|
|
Houd twee dingen in gedachten wanneer u personen aan het werk zet in uw project:
Dit verschil is vaak verwarrend bij het gebruik van software voor projectmanagement. Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement. |
Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .
Als u nieuw bent in projectmanagement Als u geen ervaring hebt met projectmanagement, beseft u mogelijk dat u zich niet alleen zorgen moet maken over het toevoegen van taken, maar ook over hoeveel personen u hiervoor hebt ingezet, hoe u vrije dagen en vakanties voor personen verantwoordt en hoe en waar u persoonlijke gegevens invoert, zoals telefoonnummers, e-mailadressen en salarisgegevens.
Hier zijn tips waarmee u aan de slag kunt.
-
Leer welke typen resources u kunt toewijzen aan taken Bepaal welke typen resources u nodig hebt nadat u de benodigde gegevens over projecttaken hebt verzameld.
-
Human resources Dit zijn resources die we normaal gesproken zien als personen die aan taken werken. Projectmanagers noemen hen soms werkresources ter onderscheiding van materiaal en uitrusting.
-
Ondernemingsresources Dit zijn werkresources die overal in een organisatie worden beheerd en gedeeld. Ondernemingsresources worden gebruikt in Project Professional.
-
Materiaalresources Deze resources omvatten computers of machines waarmee taken worden voltooid.
-
Algemene resources Met deze resources worden personeelsbehoeften voor taken beschreven, niet specifieke personen, zoals timmerlieden of ontwikkelaars.
-
-
Overweeg hoe de duur van het aantal resources verandert Wanneer u meerdere resources op een taak plaatst, zou u verwachten dat de duur van een taak korter wordt. In veel gevallen kan het toevoegen van personen aan een taak echter het tegenovergestelde effect hebben. Dit kan extra kosten, extra communicatie en andere inefficiënties met zich meebrengen. Zo gaat het ontwerp voor een nieuwe tolbrug waarschijnlijk niet sneller als u het aantal architecten in het project verdubbelt. Met Project kunt u bepalen wat er gebeurt met de duur van taken nadat u taken hebt toegevoegd.
-
Bedenk hoe de mogelijkheden van een persoon van invloed zijn op de duur van taken De ervaring van een persoon kan rechtstreeks van invloed zijn op de duur van de taak. Misschien verwacht u dat een persoon met vijf jaar ervaring een taak in minder tijd voltooit dan iemand met twee.
Als u een ervaren projectmanager bent Naarmate projecten groter worden, moet u over meer dingen nadenken. U maakt zich nu zorgen over het gebruik van resources op andere afdelingen, het inschakelen van leveranciers, het bijhouden van het werk van honderden personen, het genereren van rapporten voor managers, en talloze andere complexe aspecten waarbij u zelfs nog niet had stilgestaan. Gelukkig biedt Microsoft Project de deskundige hulpmiddelen die u nodig hebt.
Hier zijn enkele tips om uw expertise te verbeteren.
-
Bekijk en verfijn de geschatte duur Gebruik de informatie die u hebt verzameld over uw huidige project en vergelijkbare projecten om de schatting van de duur te verfijnen. De nauwkeurigheid van uw schattingen voor de resourcevereisten (en uiteindelijk projectkosten) is grotendeels afhankelijk van de nauwkeurigheid van uw schattingen van de taakduur.
-
Houd bij hoe resources vorderen Zorg ervoor dat de personen in uw project regelmatig statusupdates voor hun taken indienen. Met de weergaven en rapporten in Microsoft Project verliest u niet uit het oog wat iedereen aan het doen is.
-
Problemen met overbezetting van resources identificeren Met Project kunt u vaststellen wanneer mensen aan te veel taken tegelijk werken.
-
Houd de basislijnen in de gaten Met basislijnen beschikt u over een momentopname van uw project, zodat u de huidige voortgang kunt vergelijken met wat u in het begin hebt gepland.
-
Distribueer projectwerk door resources te effenen Wanneer personen aan te veel taken tegelijkertijd werken, kunt u in Project een realistischere werkbelasting toewijzen. De belasting kunt u onder andere eerlijk distribueren door de resourcetoewijzing te effenen.
