Dette emnet beskriver hvordan du bruker dialogboksen Søk og Erstatt for å finne og eventuelt erstatte data i en Access-database.
Hvis du trenger informasjon om andre fremgangsmåter for å oppdatere data, som å bruke oppdaterings- og tilføyingsspørringer, kan du se artikkelen Oppdatere dataene i en database.
Hva du vil gjøre?
Lære å bruke dialogboksen Søk og erstatt
Du bruker dialogboksen Søk og erstatt når du ønsker å finne og eventuelt erstatte mindre mengder data, og når du ikke ønsker å bruke en spørring for å søke etter og erstatte data. Dialogboksen ligner på Finn-verktøyene som du ser i andre programmer, men den inneholder enkelte funksjoner som gjør dette et nyttigere verktøy for å søke i relasjonsdatabaser. Du kan for eksempel søke etter et format som er tatt i bruk på dataene, og du kan velge å samsvare deler av eller alle dataene i et felt.
Ha følgende i tankene når du fortsetter:
-
Dialogboksen behandler søkestrengen som et mønster og returnerer alle poster som samsvarer med det mønstret. La oss for eksempel si at du har et dataark (enten en tabell eller et spørringsresultat) som inkluderer informasjon om kunder, leverandører, produkter og bestillingsdatoer. Hvis du søker etter «mar», returnerer finn-operasjonen alle forekomster av «marked», «mars», og eventuelle andre poster som samsvarer med mønstret du oppga.
-
Dialogboksen søker bare i én tabell om gangen, den søker ikke i hele databasen. Hvis du åpner dialogboksen inni et skjema, søker du i den underliggende tabellen til det skjemaet.
Hvis du trenger å bruke dialogboksen til å søke i flere tabeller, kan du opprette en utvalgsspørring for å hente de ønskede dataene, og deretter søke i spørringsresultatene. Senere i denne delen får du en forklaring på det grunnleggende rundt å opprette utvalgsspørringer og søke i resultatene.
-
Du må åpne tabeller og spørringsresultater i dataarkvisning, og du må åpne skjemaer i skjemavisning (normalvisning), på samme måte som når du skriver inn data.
-
Du kan søke etter data basert på et format, som er tatt i bruk på disse dataene. Du kan for eksempel formatere tomme felter eller null-felter for å vise et ord som «Ukjent». Du kan deretter søke etter disse tomme feltene ved å bruke «Ukjent» som søkestreng.
Forstå alternativet Søk etter felt med visningsformat
Dialogboksen Søk og erstatt inneholder et alternativ kalt avmerkingsboksen Søk etter felt som formatert . Når du går gjennom trinnene i dette emnet, ser du at Access noen ganger merker av i avmerkingsboksen automatisk. så noen ganger må du merke av eller fjerne merket i avmerkingsboksen selv. Riktig bruk av avmerkingsboksen kan bidra til å sikre at søkeoperasjonen lykkes.
Følg denne tommelfingerregelen når du fortsetter: Når Access merker av for Søk etter felt med visningsformat, gjør du ingenting. Hvis du fjernet merket, vil søket sannsynligvis ikke returnere noen resultater.
Denne atferden kan være litt forvirrende i begynnelsen, da Access ikke gir noen visuelle indikatorer på når du bør merke av eller fjerne merket for alternativet. Kanskje du lurer på hvorfor Access merker av eller fjerner merket for Søk etter felt med visningsformat. Svaret på dette er inndatamasker. En inndatamaske er en type formatering, og når Access oppdager en inndatamaske, merker Access av for dette alternativet.
Husk også at hvis du søker i et oppsalgsfelt – et felt som bruker en spørring til å hente data fra en annen tabell – og kildefeltet i den andre tabellen bruker en inndatamaske, merker Access av for Søk etter felt med visningsformat.
