Måter å legge til, redigere og slette poster på

I denne artikkelen

• Oppdatere data ved hjelp av et skjema eller dataark

• Forstå symboler for dataoppføring

• Legge til en post i en tabell eller et skjema

• Finne en post

• Slette en post

• Redigere data i en tekstboks eller et felt

• Legge til en dato ved hjelp av datovelgeren

• Bruke rik tekstformatering for data i et Lang tekst-felt

• Skrive inn tekst i en kontroll med inndatamasker

• Skrive inn data ved hjelp av en liste

• Skrive inn tomme strenger

• Angre endringer

Oppdatere data ved hjelp av et skjema eller dataark

Du bruker et skjema til å oppdatere data manuelt. Skjemaer for dataoppføring kan gi en enklere, raskere og mer nøyaktig måte å skrive inn data på. Skjemaer kan inneholde et stort antall kontroller som for eksempel lister, tekstbokser og knapper. Hver av kontrollene i skjemaet leser data fra eller skriver data til et underliggende tabellfelt.

Dataark er rutenett med data som ser ut som Excel-regneark. Du kan endre data ved å arbeide direkte i Dataarkvisning. Hvis du er kjent med Excel, skal det være relativt enkelt å forstå dataark. Du kan endre data i tabeller, spørringsresultatsett og skjemaer som viser dataark. Vanligvis kan du bruke dataark når du trenger å se mange poster samtidig.

Til toppen av siden

Forstå symboler for dataoppføring

Tabellen nedenfor viser noen av postvelgersymbolene du kan se når du oppdaterer dataene, og hva de betyr.

Til toppen av siden

Legge til en post i en tabell eller et skjema

1. Åpne tabellen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

2. Klikk på Ny eller Ny (tom) post i Poster-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+plusstegn (+).

3. Finn posten med en stjerne i postvelgeren, og skriv inn den nye informasjonen.

4. Klikk eller plasser fokus på det første feltet du vil bruke, og skriv deretter inn dataene.

5. Hvis du vil flytte til neste felt i samme rad, trykk på TAB, bruk PIL HØYRE eller PIL VENSTRE, eller klikk på cellen i det neste feltet.

   Hvis du er i en tabell og vil flytte til neste celle i en kolonne, bruk PIL OPP eller PIL NED, eller klikk på cellen du vil bruke.

6. Når du viser en annen post eller lukker tabellen eller skjemaet, lagrer Access den nye posten du har lagt til. Hvis du vil lagre endringer i gjeldende post, trykk på SKIFT+ENTER.

Til toppen av siden

Finne en post

Du må finne en post før du kan redigere eller slette den. I et skjema eller dataark som inneholder bare et lite antall poster, kan du bruke navigasjonsknappene til å navigere gjennom postene til du finner den du vil bruke. Når det er mange poster, kan du bruke dialogboksen Søk og Erstatt og filtrere for å finne posten.

Bruke postnavigeringsknappene

Du kan navigere mellom poster ved hjelp av navigeringsknappene.

Pilknapper    Klikk for å navigere til første, forrige, neste eller siste post.

Ny (tom) post     Klikk for å legge til en post.

Gjeldende post    Skriv inn et nummer for en post, og trykk på ENTER for å navigere til den posten. Nummeret for posten telles i rekkefølge, fra begynnelsen av skjemaet eller dataarket. Det er ikke knyttet til noen feltverdi.

Filter     Filterindikatorknappen viser om et filter er brukt. Klikk for å fjerne eller bruke filteret på nytt.

Søke     Skriv inn tekst i Søk-boksen. Den første samsvarende verdien utheves i sanntid når du skriver inn tegnene.

Slette en oppføring

Sletteprosessen er ganske enkel, bortsett fra når posten er relatert til andre data og befinner seg på «én»-siden i en én-til-mange-relasjon. Hvis du vil opprettholde dataintegritet, kan du som standard ikke slette relaterte data i Access. Hvis du vil ha mer informasjon, se Veiledning for tabellrelasjoner.

