Enviar um e-mail no fluxo de trabalho

Abra o SharePoint Designer 2013 e se conecte a um site do SharePoint.

O SharePoint Designer 2013 é instalado como uma aplicação do Office 2013. Para abrir o SharePoint Designer 2013 e ligar a um site do SharePoint, siga estes passos:

1. Para abrir o SharePoint Designer 2013, selecione-o no menu Iniciar. Selecione Iniciar ícone>Todos os Programas>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Na página inicial do SharePoint Designer 2013, selecione Abrir Site.

3. Introduza o site do SharePoint ao qual pretende ligar, por exemplo, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Para abrir o site, selecione Abrir.

5. Se lhe for pedido, introduza as suas credenciais. (Se a segurança não estiver integrada no computador em que iniciou sessão, ser-lhe-á pedido que introduza as suas credenciais.) Certifique-se de usar credenciais que possuem acesso ao site do SharePoint.

Crie um Fluxo de trabalho da lista com base na plataforma do Fluxo de trabalho do SharePoint

1. No painel de navegação, selecione Nó Fluxos de Trabalho.

2. Na secção Novo do separador Fluxos de Trabalho, selecione a lista pendente Fluxo de Trabalho da Lista.

3. Selecione a lista que você deseja associar ao novo fluxo de trabalho.

4. Na caixa de diálogo Criar Fluxo de Trabalho de Lista , introduza um nome e uma descrição para o fluxo de trabalho e, em seguida, certifique-se de que define o Tipo de Plataforma como Fluxo de Trabalho do SharePoint 2013.

5. Para criar o fluxo de trabalho, selecione OK.

Agora que o fluxo de trabalho foi criado, você pode adicionar Ações, Condições, Estágios, Etapas e Loops para fazer o seu fluxo de trabalho. Estes componentes de fluxo de trabalho estão disponíveis no friso do SharePoint Designer 2013.

Para obter mais informações sobre a lista de ações de fluxo de trabalho disponíveis, consulte Também.

Crie a ação para enviar a um email 

1. Selecione Ações e, em seguida, selecione Enviar um Email.

2. Na ação, selecione estes utilizadores.

3. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, selecione utilizadores dos utilizadores e Grupos existentes ou introduza o seu próprio endereço de e-mail no campo Para.

   Observações: 

   • Para enviar um email para um endereço de email externo. tem de conseguir obter informações do respetivo servidor de e-mail.

   • O endereço Para de um e-mail pode ser um endereço estático específico (por exemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin ou junmin@northwindtraders.com) ou uma pesquisa de fluxo de trabalho para informações variáveis. Para obter mais informações sobre como utilizar pesquisas de fluxos de trabalho para endereçar dinamicamente os e-mails enviados a partir do fluxo de trabalho em vez de utilizar endereços estáticos, consulte o artigo Selecionar utilizadores ou grupos de forma dinâmica para receber a mensagem.

   • O endereço do remetente do e-mail composto será sempre o endereço de e-mail do administrador do servidor, a menos que o administrador do servidor altere o endereço do remetente da aplicação Web atual ou de todas as aplicações Web. Para saber mais, leiaConfigurar o Email de Saída para um aplicativo web específico.

4. No campo Assunto, introduza um assunto para o e-mail ou, para definir uma pesquisa de fluxo de trabalho para o texto que pretende aqui, selecione Apresentar enlace de dados .

   Observação: Para que o fluxo de trabalho seja compilado corretamente, tem de fazer alguma entrada no campo Assunto.

5. Na caixa grande sob o campo Assunto, introduza ou cole o corpo de texto do e-mail.

   

6. Selecione OK.

7. Selecione Ação>Ir para uma fase.

8. Selecione Fim do Fluxo de Trabalho.

9. Selecione Publicar.

Para obter opções mais avançadas para modificar o conteúdo do e-mail, consulte as secções seguintes.

