Korespondencja seryjna pozwala utworzyć serię spersonalizowanych dokumentów dla poszczególnych adresatów. Na przykład list seryjny może zostać spersonalizowany w taki sposób, aby zwracać się do poszczególnych adresatów imieniem. W dokumencie znajduje się skojarzone źródło danych, takie jak lista, arkusz kalkulacyjny lub baza danych. Symbole zastępcze — nazywane polami scalania — wskazują programowi Word, gdzie w dokumencie mają zostać uwzględnione informacje ze źródła danych.
Pracujesz nad dokumentem głównym w programie Word, wstawiając pola scalania dla spersonalizowanej zawartości, która ma zostać uwzględniona. Po zakończeniu tworzenia korespondencji seryjnej na podstawie dokumentu utworzona zostanie spersonalizowana wersja z każdym imieniem ze źródła danych.
Źródła danych
Pierwszą czynnością podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest wybranie źródła danych, które wykorzystasz do przygotowania spersonalizowanych informacji. Arkusze kalkulacyjne programu Excel i listy kontaktów programu Outlook to najpopularniejsze źródła danych, ale każda baza danych, którą można połączyć z programem Word, będzie działać. Jeśli nie masz jeszcze źródła danych, możesz nawet wprowadzić dane w programie Word w ramach procesu tworzenia korespondencji seryjnej.
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat źródeł danych, zobacz artykułŹródła danych, których można użyć w celu utworzenia korespondencji seryjnej.
Excel lub Outlook
Jeśli wiesz, że jako źródło danych wykorzystasz program Excel lub program Outlook, zobacz:
Typy dokumentów
Program Word udostępnia narzędzia umożliwiające dołączanie danych do następujących typów dokumentów. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat poszczególnych typów dokumentów, kliknij łącza:
-
Listy zawierające spersonalizowane powitanie. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.Tworzenie i drukowanie serii spersonalizowanych listów
-
Wiadomość e-mail, w której adresy poszczególnych adresatów są jedynymi adresami w wierszu Do. Będziesz wysyłać wiadomość e-mail bezpośrednio z programu Word.
-
Koperty lub etykiety, na których znajdują się imiona i nazwiska oraz adresy pochodzące z Twojego źródła danych.
-
Katalog zawierający partię danych dla każdego elementu ze źródła danych. Za jego pomocą można wydrukować listę kontaktów lub stworzyć listę grup informacji, na przykład listę wszystkich uczniów w każdej klasie. Ten typ dokumentu jest również nazywany wykazem seryjnym.
Tworzenie katalogu imion i nazwisk, adresów oraz innych informacji
Źródła danych
Pierwszą czynnością podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest wybranie źródła danych, które wykorzystasz do przygotowania spersonalizowanych informacji. Arkusze kalkulacyjne programu Excel i listy kontaktów programu Outlook to najpopularniejsze źródła danych, ale jeżeli jeszcze nie masz źródła danych, możesz przygotować je w programie Word w ramach procesu tworzenia korespondencji seryjnej.
-
Arkusz kalkulacyjny programu Excel dobrze sprawdza się jako źródło danych do korespondencji seryjnej, jeśli wszystkie dane znajdują się w jednym arkuszu i są sformatowane tak, aby mogły zostać poprawnie odczytane przez program Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przygotowanie źródła danych programu Excel dla korespondencji seryjnej programu Word dla komputerów Mac.
-
Lista kontaktów programu Outlook zawiera dane w formacie, który może być odczytywany przez program Word. Zobacz Używanie kontaktów programu Outlook jako źródła danych dla korespondencji seryjnej
-
Plik danych programu Word to źródło danych, które można utworzyć na bieżąco w programie Word. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie listy korespondencji seryjnej w programie Word.
Typy dokumentów
-
Listy zawierające spersonalizowane powitanie. Każdy list jest drukowany na osobnym arkuszu papieru.Tworzenie i drukowanie serii spersonalizowanych listów
-
Wiadomość e-mail, w której adresy poszczególnych adresatów są jedynymi adresami w wierszu Do. Będziesz wysyłać wiadomość e-mail bezpośrednio z programu Word.
-
Koperty lub etykiety, na których znajdują się imiona i nazwiska oraz adresy pochodzące z Twojego źródła danych.
Tworzenie kopert przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej w programie Word
Tworzenie i drukowanie etykiet przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej
Po otwarciu dokumentu korespondencji seryjnej utworzonego przy użyciu aplikacji klasycznej Word aplikacja Word Web App zachowa wszystkie ustawienia korespondencji seryjnej, ale nie można przeprowadzić korespondencji seryjnej ani edytować żadnych ustawień korespondencji seryjnej.
Jeśli masz aplikację klasyczną Word, otwórz w niej dokument i utwórz tam korespondencję seryjną.