Forskjellene mellom å finne, sortere og filtrere
Til slutt må du huske at det å finne ikke er den samme prosessen som å sortere eller filtrere. Å finne er prosessen der du finner én eller flere poster i databasetabeller, spørringer og skjemaer. Du kan for eksempel finne alle kundene som driver restauranter. Å sortere er prosessen der du organiserer et sett med poster i en bestemt rekkefølge. Du kan for eksempel sortere et sett med poster i alfabetisk rekkefølge etter dato, etter antall (hvilken restaurant bestiller mest brød eller har mest salg) og så videre. Å filtrere er prosessen der du viser poster som oppfyller et gitt vilkår. Etter at du finner alle kundene som driver restauranter, kan du for eksempel filtrere listen slik at den bare inkluderer kunder i London eller Madrid.
Hvis det hjelper, kan du se slik på det: Du finner først dataene, så kan du alternativt sortere dem i en gitt rekkefølge. Deretter kan du bruke et filter for å isolere delsett av dataene ved behov.
Følgende trinn forklarer hvordan du bruker dialogboksen Søk og erstatt.
Kontrollreferanse for dialogboksen Søk og erstatt
Når du søker etter og erstatter data, angir og endrer du hele tiden kontrollene i dialogboksen Søk og erstatt. Husk imidlertid at dette kan forårsake at søk-og-erstatt-operasjonene returnerer uønskede data, eller at søket mislykkes fullstendig. Den følgende tabellen viser kontrollene og konsekvensene av å endre dem.
|
Kontroll |
Bruk |
Virkemåte |
|
Søk i-listen |
Veksler mellom å søke i en kolonne og en hel tabell |
Søk i-listen inneholder alltid navnet på tabellen du søker i. Hvis du bare søker i en tabell, viser Access tabellnavnet, men gjør Søk i-listen utilgjengelig. Når du søker i en kolonne, gjør Access listen Søk i tilgjengelig og viser tabell- og kolonnenavnene. Hvis du vil bytte mellom å søke i tabeller og kolonner, velger du verdien du vil bruke, fra Søk i-listen . Hvis du vil søke i en kolonne som ikke er i listen, går du til det åpne dataarket eller skjemaet og velger kolonnen du vil bruke, og deretter går du tilbake til dialogboksen Søk og erstatt og kjører søket. |
|
Samsvar-listen |
Kontrollerer hvilke deler av feltet finn-operasjonen prøver å samsvare med. |
Velg Del av feltet for å søke etter samsvar for alle mulige verdier. Velg Hele feltet for å søke etter informasjon som samsvarer nøyaktig med søket ditt. Velg Begynnelsen av feltet hvis du mener at verdiene du leter etter, befinner seg i begynnelsen av posten. |
|
Søk-listen |
Endrer søkeretningen |
Velg Opp for å finne poster ovenfor markøren. Velg Ned for å finne poster nedenfor markøren. Velg Alle for å søke i alle poster fra toppen av postsettet. |
|
Alternativet Skill mellom store og små bokstaver |
Finner verdier som samsvarer med størrelsen på forbokstaven i søkestrengen din |
Merk av for Skill mellom store og små bokstaver når du ønsker å finne poster som samsvarer med størrelsen på forbokstaven i søkestrengen din. |
|
Alternativet Søk etter felt med visningsformat |
Søker basert på en inndatamaske eller et format |
Finn-operasjoner kan søke etter dataene, eller søke etter formatet som er tatt i bruk for dataene. Du kan for eksempel søke etter Feb i feltene som er formatert med en Dato/Tidspunkt-inndatamaske. Dette alternativet forblir utilgjengelig helt til du søker på et felt der enten et format eller en inndatamaske er brukt. Hvis du vil ha mer informasjon om dette alternativet, kan du se delen Forstå alternativet Søk etter felt med visningsformat. |
Søke etter og erstatte data i en tabell
Hvis du vil følge disse trinnene, må du åpne tabellene i dataarkvisning.
Obs!: Du kan ikke kjøre en søk-og-erstatt-operasjon på et oppslagsfelt. Hvis du vil erstatte data fra en kontroll (som en tekstboks) for et skjema, må den kontrollen være bundet til kildetabellen.
