Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint

Wat wilt u doen?

Een SharePoint-lijst importeren
Koppelen aan een SharePoint-lijst
Gegevens verplaatsen naar SharePoint
Voordelen van het koppelen van gegevens tussen Access en SharePoint

Een SharePoint-lijst importeren

Wanneer u gegevens importeert, wordt in Access een tabel gemaakt en worden de kolommen en items van de bronlijst (of weergave) als velden en records in die tabel gekopieerd. U kunt opgeven welke lijsten u wilt kopiëren en voor elke geselecteerde lijst kunt u opgeven of u de hele lijst of alleen een speciale weergave wilt importeren. Aan het einde van het importproces kunt u de details van de importbewerking als een specificatie opslaan. Met een importspecificatie kunt u de importbewerking op een later tijdstip herhalen zonder dat u de stappen van de wizard Importeren opnieuw hoeft uit te voeren.

Hier volgen enkele veelvoorkomende redenen om een SharePoint-lijst in een Access-database te importeren:

Om gegevens, zoals een lijst met contactpersonen, definitief te verplaatsen naar een Access-database, omdat u de gegevens niet langer nodig hebt op de SharePoint-site. U kunt de lijst in Access importeren en vervolgens de lijst van de SharePoint-site verwijderen.
Uw afdeling of werkgroep werkt met Access, maar u wordt af en toe doorverwezen naar een SharePoint-lijst voor aanvullende gegevens die in een van uw databases moeten worden opgenomen.

Deze stappen uitvoeren voordat u de lijst importeert

Zoek de SharePoint-site die de lijsten bevat die u wilt kopiëren, en noteer het adres van de site.

Een geldig adres voor een site begint met http:// of https:// gevolgd door de naam van de server, en eindigt met het pad naar de specifieke site op de server.
Bepaal welke lijsten u naar de database wilt kopiëren en of u de hele lijst of alleen een specifieke weergave wilt kopiëren. U kunt in één importbewerking meerdere lijsten importeren, maar u kunt slechts één weergave van elke lijst importeren. Maak eventueel de weergave die precies die kolommen en items bevat waarin u geïnteresseerd bent.

Bekijk de kolommen in de bronlijst of weergave.

In de volgende tabel ziet u enkele punten die u in gedachten moet houden bij het importeren van de verschillende elementen:

Element	Overwegingen
Kolommen	Access importeert alleen de eerste 256 kolommen, omdat er slechts 256 velden in een tabel worden ondersteund. Om dit probleem te voorkomen, maakt u een weergave van de lijst in SharePoint en voegt u er alleen de gewenste kolommen aan toe, zodat het totale aantal kolommen niet groter is dan 256. Gebruik vervolgens de macroactie SharePointList importeren om de beoogde weergave-id op te geven.
Mappen	Elke map in de SharePoint-lijst wordt een record in de Access-tabel. Items in een map worden ook als records weergegeven, direct onder de record die correspondeert met die map.
Opzoekkolommen	Als een bronkolom waarden in een andere lijst opzoekt, worden de weergavewaarden geïmporteerd als onderdeel van het veld zelf. De opgezoekde tabel wordt niet geïmporteerd. Zie Koppelen aan een SharePoint-lijst en Gegevens naar SharePoint verplaatsen als u de zoekopdracht opnieuw wilt maken voor een andere tabel.
Berekende kolommen	De resultaten in een berekende kolom worden gekopieerd uit een veld waarvan het gegevenstype afhankelijk is van het gegevenstype van het berekende resultaat. De expressie waarmee de berekening wordt uitgevoerd, wordt niet gekopieerd.
Bijlagen	De bijlagekolom van de lijst wordt gekopieerd naar een veld met de naam Bijlagen.
Kolommen met meerdere waarden	Een kolom van het type Keuze of Opzoeken kan meerdere waarden bevatten. Wanneer u een kolom importeert die meerdere waarden ondersteunt, wordt in Access een kolom gemaakt die meerdere waarden ondersteunt.
Tekst met opmaak	Kolommen met opmaak worden geïmporteerd in Access als lange tekstvelden. De eigenschap Tekstopmaak van het veld Lange tekst is ingesteld op Tekst met opmaak en de opmaak blijft behouden.
Relaties	Access maakt aan het einde van de importbewerking niet automatisch relaties tussen gerelateerde tabellen. U moet de relaties tussen de diverse nieuwe en bestaande tabellen maken met de opties op het tabblad Relaties. Geef het tabblad Relaties weer door op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Relaties op Relaties te klikken.

