Met werkstromen kunnen mensen samenwerken aan documenten en projecttaken beheren door bedrijfsprocessen te implementeren op documenten en items in een SharePoint-site. Werkstromen helpen organisaties om te voldoen aan consistente bedrijfsprocessen en ze verbeteren ook de efficiëntie en productiviteit van de organisatie door de taken en stappen in bedrijfsprocessen te beheren. Hierdoor kunnen de personen die deze taken uitvoeren zich concentreren op het uitvoeren van het werk in plaats van het beheren van de werkstroom.
Notities:
-
SharePoint 2010-werkstromen zijn sinds 1 augustus 2020 buiten gebruik gesteld voor nieuwe tenants en verwijderd uit bestaande tenants op 1 november 2020. Als u SharePoint 2010-werkstromen gebruikt, raden we u aan te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie Buitengebruikstelling van SharePoint 2010-werkstroom voor meer informatie.
-
SharePoint 2013-werkstroom is sinds april 2023 afgeschaft en wordt vanaf 2 april 2024 uitgeschakeld voor nieuwe tenants. Deze wordt verwijderd uit bestaande tenants en wordt vanaf 2 april 2026 volledig buiten gebruik gesteld. Als u een SharePoint 2013-werkstroom gebruikt, wordt u aangeraden te migreren naar Power Automate of andere ondersteunde oplossingen. Zie Buitengebruikstelling van SharePoint 2013-werkstromen in Microsoft 365 voor meer informatie.
-
Door het systeem gegenereerde e-mailberichten van werkstromen worden verzonden vanaf no-reply@sharepointonline.com adres met de weergavenaam 'SharePoint Online'
In dit artikel
Wat zijn werkstromen?
Een werkstroom wordt soms beschreven als een reeks taken die een resultaat oplevert. In de context van SharePoint Products and Technologies wordt een werkstroom gedefinieerd als de geautomatiseerde stroom van documenten of items via een reeks acties of taken die zijn gerelateerd aan een bedrijfsproces. Met werkstromen kunnen algemene bedrijfsprocessen binnen een organisatie op een consistente manier worden beheerd doordat de organisatie bedrijfslogica kan toevoegen aan documenten of items in een SharePoint-lijst of -bibliotheek. Bedrijfslogica is een set instructies waarmee de acties voor een document of item worden opgegeven en beheerd.
Werkstromen kunnen de kosten en tijd stroomlijnen die nodig zijn voor het coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals projectgoedkeuring of documentbeoordeling, door de menselijke taken die bij deze processen betrokken zijn, te beheren en bij te houden. Op een SharePoint-site kunt u bijvoorbeeld een werkstroom toevoegen aan een documentbibliotheek die een document doorstuurt naar een groep personen voor goedkeuring. Wanneer de auteur van het document deze werkstroom start voor een document in die bibliotheek, maakt de werkstroom documentgoedkeuringstaken, wijst deze taken toe aan de deelnemers aan de werkstroom en verzendt vervolgens e-mailwaarschuwingen naar de deelnemers met taakinstructies en een koppeling naar het document dat moet worden goedgekeurd. Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunnen de eigenaar van de werkstroom (in dit geval de auteur van het document) of de deelnemers aan de werkstroom de pagina Werkstroomstatus controleren om te zien welke deelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid. Wanneer de werkstroomdeelnemers hun werkstroomtaken hebben voltooid, eindigt de werkstroom en krijgt de eigenaar van de werkstroom automatisch een melding dat de werkstroom is voltooid.
De acties in de goedkeuringswerkstroom in het vorige voorbeeld doorlopen het proces dat wordt weergegeven in de volgende afbeelding.
Werkstromen ondersteunen niet alleen bestaande menselijke werkprocessen, maar breiden ook de manieren uit waarop mensen kunnen samenwerken en werken met documenten, lijsten en bibliotheken. Sitegebruikers kunnen werkstromen starten en eraan deelnemen met behulp van aanpasbare formulieren die toegankelijk zijn vanuit het document of item in een SharePoint-lijst of -bibliotheek. Daarnaast is de werkstroomfunctionaliteit in SharePoint-producten nauw geïntegreerd met Microsoft Office 2013, zodat de volgende werkstroomtaken in beide producten kunnen worden uitgevoerd:
-
De lijst weergeven met werkstromen die beschikbaar zijn voor een document of item.
