálogo Grupo será aberta e pedirá que você escolha Linhas ou Colunas. 3. Não selecione a coluna de resumo para os dados que você está agrupando.

   4. Acesse Grupo de > de Tópicos do >deDados.

      

      Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

5. Continue selecionando e agrupando colunas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

6. Se você quiser desagrupar colunas, selecione as colunas e vá para Dados > Delinear > Desagrupar.

Você também pode desagrupar seções do contorno sem remover todo o nível. Mantenha o SHIFT para baixo enquanto seleciona o ou para o grupo e vá para o >Desagrupar> Dados.

Se você desagrupar um esboço enquanto os dados de detalhes estiverem ocultos, as colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até as letras das colunas visíveis adjacentes às colunas ocultas. Acesse Home > Cells > Format, aponte para Ocultar & Unhide e selecione Colunas Unhide.

1. Se você não vir os símbolos de contorno , e , vá para Opções > arquivo> Avançado e, na seção Exibir opções para esta planilha, selecione a caixa de seleção Mostrar símbolos de contorno se um contorno for aplicado e selecione OK.

2. Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

   • Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo    

     Para exibir os dados de detalhes em um grupo, selecione o botão para o grupo ou pressione ALT+SHIFT+=.

   • Para ocultar os dados de detalhes de um grupo, selecione o botão para o grupo ou pressione ALT+SHIFT+-.

   • Expandir ou recolher a estrutura de tópicos inteira para um determinado nível    

     No símbolos de contorno, selecione o número do nível desejado. Os dados de detalhe dos níveis inferiores serão, então, ocultados.

     Por exemplo, se um contorno tiver quatro níveis, você poderá ocultar o quarto nível ao exibir o restante dos níveis selecionando .

   • Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tópicos    

     Para mostrar todos os dados de detalhes, selecione o nível mais baixo nos símbolos de contorno . Por exemplo, se houver três níveis, selecione .

   • Para ocultar todos os dados de detalhes, selecione .

Nas linhas de estrutura de tópicos, o Microsoft Excel usa estilos como NívelLinha_1 e NívelLinha_2. Nas colunas organizadas em tópicos, o Excel utiliza estilos como NívelCol_1 e NívelCol_2. Esses estilos usam negrito, itálico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo dos seus dados. Alterando a maneira como cada um desses estilos é definido, é possível aplicar diferentes formatos de texto e célula para personalizar a aparência da estrutura de tópicos. Você pode aplicar um estilo ao criar a estrutura de tópicos ou depois.

Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

Aplicar automaticamente um estilo a novas linhas de resumo ou colunas    

1. Acesse Estrutura de > Dados e selecione o inicializador da caixa de diálogo.

   

   A caixa de diálogo Configurações é aberta.

   

2. Marque a caixa de seleção Estilos automáticos.

Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente    

1. Selecione as células às quais você deseja aplicar um estilo.

2. Acesse Estrutura de > Dados e selecione o inicializador da caixa de diálogo.

   

   A caixa de diálogo Configurações é aberta.

   

3. Selecione a caixa de seleção Estilos automáticos e selecione Aplicar Estilos.

   

Você também pode usar formatações automáticas para formatar dados organizados em tópicos.

1. Se você não vir os símbolos de contorno , e , vá para Opções > arquivo> Avançado e, em seguida, na seção Exibir opções para esta planilha, selecione a caixa de seleção Mostrar símbolos de contorno se um contorno for aplicado.

2. Use os símbolos de contorno , e para ocultar os dados de detalhes que você não deseja copiar.

   Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.

3. Selecionar o intervalo de linhas de resumo.

4. Acesse Home > Editando > Localizar & Selecionar e selecioneIr para Especial.

   

5. Selecione Somente células visíveis.

6. Selecione OK e copie os dados.

Ocultar uma estrutura de tópicos

• Vá para Opções de > de Arquivo > Avançado e, em seguida, nas opções Exibir para esta seção de planilha , desmarque os símbolos mostrar contorno se um contorno for aplicado .

Remover uma estrutura de tópicos

1. Clique na planilha.

2. Vá para >Delinear dados > Desagrupar e, em seguida, selecione Desmarcar Contorno.

   

   Importante: Se você remover um contorno enquanto os dados de detalhes estiverem ocultos, as linhas de detalhes ou colunas poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha ou as letras de coluna visíveis adjacentes às linhas e colunas ocultas. Acesse Home > Cells > Format, aponte para Ocultar & Unhide e selecione Unhide Rows ou Unhide Columns.

Imagine que você deseje criar um relatório de resumo de dados que exiba somente os totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, você pode seguir um destes procedimentos:

1. Criar um relatório de resumo

   1. Organizar os seus dados em tópicos.

      Para obter mais informações, consulte as seções Criar uma estrutura de tópicos de linhas ou Criar uma estrutura de tópicos de colunas.

   2. Ocultar o detalhe selecionando os símbolos de contorno , e para mostrar apenas os totais, conforme mostrado no exemplo a seguir de um contorno de linha:

      

   3. Para obter mais informações, consulte a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.

2. Mapear o relatório de resumo

   1. Selecione os dados de resumo que você deseja representar graficamente.

      Por exemplo, para mapear apenas os totais Buchanan e Davolio, mas não os totais grandes, selecione células A1 a C19, conforme mostrado no exemplo acima.

   2. Selecione Inserirgráficos > > Gráficos Recomendados e selecione a guia Todos os Gráficos e escolha o tipo de gráfico.

      

      Por exemplo, se você escolheu a opção Coluna Clusterada, seu gráfico será assim:

      

      Se você mostrar ou ocultar os detalhes da lista de dados organizada em tópicos, o gráfico também será atualizado para mostrar ou ocultar os dados.