Geef de database op waarin u de lijsten wilt importeren.

Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een van uw bestaande databases wilt opslaan, maakt u een lege database.
Bekijk de tabellen in de database.

Bij het importeren wordt een tabel gemaakt die dezelfde naam heeft als de SharePoint-lijst. Als die naam al bestaat, voegt Access '1' toe aan de nieuwe tabelnaam, bijvoorbeeld Contactpersonen1 als Contactpersonen1 tenminste nog niet wordt gebruikt, anders maakt Access een tabel met de naam Contactpersonen2, enzovoort.

De lijst importeren

Open de Access-database waarin de geïmporteerde gegevens worden opgeslagen. Maak een lege database als u de gegevens niet in een van de bestaande databases wilt opslaan.
De locatie van de wizard voor het importeren of koppelen van tekst verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:
- Als u Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Nieuwe gegevensbron > Van Online Services > SharePoint-lijst.
- Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op de knop Meer om een lijst met opties neer te zetten en klikt u vervolgens op SharePoint-lijst.
Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site wordt geopend.
Geef in de wizard het adres van de bronsite op.
Selecteer de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database en klik vervolgens op Volgende.
Selecteer in de lijst die in de wizard wordt weergegeven, de lijsten die u wilt importeren.

Opmerking U kunt een koppeling maken naar SharePoint-bibliotheken, maar u kunt alleen documenten toevoegen in SharePoint.
Selecteer in de kolom Te importeren items de gewenste weergave voor elke geselecteerde lijst.
Met het selectievakje Weergegeven waarden in plaats van id's importeren voor velden die in een andere lijst opgeslagen waarden opzoeken wordt bepaald welke waarden worden geïmporteerd voor opzoekkolommen in de geselecteerde lijsten. Ga op een van de volgende manieren te werk:
- Als u de weergegeven waarden als deel van het veld zelf wilt importeren, schakelt u het selectievakje in. In dat geval wordt niet in een andere tabel naar waarden gezocht.
- Als u wilt dat voor het doelveld in een andere tabel naar waarden wordt gezocht, schakelt u het selectievakje uit. De id's van de rijen met weergegeven waarden worden dan naar het doelveld gekopieerd. De id's zijn nodig om in Access een opzoekveld te definiëren.
Bij het importeren van id's moet u de lijsten importeren die momenteel de waarden aan de opzoekkolommen leveren (tenzij de doeldatabase al tabellen heeft die als opzoektabellen kunnen fungeren).

Tijdens het importeren worden de id's in het overeenkomstige veld geplaatst, maar niet alle eigenschappen worden ingesteld die nodig zijn om het veld als opzoekveld te laten werken. Zie Een opzoekveld maken of verwijderen voor meer informatie over het instellen van de opzoekeigenschappen van een dergelijk veld.
Klik op OK.

Access importeert de lijsten en geeft vervolgens de status van de bewerking op de laatste pagina van de wizard weer. Als u de importbewerking op een later tijdstip wilt herhalen, kunt u de details als een importspecificatie opslaan. Bij het importeren in Access wordt er geen tabel in de database overschreven en kunt u de inhoud van een lijst of weergave niet aan een bestaande tabel toevoegen.

Wat moet ik nog meer weten over importeren?

