Aan de slag: Access-gegevens migreren naar Dataverse

1. Start Access, selecteer Account en Switch Account. Het dialoogvenster Account wordt geopend.

2.  Zorg ervoor dat u bent aangemeld bij Access met dezelfde referenties die u in Power Apps gebruikt. Afhankelijk van uw omgeving moet u mogelijk aanvullende beveiligingsgegevens invoeren, zoals een secundaire verificatie of een pincode.
   
   Notitie    Als u niet hetzelfde account gebruikt voor Access en Power Apps, mislukt de migratie vanwege problemen met machtigingen.

3. Open de Access-database die u wilt migreren.
   
   Fooi    Zorg ervoor dat alle geopende Access-objecten zijn gesloten, omdat een vergrendeling de migratie van tabellen kan voorkomen.

4. Klik met de rechtermuisknop op een tabel in het navigatiedeelvenster en selecteer Exporteren > Dataverse. 

5. Selecteer in het dialoogvenster Objecten exporterenalle tabellen die u wilt exporteren en wis alle tabellen die u niet wilt exporteren.

6. Selecteer OK.
   
   

7. Selecteer in het dialoogvenster Gegevens exporteren naar Dataverse Environment een instantie-URL in de lijst van de Global Discovery Service.
   
   Notitie    In Power Apps vertegenwoordigt een exemplaar-URL een specifieke sessie van een Power Apps-omgeving. Deze moet niet worden verward met de URL van een webpagina. Een onderdeel van de tekenreeks crm.dynamics is een overdracht van eerdere versies van Power Apps.
   
   
   
   Zie Begin: een Dataverse-omgeving instellen voor meer informatie.

De volgende stap is het maken van belangrijke keuzes over hoe u wilt migreren. U ziet dat de standaardwaarden de meest voorkomende zijn. 

1. Als u gerelateerde tabellen van de geselecteerde tabellen wilt exporteren, selecteert u Alle gerelateerde tabellen exporteren.
   
   Notitie    Op dit moment worden alleen directe onderliggende tabellen opgenomen wanneer u ervoor kiest om gerelateerde tabellen te exporteren. Als u alle relaties wilt opnemen, gebruikt u het dialoogvenster Objecten exporteren om alle tabellen te selecteren die u wilt migreren.

2. Als u deze tabellen wilt weergeven, selecteert u Gerelateerde tabellen weergeven. Het dialoogvenster Gerelateerde tabellen wordt weergegeven.
   
   Tabelrelaties worden in een hiërarchische weergave in twee kolommen weergegeven: in de linkerkolom worden de geselecteerde tabellen weergegeven en in de rechterkolom worden de gerelateerde tabellen weergegeven.
   
   

   Opmerking: In Access kunt u een een-op-veel-relatie maken en het veld refererende sleutel in de tabel waarnaar wordt verwezen, kan elk veld zijn. In Dataverse moet het veld refererende sleutel in de tabel waarnaar wordt verwezen echter de primaire sleutel van de tabel waarnaar wordt verwezen. Als de refererende access-sleutel geen primaire sleutel is in de tabel waarnaar wordt verwezen, mislukt de exportbewerking naar Dataverse. Als u de gegevens wilt exporteren, moet u ervoor zorgen dat de refererende sleutel van Access de primaire sleutel is in de tabel waarnaar wordt verwezen.

3. Als u tabelkoppelingen wilt maken in Access voor elke Dataverse-tabel die is gemaakt door de exportbewerking, selecteert u Koppelen aan Dataverse-tabel na het exporteren.

4. Als u een voorbeeld van de resultaten wilt bekijken, selecteert u De URL van de Dataverse-tabel openen wanneer u klaar bent.
   
   Deze optie is niet beschikbaar als u exporteert naar Dataverse in Teams.

5. Als u een veld expliciet wilt instellen als de kolom met de primaire naam, selecteert u Primaire naamvelden selecteren en kiest u vervolgens een veld in de vervolgkeuzelijst. 
   
