Definir as regras para uma mala direta

Suponha que você envie o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião, e a data da reunião é exibida mais de uma vez no convite.

Ao colocar indicadores no documento e incluir um campo ASK, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você precisa digitar é a data da reunião, e você pode digitá-la apenas uma vez.

1. No documento de mala direta, pressione CTRL + F9 e digite um nome para criar um indicador. Repita esse procedimento, usando o mesmo nome, em cada local em que você deseja que a resposta para o campo ASK seja exibida no documento.

2. Coloque o cursor em algum lugar no documento antes do primeiro indicador que você acabou de criar.

3. Na guia correspondências , vá para regras> perguntar.

4. Selecione o indicador que você acabou de criar (ou digite o nome dele) e insira um prompt, como "data do evento?" na caixa aviso .

5. Selecione OKe, em seguida, OK novamente.

6. No final do processo, ao clicar em concluir & mesclar, selecione editar documentos individuais. Você será solicitado a fornecer uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida nos indicadores que você especificou nos documentos que resultam da mesclagem.

Mais informações: códigos de campo: campo ASK

Suponha que você envie o mesmo convite para uma reunião trimestral. Sua fonte de dados não armazena as datas da reunião, e a data da reunião aparece apenas uma vez no convite.

Ao inserir um campo de preenchimento no documento, você pode executar a mesma mesclagem para cada reunião. A única coisa que você terá de digitar é a data da reunião.

1. Coloque o cursor onde você deseja que o texto de preenchimento seja acessado.

2. Na guia correspondências , vá até regras> preencher.

3. Insira um prompt, como "data do evento?" na caixa aviso .

4. Selecione OKe, em seguida, OK novamente.

5. No final do processo, ao clicar em concluir & mesclar, selecione Editar documentos individuais. Você será solicitado a fornecer uma resposta para cada destinatário. Essa resposta será inserida no campo Fill-in, nos documentos que resultam da mesclagem.

Mais informações: códigos de campo: campo Fill-in

Suponha que você esteja enviando correspondência para uma lista de participantes da conferência que estão viajando de forma doméstica e internacional. O campo país/região na fonte de dados pode estar em branco para os participantes domésticos. Você pode usar uma a uma se... Em seguida,... Mais... regra para personalizar a mensagem de todos os destinatários. Por exemplo, os destinatários cujo campo país/região está em branco podem ver: "você será bem-vindo ao portão na chegada", enquanto todos os outros destinatários poderão ver ", você será bem-vindo à mesa perto do alfândega".

1. Coloque o cursor no local em que deseja colocar o texto condicional.

2. Na guia correspondências , vá até regras> se... Em seguida,... Mais.

3. Na lista nome do campo , escolha o campo da fonte de dados que determinará o texto condicional.

4. Na lista comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados.

5. Na caixa comparar com , digite o valor de comparação (ignore esta opção se você tiver escolhido está em branco ou não está em branco como comparação).

6. Na caixa Inserir este texto , insira o texto que aparece no documento quando os critérios de comparação são atendidos.

7. Na caixa caso contrário, insira este texto , insira o texto que será inserido no documento quando os critérios de comparação não forem atendidos.

8. Selecione OK.

Mais informações: códigos de campo: campo If

Suponha que você queira que as correspondências mostrem a posição de cada destinatário em umalist de espera. Você pode classificar a lista de destinatários em ordem cronológica de inscrições e, em seguida, usar uma regra de registro de mesclagem # para exibir a posição numerada do destinatário na lista.

O número do registro reflete qualquer classificação ou filtragem que você aplicou à fonte de dados antes da mesclagem.

1. Coloque o cursor onde você deseja que o número do registro apareça.

2. Na guia correspondências , vá para regras> registro de mesclagem #.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeRec

Suponha que você queira que a correspondência mostre a cada destinatário o número total de pessoas que se inscreveram para um evento. A sequência de mesclagem # regra fornece uma contagem dos registros no documento mesclado.