Zie het artikel Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u de details van het importeren kunt opslaan in een specificatie voor toekomstig gebruik.
Voor meer informatie over het uitvoeren van opgeslagen importspecificaties, raadpleegt u het artikel Een opgeslagen import- of exportbewerking uitvoeren.
Zie het artikel Een import- of exportbewerking plannenvoor informatie over het plannen van de uitvoer van specificaties op bepaalde momenten.
Zie het artikelGegevenstaken beheren voor informatie over het wijzigen van de naam van een specificatie, het verwijderen van specificaties of het bijwerken van de namen van bronbestanden in specificaties.

Gerelateerde taken voor importeren

Nadat u de importbewerking hebt voltooid, kunt u eventueel een of meer van de volgende taken uitvoeren:

De gegevenstypen controleren In Access wordt het juiste gegevenstype geselecteerd voor elk veld dat overeenkomt met een bronkolom. Controleer elk veld en de instellingen ervan om te zorgen dat alle velden zijn ingesteld op de gewenste manier.

Extra velden onderzoeken Afhankelijk van het type lijst waarop de tabel is gebaseerd, ziet u mogelijk ook de aanwezigheid in de tabel van enkele extra velden (zoals Title, Modified of CreatedBy). Als u deze velden niet nodig hebt in de Access-database, kunt u ze probleemloos verwijderen.

Naar boven

Koppelen aan een SharePoint-lijst

Wanneer u een koppeling met een SharePoint-lijst tot stand brengt, wordt in Access een nieuwe tabel (ook wel een gekoppelde tabel genoemd) gemaakt, die de structuur en inhoud van de bronlijst weerspiegelt. Anders dan bij het importeren wordt alleen een koppeling met de lijst gemaakt, niet met specifieke weergaven van de lijst.

Koppelen biedt om de volgende twee redenen meer mogelijkheden dan importeren:

Gegevens toevoegen en bijwerken U kunt gegevens wijzigen door naar de SharePoint-site te gaan of door te werken in de gegevensblad- of formulierweergave in Access. De wijzigingen die u op één plaats aanbrengt, worden op de andere plaats weerspiegeld. Maar als u structurele wijzigingen wilt aanbrengen, zoals het verwijderen of wijzigen van een kolom, moet u de lijst op de SharePoint-site openen. U kunt de velden in een gekoppelde tabel niet toevoegen, verwijderen of wijzigen terwijl u werkt in Access.
Opzoektabellen Wanneer u een koppeling naar een SharePoint-lijst tot stand brengt, worden in Access automatisch gekoppelde tabellen gemaakt voor alle opzoeklijsten (tenzij deze opzoeklijsten al gekoppeld zijn met de database). Als de opzoeklijsten kolommen bevatten die een opzoekbewerking uitvoeren in andere lijsten, worden ook deze lijsten opgenomen in de koppelingsbewerking, zodat de opzoeklijst van elke gekoppelde tabel een overeenkomstige gekoppelde tabel heeft in de database. In Access worden ook relaties gemaakt tussen deze gekoppelde tabellen.

Veelvoorkomende scenario's voor koppelingen naar een SharePoint-lijst

Gewoonlijk zult u vanuit een Access-database om de volgende redenen een koppeling naar een SharePoint-lijst tot stand brengen:

Uw afdeling of werkgroep gebruikt Access voor uitgebreide rapportage en query's, en gebruikt SharePoint voor teamsamenwerking en -communicatie. Afzonderlijke teams maken lijsten om diverse zaken bij te houden (bijvoorbeeld contactpersonen en problemen), maar vaak worden de gegevens uit deze lijsten samen in een database opgeslagen en moeten ze centraal in een database worden bewaard om rapporten te kunnen genereren. Koppelen is de beste keuze omdat gebruikers van zowel de SharePoint-site als de database op deze manier gegevens kunnen toevoegen en bijwerken, en altijd de meest recente gegevens kunnen bekijken en gebruiken.
U bent een Access gebruiker die pas onlangs SharePoint is gaan gebruiken. U hebt verschillende van uw databases gemigreerd naar de SharePoint-site van uw team en de meeste tabellen in deze databases zijn gekoppelde tabellen. Vanaf nu maakt u SharePoint-lijsten in plaats van lokale tabellen en maakt u in uw databases koppelingen naar deze lijsten.
U wilt uw lijsten op SharePoint-sites blijven opslaan, maar u wilt ook met de nieuwste gegevens in Access werken om query's uit te voeren en rapporten af te drukken.