   Als u geen kolom opgeeft die moet worden gebruikt, wordt de eerste tekstkolom van links gebruikt als de kolom Primaire naam. Als er geen tekstkolom is, wordt een kolom met tijdelijke aanduidingen voor de primaire naam gemaakt met null-waarden.
   
   

6. Selecteer Next.

Het validatieproces wordt automatisch gestart wanneer u een dialoogvenster ziet met 'Validator uitvoeren...'. bovenaan. Als het validatieproces is voltooid, wordt in een ander bericht 'Validatie voltooid' weergegeven en kunt u OK selecteren.

Let op deze berichten:

Bericht	Uitleg
"Lijst met tabellen ophalen uit OData-bron"	Het migratieproces is begonnen.
'Geselecteerde objecten exporteren'	De tabellen die u hebt geselecteerd, worden gemigreerd naar Dataverse.
'Alle tabellen waarvoor geen fout is opgetreden, zijn geëxporteerd.'	Als er één fout optreedt in een tabel, wordt de tabel niet geëxporteerd, anders is de tabelexportbewerking voltooid. Als u wilt doorgaan, selecteert u Sluiten.
"Geselecteerde tabellen en eventuele gerelateerde tabellen importeren"	Afhankelijk van de manier waarop u uw tabellen hebt geëxporteerd, worden gekoppelde tabellen gemaakt, worden de oorspronkelijke tabellen hernoemd en worden verschillende Dataverse-systeemtabellen gemaakt en gekoppeld in Access.

Als er tijdens het validatieproces niet-ondersteunde velden zijn, identificeert Access niet-ondersteunde gegevenstypen of rijen die de limieten overschrijden en maakt een Dataverse-kolomvalidatiefouttabel waarin in elke rij de geëxporteerde tabelnaam en de niet-ondersteunde velden worden opgeslagen. U kunt ervoor kiezen om alle ondersteunde gegevenstypen te migreren en niet-ondersteunde gegevenstypen te migreren. Als u ervoor kiest om niet te migreren, blijven de gegevens in Access.

Wat gebeurt er met niet-ondersteunde gegevenstypen en overschreden limieten

Als u ervoor kiest om tabellen te koppelen, controleert u of de resultaten zijn zoals u had verwacht. Bekijk dit bericht 'Lijst met tabellen ophalen uit de Dataverse-omgeving'. De oorspronkelijke tabellen blijven behouden, maar hun namen worden gewijzigd. De gekoppelde tabellen moeten nu de oorspronkelijke tabelnamen hebben, zodat alle front-endobjecten blijven werken zoals voorheen. De primaire sleutel van Access (AutoNummering) blijft behouden. Er wordt een nieuwe kolom toegevoegd die overeenkomt met de Dataverse Primary Key (GUID) en de kolomnaam is de tabelnaam.

Access voegt ook extra gekoppelde tabellen uit Dataverse toe met de naam Teams, Gebruikers en Bedrijfseenheden. Deze systeemtabellen bevatten de volgende nuttige informatie:

• Gebruikers      Email adres, volledige naam, telefoon, licentietype, bedrijfseenheid, enzovoort.

• Teams      Team, teamnaam, lidmaatschap, enzovoort.

• Bedrijfseenheid   Kostenplaats, website, kredietlimiet, enzovoort.

• ValutaValutagegevens voor alle transactievaluta's, inclusief waarden zoals wisselkoers, naam, symbool, code, enzovoort. Deze tabel wordt alleen weergegeven als Access een gegevenstype valuta heeft dat u hebt gemigreerd naar Dataverse.

U kunt deze aanvullende informatie gebruiken om uw Access-oplossing te verbeteren. U kunt deze tabellen in een formulier behouden of toevoegen aan een rapport. Zie Dataverse-systeemtabellen en -kolommen voor meer informatie. 

