U kunt import- en exportbewerkingen die u regelmatig gebruikt stroomlijnen in Access door hiervoor een specificatie te maken en vervolgens een taak in Microsoft Outlook te maken om u te helpen herinneren de specificatie later uit te voeren. Voor extra gemak bevat de Outlook-taak een knop waarmee u de bewerking kunt uitvoeren zonder de Access-database te openen. Om deze functie te gebruiken, moet Outlook zijn geïnstalleerd en geconfigureerd op uw computer.
U moet een import- of exportbewerking eerst uitvoeren om die op te slaan als een specificatie in Access voordat u deze als een Outlook-taak kunt plannen. Zie het artikel Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u een import- of exportbewerking in Access kunt opslaan in een specificatie.
Een bestaande import- of exportspecificatie plannen
Als u een bestaande import- of exportspecificatie hebt, kunt u er een Outlook-taak voor maken met behulp van de volgende procedure.
-
Open de Access-database met de specificatie, als die nog niet is geopend. Wanneer u werkt met een importspecificatie, is dit de doeldatabase. Met een exportspecificatie is dit de brondatabase.
-
Klik op het tabblad Externe gegevens op Opgeslagen importgegevens of Opgeslagen exportgegevens om uw specificatie te selecteren.
-
In het dialoogvenster Gegevenstaken beheren onder de Opgeslagen importgegevens of Opgeslagen exportgegevens, klikt u op uw specificatie om deze te selecteren.
-
Klik op Outlook-taak maken. Outlook wordt gestart als het is geïnstalleerd.
Opmerking: Als Outlook niet is geïnstalleerd, wordt in Access een foutbericht weergegeven. Als Outlook niet goed is geconfigureerd, wordt de wizard Outlook opstarten door Access weergegeven. Volg de aanwijzingen in de wizard om Outlook te configureren.
-
In het venster Bewerking-naam-Taak in Outlook bekijkt en wijzigt u de taakinstellingen, zoals Einddatum en Herinnering.
-
Als u wilt dat de taak slechts eenmaal wordt uitgevoerd, geeft u een datum op in het vak Begindatum.
-
Als u wilt dat de taak wordt uitgevoerd met specifieke intervallen, klikt u op Terugkeerpatroon. In het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak geeft u aan met welk interval u wilt dat de specificatie wordt uitgevoerd en klikt u op OK. Zie Outlook Help voor hulp bij het instellen van terugkerende taken.
-
Ga in het Outlook-taakvenster naar het tabblad Taak en klik in de groep Acties op Opslaan en sluiten. Hiermee wordt een nieuwe taak gemaakt.
-
Als u de specificatie op een later tijdstip wilt uitvoeren, opent u de taak in Outlook. Ga naar het tabblad Taak in de groep Microsoft Access en klik op Importbewerking uitvoeren of Exportbewerking uitvoeren en klik vervolgens op OK om de bewerking uit te voeren.
Een bestaande import- of exportspecificatie uitvoeren
Op de geplande tijd wordt in Outlook een herinnering weergegeven. Gebruik de volgende stappen om de bewerking uit te voeren:
-
Klik in het dialoogvenster Herinnering op Item openen om de taak in Outlook te openen.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Microsoft Office Access op Importbewerking uitvoeren of Exportbewerking uitvoeren.
-
Klik op OK om de bewerking uit te voeren.
U kunt de taak ook op elk gewenst moment uitvoeren door deze stappen te volgen.
-
Open de taak in Outlook. Klik hiervoor op Taken in het navigatiedeelvenster van Outlook en vervolgens op de taak die u wilt uitvoeren.
-
Klik op het tabblad Taak in de groep Microsoft Office Access op Importbewerking uitvoeren of Exportbewerking uitvoeren.
-
Klik op OK om de bewerking uit te voeren.
Wat moet ik nog meer weten?
-
Zie het artikel Details van een import- of exportbewerking als specificatie opslaan voor meer informatie over hoe u een import- of exportbewerking kunt opslaan in een specificatie.
-
Zie het artikelGegevenstaken beheren voor informatie over het wijzigen van de naam van een specificatie, het verwijderen van specificaties of het bijwerken van de namen van bronbestanden in specificaties.
