Werkstromen van SharePoint

Elk van de opgenomen werkstroomtypen fungeert als een sjabloon. U voegt een exemplaar van de werkstroom toe voor één lijst of bibliotheek, of voor een hele siteverzameling met behulp van een startformulier om de gewenste opties en selecties voor het exemplaar op te geven. Deze opties en selecties omvatten aan wie de werkstroom taken toewijst, taakdeadlines, hoe de werkstroom kan worden gestart en door wie, en instructies die moeten worden opgenomen in de taakmeldingen. Maak een nieuwe werkstroom door naar Lijstinstellingen > Werkstroominstellingen te gaan > Een werkstroom toevoegen. Als u wilt, leest u meer over 2010- en 2013-werkstromen.

Er zijn vijf vooraf geprogrammeerde werkstroomtypen. 

Als u een werkstroom wilt toevoegen of starten, moet u de juiste machtiging hebben voor de lijst, bibliotheek of siteverzameling waarop de werkstroom wordt uitgevoerd:

• Een werkstroom toevoegen    Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep Eigenaren en de groep Leden hebben standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Bezoekers niet.)

• Een werkstroom starten    Standaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Eigenaren en de groep Leden hebben beide standaard de machtiging Items bewerken; de groep Bezoekers niet.)
  Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. In het geval van een subsite met unieke machtigingen, moeten eigenaren ervoor zorgen dat de vereiste machtigingen expliciet worden toegewezen aan de werkstroomgebruikers. Zie Machtigingen voor een SharePoint-lijst of -bibliotheek bewerken en beheren. < Dit is gebaseerd op de feedback: 'Ik heb een subsite gemaakt op de sp-site van mijn bedrijf om de werkstroomfunctie te testen, dus ik moet gemachtigd zijn om een werkstroom te starten, maar ik kan niet - waarom niet?' >

Het volgende diagram biedt een overzicht van de basisfasen voor het plannen, toevoegen, uitvoeren en wijzigen van een SharePoint-werkstroom. Afzonderlijke secties voor elk van de stappen die u volgt.

• Plan    Zorg ervoor dat u weet welke opties u wilt en welke informatie u beschikbaar moet hebben wanneer u het startformulier gebruikt om uw versie van de werkstroom toe te voegen.

• Toevoegen    Vul het startformulier in om uw werkstroomversie toe te voegen aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling.

• Start    Start de nieuwe werkstroom handmatig of automatisch voor een document of ander item in een lijst of bibliotheek. (Als u deze handmatig start, hebt u de mogelijkheid om enkele instellingen voor het koppelingsformulier van de werkstroom te wijzigen op een korter startformulier .) Wanneer de werkstroom wordt gestart, worden taken gemaakt, meldingen verzonden en worden acties en gebeurtenissen bijgehouden.

• Monitor    Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de pagina Werkstroomstatus bekijken om te zien welke taken zijn voltooid en welke andere acties zijn uitgevoerd. Indien nodig kunt u hier de huidige en toekomstige taken aanpassen en zelfs de uitvoering van deze werkstroom annuleren of beëindigen.

• Controleren    Wanneer de uitvoering is voltooid, kan de hele geschiedenis worden gecontroleerd op de pagina Werkstroomstatus. Op de statuspagina kunnen ook statistische rapporten over de algemene prestaties van deze werkstroom worden gemaakt.

• Wijzigen    Als de werkstroom niet helemaal werkt zoals u wilt, kunt u het oorspronkelijke koppelingsformulier openen dat u hebt gebruikt om deze toe te voegen en daar uw wijzigingen aanbrengen.

Als u meer flexibiliteit nodig hebt met een ingebouwde werkstroom, kunt u deze verder aanpassen met een hulpprogramma zoals SharePoint Designer 2013. U kunt ook uw eigen oorspronkelijke werkstroom helemaal zelf maken.

Met werkstroomontwerper maakt u regels waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken activeren acties in de werkstroom.

U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee een extra goedkeuringswerkstroom wordt gestart, als de kosten van een item een bepaald bedrag overschrijden.

U kunt ook een werkstroom definiëren voor een set gerelateerde documenten. Als uw werkstroom bijvoorbeeld is gekoppeld aan een documentbibliotheek of als deze is gefilterd op het inhoudstype Document, wordt er een groep contextuele acties voor documentensets weergegeven. Met een documentenset kan een groep documenten worden behandeld als één eenheid, zodat een werkstroomactie voor een documentenset wordt uitgevoerd op elk van de items in die documentenset.