1. Åpne tabellen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

2. Velg posten eller postene du vil slette.

   Når du skal velge en post, klikk på postvelgeren ved siden av posten, hvis den er tilgjengelig.

   Hvis du vil utvide eller redusere det merkede området, dra postvelgeren (hvis den er tilgjengelig), eller trykk på SKIFT+PIL NED eller SKIFT+PIL OPP.

3. Trykk på DELETE, velg Hjem > Poster > Slett, eller trykk på CTR+minustegn (-).

Tips    Hvis du trenger å slette litt informasjon, men ikke hele posten, velger du bare dataene i hvert felt du vil slette, og deretter trykker du på DELETE.

Til toppen av siden

Redigere data i en tekstboks eller et felt

Access har én tekstkontroll for bruk med felt for kort tekst og lang tekst (også kalt Notat-felt). Vanligvis kan du se om det underliggende feltet er kort eller lang tekst etter størrelsen på kontrollen, noe som vanligvis gjenspeiler størrelsen som kreves for det underliggende tabellfeltet. Et Korttekst-felt kan inneholde opptil 255 tegn, og en Langtekst-felt kan inneholde 64 000 tegn.

Utformingen kan hindre deg i å redigere data i enkelte spørringer  Du kan for eksempel ikke redigere dataene som returneres av en krysstabellspørring, og du kan ikke redigere eller fjerne beregnede felt – verdier som beregnes av en formel når du bruker databasen, men som ikke er plassert i en tabell.

1. Åpne tabellen eller spørringen i Dataarkvisning eller skjemaet i Skjemavisning.

2. Klikk på feltet eller naviger til feltet ved hjelp av TAB eller piltastene, og trykk deretter på F2.

   Du kan klikke på etiketten for et felt for å velge det, i Skjemavisning. I Dataarkvisning, kan du velge et felt ved å klikke nær den venstre kantlinjen på feltet når musepekeren blir et plusstegn (+).

3. Plasser markøren der du vil skrive inn informasjon.

4. Skriv inn eller oppdater teksten du vil sette inn. Hvis du gjør en skrivefeil, trykk på TILBAKE.

5.  Hvis et felt har en inndatamaske, skriv inn data i henhold til formatet.

6. Hvis du vil være mer produktiv, lær deg følgende hurtigtaster:

   • Hvis du vil sette inn en ny linje i et tekstfelt, trykk på CTRL+ENTER.

   • Hvis du vil sette inn standardverdien for et felt, trykk på CTRL+ALT+MELLOMROM.

   • Hvis du vil sette inn gjeldende dato i et felt, trykk på CTRL+; (semikolon).

   • Hvis du vil sette inn gjeldende klokkeslett, trykk på CTRL+SKIFT+: (kolon).

   • Trykk på F7 for å kontrollere staving.

   • Hvis du vil bruke verdier for forrige post på nytt, gå til det tilsvarende feltet i den forrige posten, og trykk deretter på CTRL+' (apostrof).

   • Hvis du vil lagre endringene, trykk på SKIFT+ENTER.

   Hvis du vil ha mer informasjon, se Hurtigtaster for Access.

7.  Hvis du vil lagre dataene, klikker du Lagre i Poster-gruppen på Hjem-fanen, eller trykker SKIFT+ENTER.

   Du trenger ikke å lagre endringene. De lagres automatisk i tabellen i Access når du flytter markøren til et nytt felt i samme rad, når du flytter pekeren til en annen rad, eller når du lukker skjemaet eller dataarket.

Til toppen av siden

Legge til en dato ved hjelp av datovelgeren

Det finnes flere måter å legge til en dato i tabellen på, og bruk av datovelger-kontrollen er et raskt alternativ.

1. Klikk på feltet der du vil legge til en dato. En kalender-ikon vises.
   
   Obs! Datovelger-kontrollen er ikke tilgjengelig hvis en inndatamaske brukes på Dato/klokkeslett-feltet.

2. Klikk på kalenderikonet. En kalenderkontroll vises.

   

3. Gjør ett av følgende:

   • Klikk på I dag for å velge gjeldende dato.