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Use uma lista personalizada para armazenar endereços de destinatários

Se os destinatários forem alterados periodicamente, mas não o suficiente para que tenham de ser especificados num formulário de iniciação sempre que o fluxo de trabalho for iniciado, pode criar uma lista de Destinatários personalizada que contém um item de lista para cada fluxo de trabalho que o referencia e, em seguida, criar colunas nas quais pode armazenar os endereços para os quais cada e-mail de cada fluxo de trabalho será enviado. Quando os destinatários de qualquer mensagem de fluxo de trabalho forem alterados, basta modificar os endereços no campo apropriado do item na lista de Destinatários desse fluxo de trabalho.

Para usar uma pesquisa de fluxo de trabalho em uma lista de Destinatários personalizada:

1. No navegador, crie uma lista personalizada, chamada de Destinatários, com as três colunas a seguir:

   • Alterar o nome da coluna Título padrão para Nome do Fluxo de Trabalho. Deixe todas as outras opções como estão. Para obter mais informações acerca da alteração da coluna numa lista ou biblioteca, consulte Consulte também.

   • Adicionar uma coluna de Pessoa ou Grupo chamada de Destinatário. Permitir a seleção de Pessoas e Grupos nessa coluna, mas não permitir seleções múltiplas. Deixe todas as outras opções como estão. Para obter mais informações sobre como criar colunas numa lista ou biblioteca, consulte Consulte também.

   • Adicione uma Linha única de coluna de texto chamada Cc. Deixe todas as outras opções como estão.

2. Na lista Destinatários, crie um novo item e, em seguida, faça o seguinte:

   • No campo Nome do Fluxo de Trabalho , introduza Revisão de Documentos, que é o nome do fluxo de trabalho de exemplo utilizado aqui.

   • No campo Para, selecione Livro de Endereços e, em seguida, na caixa de diálogo Selecionar Pessoas e Grupos, selecione uma única pessoa ou grupo para onde endereçar e-mails.

   • No campo Cc , introduza os endereços de e-mail dos destinatários para os qual pretende endereçar cópias, separando vários endereços com ponto e vírgula.

3. Criar um novo fluxo de trabalho.

4. Selecione Ações e, em seguida, selecione Enviar um Email.

5. Na Ação, selecione estes utilizadores.

6. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, no final da caixa Para, clique em Livro de Endereços .

7. Na caixa de diálogo Selecionar Utilizadores, na lista Ou selecione Utilizadores e Grupos existentes, selecione Pesquisa de Fluxo de Trabalho para um Utilizador e, em seguida, selecione Adicionar.

8. Na caixa de diálogo Procurar Pessoa ou Grupo , selecione as seguintes opções:

   • Fonte de Dados: Destinatários ou o nome da sua lista personalizada.

   • Campo da origem: Para ou o campo que contém o endereço que pretende na linha Para.

   • Campo de retorno como: Nome do Início de Sessão. Esta ação decide o formato de campo "Para" no e-mail.

   • Campo: Destinatários: Nome do fluxo de trabalho

   • Valor: introduza Revisão de Documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

     

     Esta pesquisa indica "Na lista Destinatários, selecione o valor do campo Para em que o Nome do Fluxo de Trabalho é igual a Revisão do Documento".

     A metade superior da caixa de diálogo especifica a lista e a coluna; a metade inferior da caixa de diálogo especifica a linha.

9. Na caixa de diálogo Procurar Pessoa ou Grupo , selecione OK.

10. No e-mail sobre como garantir pesquisas exclusivas, selecione OK.

11. Para fechar a caixa de diálogo Selecionar Utilizadores , selecione OK novamente.

12. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, no final do campo CC, selecione Livro de Endereços .

13. Na caixa de diálogo Selecionar Utilizadores, na lista Ou selecione Utilizadores e Grupos existentes, selecione Pesquisa de Fluxo de Trabalho para um Utilizador e, em seguida, selecione Adicionar.

