Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan records in de database

Bijlagen en database-ontwerpregels

Standaard bevat elk veld in een relationele database slechts één stukje gegevens. Als een adresveld bijvoorbeeld meer dan één adres bevat, is het vinden van adressen moeilijk, zo niet onmogelijk. Op het eerste gezicht lijken bijlagen de regels van het databaseontwerp te overtreden, omdat u meer dan één bestand (één stuk gegevens) aan een veld kunt koppelen. Bijlagen breken echter geen ontwerpregels, omdat wanneer u bestanden aan een record koppelt, Access een of meer systeemtabellen maakt en deze tabellen achter de schermen gebruikt om uw gegevens te normaliseren. U kunt deze tabellen niet weergeven of ermee werken.

Zie het artikel Het navigatiedeelvenster gebruiken voor meer informatie over het weergeven van andere systeemtabellen. Zie voor meer informatie over databaseontwerp het artikel Beginselen van databaseontwerp.

Manieren waarop u bestandsbijlagen kunt gebruiken

Houd rekening met de volgende richtlijnen wanneer u werkt met bestandsbijlagen:

• U kunt bestandsbijlagen alleen toevoegen aan databases die u maakt in Access en waarvoor de bestandsindeling .ACCDB wordt gebruikt. U kunt een Access-database (.ACCDB) en een database in de voorgaande indeling (.MDB) geen bijlagen laten delen.

• U moet een veld maken in een tabel en dit veld instellen op het gegevenstype Bijlagen. Wanneer u het gegevenstype eenmaal hebt ingesteld op Bijlagen, kunt u dit niet meer wijzigen.

• U kunt meerdere bestanden opslaan in één record. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen opslaan en bestanden die zijn gemaakt met tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma's.

• U kunt maximaal twee gigabyte aan gegevens koppelen (de maximale grootte voor een Access database). Afzonderlijke bestanden mogen niet groter zijn dan 256 megabyte.

• In het dialoogvenster Bijlagen kunt u bijlagen toevoegen, bewerken en beheren. U kunt het dialoogvenster rechtstreeks vanuit het bijlageveld in een tabel openen door op het veld te dubbelklikken. Als u bijlagen wilt beheren vanuit een formulier of bijlagen wilt weergeven in een rapport, voegt u het bijlagebesturingselement toe aan het formulier of rapport en koppelt u het besturingselement aan het onderliggende bijlagetabelveld.

• Met het bijlagebesturingselement worden standaard afbeeldingen weergegeven en wordt het programmapictogram weergegeven dat overeenkomt met andere bestandstypen. U hebt bijvoorbeeld een foto, een cv en een Visio-tekening toegevoegd aan een record. Wanneer u door de bijlagen bladert, wordt de afbeelding weergegeven via het besturingselement en worden de programmapictogrammen voor het document en de tekening weergegeven.

• Wanneer u het dialoogvenster Bijlagen opent vanuit een tabel of formulier, kunt u bestandsbijlagen toevoegen, verwijderen, bewerken en opslaan. Wanneer u het dialoogvenster Bijlagen opent vanuit een rapport, kunt u de bestandsbijlagen alleen opslaan op een andere locatie.

• In Access worden de bestandsbijlagen gecomprimeerd, tenzij deze bestanden in het eigen programma worden gecomprimeerd. JPEG-bestanden worden bijvoorbeeld gecomprimeerd in het afbeeldingsprogramma waarin deze zijn gemaakt, waardoor deze niet in Access worden gecomprimeerd.

• Als het programma waarmee de bestandsbijlage is gemaakt, op de computer is geïnstalleerd, kunt u de bestandsbijlagen openen en bewerken in het desbetreffende programma.

• U kunt de bestandsbijlagen opslaan op locaties op de harde schijf of het netwerk. U kunt de bijlagen vervolgens bewerken en controleren of u de wijzigingen wilt bewaren voordat u deze wijzigingen weer opslaat in de database.

• U kunt bijlagen bewerken via de programmacode.

Aan de hand van de stappen in de volgende secties wordt beschreven hoe u bijlagen kunt toevoegen en beheren.

Naar boven

Een bijlageveld toevoegen in de gegevensbladweergave

1. Open de tabel in de gegevensbladweergave en klik op de eerste beschikbare lege kolom. U kunt een lege kolom vinden door uit te kijken naar de woorden Nieuw veld toevoegen in de kolomkop.

2. Klik op het tabblad Tabelvelden in de groep Opmaak op de pijl-omlaag naast Gegevenstype en klik vervolgens op Bijlage.