Søke etter og erstatte data
-
Velg feltet i tabellen (kolonnen) du vil søke i.
Obs!: Hvis du vil søke i hele tabellen, følger du den alternative fremgangsmåten i trinn 5.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
Hurtigtast: Trykk på CTRL+F.
Denne figuren viser kommandoen:
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Hvis du vil finne data, klikker du på Søk-fanen i dialogboksen Søk og erstatt. Hvis du vil kjøre en søk-og-erstatt-operasjon, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn søkestrengen i Finn-boksen. Hvis du vil erstatte data, skriver du inn en erstatningstreng i Erstatt med-boksen.
Obs!: Skriv ikke inn jokertegn i Erstatt med-boksen, med mindre du ønsker at postene skal inneholde tegnene.
-
Du kan eventuelt bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele tabellen.
Søk i-listen inneholder som standard navnet på feltet du valgte i trinn 1. Hvis du vil søke i hele tabellen, velger du navnet på tabellen fra listen.
-eller-
Hvis du bestemmer deg for å velge en annen kolonne, klikker du på kolonnen du ønsker i dataarket for tabellen. Du trenger ikke å lukke dialogboksen.
-
Du kan også klikke på Del av feltet i Samsvar-listen. Dette gir et bredest mulig søk.
-
Kontroller at det er merket av for Søk etter felt med visningsformat, og klikk deretter på Finn neste.
Søke etter og erstatte data i et skjema
Hvis du ikke har de nødvendige tillatelsene for å vise og søke i en tabell, eller hvis du ikke ønsker at brukerne skal se enkelte data i en tabell, kan du kjøre søk-og-erstatt-operasjoner på skjemaer i både skjema- og oppsettsvisning. Begge operasjonene søker i den underliggende tabellen som er bundet til skjemaet.
Obs!: Du kan ikke kjøre en søk-og-erstatt-operasjon på et oppslagsfelt. Hvis du vil erstatte data fra en kontroll (som en tekstboks) for et skjema, må den kontrollen være bundet til kildetabellen.
Finne data i et skjema
-
Åpne skjemaet du ønsker å søke i, enten i skjema- eller oppsettsvisning.
-
Velg kontrollen som inneholder informasjonen du ønsker å søke etter.
Obs!: Hvis du vil søke i hele tabellen, følger du den alternative fremgangsmåten i trinn 5.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
– eller –
Trykk på CTRL+F.
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Klikk på Søk-fanen for å finne data. Hvis du vil kjøre en søk-og-erstatt-operasjon, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn søkestrengen i Finn-boksen. Hvis du vil erstatte data, skriver du inn en erstatningstreng i Erstatt med-boksen.
Obs!: Skriv ikke inn jokertegn i Erstatt med-boksen, med mindre du ønsker at postene skal inneholde tegnene.
-
Du kan eventuelt bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele den underliggende tabellen.
Søk i-listen inneholder navnet på kontrollen du valgte i trinn 1 som standard. Hvis du vil søke i den underliggende tabellen for skjemaet, velger du navnet på tabellen fra listen.
-eller-
Hvis du bestemmer deg for å velge en annen kontroll (tilsvarende å velge et annet datafelt), klikker du på kontrollen i skjemaet når som helst. Du trenger ikke å lukke dialogboksen.
-
Du kan også klikke på Del av feltet i Samsvar-listen. Dette gir et bredest mulig søk.
-
Klikk på Alle i Søk-listen, og klikk deretter på Finn neste Hvis du vil erstatte en streng, klikker du Erstatt. Hvis du er sikker på at du har skrevet inn riktig erstatningsstreng, klikker du Erstatt alle, men husk at du ikke kan angre en erstatningsoperasjon. Hvis du gjør en feil, må du gjenta operasjonen søk og erstatt, finne feil verdier og erstatte dem med de riktige verdiene.