Het is een goed idee om het migratieproces te controleren en te bevestigen door elke tabel en elk veld in de Dataverse-omgeving te bekijken. Dataverse-tabel- en veldnamen moeten overeenkomen met de namen van de Access-tabel en -kolom. De Dataverse-omgeving wordt automatisch geopend in de eerste gemigreerde tabel.

Access-tabellen worden in Dataverse weergegeven als tabellen met een bijbehorende weergavenaam en gegevenstype:

• In de kolom Weergavenaam moet de naam van elk Access-veld in een tabel worden weergegeven.

• De notatie voor een veld 'Naam' heeft een voorvoegsel, een onderstrepingsteken en de tabelnaam, bijvoorbeeld cr444_<tabelnaam>. Dit wordt de logische naam in Dataverse genoemd.

• Alle gemigreerde Access-velden worden weergegeven als 'Aangepast' onder de kolom Type, naast de automatisch gegenereerde GUID en bestaande Dataverse-veldgegevenstypen.

Opmerking   Als er al een Dataverse-tabel is met dezelfde naam als de naam van de geëxporteerde Access-tabel, wordt er een getal toegevoegd aan de nieuwe Dataverse-tabel.

De eerste tekstkolom (van links naar rechts) wordt standaard ingesteld als de primaire naam van Dataverse. Als een tabel geen tekstvelden bevat, voegt Access een lege tekstkolom toe als het laatste veld in de tabel en stelt u dat veld in als de primaire naam van Dataverse. u kunt ook een specifiek veld instellen als primaire naam. Deze kolom is zichtbaar in Access en Dataverse.

Zie Werken met gegevens in Dataverse voor meer informatie.

Nadat u Access-tabellen hebt gemigreerd naar Dataverse, kunt u de tabellen en kolommen in Dataverse en Access op elk gewenst moment bekijken. Houd er rekening mee dat in Dataverse velden in alfabetische volgorde worden weergegeven, niet in de oorspronkelijke volgorde in Access.

Dataverse/Power Apps       Zie Een tabel bewerken in Power Apps voor meer informatie over het weergeven en werken met tabellen in Dataverse.

Notitie     Als u in Access met de rechtermuisknop op een gemigreerde, gekoppelde tabel klikt, wordt de tabel geopend in de Power Apps Maker-portal in uw browser.  In de standaardweergave van de Power Apps-portal worden systeemvelden niet weergegeven, zodat de gemigreerde kolommen van Access eenvoudiger worden weergegeven.

Dataverse voor Teams       Er zijn verschillende manieren om de tabellen en kolommen weer te geven:

• Maak een snelle Power App om de gegevens weer te geven of bij te werken.

• Selecteer in het buildmenu Alles weergeven in de 'Items die zijn gemaakt voor...' en klik vervolgens op de tabel die u wilt weergeven.

• Gebruik de tabel Designer in Teams. Zie Een tabel maken in Teams voor meer informatie.

Fooi    Mogelijk vindt u het handig om een bladwijzer te maken voor het URL-adres van de tabelweergave die u in de browser wilt gebruiken.

Tip      U kunt de gegevens ook weergeven in Excel door de vervolgkeuzelijst Gegevens te selecteren en vervolgens Bewerken in Excel te selecteren. Zie Tabelgegevens bewerken in Excel voor meer informatie. 

Zie Dataverse-systeemtabellen en -kolommen voor meer informatie. 

De volgende secties bevatten aanvullende overzichts- en conceptuele informatie.

Informatie over primaire sleutels en primaire namen

Primaire sleutels worden gebruikt om de rijen met gegevens in een database te identificeren. Access en Dataverse hebben verschillende sleutelstructuren. Tijdens de migratie beheren Dataverse en Access automatisch de coördinatie tussen de twee producten met hun eigen unieke sleutels en zonder tussenkomst van de gebruiker.