Koppelingen naar een SharePoint-lijst voorbereiden

Zoek de SharePoint-site die de lijsten bevat waarnaar u koppelingen wilt maken, en noteer het adres van de site.

Een geldig adres voor een site begint met http:// of https:// gevolgd door de naam van de server, en eindigt met het pad naar de specifieke site op de server.
Bepaal met welke lijsten u een koppeling tot stand wilt brengen. U kunt een koppeling maken naar meerdere lijsten in één koppelingsbewerking, maar u kunt geen koppeling maken naar enquêtes, discussies of een specifieke weergave van een lijst.

Bekijk de kolommen in de bronlijst. In de volgende tabel ziet u enkele punten die u in gedachten moet houden bij het koppelen van de verschillende elementen:

Element	Overwegingen
Kolommen	Access koppelt alleen de eerste 256 kolommen, omdat deze slechts 256 velden in een tabel ondersteunt. Om dit probleem te voorkomen, maakt u een weergave van de lijst in SharePoint en voegt u er alleen de gewenste kolommen aan toe, zodat het totale aantal kolommen niet groter is dan 256. Gebruik vervolgens de macroactie SharePointList importeren om de gekoppelde tabel te maken die de beoogde weergave-id opgeeft.
Mappen	Elke map in de SharePoint-lijst wordt als record in de Access-tabel weergegeven. Items in een map worden ook als records weergegeven, direct onder de record die correspondeert met die map.
Opzoekkolommen	Indien voor een bronkolom waarden moeten worden opgezocht in een andere lijst en de gerelateerde lijst zich niet reeds in de database bevindt, worden er in Access automatisch gekoppelde tabellen voor de gerelateerde lijsten gemaakt. Opmerking Er wordt ook een UserInfo-tabel gemaakt die overeenkomt met de sharePoint-lijst met gebruikersgegevens. SharePoint gebruikt deze lijst om gebruikersaccountgegevens, zoals e-mail, afbeelding, gebruikersnaam, op te zoeken voor SharePoint-kolommen, zoals CreatedBy, ModifiedBy en Persoon of groep. Deze SharePoint-lijst met gebruikersgegevens is alleen zichtbaar voor sitebeheerders.
Berekende kolommen	De resultaten in een berekende kolom worden weergegeven in het corresponderende veld, maar de formule kan niet worden weergegeven of gewijzigd in Access.
Bijlagen	De bijlagekolom van de lijst wordt weergegeven als een veld met de naam Bijlagen.
Alleen-lezen kolommen	De alleen-lezen kolommen in een SharePoint-lijst behouden in Access het kenmerk alleen-lezen. Daarnaast kunt u mogelijk in Access geen kolommen toevoegen, verwijderen of wijzigen.
Kolommen met meerdere waarden	Een kolom van het type Keuze of Opzoeken kan meerdere waarden bevatten. Voor dergelijke kolommen worden tijdens het koppelen velden gemaakt die meerdere waarden ondersteunen. Indien de bronkolom van het type Opzoeken is, worden er opzoekkolommen met meerdere waarden gemaakt in de gekoppelde tabel.

Bepaal in welke database u de gekoppelde tabellen wilt maken. Zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen hebt om gegevens aan de database toe te voegen. Als u de gegevens niet in een bestaande database wilt opslaan, maakt u een nieuwe, lege database.
Bekijk de tabellen in de database. Wanneer u een SharePoint-lijst koppelt, wordt een tabel met dezelfde naam als de bronlijst gemaakt. Als die naam al in gebruik is, wordt in Access 1 aan het eind van de nieuwe tabelnaam toegevoegd, bijvoorbeeld Contactpersonen1. (Als Contactpersonen1 ook al wordt gebruikt, wordt in Access Contactpersonen2 gemaakt, enzovoort.) Dezelfde regels gelden voor gerelateerde lijsten.