   Access stelt het gegevenstype voor het veld in op Bijlage en plaatst een pictogram in de veldnamenrij van het veld. In de volgende afbeelding ziet u een nieuw bijlageveld. Noteer het paperclippictogram in de veldnamenrij. Standaard kunt u geen tekst invoeren in de veldnamenrij van bijlagevelden.

   

3. Sla uw wijzigingen op.

   Houd er rekening mee dat u het nieuwe veld niet kunt converteren naar een ander gegevenstype. U kunt het veld echter wel verwijderen als u denkt dat u een fout hebt gemaakt.

Een bijlageveld toevoegen in de ontwerpweergave

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

2. Selecteer een lege rij in de kolom Veldnaam en voer een naam voor het veld Bijlage in.

3. Klik in dezelfde rij onder Gegevenstype op Bijlage.

4. Sla uw wijzigingen op.

   Houd er rekening mee dat u het nieuwe veld niet kunt converteren naar een ander gegevenstype. U kunt het veld echter wel verwijderen als u denkt dat u een fout hebt gemaakt.

5. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Weergaven op de pijl onder de knop Weergave en klik vervolgens op Gegevensbladweergave om de tabel te openen.

   

   -of-

   Klik met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor de tabel en klik op Gegevensbladweergave in het snelmenu.

   -of-

   Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik op Openen in het snelmenu.

6. Ga door met de volgende stappen.

Naar boven

Een bijlage toevoegen aan een tabel

1. Open de tabel die het bijlageveld bevat in de gegevensbladweergave en dubbelklik op het bijlageveld.

   Het dialoogvenster Bijlagen wordt weergegeven. Hieronder ziet u een afbeelding van het dialoogvenster.

   

2. Klik op Toevoegen. Het dialoogvenster Bestand kiezen wordt weergegeven.

3. Ga in de lijst Zoeken in naar het bestand of de bestanden die u wilt toevoegen aan de record, selecteer het bestand of de bestanden en klik op Openen.

   U kunt meerdere bestanden van ondersteunde gegevenstypen selecteren. Zie Overzicht van bijlagen later in dit artikel voor een lijst met ondersteunde gegevenstypen.

4. Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK om de bestanden aan de tabel toe te voegen.

   Access voegt de bestanden toe aan het veld en wordt het aantal bijlagen dienovereenkomstig verhoogd. In de afbeelding hieronder ziet u een veld met twee toegevoegde afbeeldingen:

   

5. Herhaal deze stappen desgewenst om bestanden toe te voegen aan het huidige veld of aan andere velden in de tabel.

De bestandsbijlagen openen vanuit een tabel

1. Open de tabel in de gegevensbladweergave en dubbelklik op de cel in het bijlageveld.

2. Dubbelklik in het dialoogvenster Bijlagen op het bestand dat u wilt openen.

   –of–

   Selecteer het bestand en klik op Openen.

   In het programma dat aan het bestand is gekoppeld, wordt de bestandsbijlage geopend:  Excel-bestanden worden geopend in Excel, enzovoort.

   Bepaalde afbeeldingsbestanden worden mogelijk geopend in Microsoft Windows-viewer voor afbeeldingen en faxen. Als u de afbeelding niet alleen wilt bekijken, kunt u met de rechtermuisknop op de afbeelding klikken en op Bewerken klikken. Hierdoor wordt het programma gestart waarmee het bestand is gemaakt, als dit programma op de computer is geïnstalleerd.

Wijzigingen in een bestandsbijlage opslaan

1. Bewerk het bestand zo nodig in het oorspronkelijke programma.

2. Sla de wijzigingen in het bestand op en sluit het oorspronkelijke programma af. Wanneer u een bestandsbijlage wijzigt, worden de wijzigingen opgeslagen in de tijdelijke internetmap op de harde schijf. Zie de opmerkingen aan het einde van deze sectie voor meer informatie over deze map.

3. Als u uw wijzigingen permanent wilt opslaan, gaat u terug naar Access en klikt u in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

   Er wordt een bericht met de volgende strekking weergegeven:

   

4. Klik op Ja om de wijzigingen op te slaan.

   Opmerking: Wanneer u een bijgevoegd bestand opent in het bovenliggende programma voor weergave of bewerking, plaatst Access een tijdelijke kopie van het bestand in een tijdelijke map. Als u het bestand wijzigt en de wijzigingen opslaat vanuit het bovenliggende programma, slaat Access uw wijzigingen op in de tijdelijke kopie. Wanneer u terugkeert naar Access en op OK klikt om het dialoogvenster Bijlagen te sluiten, wordt u Access gevraagd het bijgevoegde bestand opnieuw op te slaan. Klik op Ja als u het gewijzigde bestand naar de database wilt schrijven of klik op Nee als u het bestand in de database niet wilt wijzigen.