   • Hvis du vil velge en dag i gjeldende måned, klikk på datoen.

   • Bruk frem- eller tilbakeknappen for å velge en annen måned og dag.

Til toppen av siden

Skrive inn tekst i en kontroll med inndatamasker

Et felt kan ha en inndatamaske. En inndatamaske er et sett med litteral- og plassholdertegn som tvinger deg til å skrive inn data i et bestemt format. Hvis du vil ha mer informasjon om inndatamasker, se Kontrollere dataoppføringsformater med inndatamasker.

• Skrive inn data. Følg inndatamasken:

  

  Standard telefonnummer, definisjon av inndatamaske og resulterende format

Til toppen av siden

Bruke rik tekstformatering for data i et Lang tekst-felt

Hvis et felt med lang tekst (også kalt Notat-felt) støtter rik tekstformatering, kan du bruke forskjellige skrifter, størrelser, stiler og farger på teksten.

1. Åpne skjemaet i Skjemavisning eller tabellen i Dataarkvisning.

2. Velg feltet Lang tekst. Vanligvis kan du søke etter et felt kalt «Kommentarer», «Notater,» eller «Beskrivelse».

3. På Hjem-fanen i Tekstformatering -gruppen kan du bruke knappene og menyene til å formatere teksten.
   
   
   
   Du kan bruke forskjellige skrifter og størrelser, gjøre teksten fet eller kursiv, endre farger og så videre.
   
   Hvis du vil ha mer plass å redigere i, åpner du Zoom-boksen.

Til toppen av siden

Skrive inn data ved hjelp av en liste

Lister bidrar til å opprettholde dataintegritet og er enkle å bruke. Du kan bruke lister i skjemaer og i tabeller og spørringer. Access har tre typer lister – verdilister, oppslagsfelt og lister med flere verdier. Verdilister viser et sett med elementer som du angir manuelt. Oppslagslister bruker en spørring til å hente dataene fra ett eller flere tabellresultatsett som er åpne i dataarkvisning. Lister med flere verdier løser et vanlig forretningskrav, en mange-til-mange-relasjon. Det kan for eksempel hende at du ønsker å spore kundestøtteproblemer og tilordne flere personer det samme problemet i ett felt.

Det finnes tre typer listekontroller:

Kombinasjonsboks

Listeboks

Flervalgskombinasjonsboks

Skrive inn tomme strenger

I Access kan du skille mellom to typer tomme verdier: Nullverdier eller tomme strenger. Nullverdier indikerer en ukjent verdi, og tomme strenger indikerer felt som inneholder et mellomrom. Anta for eksempel at du har en tabell med kundedata, og at den tabellen inneholder et felt for faksnummer. Du kan la feltet stå tomt hvis du er usikker på kundens faksnummer. I så fall vil et tomt felt angi en nullverdi, det betyr at du ikke vet hva verdien er. Hvis du senere finner ut at kunden ikke har en faksmaskin, kan du angi en tom streng i feltet for å indikere at du vet at det ikke finnes noen verdi.

1. Åpne en tabell eller spørring i Dataarkvisning, eller et skjema i Skjemavisning.

2. Velg feltet du ønsker, og skriv inn to doble anførselstegn uten mellomrom («»).

3. Hvis du vil lagre valget i databasen, flytt pekeren til et annet felt, eller trykk på SKIFT+ENTER. Som standard vil anførselstegnene bli borte.

Til toppen av siden

Angre endringer

Hvis du skriver inn data feil, kan du ofte angre endringene. Gjør ett eller flere av følgende:

• Hvis du vil angre de siste endringene, velg Angre på verktøylinjen for hurtigtilgang, eller trykk på ESC.

• Hvis du vil angre alle endringer i posten, til posten, trykk på ESC på nytt.

• Hvis du vil angre endringer etter du har lagret dem, eller går til en annen post, velg Angre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

  Viktig    Så snart du begynner å redigere en annen post, bruke eller fjerne et filter, eller bytte til et annet vindu eller en annen dokumentfane, blir endringene permanente.

Til toppen av siden