Koppelen aan de gegevens

Open de doeldatabase.
De locatie van de wizard voor het importeren of koppelen van tekst verschilt enigszins, afhankelijk van uw versie van Access. Kies de stappen die overeenkomen met uw Access-versie:
- Als u Microsoft 365, Access 2021 of Access 2019 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op Nieuwe gegevensbron > Van Online Services > SharePoint-lijst.
- Als u Access 2016 gebruikt, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren & koppeling op de knop Meer om een lijst met opties neer te zetten en klikt u vervolgens op SharePoint-lijst.
Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site wordt geopend.
Geef in de wizard het adres van de bronsite op.
Selecteer Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik vervolgens op Volgende.

Hierop worden de lijsten weergegeven die beschikbaar zijn om te worden gekoppeld.
Selecteer de lijsten waarmee u een koppeling tot stand wilt brengen, en klik vervolgens op OK.

Opmerking: Als sommige lijsten al aan de huidige database zijn gekoppeld, worden de selectievakjes van die lijsten ingeschakeld. Als u koppelingen wilt verwijderen, schakelt u de selectievakjes uit van de koppelingen die u wilt verwijderen.
In Access wordt geprobeerd gekoppelde tabellen te maken, zowel voor de lijsten die u tijdens deze bewerking hebt geselecteerd, als voor alle gerelateerde lijsten. Bovendien probeert Access de gekoppelde tabellen te vernieuwen in overeenstemming met de lijsten die zijn geselecteerd in de wizard. Verder worden er in Access relaties tussen de tabellen gemaakt. Anders dan bij een importbewerking blijven de instellingen van de opzoekeigenschappen tussen een opzoekveld en de gerelateerde tabel behouden. U hoeft de eigenschappen van het opzoekveld niet handmatig in de tabelontwerpweergave instellen.
Bekijk de zojuist gekoppelde tabellen in de gegevensbladweergave. Controleer of alle velden en records correct worden weergegeven.

In Access wordt automatisch het juiste gegevenstype geselecteerd voor elk veld dat correspondeert met een bronkolom. Het is belangrijk u ervan bewust te zijn dat telkens wanneer u een gekoppelde tabel of de bronlijst opent u de nieuwste gegevens te zien krijgt. Structurele wijzigingen die zijn gemaakt in een lijst, worden echter niet automatisch weerspiegeld in een gekoppelde tabel. Als u de gekoppelde tabel wilt bijwerken, zodat de meest recente lijststructuur wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop in het navigatiedeelvenster op de tabel, wijst u Meer opties aan en klikt u vervolgens op Lijst vernieuwen.

Opmerking: Access overschrijft nooit een tabel in de database als onderdeel van een koppelingsbewerking. Ook kunt u de inhoud van een SharePoint-lijst niet aan een bestaande tabel toevoegen.

Naar boven

Gegevens verplaatsen naar SharePoint

Het verplaatsen van gegevens naar SharePoint is een manier om effectief een back-enddatabase te maken, maar in dit geval worden de gegevens opgenomen in SharePoint-lijsten. De front-end is nog steeds een Access-database en u kunt deze op dezelfde manier implementeren als een gesplitste database. Indien mogelijk worden met de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint gegevens verplaatst naar lijsten die zijn gebaseerd op lijstsjablonen op de SharePoint-site, zoals een lijst met contactpersonen . Als een tabel niet kan worden vergeleken met een lijstsjabloon, wordt de tabel een aangepaste lijst op de SharePoint-site. De duur van deze bewerking is afhankelijk van de grootte van de database, het aantal objecten en de systeemprestaties. Als u tijdens het proces van gedachten verandert, kunt u op Stoppen klikken om te annuleren.

De wizard maakt een back-up van de database op uw computer. In Access worden koppelingen naar de lijsten van de tabellen gemaakt, zodat u de gegevens gemakkelijk kunt vinden op de SharePoint-site wanneer u in Access werkt. Als er problemen optreden, meldt de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint de problemen en slaat deze op in de Access-database als een logboektabel die u kunt gebruiken om problemen op te lossen.