Naar boven

Het bijlagebesturingselement toevoegen aan een formulier of rapport

Via de stappen in deze sectie wordt beschreven hoe u het bijlagebesturingselement kunt toevoegen aan een formulier of rapport en het besturingselement vervolgens kunt koppelen aan een bijlageveld in een onderliggende tabel. U voert dezelfde stappen uit wanneer u het bijlagebesturingselement toevoegt aan een formulier of rapport. Voordat u begint, moet minimaal één van de tabellen in de database een bijlageveld bevatten. Zie Een bijlageveld toevoegen aan een tabel, eerder in dit artikel, voor informatie over het toevoegen van een bijlageveld.

Omdat de ontwerpprocessen voor formulieren en rapporten complex kunnen zijn, wordt bij de stappen in deze secties ervan uitgegaan dat u al een database hebt met ten minste één tabel en één formulier of rapport. Zie de volgende artikelen voor meer informatie over het maken van tabellen, formulieren of rapporten:

• Een tabel en velden toevoegen

• Een formulier maken met de functie Formulier

• Eenvoudige rapporten maken

Bijlagen beheren via een formulier

Nadat u een bijlagebesturingselement aan een formulier hebt toegevoegd, kunt u bijgevoegde bestanden rechtstreeks vanuit dat formulier toevoegen, bewerken, verwijderen en opslaan. Wanneer een record meerdere bijlagen bevat, kunt u ook door de bijgevoegde bestanden schuiven, wat u niet kunt doen wanneer u met een tabel werkt.

Eén bijlage opslaan

1. Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Opslaan als.

   Het dialoogvenster Bijlage opslaan wordt weergegeven.

2. Ga via de lijst Opslaan in naar de nieuwe locatie van het bestand en klik op Opslaan.

Alle bijlagen opslaan

1. Klik in dialoogvenster Bijlagen op Alles opslaan.

   Het dialoogvenster Bijlagen opslaan wordt weergegeven.

2. Ga via de lijst Zoeken in naar de nieuwe locatie van de bestanden en klik op Opslaan.

Naar boven

Een bijlage verwijderen

1. Dubbelklik op het bijlageveld in de tabel om het dialoogvenster Bijlagen te openen.

   –of–

   Ga in het formulier (in de indelings- of formulierweergave) naar de record met de bijlage die u wilt verwijderen en klik op de knop Bijlagen weergeven op de miniwerkbalk om het dialoogvenster te openen.

2. Selecteer in het dialoogvenster Bijlagen het bestand dat u wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

Naar boven

Een tabel, formulier of rapport openen vanuit het navigatiedeelvenster

1. Druk op F11.

   Opmerking: Als het navigatiedeelvenster is gesloten, wordt dit geopend wanneer u op F11 drukt en wordt de focus in het deelvenster geplaatst. Als het deelvenster is geopend, wordt dit gesloten wanneer u op F11 drukt. Druk nogmaals op F11 om het deelvenster te openen en de focus hiernaartoe te verplaatsen.

2. Gebruik de pijl-omhoog en pijl-omlaag om de gewenste tabel of het gewenste formulier of rapport te selecteren.

3. Druk op Enter om het geselecteerde object te openen.

   Als u een tabel opent, plaatst Access de cursor in het eerste veld in de tabel. Als u een formulier of rapport opent, plaatst Access de focus in het eerste veld.

Bijlagen weergeven vanuit tabellen

1. Gebruik zo nodig de pijltoetsen om de cursor te verplaatsen naar het gewenste bijlageveld.

2. Druk op de spatiebalk.

   Het dialoogvenster Bijlagen wordt weergegeven.

3. Druk op Tab om tussen de knoppen in het dialoogvenster te schakelen en van de knoppen naar de lijst met bestandsbijlagen onder Bijlagen te gaan.

   Opmerking: Records kunnen meerdere bijlagen bevatten. Als u een bijlage wilt selecteren in een lijst met twee of meer bestanden, drukt u op Tab om naar de bestandslijst te gaan en gebruikt u vervolgens de pijltoetsen om het gewenste bestand te selecteren. Druk vervolgens op Tab om terug te gaan naar de knoppen en de gewenste actie te selecteren.

4. Wanneer u het gewenste bestand en de knop hebt geselecteerd, drukt u op Enter.

5. Wanneer u klaar bent, drukt u op Tab of gebruikt u pijl-omhoog of pijl-omlaag om OK te selecteren en drukt u op Enter.