-
Een werkstroom starten voor een document of item.
-
Een werkstroomtaak weergeven, bewerken of opnieuw toewijzen.
-
Een werkstroomtaak voltooien.
De drie typen SharePoint-werkstroomplatforms
Het SharePoint 2010-werkstroomplatform is overgedragen naar Office 365 en SharePoint Server 2013, zodat al uw werkstromen die op dit platform zijn gebouwd, blijven werken. Dit platform is gebaseerd op Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
Het SharePoint 2013-werkstroomplatform is gebaseerd op Windows Workflow Foundation 4 (WF) en is aanzienlijk opnieuw ontworpen. Misschien is de meest prominente functie van dit nieuwe werkstroomplatform het gebruik van Microsoft Azure als host voor de werkstroomuitvoering. De engine voor werkstroomuitvoering bevindt zich nu buiten Office 365 en SharePoint Server 2013 in Microsoft Azure.
In SharePoint Online is Microsoft Flow nu beschikbaar. Dit is onze nieuwste werkstroomengine, toegang tot: https://flow.microsoft.com . Ga voor meer informatie over het gebruik van MS Flow naar: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Als u problemen met MS Flow wilt oplossen, gaat u naar https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Ingebouwde werkstromen
Een SharePoint-site bevat verschillende ingebouwde werkstromen die betrekking hebben op algemene bedrijfsscenario's:
-
Goedkeuring Met deze werkstroom wordt een document of item ter goedkeuring doorgestuurd naar een groep personen. Standaard is de werkstroom Goedkeuring aan het inhoudstype Document gekoppeld, waardoor deze automatisch beschikbaar is in documentbibliotheken.
-
Feedback verzamelen Deze werkstroom stuurt een document of item naar een groep personen voor feedback. Revisoren kunnen feedback geven, die vervolgens wordt gecompileerd en verzonden naar de persoon die de werkstroom heeft geïnitieerd. Standaard is de werkstroom Feedback verzamelen gekoppeld aan het inhoudstype Document en is deze dus automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.
-
Handtekeningen verzamelen Met deze werkstroom wordt een Microsoft Office-document doorgestuurd naar een groep personen om hun digitale handtekeningen te verzamelen. Deze werkstroom moet worden gestart in een Office 2013-programma. Deelnemers moeten hun handtekeningtaken voltooien door hun digitale handtekening toe te voegen aan het document in het relevante Office-programma. Standaard is de werkstroom Handtekeningen verzamelen aan het inhoudstype Document gekoppeld, waardoor deze automatisch beschikbaar is in documentbibliotheken. De werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt echter alleen voor een document in de documentbibliotheek weergegeven als dit document een of meer Microsoft Office-handtekeningregels bevat.
-
Publicatie goedkeuren Deze werkstroom is vergelijkbaar met de werkstroom Goedkeuring, waarbij inhoud ook automatisch ter controle en goedkeuring wordt doorgestuurd naar deskundigen en belanghebbenden. Het unieke aan de werkstroom Publicatie goedkeuren is dat deze speciaal is ontworpen voor publicerende sites waarop de publicatie van nieuwe en bijgewerkte webpagina's zorgvuldig wordt uitgevoerd.
-
Drie statuswaarden Deze werkstroom kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarbij grote hoeveelheden problemen of items moeten worden bijgehouden, zoals vragen van klanten, verkoopleads of projecttaken.
Alle werkstromen die hierboven zijn genoemd, kunnen op verschillende manieren worden aangepast voor uw organisatie. Wanneer u bijvoorbeeld een werkstroom toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype zodat deze beschikbaar is voor gebruik in documenten of items, kunt u de takenlijsten en geschiedenisoverzichten waarin informatie over de werkstroom is opgeslagen, aanpassen.
Wanneer een sitegebruiker een werkstroom start voor een document of item, kan deze de werkstroom verder aanpassen door de lijst met deelnemers, een einddatum en taakinstructies op te geven.