Tip: U kunt een afzonderlijke SharePoint-site maken om de lijsten op een zelfstandige locatie te houden.

De wizard Tabellen exporteren naar SharePoint gebruiken

Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op SharePoint. Deze optie is alleen beschikbaar als uw database is opgeslagen in de .accdb-bestandsindeling.
Volg de stappen in de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint, inclusief het opgeven van de locatie van uw SharePoint-site.

Als u het proces wilt annuleren, klikt u op Stoppen.
Schakel op de laatste pagina van de wizard het selectievakje Details weergeven in om meer details weer te geven van de migratie.

Op deze wizardpagina wordt beschreven welke tabellen zijn gekoppeld aan lijsten en vindt u informatie over een back-uplocatie en de URL voor uw database. Het biedt ook een waarschuwing als er migratieproblemen zijn opgetreden en biedt de locatie van een logboektabel waar u meer informatie over de problemen kunt zien.
Klik op Voltooien wanneer de wizard is voltooid.

Als de wizard een waarschuwing weergeeft, controleert u de logboektabel en voert u de nodige acties uit om er zeker van te zijn dat de gegevens goed zijn gemigreerd. Bepaalde velden zijn bijvoorbeeld niet verplaatst of naar een ander gegevenstype geconverteerd dat compatibel is met een SharePoint-lijst.

Opmerking: Er wordt ook een UserInfo-tabel gemaakt die overeenkomt met de sharePoint-lijst met gebruikersgegevens. SharePoint gebruikt deze lijst om gebruikersaccountgegevens, zoals e-mail, afbeelding, gebruikersnaam, op te zoeken voor SharePoint-kolommen, zoals CreatedBy, ModifiedBy en Persoon of groep. Deze SharePoint-lijst met gebruikersgegevens is alleen zichtbaar voor sitebeheerders.

Beperkingen die u kunt tegenkomen

Wanneer de wizard Tabellen exporteren naar SharePoint is voltooid, ziet u een bericht als er problemen zijn opgetreden met de gegevens. Er wordt een logboektabel genaamd Verplaatsen naar SharePoint-siteproblemen gemaakt en toegevoegd aan de database. De tabel Verplaatsen naar SharePoint-siteproblemen wordt opgeslagen in de database, maar niet gepubliceerd als een lijst op de SharePoint-site.

De volgende tabel bevat de beperkingen in de manier waarop gegevens worden gemigreerd, meestal wanneer Access en SharePoint geen identieke functie delen of in sommige gevallen geen gegevenstype delen. Als uw Access-tabel bijvoorbeeld referentiële integriteit ondersteunt, wordt dit afgedwongen in de lijst op de SharePoint-site. De informatie in de volgende tabel kan u helpen bij het bepalen of u uw gegevens wilt migreren. Het kan handig zijn als u problemen bekijkt die zijn gemeld in de tabel Problemen met verplaatsen naar SharePoint-site .

Type gegevens of probleem	Probleem	Resultaat
Gegevenstype OLE-object	SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype OLE-object niet.	Het veld wordt niet verplaatst.
Gegevenstype Binair	SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Binair niet.	Het veld wordt niet verplaatst.
Datum	SharePoint-sites ondersteunen geen datum van vóór 1900.	Gegevens met datum van vóór 1900 worden niet verplaatst.
Tekens voor nieuwe regels in tekstvelden	SharePoint-sites ondersteunen geen tekens voor nieuwe regels in velden van het type Eén tekstregel.	Het veld wordt geconverteerd naar een veld van het type Meerdere regels tekst of Memo.
Gegevenstype Decimaal	SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Decimaal niet.	In plaats daarvan wordt het veld Getal of Geheel getal met dubbele precisie gebruikt.
Gegevenstype Replicatie-id	SharePoint-sites ondersteunen het gegevenstype Replicatie-id niet.	In plaats daarvan wordt het gegevenstype Eén tekstregel gebruikt, afhankelijk van het gegevenstype.
Standaardwaarden die niet worden ondersteund in een SharePoint-lijst	SharePoint-sites accepteren standaardwaarden die statisch zijn, zoals tekst of een getal, en standaarddatums. Standaardwaarden uit Access die dynamisch zijn, worden niet gemigreerd.	Bepaalde eigenschappen van standaardwaarden worden niet verplaatst.
Unieke-indexvelden	SharePoint-sites gebruiken een unieke-indexveld voor de id-kolom in een lijst.	Andere unieke-indexvelden of sets velden worden niet verplaatst.
Velden die automatisch nummeren (behalve het id-veld)	SharePoint-sites ondersteunen alleen automatische nummering in het veld dat wordt gebruikt voor de id-kolom in een lijst.	Automatische nummering wordt niet toegepast in andere kolommen dan de id-kolom.
Relaties waarin zoekacties niet kunnen worden gemaakt	Sommige relaties worden niet ondersteund in SharePoint-sites, bijvoorbeeld wanneer de primaire sleutel niet is gerelateerd aan de id-kolom of geen geheel getal is.	De relatie wordt niet verplaatst.

Naar boven

Voordelen van het koppelen van gegevens tussen Access en SharePoint

Nadat gekoppelde SharePoint-lijsten zijn gemaakt, kunnen personen met de lijsten werken op de SharePoint-site of in de gekoppelde tabellen in Access. U kunt de gegevens invoeren met een tabel of formulier in Access of door de lijst op de SharePoint-site te bewerken. Aan de hand van de volgende richtlijnen en tips kunt u profiteren van gekoppelde lijsten tussen Access en SharePoint en gebruikmaken van de combinatie van beide.

Tweedimensionale matrixconstante in matrixformule Access heeft een sjabloon voor het bijhouden van problemen die rechtstreeks communiceert met de lijst Problemen bijhouden op een SharePoint-site. De schema's zijn hetzelfde en de Access-oplossing kan worden gebruikt als front-end, bijvoorbeeld met formulieren en query's, voor gegevens van een SharePoint-site.

Gegevens ophalen uit de Prullenbak U kunt de Prullenbak op een SharePoint-site gebruiken om eenvoudig verwijderde records te bekijken en informatie te herstellen die per ongeluk is verwijderd.

Snel starten Als u uw lijsten op de SharePoint-site wilt weergeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven op de werkbalk Snel starten. Het kan zijn dat u de pagina moet vernieuwen in uw webbrowser. Als u wilt dat uw lijsten worden weergegeven op de SharePoint-site snel starten, kunt u de lijstinstellingen op de SharePoint-site wijzigen. Zie De navigatie op uw SharePoint-site aanpassen voor meer informatie.

Wijzigingsgeschiedenis bijhouden In Access kunt u de eigenschap Toevoegen van een veld Lange tekst instellen op Ja, zodat in Access een geschiedenis van wijzigingen in dat veld wordt bewaard. Op dezelfde manier kunt u in SharePoint de versiegeschiedenis van een kolom weergeven. U kunt bijvoorbeeld een eerdere versie van een kolom herstellen of bijhouden wanneer de wijziging is opgetreden. Als u een koppeling maakt naar een SharePoint-lijst waarvoor versiegeschiedenis is ingeschakeld, maakt Access een veld Lange tekst met de eigenschap Toevoegen ingesteld op Ja. Als u een Access-tabel verplaatst met een veld Lange tekst waarvoor de eigenschap Toevoegen is ingesteld op Ja, wordt er een SharePoint-lijst met versiegeschiedenis gemaakt.

Samenvattend kunt u in Access historische wijzigingen weergeven die zijn aangebracht in SharePoint en in SharePoint kunt u historische wijzigingen weergeven die zijn aangebracht in Access. Zie Een veld met lange tekst maken of verwijderen en De versiegeschiedenis van een item of bestand in een lijst of bibliotheek weergeven voor meer informatie.