14. Na caixa de diálogo Definir Pesquisa de Fluxo de Trabalho , selecione as seguintes opções:

    • Fonte de Dados: Destinatários ou o nome da sua lista personalizada.

    • Campo da origem: Cc ou o campo que contém o endereço pretendido na linha Cc.

    • Campo de retorno como: Nome do Início de Sessão. Esta ação decide o formato de campo "Para" no e-mail.

    • Campo: Destinatários: Nome do fluxo de trabalho

    • Valor: introduza Revisão de Documentos ou o nome do fluxo de trabalho atual.

      

      Esta pesquisa indica "Na lista Destinatários, selecione o valor do campo Cc em que o Nome do Fluxo de Trabalho é igual a Revisão do Documento".

15. Selecione OK e, na mensagem de aviso, selecione OK novamente.

16. Para fechar a caixa de diálogo Selecionar Utilizadores , selecione OK.

Agora, quando o fluxo de trabalho envia este e-mail, envia-o para os endereços listados nos campos Para e Cc do item Revisão de Documentos na lista de Destinatários personalizados. Para alterar os destinatários, basta fazer as alterações desejadas no item da lista.

Um único fluxo de trabalho pode enviar vários e-mails e os e-mails podem não ser todos enviados para os mesmos destinatários. Para armazenar outros endereços para e-mails adicionais enviados por este fluxo de trabalho, pode adicionar colunas à lista para armazenar os outros endereços. Nesse caso, talvez você queira nomear as colunas de "Primeira mensagem Para," "Segunda mensagem Para" e assim por diante.

Em alternativa, pode estruturar a lista para criar um item para cada e-mail que o fluxo de trabalho envia, em vez de um item para cada fluxo de trabalho. Neste caso, certifique-se de que o nome utilizado para identificar cada e-mail é exclusivo, para que as pesquisas que obtêm os endereços devolvam o valor exclusivo pretendido.

Use o formulário de inicialização do fluxo de trabalho para especificar os destinatários

Se quiser que os destinatários sejam especificados sempre que um fluxo de trabalho for iniciado manualmente, você poderá personalizar o formulário de início de fluxo de trabalho para coletar os endereços da pessoa que inicia o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho pode, então, simplesmente usar os endereços inseridos diretamente ou copiá-los em campos no item atual, onde eles ainda estarão disponíveis para referência depois que o fluxo de trabalho tiver concluído sua instância atual. Se o fluxo de trabalho estiver configurado para que ele também seja iniciado automaticamente, você poderá especificar os endereços padrão no formulário de inicialização sempre que ocorrer uma inicialização automática.

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Se o item atual for um documento em uma biblioteca de documentos

No exemplo de notificação da inicialização do fluxo de trabalho, você poderá fornecer um link para o novo documento:

1. Introduza ou cole o texto estático no qual pretende que a ligação seja apresentada.

2. Selecione o texto e selecione Editar Hiperligação.

3. Na caixa de diálogo Editar Hiperligação , selecione função (fx).

   Dica: Depois de inserir uma pesquisa, não pode arrastá-la para uma nova localização. (É possível, no entanto, "realocar" uma pesquisa arrastando outro texto ao redor dela.) Da mesma forma, não é possível recortar, copiar ou colar uma pesquisa ou qualquer texto que inclua uma pesquisa.

4. Na caixa de diálogo Procurar Cadeia, no campo Origem de Dados, selecione Item Atual.

5. No campo Campo da origem, selecione URL Absoluto Codificado e, em seguida, selecione OK.

   

Quando o destinatário do e-mail seleciona a ligação, o documento é aberto para visualização ou edição.

Se o item atual for um item da lista

Quando cria uma ligação para um item de lista , por exemplo, um anúncio ou um evento de calendário, pode optar por abrir a ligação, quer seja o formulário de apresentação (DispForm.aspx) ou o formulário de edição (EditForm.aspx) do item de lista.