Finne data i et resultatsett for spørring
De følgende trinnene forklarer hvordan du bruker dialogboksen Søk og erstatt til å finne poster som returneres av en utvalgsspørring. Husk at du bare kan kjøre finn-operasjoner mot spørringsresultater.
Hvis du vil endre eller fjerne data ved hjelp av en spørring, kan du se artiklene Opprette og kjøre en oppdateringsspørring og opprette og kjøre en slettespørring.
Opprette en utvalgsspørring
-
Åpne databasen som inneholder postene du vil finne.
-
Klikk på Spørringsutforming i Annet-gruppen på Opprett-fanen.
-
Merk tabellen(e) som inneholder postene som du vil finne, klikk på Legg til, og klikk deretter på Lukk.
Tabellen(e) vises som ett eller flere vinduer i den øvre delen av spørringsutforming, og vinduene viser alle feltene i hver tabell. Følgende figur viser spørringsutforming med en vanlig tabell:
-
Dobbeltklikk på feltene du vil finne. De merkede feltene vises i Felt-raden i den nedre delen av spørringsutforming.
Du kan legge til ett tabellfelt per kolonne i den nedre delen.
Hvis du vil legge til alle feltene raskt i en tabell, dobbeltklikker du på stjernen (*) øverst i listen over tabellfelt. Denne figuren viser spørringsutforming med alle feltene lagt til.
-
Du kan alternativt skrive inn ett eller flere vilkår i Vilkår-raden i utformingsrutenettet.
Dette kan redusere antall poster som spørringen returnerer, og gjøre det enklere å finne dataene. Følgende tabell viser noen eksempelvilkår og hvordan de virker inn på en spørring.
|
Vilkår |
Effekt |
|
> 234 |
Returnerer alle tall som er større enn 234. Hvis du vil finne alle tall som er mindre enn 234, bruker du < 234. |
|
>= "Karlsen" |
Returnerer alle postene fra Karlsen gjennom hele alfabetet |
|
Mellom #2.2.2006# og #1.12.2006# |
Returnerer datoer fra 02.02.2006 til 01.12.2006 (ANSI-89). Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, bruker du enkle anførselstegn (') i stedet for nummertegn (#). Eksempel: Mellom '02.02.2006' og '01.12.2006'. |
|
Not "Tyskland" |
Finner alle poster der innholdet i feltet ikke er nøyaktig lik "Tyskland." Vilkåret returnerer postene som inneholder tegn i tillegg til "Tyskland," for eksempel "Tyskland (euro)" eller "Europa (Tyskland)". |
|
Not "T*" |
Finner alle poster unntatt poster som begynner med T. Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, bruker du prosenttegnet (%) i stedet for stjernen. |
|
Not "*t" |
Finner alle poster som ikke slutter på t. Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, bruker du prosenttegnet (%) i stedet for stjernen. |
|
In(Canada,UK) |
Finner alle poster i en liste som inneholder Canada eller UK. |
|
Like "[A-D]*" |
Finner alle poster som begynner med bokstaven A til og med D i et tekstfelt. Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, bruker du prosenttegnet (%) i stedet for stjernen. |
|
Like "*ar*" |
Finner alle poster som inkluderer bokstavrekkefølgen "ar". Hvis databasen bruker ANSI-92-jokertegnsettet, bruker du prosenttegnet (%) i stedet for stjernen. |
|
Like "Maison Dewe?" |
Finner alle poster som begynner med "Maison" og inneholder en andre streng på fem bokstaver der de første fire bokstavene er "Dewe", og den siste bokstaven er ukjent. Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, bruker du understrekingstegnet (_) i stedet for spørsmålstegnet. |
|
#2/2/2006# |
Finner alle poster for 02.02.06. Hvis databasen bruker jokertegnsettet ANSI-92, omslutter du datoen med enkle anførselstegn i stedet for nummertegn ('02.02.2006'). |
|
< Date() - 30 |
Returnerer alle datoer som er mer enn 30 dager gamle. |
|
Dato() |
Returnerer alle poster som inneholder dagens dato. |
|
Between Date() And DateAdd("M", 3, Date()) |
Returnerer alle poster mellom dagens dato og tre måneder fra dagens dato. |
|
Er null |
Returnerer alle poster som inneholder en nullverdi (tom eller udefinert). |
|
Er ikke null |
Returnerer alle poster som inneholder en verdi. |
|
"" |
Returnerer alle poster som inneholder en tom streng. Du kan bruke tomme strenger når du vil legge til en verdi i et obligatorisk felt, men du ikke kjenner denne verdien ennå. Et felt kan for eksempel kreve et faksnummer, men noen av kundene dine har kanskje ikke faksmaskiner. I slike tilfeller angir du et par doble anførselstegn uten mellomrom ("") i stedet for et tall. |
-
Klikk Kjør i Resultater-gruppen i kategorien Utforming.
