Wypełnij harmonogram w ramach zmian

W tym artykule

• Organizowanie zmian według grup

  Dodawanie osób do harmonogramu

• Dodawanie zmiany

• Udostępnianie harmonogramu zespołowi

• Otwieranie innego harmonogramu

• Kopiowanie harmonogramu

• Konfigurowanie znakowania przez zmianę

Organizowanie zmian według grup

W nowym harmonogramie zacznij od jednej nienazwanej grupy, nadaj jej nazwę, a następnie dodaj osoby i przechodzi do niej. W razie potrzeby możesz dodać kolejne grupy i nadać im wszystkie nazwy. Nazwy grup ułatwiają organizowanie członków zespołu według roli lub działu w harmonogramie. Na przykład w hotelu mogą istnieć następujące grupy: „Recepcja”, „Obsługa w pokojach” i „Lokaj”.

Przed rozpoczęciem dodawania osób do harmonogramu najlepiej jest utworzyć grupy. Osoby i ich zmian nie można przenosić z jednej grupy do drugiej.
 

Aby dodać grupę:

• Kliknij pozycję Dodaj grupę i wpisz nazwę grupy.

Aby nadać nazwę grupie lub zmienić jej nazwę:

• Kliknij pozycję Wprowadź nazwę grupy lub nazwę istniejącej grupy i wpisz nową nazwę.

Po utworzeniu grup możesz dodać do nich osoby.

Dodawanie osób do harmonogramu

Uporządkuj harmonogram według grup, aby można było dodawać osoby do grupy domyślnej.

1. Znajdź grupę, do której chcesz dodać osobę, i kliknij pozycję Dodaj osoby do grupy .
   
   
   

2. Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail tej osoby i wybierz ją z listy.

3. Wybierz pozycję Dodaj.

4. W razie potrzeby kontynuuj dodawanie osób, a następnie po zakończeniu wybierz pozycję Zamknij .

Dodawanie zmiany

Aby dodać przejście od podstaw:

1. W wierszu osoby, do której chcesz przypisać zmianę, pod wybraną datą kliknij pozycję > Dodaj zmianę lub po prostu kliknij dwukrotnie pustą zmianę.

2. Wypełnij informacje dotyczące zmiany. Rozważ wybranie koloru motywu w celu uporządkowania elementów.

3. Nadaj zmianie nazwę, aby można było ją łatwo odróżnić od innych zmian. Domyślnie nazwa zmiany to godzina rozpoczęcia i zakończenia.

4. Dodaj notatki dotyczące zmiany, takie jak "zadania do wykonania".

5. Dodaj przerwy lub obiad w sekcji Działania .

6. Wybierz pozycję Zapisz , aby zapisać bez udostępniania, lub pozycję Udostępnij , jeśli chcesz zapisać i udostępnić zmianę zespołowi.

Aby utworzyć nową zmianę na podstawie istniejącej

Przejdź do wiersza osoby, do której chcesz przypisać zmianę. W obszarze odpowiedniej daty kliknij pozycję , a następnie wybierz zmianę z listy. Jeśli lista jest długa, możesz ją wyszukać.

Aby skopiować zmianę do innego miejsca w harmonogramie

Na istniejącej zmianie kliknij pozycję > Kopiuj, a następnie przejdź do miejsca, w które chcesz umieścić zmianę, i kliknij pozycję > Wklej.

 Dodawanie otwartej zmiany

Dodaj teraz otwartą zmianę i przypisz ją później w ramach planowania harmonogramu lub udostępnij zespołowi, aby inne osoby mogły o nią poprosić.

1. W wierszu Otwórz zmiany pod datą, dla której tworzysz zmianę, kliknij pozycję , a następnie wybierz pozycję + Dodaj zmianę , aby rozpocząć od podstaw, lub wybierz istniejącą zmianę z listy, aby utworzyć nową.

2. Wypełnij informacje dotyczące zmiany, w tym liczbę slotów, które chcesz udostępnić. Aby znaleźć liczbę gniazd, przesuń przełącznik Otwórz przesuń do pozycji Włączone.