Para criar um link que abra o item de lista:

1. No browser, navegue para a lista na qual pretende criar este fluxo de trabalho.

2. Abra o item de lista de qualquer documento existente na biblioteca, utilizando Ver Item se quiser que a ligação abra o formulário de apresentação ou Editar Item se quiser que a ligação abra o formulário de edição.

3. Copie o endereço na barra de endereço a partir do http: ou https inicial: através do primeiro sinal de igual (=).

   

4. A mensagem ?ID=é um parâmetro da cadeia de caracteres de consulta que instrui a página a exibir o formulário para qualquer item na lista atual ou na biblioteca com o ID da lista que segue o sinal de igual (=). Neste exemplo ele será o ID da lista do item atual, conforme identificado pela pesquisa de fluxo de trabalho.

   Observação: Se o item atual for uma tarefa criada por uma das três ações de tarefas de fluxo de trabalho e se quiser que a ligação abra o formulário de tarefa personalizado (e não o formulário de apresentação ou edição predefinido para a lista tarefas), consulte Se o item atual é um formulário de tarefa personalizado. Para tarefas não criadas por uma ação de tarefa do fluxo de trabalho e para os formulários de exibição de até mesmo aqueles tarefas criadas por uma das ações da tarefa de fluxo de trabalho, o procedimento atual é tudo o que você precisa.

5. Na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, insira ou cole o texto estático no qual você deseja que o link apareça, por exemplo - Para exibir o item da lista, clique aqui.

6. Selecione o texto e selecione Editar Hiperlink.

7. Na caixa Editar Hiperlink, para o campo endereço , selecione Construtor de Cadeias de Caracteres.

8. Na caixa de diálogo Construtor de Cadeias de Caracteres, cole o endereço.

9. Posicione o ponto de inserção diretamente após o sinal igual (=) e selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

10. Na caixa de diálogo Pesquisar cadeia de caracteres, no campo Origem, selecione Item Atual e, no campo Campo, no campo de origem, selecione ID.

    

11. Selecione OK.

    A cadeia de caracteres final no Construtor de Cadeias de Caracteres deve começar com http:// ou https:// e terminar com [%Current Item:ID%].

    Importante: Embora a pesquisa de ID do item atual seja útil na criação de links para o item de lista atual, as seguintes pesquisas podem apresentar erros no caminho renderizado e não as recomendamos para inclusão em links de email: Caminho, URL Relativa do Servidor, URL de Origem e caminho de URL.

12. Selecione OK duas vezes.

Seus links serão exibidos em texto azul com um sublinhado no email.

Se planeja usar o link mais de uma vez, continue na próxima seção.

Armazenar um endereço de item de lista como uma variável de fluxo de trabalho

É possível armazenar o URL do formulário de exibição ou do formulário de edição de um item da lista em uma variável de fluxo de trabalho, para que você possa usá-lo em vários locais no mesmo fluxo de trabalho.

1. Na janela Fluxo de trabalho Designer, selecione Ações e, em seguida, selecione Extrair Substring no Índice de Cadeia de Caracteres.

   

2. No estágio, selecione cadeia de caracteres e selecione o botão reticências [...].

3. Na caixa de diálogo Construtor de Cadeias de Caracteres, cole a parte de texto estático da URL (mas não a pesquisa da ID do item atual).

   

4. Posicione o ponto de inserção após o sinal igual (=) e selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

5. Na caixa de diálogo Pesquisar cadeia de caracteres, no campo Fonte de Dados, selecione Item Atual e, no campo Campo, no campo de origem, selecione ID.

   

6. Selecione OK.

   A pesquisa é adicionada ao texto na caixa de diálogo.

   

7. Para fechar a caixa de diálogo Construtor de Cadeias de Caracteres, selecione OK.

8. Selecione 0 em A partir de 0 e substitua-o por 1.

   Observação: Quando Iniciar em tem um valor maior que 1, a cadeia de caracteres final tem caracteres removidos.