Kontroller at spørringen returnerer postene du vil bruke. Etter behov kan du velge uønskede felt og trykke DEL for å fjerne dem, du kan dra flere felt til utformingsrutenettet, og du kan endre vilkårene til du er fornøyd med spørringsresultatene.
-
Gå til de neste trinnene.
Finne data i resultatsettet
-
Klikk på feltet (kolonnen) i resultatene som du ønsker å søke i.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
– eller –
Trykk på CTRL+F.
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Skriv inn søkestrengen i Finn-boksen.
-
Du kan eventuelt bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele tabellen.
Søk i-listen inneholder som standard navnet på feltet du valgte i trinn 1. Hvis du vil søke i hele tabellen, velger du navnet på tabellen fra listen.
-eller-
Hvis du bestemmer deg for å velge en annen kolonne, klikker du på kolonnen du ønsker i dataarket for tabellen. Du trenger ikke å lukke dialogboksen.
-
Du kan også klikke på Del av feltet i Samsvar-listen. Dette gir et bredest mulig søk.
-
Klikk på Alle i Søk-listen, og klikk deretter på Finn neste
Finn-operasjonen uthever alle postene som inneholder søkeordet ditt. Siden du valgte Alle i Søke-listen, veksler Access mellom alle postene.
Finne jokertegn
Du kan bruke jokertegn i søk- og søk-og-erstatt-operasjoner, men du må bruke dem med omhu. Husk disse reglene:
-
Når du bruker dialogboksen Søk og erstatt for å søke etter jokertegn, må du omslutte tegnet du ønsker å finne, med klammeparenteser: [*]. Du følger den regelen når du søker etter alle jokertegn, bortsett fra utropstegn (!) og høyre klammeparentes (]).
-
Hvis du bruker jokertegn i en erstatningstreng, behandler Access tegnet som et litteralt tegn, og skriver tegnet i databasen. Hvis du for eksempel søker etter gammel * og erstatter alle postene som samsvarer med det mønstret med ny *, skriver Access "ny *" i postene som samsvarte med søkestrengen.
Finne jokertegn
-
Åpne tabellen, spørringsresultatsettet eller skjemaet. Du må åpne tabeller og resultatsett i dataarkvisning, og du må åpne skjemaer i skjemavisning.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
-eller-
Trykk på CTRL+F.
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Hvis du bare ønsker å finne poster som inneholder jokertegn, klikker du på Finn-fanen. Hvis du ønsker å finne jokertegn og erstatte dem med andre data, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn en venstre klammeparentes ([), jokertegnet du ønsker å finne, og en høyre klammeparentes (]) i Finn-boksen. Hvis du for eksempel ønsker å finne alle forekomster av en asterisk, skriver du inn [*]. Hvis du ønsker å kjøre en erstatt-operasjon, skriver du inn erstatningsstrengen i Erstatt med-boksen.
-
Du kan eventuelt bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele tabellen.
Søk i-listen inneholder som standard navnet på feltet du valgte i trinn 1. Hvis du vil søke i hele tabellen, velger du navnet på tabellen fra listen.