-
Exporteer projectgegevens naar Excel voor verdere analyse Excel is handig wanneer u projectgegevens verder wilt analyseren. U kunt bijvoorbeeld taak-en resourcegegevens exporteren naar Excel voor geavanceerde verslagen van huidige marge en daarna de informatie weergeven met sparklines om te bekijken hoe de kosten zich verhouden tot de hoeveelheid voltooid werk.
Stap 1: Personen toevoegen aan uw project
|
U moet personen en andere resources toevoegen voordat u deze inzet op taken. De andere resources kunnen bestaan uit materiaalresources, zoals cement of verf, of uit kostenresources, zoals vliegtickets en restaurants. |
|
|
Nadat u personen aan een project hebt toegevoegd, wijzigt u hun werkkalenders om rekening te houden met hun werktijd. Project gaat ervan uit dat de meeste mensen een standaardweek werken, van maandag tot en met vrijdag, van 8:00 tot 17:00 uur. Maar je hoeft je niet aan dat werkschema te houden. |
|
|
We hebben allemaal vakanties nodig. We worden allemaal ziek. En we vinden onze vakanties allemaal leuk. Leer hoe u rekening houdt met deze niet-geplande tijd door deze toe te voegen aan de planning. |
|
|
U kunt personen toevoegen aan uw project vanuit een resourcegroep. Met een resourcegroep kunt u alle gegevens over personen in één Project-bestand houden, dat kan worden gebruikt als onderdeel van hoofdprojecten. |
|
|
U kunt gevoelige gegevens, zoals salarissen en telefoonnummers, toevoegen aan een project, maar verbergen in weergaven zonder dat deze gegevens verloren gaan. |
Stap 2: personen en andere resources toewijzen aan taken
|
Nadat u taken hebt toegevoegd aan uw planning, kunt u personen hierop inzetten. |
|
|
U kunt overbezette of te weinig toegewezen resources vinden in een project of in meerdere projecten en zien of de toewijzingen die u hebt gemaakt, hebben geresulteerd in conflicten. |
|
|
U kunt Gantt-balken eenvoudiger begrijpen als u taaknamen hiernaast weergeeft. Dit is handig in rapporten en tijdens vergaderingen. |
|
|
Wanneer u personen toevoegt aan een project, kunt u kosten voor hen toevoegen. Nadat u vervolgens personen hebt ingezet op taken, worden in Microsoft Project automatisch de kosten van het project berekend. |
|
|
Als personen hun werkstatus hebben ingevoerd in Project Web App, kunt u wijzigingen in de planning in Project zien. |
|
|
Personen verlaten projecten, verlaten het bedrijf of hebben helemaal nooit echt bestaan omdat u een naam verkeerd hebt getypt. Om al deze redenen wilt u mogelijk personen verwijderen uit een project. |
Stap 3: personen en andere resources beheren
|
Nadat u personen hebt toegewezen aan taken en het werk is begonnen, kunt u via de vele weergaven in Project hun voortgang bewaken en wijzigingen in de planning aanbrengen. |
|
|
Problemen met werkbelasting kunt u onder andere oplossen door taken te verkorten. |
|
|
Wanneer personen in uw project aan te veel taken tegelijk zijn toegewezen, kunt u de werkdruk in Project gelijkmatiger verdelen. |
|
|
De instelling voor planning op basis van hoeveelheid werk wijzigen voor taaktypen |
Wanneer u personen toevoegt aan of verwijdert uit een taak, duurt de taak langer of korter. Dit is planning op basis van de hoeveelheid werk. Als u de duur niet wilt wijzigen, kunt u de instelling voor planning op basis van de hoeveelheid werk wijzigen voor de taak. |
|
Het bijhouden van de werkzaamheden voor een project is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid. U kunt hiermee ook leren van wat er in een project goed en fout is gegaan. |
|
|
Wanneer uw baas u vraagt hoe uw project zich verhoudt tot uw oorspronkelijke planning, is 'ik weet het niet' wel het laatste wat u wilt zeggen. Voorkom dit door een basislijn in te stellen als momentopname van uw oorspronkelijke planning voordat uw project van start gaat. |
|
|
Maak grafische rapporten van de projectvoortgang en pas deze aan. U kunt deze rapporten in Project bekijken of naar andere toepassingen exporteren, zoals PowerPoint, Word of Excel. |
Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement
