Todos nós estivemos lá, certo? Depois de um turbilhão emocionante, você volta ao trabalho, abre o Outlook e encontra duas mil mensagens não lidas esperando por você. É o suficiente para fazer você querer voltar de férias. Ou nunca mais tirar férias.
Mas o Outlook é um programa poderoso e pode ajudá-lo a domar essa caixa de entrada rapidamente, provavelmente muito mais rápido do que você poderia imaginar.
Preparando-se para férias
Vamos seguir com Rachel enquanto ela se prepara para sair para férias de dez dias.
Rachel lida com comunicação e coordenação para cinco projetos separados, ela é membro de vinte listas de email diferentes, e ela também recebe um pequeno número de mensagens de email pessoais todos os dias.
Enquanto Rachel está fora do escritório, Chester será o main ponto de contato para três de seus projetos, e Cheryl cuidará dos outros dois.
A última vez que Rachel saiu de férias, ela definiu suas Respostas Automáticas para que todos soubessem que ela voltaria em dez dias, mas ela não fez mais nada. Quando ela voltou, sua caixa de entrada tinha crescido de 50 mensagens para 500 mensagens.
Desta vez, Rachel está passando alguns minutos um dia antes de sair com vários dos principais recursos do Outlook para ajudá-la a voltar de férias sem estresse.
Rachel sabe que configurar uma Resposta Automática pode evitar muitas perguntas e confusão para seus colegas de trabalho. Como ela Microsoft 365, ela seleciona > Respostas Automáticas e tipos no texto a seguir.
Olá,
Obrigado por sua mensagem. Estou fora do escritório entre 1º de maio de 2019 e 10 de maio de 2019. Não vou verificar email enquanto estiver fora.
Para obter assistência com os projetos Contoso, Fourth Coffee e Tailspin Toys, entre em contato com Chester Beane.
Para obter ajuda com o projeto Northwind, entre em contato com Cheryl Jenkins.
— Rachel
Ela pode definir suas respostas automáticas para ligar o dia em que ela sai e desligar o dia em que ela retorna. Esta é uma grande etapa 1. No entanto, Rachel sabe que o Outlook tem outros recursos que pode usar para ajudá-la a manter sua caixa de entrada sob controle.
Para configurar suas próprias respostas automáticas, consulte Enviar respostas automáticas fora do escritório do Outlook.
Agora, Rachel pode passar para a Etapa 2: Criando regras.
As regras são uma ótima maneira de gerenciar suas mensagens, tanto quando você está no escritório quanto fora do escritório. O recurso Respostas Automáticas tem suas próprias regras internas que só serão ativadas quando você estiver fora do escritório.
Na caixa de diálogo regras na parte inferior da janela Respostas Automáticas , Rachel seleciona Adicionar Regra.
Em seguida, ela adiciona advertisements@contoso.com ao campo From . Ela recebe uma mensagem diária deste endereço que contém informações confidenciais de tempo que não precisará quando voltar de suas férias.
Na seção Executar essas ações , Rachel verifica a caixa para Excluir todas as mensagens desse endereço de email. Ela pode criar várias regras que movem ou excluem ou até mesmo encaminham mensagens para outras pessoas em sua organização com base em palavras no assunto ou no corpo da mensagem ou de quem a mensagem é enviada ou recebida.
Quando ela terminar de criar regras, ela pode salvar sua resposta automática e sair para suas férias sabendo que um bom número de seus e-mails será automaticamente encaminhado para a pessoa certa e outro grupo será excluído completamente.
Para obter mais informações sobre como adicionar regras, consulte Gerenciar mensagens de email usando regras.
Após férias
E se você não fosse tão organizada quanto Rachel antes de sair de férias?
Vamos seguir Nelson enquanto ele tenta lidar com uma caixa de entrada sobrecarregada depois de dez dias de férias. Nelson armou uma resposta automática, mas não deu instruções aos colegas enquanto ele estava fora.
Quando Nelson retorna de suas férias, ele tem 1243 mensagens em sua caixa de entrada. Felizmente, Nelson tem o Outlook como parte de sua assinatura de Microsoft 365, para que ele possa classificar, filtrar e lidar com essas mensagens usando alguns recursos importantes do Outlook.
Primeiro, Nelson classifica suas mensagens por prioridade. Isso coloca todas as mensagens de alta prioridade , aquelas com as quais ele terá que lidar rapidamente, na parte superior de sua caixa de entrada.
Para fazer isso, ele seleciona a lista suspensa Por Data na parte superior de sua lista de mensagens e escolhe Importância. Isso classifica a caixa de entrada dele para ele.
Nelson agora pode passar quinze minutos respondendo às cinco mensagens de alta importância, arquivar-as em pastas e, em seguida, alterar a ordem de classificação clicando na lista suspensa novamente e selecionando Baixo na parte superior para trazer as mensagens de baixa importância para o topo de sua lista de mensagens. Essas mensagens recebem apenas uma verificação rápida e ele exclui todas, menos uma delas. Convites para almoço, uma notificação de simulação de incêndio e um aviso sobre uma interrupção de energia há três dias não são mensagens às quais ele precisa responder.
Agora que ele cuidou das mensagens de email mais importantes, Nelson pode usar outro dos filtros internos do Outlook, aquele para @mentions. Usando a lista suspensa Por Data no canto superior direito de sua lista de mensagens, ele seleciona Correio Mencionado.
Nelson sabe que se ele foi mencionado em uma mensagem de email específica, é provável que o remetente precise de algo explicitamente dele, em vez de de um de seus trabalhadores.
Há aproximadamente 50 dessas mensagens, e Nelson pode examinar rapidamente a lista, excluir as que podem já ter sido tratadas por um de seus colegas de trabalho e, em seguida, responder às outras.
Se você tiver um grande número de projetos, alguns podem ser mais sensíveis ao tempo do que outros. Pesquisar mensagens relacionadas aos projetos mais sensíveis ao tempo primeiro pode ajudar a mantê-lo no topo desses projetos, salvando os projetos menos sensíveis ao tempo por mais um dia.
Para pesquisar mensagens que contenham uma frase específica, use a caixa Pesquisar na parte superior da lista de mensagens do Outlook. Use aspas em torno de uma frase de várias palavras para pesquisar apenas essa frase e não cada palavra individual dentro dessa frase.
Agrupar mensagens por remetente permite que você encontre mensagens que você pode ser capaz de excluir rapidamente, por exemplo, boletins informativos ou mensagens automatizadas de contas não monitoradas ou mensagens às quais você precisa responder em tempo hábil, por exemplo, mensagens de seu supervisor direto.
Para agrupar suas mensagens por remetente, clique na lista suspensa Por Data no canto superior direito da lista de mensagens e selecione De.