Door bijlagen bladeren in een formulier of rapport

Voor deze stappen is een Microsoft Natural Keyboard vereist. Daarnaast zijn deze stappen alleen van toepassing op records met meerdere bijlagen.

1. Druk desgewenst op Tab om de focus te verplaatsen naar het bijlagebesturingselement. Standaard markeert Access het besturingselement en het label dat aan het besturingselement is gekoppeld, als het label bestaat.

2. Druk op de toepassingstoets.

   Er wordt een snelmenu weergegeven.

3. Druk op de tabtoets of gebruik de pijltoetsen om Verder of Terug te selecteren en druk vervolgens op ENTER.

4. Herhaal zo nodig stap 2 om door de bestandsbijlagen te bladeren.

Het dialoogvenster Bijlagen openen vanuit een formulier of rapport

Voor deze stappen is een Microsoft Natural Keyboard vereist.

1. Druk desgewenst op Tab om de focus te verplaatsen naar het bijlagebesturingselement. Standaard markeert Access het besturingselement en het label dat aan het besturingselement is gekoppeld, als het label bestaat.

2. Druk op de toepassingstoets.

   Er wordt een snelmenu weergegeven.

3. Druk op de tabtoets of gebruik de pijltoetsen om Bijlagen weergeven te selecteren en druk vervolgens op ENTER.

   Het dialoogvenster Bijlagen wordt weergegeven.

4. Druk op Tab om tussen de knoppen in het dialoogvenster te schakelen en van de knoppen naar de lijst met bestandsbijlagen onder Bijlagen te gaan (dubbelklik om te bewerken).

   Records kunnen meerdere bijlagen bevatten. Als u een bijlage wilt selecteren in een lijst met twee of meer bestanden, drukt u op Tab om naar de bestandslijst te gaan en gebruikt u vervolgens de pijltoetsen om het gewenste bestand te selecteren. Druk vervolgens op Tab om terug te gaan naar de knoppen en de gewenste actie te selecteren.

5. Wanneer u het gewenste bestand en de knop hebt geselecteerd, drukt u op Enter.

6. Wanneer u klaar bent, drukt u op Tab of gebruikt u de pijltoetsen om OK te selecteren en drukt u op Enter.

Naar boven

Ondersteunde bestandsindelingen voor afbeeldingen

In Access worden de volgende grafische bestandsindelingen ondersteund. Dit houdt in dat deze worden weergegeven via het bijlagebesturingselement zonder gebruik van extra software.

BMP (Windows-bitmap)

RLE (Run Length Encoded-bitmap)

DIB (Device Independent-bitmap)

GIF (Graphics Interchange Format)

JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

EXIF (Exchangeable File Format)

PNG (Portable Network Graphics)

TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

ICON, ICO (pictogram)

WMF (Windows-metabestand)

EMF (Enhanced-metabestand)

Ondersteunde indelingen voor documenten en andere bestanden

Normaal gesproken kunt u alle bestanden toevoegen die zijn gemaakt met een van de Microsoft Office-programma’s. U kunt ook logboekbestanden (.LOG), tekstbestanden (.TEXT, .TXT) en gecomprimeerde ZIP-bestanden toevoegen.

Naamgevingsconventies voor bestanden

De namen van uw bijgevoegde bestanden kunnen Unicode-tekens bevatten die worden ondersteund door het NTFS-bestandssysteem dat wordt gebruikt in Microsoft Windows. Daarnaast moeten bestandsnamen voldoen aan de volgende richtlijnen:

• Namen mogen niet langer zijn dan 255 tekens, inclusief de bestandsnaamextensie.

• Namen kunnen niet de volgende tekens bevatten: vraagtekens (?), aanhalingstekens ("), slashes en backslashes (/ \), haakjes openen of sluiten (< >), sterretjes (*), verticale strepen of sluistekens (|), dubbele punten (:) of alineamarkeringen (¶).

Typen bestanden die Access comprimeren

Wanneer u een van de volgende bestandstypen aan een database koppelt, comprimeert Access ze als ze nog niet systeemeigen zijn gecomprimeerd.

Geblokkeerde bestandsindelingen

In Access worden de volgende typen bestandsbijlagen geblokkeerd. Op dit moment kunt u geen van de hier vermelde bestandstypen deblokkeren.

Bestanden aan records toevoegen via programmacode

Access biedt toegang tot een objectmodel en programmeerinterfaces voor het toevoegen van bestanden aan records via programmacode van VBA (Visual Basic for Applications). Zie de artikelen LoadFromFileen SaveToFile voor meer informatie over het programmatisch koppelen van bestanden.

Naar boven