Offline werken U kunt Access gebruiken om offline te werken met gegevens die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten. Dit kan handig zijn als u wilt blijven werken wanneer SharePoint niet beschikbaar is. Zodra SharePoint beschikbaar is, kunt u uw wijzigingen synchroniseren en eventuele conflicten eenvoudig oplossen. Zie Offline werken met tabellen die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten voor meer informatie.

Abonneren op waarschuwingen U kunt zich abonneren op waarschuwingen, zodat u weet wanneer er wijzigingen worden aangebracht in lijstitems. U kunt de waarschuwingen ontvangen via e-mail of sms- of sms-berichten. Zie Een waarschuwing maken om een melding te ontvangen wanneer een bestand of map wordt gewijzigd in SharePoint voor meer informatie.

SharePoint-lijstmachtigingen beheren Het is een goed idee om SharePoint-machtigingen voor gekoppelde lijsten te controleren om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk toegang geeft tot vertrouwelijke of persoonlijke gegevens. In SharePoint kunt u verschillende machtigingsniveaus toewijzen en u kunt de toegang voor bepaalde gebruikers selectief toestaan of weigeren. Als u de toegang tot slechts enkele gevoelige items in een database wilt beperken, kunt u zelfs machtigingen instellen voor specifieke lijstitems op een SharePoint-site. Zie Machtigingen voor een SharePoint-lijst of -bibliotheek aanpassen voor meer informatie.

Bulksgewijze bewerking Soms moet u veel wijzigingen aanbrengen in lijstgegevens, zoals het bijhouden van statusvelden, het toevoegen van veel opmerkingen en het up-to-date houden van gegevens. Dit wordt bulksgewijs bewerken genoemd en het is meestal efficiënter om Access te gebruiken om deze wijzigingen aan te brengen.

Rapportdistributie Als u Access wilt gebruiken om rapporten te maken op basis van gekoppelde lijstgegevens, kunt u deze rapporten globaal distribueren als PDF-bestanden door ze te exporteren naar een SharePoint-bibliotheek. Deze bibliotheek kan effectief fungeren als een rapportcentrum omdat PDF-bestanden worden geopend in de Adobe Acrobat-lezer voor eenvoudig lezen, pagoveren en zoeken. Het is altijd een goed idee om een tijdstempel te maken voor een rapport, zodat mensen begrijpen wanneer de gegevens zijn vastgelegd.

SharePoint gebruiken om een Access-tabel te maken U kunt een Access-tabel maken op basis van een SharePoint-lijst. Mogelijk vindt u dit een handige en snelle manier om een tabel te maken met een vergelijkbaar doel en velden als de lijsten Contactpersonen, Taken, Problemen en Gebeurtenissen. Er wordt ook een bijbehorende UserInfo-tabel gemaakt. Zie de sectie Een SharePoint-site gebruiken om een tabel te maken in Een tabel maken en velden toevoegen voor meer informatie.

Microsoft Power Platform Er zijn verschillende manieren waarop u op de functionaliteit in Microsoft Power Platform kunt tikken met behulp van een gekoppelde SharePoint-lijst in Access om informatie op veel apparaten te presenteren:

Stel Microsoft Power Automate in SharePoint Online in, zoals het goedkeuren van een aanvraag of het pushen van een melding. Zie Een stroom maken voor een lijst of bibliotheek in SharePoint Online voor meer informatie.
Gebruik Microsoft PowerApps om een lijstformulier aan te passen en zakelijke apps te bouwen, zoals Line-of-Business-portals en Business Intelligence-dashboards. Zie Een PowerApp maken voor een lijst in SharePoint Online voor meer informatie.

Mobiele apps U kunt werken met Access-gegevens die zijn gekoppeld aan SharePoint-lijsten met behulp van een mobiel apparaat. U kunt lijstitems weergeven en lichte bewerkingen uitvoeren. Zie Mobiele SharePoint-app voor Android en Mobiele SharePoint-app voor iOS voor meer informatie.

Naar boven