Tijdens de planning en het migratieproces zijn er twee primaire sleutels en één extra primair veld waar u rekening mee moet houden:

Toegang tot AutoNummering     In Access wordt vaak het gegevenstype AutoNummering gebruikt, waarmee een uniek getal automatisch wordt verhoogd als primaire sleutel voor de tabel. Dit veld wordt in Dataverse gemaakt als een geheel getalveld waarop de indeling voor automatisch nummeren is toegepast. Tijdens de migratie wordt het beginnummer in Dataverse ingesteld op het volgende opeenvolgende getal op basis van de Access-rijen. Access blijft de kolom AutoNummering gebruiken om de rijen met gegevens te identificeren, ook al gebruikt Dataverse een andere sleutel.

Belangrijk    Dataverse maakt het veld Autonummering als optioneel, maar dit is standaard. Dataverse genereert het sequentiële getal wanneer de record wordt opgeslagen. Als deze waarde is ingesteld op vereist, moet voor Dataverse-clients een waarde worden ingevoerd voordat deze wordt opgeslagen, waardoor het genereren van automatisch nummering wordt voorkomen. Als het veld leeg blijft, wordt er altijd een autonummering gegenereerd.

Dataverse GUID Dataverse gebruikt een GUID-gegevenstype (Globally Unique Identifier) als primaire sleutel, die automatisch wordt gemaakt als een unieke id en vereist is in elke tabel. Voor Dataverse hoeven geïmporteerde gegevens geen primaire sleutel te hebben. Er wordt automatisch een GUID voor u gemaakt.

Primaire naam van Dataverse Dataverse bevat ook een andere kolom met de naam Primaire naam. Dit is een beschrijvende naam die wordt gebruikt om rijen te identificeren als alternatief voor het gebruik van een GUID. Het is vereist dat dit veld aanwezig is, en afhankelijk van de instellingen in Power Platform-clients, kan het nodig zijn dat deze kolom wordt ingevuld. U kunt deze vereiste handmatig wijzigen. Primaire naam is niet standaard uniek. Een klantnaam kan bijvoorbeeld de primaire naam zijn die overeenkomt met een unieke klant-id. Er kunnen twee klanten zijn met de naam Jones, maar elk heeft een unieke klant-id.

Richtlijnen voor beslissingen over primaire sleutels

De primaire sleutel van Access, de primaire sleutel Dataverse en de kolom Primaire naam worden standaard automatisch gemaakt. U kunt echter wel keuzes maken over het afhandelen van de drie primaire sleutels. Hier volgen enkele richtlijnen om u te helpen beslissen:

Primaire sleutel       Als een primaire access-sleutel (AutoNummering) ook een zakelijke sleutel is, zoals een onderdeelnummer, wilt u deze waarschijnlijk behouden omdat deze wordt gebruikt om objecten in de echte wereld te identificeren. Maar als een primaire access-sleutel (AutoNumber) uitsluitend wordt gebruikt om relaties te maken, kan deze worden vervangen door een Dataverse Primary Key (GUID).

Notities

• Soms bevat een Access-tabel een AutoNummering-kolom die niet wordt gebruikt als primaire sleutel. In dit geval converteert Dataverse het naar een veld Geheel getal en wordt de mogelijkheid om automatisch te nummeren verwijderd.

• Dataverse heeft ook het equivalent van een Access AutoNumber-veld, het veld AutoNummering genoemd, dat wordt gebruikt om opeenvolgende getallen te genereren en wordt opgeslagen als tekenreekswaarde. Dit veld kan ook een voorvoegsel (zoals een tekenreeks of een datum) bevatten voor het getal, zodat het veld flexibel kan worden gebruikt. Deze kolom is gebaseerd op het gegevenstype SQL Server automatische volgorde. Zie Kolommen automatisch nummeren in Microsoft Dataverse voor meer informatie.