3. Nadaj zmianie nazwę, aby można było ją łatwo odróżnić od innych zmian. Domyślnie nazwa zmiany to godzina rozpoczęcia i zakończenia.

4. Dodaj działania, takie jak przerwy lub lunch.

5. Wybierz pozycję Zapisz , aby zapisać bez udostępniania, lub pozycję Udostępnij , jeśli chcesz zapisać i udostępnić otwartą zmianę zespołowi.

   : Jeśli chcesz edytować zmianę po udostępnieniu jej zespołowi, oto kilka kwestii, o których należy pamiętać:

   • Jeśli zmienisz liczbę dostępnych slotów, musisz wybrać pozycję Udostępnij. Nie możesz zapisać zmian i udostępnić ich później.

   • Jeśli zmienisz godzinę rozpoczęcia lub zakończenia zmiany, wszystkie oczekujące żądania dotyczące tej zmiany zostaną automatycznie odrzucone po ponownym udostępnieniu go zespołowi.

Udostępnianie harmonogramu zespołowi

Po wprowadzeniu zmian w harmonogramie możesz wybrać, kiedy udostępnić te zmiany zespołowi. Możesz przenosić elementy w harmonogramie, dopóki nie masz wszystko w porządku. Wszelkie wprowadzone zmiany będą oznaczane gwiazdką (*) — na przycisku Udostępnij zespołowi jest też gwiazdka, aby przypomnieć Ci o udostępnieniu aktualizacji współpracownikom.

Aby udostępnić harmonogram:

1. Kliknij pozycję Udostępnij zespołowi.
   
   

2. Upewnij się, że wybrany przedział czasu jest tym, co chcesz udostępnić.

3. Zdecyduj, czy chcesz powiadomić cały zespół, czy tylko osoby, których dotyczą zmiany.

4. Kliknij przycisk Udostępnij.

Otwieranie innego harmonogramu

Poniżej opisano, jak otworzyć inny harmonogram, jeśli pracujesz w więcej niż jednym zespole:

1. W lewym górnym rogu obszaru Shifts wybierz pozycję Menu.

2. Wybierz zespół, który chcesz rozpocząć pracę nad innym harmonogramem.

Kopiowanie harmonogramu

1. Wybierz pozycję Kopiuj harmonogram w prawym górnym rogu aplikacji.

2. Wybierz daty rozpoczęcia i zakończenia dla przedziału czasu, który chcesz skopiować.

3. Wybierz pozycję Notatki shift, Czas wolny, Działania lub Otwórz zmiany , jeśli chcesz je dołączyć.

4. Wybierz pozycję Kopiuj, a pod skopiowanym harmonogramem pojawi się zduplikowany harmonogram. 

Konfigurowanie znakowania przez zmianę

Znakowanie za pomocą zmian umożliwia kontaktowanie się z osobami na zmianie w czasie rzeczywistym. Aplikacja Teams automatycznie przypisuje użytkownikom tagi zgodne z ich harmonogramem i nazwami grup zmian z aplikacji Shifts, umożliwiając dynamiczne wiadomości oparte na rolach. Powiadomienia są wysyłane tylko do osób, które są na zmianie w momencie, gdy tag jest używany do rozpoczynania czatu lub wpisu w kanale.

Aby utworzyć tag przez zmianę: 

1. W aplikacji Teams przejdź do aplikacji Shifts.

2. Tworzenie grup zmian i nadawanie im nazw po atrybutze, takim jak rola. Na przykład EngineerOnCall. Nazwa grupy zmiany będzie nazwą tagu.

3. Wypełnij harmonogram, przypisując zmiany członkom zespołów. Po zakończeniu w prawym górnym rogu aplikacji Shifts wybierz pozycję Udostępnij zespołowi.

4. Poczekaj 15 minut, aż zaplanowane zmiany wypełnią usługę znakowania.

5. Używaj tagów w dowolnym miejscu, w których używasz tagów w aplikacji Teams.

Chcesz wiedzieć więcej?

Przeczytaj więcej na temat aplikacji Shifts

Dla administratorów IT:

Zarządzanie aplikacją Shifts dla organizacji