Ondersteuning voor aangepaste werkstromen
Hoewel de ingebouwde werkstromen enigszins kunnen worden aangepast aan verschillende behoeften, kan uw organisatie ervoor kiezen om werkstromen te ontwerpen en te ontwikkelen die uniek zijn voor de bedrijfsprocessen in de organisatie. Werkstromen kunnen eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van de vereisten voor de bedrijfsprocessen. Ontwikkelaars kunnen werkstromen maken die worden gestart door personen die een site gebruiken of ze kunnen werkstromen maken die automatisch worden gestart op basis van een gebeurtenis, bijvoorbeeld wanneer er een lijstitem wordt gemaakt of gewijzigd. Als uw organisatie aangepaste werkstromen heeft ontwikkeld en geïmplementeerd, zijn deze werkstromen mogelijk beschikbaar naast of in plaats van de ingebouwde werkstromen die eerder zijn beschreven.
Aangepaste werkstromen kunnen op twee manieren worden gemaakt:
-
Power-gebruikers kunnen werkstromen zonder code ontwerpen voor gebruik in een specifieke lijst of bibliotheek met behulp van Microsoft SharePoint Designer 2013 en Office Visio 2013 SharePoint Designer 2013-werkstromen worden gemaakt op basis van een lijst met beschikbare werkstroomactiviteiten en de persoon die de werkstroom maakt, kan de werkstromen rechtstreeks implementeren in de lijst of bibliotheek waar ze worden gebruikt. U kunt SharePoint Designer 2013 ook gebruiken met Visio 2013 om diagrammen te maken met behulp van shapes en verbindingslijnen, voor een duidelijke weergave van de ontwikkeling van werkstromen. U kunt ook werkstromen in Visio 2013 importeren in SharePoint Designer 2013 en omgekeerd.
-
Professionele softwareontwikkelaars kunnen werkstromen maken met Behulp van Visual Studio 2012 of hoger Deze werkstromen bevatten aangepaste code en werkstroomactiviteiten. Nadat een professionele ontwikkelaar aangepaste werkstromen heeft gemaakt, kan een serverbeheerder deze implementeren op meerdere sites.
Stappen voor het gebruik van werkstromen
Er zijn verschillende stappen nodig bij het gebruik van een werkstroom voor een document of lijstitem. Elke stap kan worden voltooid door personen met verschillende rollen. Een sitebeheerder kan bijvoorbeeld een werkstroom beschikbaar maken voor gebruik in een documentbibliotheek, een maker van inhoud kan een werkstroom starten of een actieve werkstroom wijzigen en een derde persoon (bijvoorbeeld een documentrevisor of een fiatteur) kan de werkstroomtaak voltooien.
Een werkstroom toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype
Voordat een werkstroom kan worden gebruikt, moet deze worden toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype om deze beschikbaar te maken voor documenten of items op een specifieke locatie. U kunt alleen een werkstroom toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype als u de machtiging Lijsten beheren hebt. Meestal wordt deze taak uitgevoerd door de sitebeheerders of personen die specifieke lijsten of bibliotheken beheren.
De beschikbaarheid van een werkstroom op een site is afhankelijk van de locatie waarop deze is toegevoegd:
-
Als u een werkstroom rechtstreeks toevoegt aan een lijst of bibliotheek, is deze alleen beschikbaar voor items in deze lijst of bibliotheek.
-
Als u een werkstroom toevoegt aan een lijstinhoudstype (een exemplaar van een site-inhoudstype dat is toegevoegd aan een specifieke lijst of bibliotheek), is deze alleen beschikbaar voor items van dit inhoudstype in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dit inhoudstype is gekoppeld.
-
Als u een werkstroom toevoegt aan een site-inhoudstype, wordt deze werkstroom beschikbaar voor alle items van dit inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar van dit site-inhoudstype is toegevoegd.
-
Als een werkstroom op grote schaal beschikbaar moet zijn in lijsten of bibliotheken op een site, kunt u een sitewerkstroom maken.
Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, kunt u de werkstroom aanpassen voor de specifieke locatie door verschillende opties op te geven:
-
De naam voor dit exemplaar van de werkstroom
-
De takenlijst waarin werkstroomtaken worden opgeslagen
-
Het geschiedenisoverzicht waarin alle gebeurtenissen worden vastgelegd die zijn gerelateerd aan de werkstroom
-
De manier waarop u de werkstroom wilt starten
-
Aanvullende opties die specifiek zijn voor de afzonderlijke werkstroom, bijvoorbeeld de manier waarop taken worden doorgestuurd naar deelnemers, in welke omstandigheden de werkstroom wordt uitgevoerd en welke acties worden uitgevoerd nadat de werkstroom is voltooid.
Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, maakt u deze beschikbaar voor documenten of items op een specifieke locatie. U start dus niet de werkelijke werkstroom.
Een werkstroom starten voor een document of item
Nadat een werkstroom is toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype en dus beschikbaar is voor gebruik, kunt u deze werkstroom starten voor een document of item (als de werkstroom zo is geconfigureerd dat deze handmatig kan worden gestart). Als u een werkstroom wilt starten, selecteert u de gewenste werkstroom in de lijst met beschikbare werkstromen voor het document of item. Mogelijk moet u ook een formulier invullen met de vereiste informatie voor de werkstroom. Afhankelijk van de manier waarop de werkstroom is ontworpen en geconfigureerd, kunt u de werkstroom mogelijk verder aanpassen wanneer u deze start voor een document of item door bepaalde opties, zoals deelnemers, einddatum en taakinstructies, aan te passen.
Een actieve werkstroom wijzigen
Nadat een werkstroom is gestart voor een item, moet u de werking van de werkstroom mogelijk aanpassen. Bijvoorbeeld als de persoon die de werkstroom heeft gestart, meer deelnemers wil toevoegen nadat een werkstroom is gestart. Of als een deelnemer aan een werkstroom zijn of haar taak aan iemand anders wil toewijzen of een wijziging wil aanvragen voor het document of een essentieel item in de werkstroom. U kunt sommige van de ingebouwde werkstromen wijzigen terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd. Als uw organisatie aangepaste werkstromen heeft ontwikkeld en geïmplementeerd, is het mogelijk dat wijzigingen in actieve werkstromen zijn toegestaan.
Werkstroomtaken voltooien
Een werkstroomgebeurtenis waarvoor menselijke interactie is vereist, wordt aangeduid door een werkstroomtaak. Wanneer in een werkstroom een taak wordt toegewezen aan een deelnemer, kan de ontvanger van de taak deze taak uitvoeren of wijzigingen aanvragen in de werkstroom zelf door het taakformulier van de werkstroom te bewerken. Deelnemers aan de werkstroom kunnen werkstroomtaken uitvoeren op de SharePoint-site of rechtstreeks in een Office 2013-programma. Wanneer een deelnemer aan een werkstroom een werkstroomtaak uitvoert of een wijziging in de werkstroom aanvraagt, gaat de werkstroom naar de volgende stap.
De status van werkstromen bijhouden
Eigenaars van en deelnemers aan de werkstroom kunnen de voortgang van een werkstroom volgen aan de hand van de statuspagina die aan de werkstroom is gekoppeld. De statuspagina bevat statusinformatie over openstaande werkstroomtaken. Daarnaast bevat de pagina geschiedenisinformatie die relevant is voor de werkstroom.
Met rapportagehulpprogramma's kan een statistische analyse van de werkstroomgeschiedenis worden uitgevoerd. Op basis van deze analyse kunnen organisaties naar knelpunten in processen zoeken of bepalen of een groep voldoet aan de prestatiedoelen voor een bepaald bedrijfsproces. Verschillende vooraf gedefinieerde Microsoft Office Excel-rapporten kunnen worden gebruikt met een werkstroom. Daarnaast is informatie over de werkstroomgeschiedenis beschikbaar als SharePoint-lijstgegevensbron die kan worden gebruikt en geanalyseerd in andere programma's of in aangepaste oplossingen voor het controleren van bedrijfsprocessen.
Zie ook
Overzicht van werkstromen in SharePoint
Werkstromen in SharePoint 2013
Werkstroomontwikkeling in SharePoint Designer 2013 en Visio 2013