Primaire naam      Voor Dataverse is het bestaan van een kolom Primaire naam vereist. Een primaire naam moet tekenreekswaarden bevatten. Tijdens de migratie kunnen gebruikers opgeven welke tekstkolom in Access ze als primaire naam willen gebruiken. Als een gebruiker geen kolom opgeeft die moet worden gebruikt, wordt de eerste tekstkolom van links gebruikt als de kolom Primaire naam. Als er geen tekstkolom aanwezig is, wordt er een nieuwe kolom toegevoegd met de naam Tijdelijke aanduiding primaire naam die voldoet aan de Dataverse-vereiste. Deze kolom is ingesteld op Optioneel en kan onbevuld worden gelaten.

Zie Een kolom met primaire naam maken voor meer informatie.

Vergelijking van primaire sleutels en primaire namen

Beschrijving	Primaire sleutel openen	Primaire sleutel van Dataverse	Primaire naam van Dataverse
Gegevenstype	AutoNummering (of een kolom die kan worden geïndexeerd)	GUID	Tekenreeks
Inhoud	Een eenvoudig, volgnummer	Gerandomiseerde cijfers en letters die uniek zijn voor de omgeving	Door mensen leesbare tekenreekswaarden
Voorbeeld	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Een naam, zoals 'Jones'. Een geheel getal, zoals 234, of een combinatie zoals SalesOrder9071
Vereiste	Vaak gebruikt, maar niet vereist	Elke tabel moet er één hebben	Elke tabel moet er één hebben
Wijzigbaar	Een autonummeringsveld kan niet worden gewijzigd, andere veldtypen kunnen worden gewijzigd	Nee	Ja
Unieke identificatie	Altijd	Altijd	Alleen als alternatieve sleutel
Samengestelde sleutel	Ondersteund en vaak gecombineerd met AutoNummering	Niet ondersteund	Niet ondersteund
Zichtbaarheid	Meestal is de eerste tabelkolom	Meestal verborgen, maar kan worden weergegeven.	Standaard ingesteld op zichtbaar zijn
Indexeren	Kan worden geïndexeerd. Zie Een index maken en gebruiken om de prestaties te verbeteren voor meer informatie.	Automatisch geïndexeerd	Automatisch geïndexeerd
Opmerkingen	Zodra de gegevens zijn gedefinieerd en u gegevens hebt ingevoerd, kunt u geen ander veld wijzigen in een Gegevenstype AutoNummering.	Kan niet worden gemaakt door een gebruiker of tijdens een gegevensimportbewerking.	Wordt ook gebruikt met automatisch gegenereerde velden in gegevenskaarten, modelgestuurde formulieren en met opzoekacties bij het maken van formulieren.

Notities 

• Access-indexen worden niet automatisch geconverteerd naar Dataverse-indexen.

• Dataverse gebruikt Azure SQL Server om automatisch indexen te maken op basis van gegevensgebruikspatronen. Indexen voor primaire en alternatieve sleutels worden altijd gemaakt en andere worden toegevoegd of verwijderd op basis van hoe u uw gegevens gebruikt.

Inzicht in access- en dataverse-relaties

Het is belangrijk om te begrijpen hoe u tabelrelaties en primaire sleutels wilt beheren. Voor de tabellen die u selecteert om te migreren, kunt u ervoor kiezen om alle gerelateerde tabellen automatisch te verplaatsen met de geselecteerde tabellen of ze tijdens de migratie te negeren en de gerelateerde tabellen gewoon in Access te laten. In beide gevallen kunt u er ook voor kiezen om de tabellen die u migreert te koppelen om de huidige relaties in Access te behouden.

Tijdens de gegevensexportbewerking kunnen Access-tabellen met een-op-veel-relaties opnieuw worden gemaakt als een-op-veel-relaties in Dataverse. Net als Access heeft Dataverse ook referentiële integriteit, zoals trapsgewijze updates van gerelateerde velden en trapsgewijs verwijderen van gerelateerde records. Als de Access-database een relatiediagram heeft, blijft deze behouden. De oorspronkelijke lokale tabellen worden echter vervangen door nieuwe gekoppelde tabellen.