9. Selecione Variável: substring ou Variável: substring1 em Saída para Variável: substring.

10. Na lista, selecione Criar uma nova variável e, em seguida, na caixa de diálogo Editar Variável , insira um nome para a nova variável.

11. Verifique se o Tipo está definido como Cadeia de Caracteres e selecione OK.

12. Selecione abaixo a ação que você acabou de criar e Adicione a ação Enviar um email às Ações e selecione esses usuários na ação.

13. Para usar a nova variável na caixa de diálogo Definir Email Mensagem, insira ou cole o texto no qual você deseja que o link apareça no corpo do email. Selecione o texto e, no menu de formatação, selecione Editar Hiperlink. Selecione o botão [fx] ou selecione botão reticências [...]e selecione Adicionar ou Alterar Pesquisa.

14. Na caixa de diálogo Pesquisar cadeia de caracteres, na lista caixa Fonte de Dados, selecione Variáveis e Parâmetros de Fluxo de Trabalho.

15. Na lista Campode origem , selecione Variável: nome da variável e, em seguida, selecione OK e selecione OK in na próxima caixa.

    

Agora você pode inserir essa variável em qualquer lugar desejado no fluxo de trabalho atual.

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Dicas Básicas para Solução de Problemas 

A lista de perguntas a seguir pode ajudar a determinar a causa de um problema ao criar um fluxo de trabalho:

1. É possível criar qualquer tipo de fluxo de trabalho na mesma lista? Por exemplo, tente criar um fluxo de trabalho de aprovação.

2. É possível criar o mesmo fluxo de trabalho:

   • em uma lista diferente no mesmo site?

   • em um site diferente no mesmo conjunto de sites?

   • em um conjunto de sites diferente no mesmo aplicativo da web?

   • em um aplicativo da web diferente?

   • entrar com uma conta diferente?

   • usar um computador diferente?

 Dicas Avançadas para Solução de Problemas

Se nenhuma das dicas básicas de solução de problemas ajudar a determinar a causa de um problema de fluxo de trabalho, use estas etapas:

1. Certifique-se de que você solicitou permissões no nível do site e do fluxo de trabalho. Acesse Configurações do Site>Permissões do Site>Verificar Permissões/Configurações de Lista>Permissões para esta lista e verificar Se os resultados das Permissões de Verificação correspondem ao seguinte:

   1. Permissões mínimas para criar um fluxo de trabalho (salvar e publicar):

      1. no SharePoint site: Design

      2. na SharePoint lista: Editar

   2. Permissões mínimas para iniciar um fluxo de trabalho:

      1. no SharePoint site: Exibir/Leitura Apenas

      2. na SharePoint lista: Colaboração

2. Verifique se as configurações de email de saída estão definidas para o Exchangeservidor correto.

   1. Abra o Prompt de Comando como um administrador

   2. Execute nslookup <Exchange endereço do servidor >. Por exemplo: nslookup exch.contoso.com

   3. Você verá o endereço IP resolvido do Exchange servidor na saída. Se não, fale com o seu Exchange administrador e peça pelo correto Exchange nome de domínio totalmente qualificado (FDQN).

3. Envie um e-mail para a mesma pessoa através da função SendEmail da classe SPUtility com o SharePoint Management Shell através dos seguintes passos.

   1. Abra o SharePoint Shell de Gerenciamento, como administrador. (Clique com o botão direito do rato emSharePoint Gestão Shell>Executar como administrador)

   2. Execute o seguinte script. Se o script responder com Verdadeiro e o utilizador receber um e-mail de SharePoint, o SMTP está configurado corretamente no SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Com a funcionalidade SMTP, envie um e-mail para o mesmo utilizador a partir do servidor SharePoint. Siga as etapas, Usar Telnet para testar a comunicação SMTP.