1. Coloque o cursor onde você deseja que o número do registro apareça.

2. Na guia correspondências , vá para regras> sequência de mesclagem #.

Mais informações: códigos de campo: campo MergeSeq

Suponha que você esteja usando a mala direta para imprimir sua lista de contatos em uma única folha de papel. Use a próxima regra de registro para solicitar que o Word prossiga para o próximo registro sem iniciar uma nova página.

1. Coloque o cursor no local em que deseja exibir os dados do próximo registro.

2. Na guia correspondências , vá para regras> próximo registro.

3. Inserir um campo de mesclagem para os dados que
   você deseja avançar Por exemplo, uma lista de nomes de empresas pode ter a seguinte aparência:

   «Company_Name»
   «Próximo registro» «Company_Name»
   «Próximo registro» «Company_Name»

Mais informações: códigos de campo: campo Next

Suponha que você queira uma lista de participantes de uma única folha de papel e os participantes da viagem internacional listados em outra folha de papel. O campo país/região na fonte de dados pode estar em branco para os viajantes domésticos. Você pode usar um próximo registro se regra para impedir que o Word inicie uma nova página até que ele atinja os destinatários cujo campo país/região não está em branco. Para conseguir isso, primeiro você deve classificar sua fonte de dados por país/região.

1. Coloque o cursor no local em que deseja exibir os dados do próximo registro.

2. Na guia correspondências , vá para regras> próximo registro se.

3. Na lista nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como cidade.

4. Na lista comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para escolher destinatários em uma cidade específica, escolha Igual a.

5. Na caixa comparar com , digite o valor que você deseja usar. Por exemplo, para dar um único destinatário em Tóquio, digite Tóquio (pule isto se você tiver escolhido está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: campo códigos de campo: campo de a

Suponha que você esteja preparando convites para uma conferência na qual o palestrante de apresentação ainda não foi finalizado. Você pode deixar espaços reservados para o nome do orador em todo o seu documento e incluir uma regra de indicador de definição, onde você insere o nome do orador uma vez, e ele aparece em todos os espaços reservados.

Espaços reservados são campos REF; a regra Definir indicador insere um campo que não é exibido no documento (a menos que você pressione Alt + F9 para revelar os códigos de campo).

1. Coloque o cursor do mouse em qualquer lugar do documento.

2. Na guia correspondências , vá para regras> Definir indicadore digite um nome e, em seguida, selecione OK.

3. Coloque o cursor onde deseja que o texto do indicador seja exibido.

4. Na guia Inserir , vá para partes rápidas > campoe escolha ref.

5. Escolha o nome do indicador que você acabou de criar e selecione OK.

6. Insira o campo REF em qualquer lugar em que você deseja que o texto do indicador apareça.

7. Antes de executar a mesclagem, clique com o botão direito do mouse no campo de conjunto, selecione Editar campoe insira o texto desejado na caixa de texto .

8. Selecione OK.

Mais informações: códigos de campo: campo Set 

Suponha que você tenha uma loja de roupas e descubra que tenha uma superação de uma camiseta em particular, mas não no tamanho mais popular. Quando estiver pronto para enviar um panfleto de vendas, você excluirá clientes que usam um determinado tamanho. Use a regra ignorar registro se para comparar o conteúdo dos dados de tamanho dos clientes com o tamanho que você deseja excluir.

1. Na guia correspondências , vá para regras> ignorar registro se.

2. Na lista nome do campo , escolha o nome do campo de mesclagem, como tamanho.

3. Na lista comparação , escolha uma maneira de comparar o valor dos dados. Por exemplo, para desconectar clientes que usam um tamanho específico, escolha igual a.

4. Na caixa comparar com , digite o valor que você deseja usar. Por exemplo, para dar aos clientes únicos que desgastem o tamanho extra-Sall, escolha XS (pule isto se você tiver escolhido está em branco ou não está em branco como comparação).

Mais informações: códigos de campo: campo SkipIf