Zowel Access als Dataverse ondersteunen het zoeken tussen twee tabellen in een een-op-veel-relatie. Tijdens het migratieproces worden Access-zoekopdrachten opnieuw gemaakt in Dataverse, zoals in het volgende voorbeeld wordt weergegeven:

• Twee Access-tabellen, Klanten en Orders, hebben primaire sleutels CustomerID en OrderID op basis van een Gegevenstype AutoNummering. De tabel Orders in Access heeft een refererende sleutel die waarden bevat van de primaire access-sleutel in de tabel Klanten.

• Tijdens de exportbewerking worden beide primaire access-sleutels behouden en onderhouden als geheel getal-AutoNummering-kolommen, maar worden deze niet gebruikt als de primaire sleutelkolom in de tabel Dataverse. Aan elke tabel is een nieuwe GUID-kolom toegevoegd die de primaire sleutel in de tabel Dataverse wordt.

• Er wordt een zoekopdracht gemaakt voor de refererende sleutel customerID in de tabel Orders om de overeenkomende primaire sleutel customerID te vinden in de tabel Klanten. Zodra de tabellen zijn gemigreerd naar Dataverse en u de opzoekkolom voor refererende sleutels wijzigt die zojuist is toegevoegd aan de tabel Orders, wordt ook de oorspronkelijke refererende sleutelkolom bijgewerkt. Uw Access-toepassing kan de refererende sleutel van Access blijven gebruiken in plaats van de refererende sleutel van Dataverse. Als de refererende sleutel van Access wordt gewijzigd in de gekoppelde tabel in Access, wordt ook de refererende sleutel van Dataverse bijgewerkt. De refererende sleutel van Access is echter alleen-lezen in Dataverse.

• In dit voorbeeld van een-op-veel-relatie wordt de primaire sleutel Orders niet gebruikt, maar kan deze natuurlijk worden gebruikt voor andere relaties.

Zie Video: Relaties maken met de wizard Opzoekenen Een relatie tussen tabellen maken met behulp van een opzoekkolom voor meer informatie.

Richtlijnen voor beslissingen over sleutels en relaties

Om u te helpen bepalen welke de beste keuze voor u is, volgt hier een overzicht van de algemene opties tijdens de migratie:

Gegevens migreren, maar relaties negeren      U besluit de kolom Primaire sleutel (AutoNummering) van Access te verwijderen omdat er geen andere Access-tabellen met verwijzingen of relaties zijn die hiervan afhankelijk zijn. Het zou verwarrend zijn als deze in de Dataverse-tabel naast de primaire sleutel (GUID) van Dataverse staat.

Gegevens en relaties migreren met gekoppelde tabellen      Het standaardscenario is om de oorspronkelijke primaire access-sleutel (AutoNummering) te behouden, maar deze wordt niet gebruikt als de primaire sleutel in Dataverse. U vertrouwt nu op de primaire sleutel (GUID) van Dataverse en gebruikt deze in de tabel Dataverse als een unieke id. In Access worden gekoppelde tabellen gemaakt om de Access-relaties te behouden. Houd er rekening mee dat u de primaire sleutel (GUID) van Dataverse niet kunt verwijderen.

In een relatie kunt u de refererende sleutelwaarden bewerken (in Access of in de Dataverse-omgeving). U kunt ook refererende sleutels bewerken die verwijzen naar de primaire access-sleutel in een gekoppelde Access-tabel. De refererende sleutel van Dataverse die verwijst naar de primaire sleutel van Dataverse in de refererende tabel wordt automatisch bijgewerkt.

Gegevens migreren zonder gekoppelde tabellen en relaties opnieuw maken in Dataverse      Omdat tabellen niet meer worden gebruikt in Access, kunt u relaties in Dataverse opnieuw maken met behulp van de Dataverse Primary Key (GUID), Dataverse-zoekacties toevoegen en een tekstveld in elke tabel kiezen als primaire naam tijdens het migratieproces.