-eller-
Hvis du bestemmer deg for å velge en annen kolonne, klikker du på kolonnen du ønsker i dataarket for tabellen. Du trenger ikke å lukke dialogboksen.
-
Velg alternativet du mener passer best for dataene dine, i Samsvar-listen. Hvis for eksempel jokertegnet befinner seg i begynnelsen av postene dine, klikker du på Begynnelsen av feltet. Ellers klikker du på Del av feltet for å returnere størst mulig antall resultater.
-
Sørg for å merke av for Søk etter felt med visningsformat, og klikk deretter på Finn neste. Finn-operasjonen returnerer postene som inneholder jokertegnet. Hvis du ønsker å erstatte jokertegnet, klikker du på Erstatt. Hvis du er sikker på at søke- og erstatningsstrenger vil gi deg de riktige resultatene, klikker du på Erstatt alle. Du må imidlertid huske at du ikke kan angre resultatene til en søk-og-erstatt-operasjon.
Eksempler på jokertegn i bruk
Når du kjenner til typen mønster som hvert jokertegn kan samsvare med, kan du bruke kombinasjoner av jokertegn, eller jokertegn og litterale tegn, for å returnere forskjellige resultater. Vær oppmerksom på at innstillingen du velger i Samsvar-listen, kommer til å påvirke søkeresultatene. Hvis du bruker feil innstilling, kan det hende at søk-operasjonen returnerer uønskede data, eller at operasjonen ikke returnerer noen som helst data. Den følgende tabellen viser deg hvordan du kan bruke jokertegn, og den forklarer hvordan alternativene i Samsvar-listen kan påvirke resultatene.
|
Søkestren g |
Innstillings for samsvarslist e |
Resultater |
|
[*] |
Del av feltet |
Returnerer alle poster som inneholder en asterisk (*). Denne syntaksen fungerer også for spørsmålstegn (?), nummertegn (#), venstre klammeparentes ([) og bindestrek (-). |
|
Hele feltet |
Returnerer poster som består av bare en asterisk. |
|
|
Begynnelsen av feltet |
Returnerer poster som begynner med en asterisk. |
|
|
*[*]* |
Del av feltet |
Returnerer alle poster som inneholder en asterisk (*) og omkringliggende tekst. Denne syntaksen fungerer også for spørsmålstegn (?), nummertegn (#), venstre klammeparentes ([) og bindestrek (-). |
|
Hele feltet |
Samme resultat |
|
|
Begynnelsen av feltet |
Samme resultat |
|
|
[!*] |
Del av feltet |
Returnerer alle poster som ikke inneholder en stjerne. Husk at dette søkemønsteret kan returnere hver bokstav i hvert ord i en post når du bruker denne innstillingen i Samsvar-listen . Denne syntaksen fungerer også for spørsmålstegn (?), nummertegn (#), venstre klammeparentes ([) og bindestrek (-). Obs!: Søkestrengen *[!*]* returnerer poster som inneholder asterisker. Dette er fordi den finner alle teksten som omslutter asterisken. |
|
Hele feltet |
Returnerer ingen resultater. |
|
|
Begynnelsen av feltet |
Returnerer første bokstaven fra poster som ikke inneholder en asterisk. |
|
|
ma*[ ch ] |
Del av feltet |
Returnerer alle poster som inneholder "ma", og enten "c" eller "h". Denne strengen returnerer for eksempel "mars" and "match", og den returnerer også "matte" og "manisk" |
|
Hele feltet |
Returnerer alle poster som starter med "ma" og slutter med enten "c" eller "h". Denne strengen returnerer for eksempel "mars" and "match", og den returnerer også "matte" og "manisk" |
|
|
Begynnelsen av feltet |
Returnerer alle poster som starter med "ma" og inneholder "c" eller "h". |
|
|
ma*[! ch ] |
Del av feltet |
Uthever bokstavene "m" og "a" og alle bokstavene som kommer etter disse bokstavene, helt til en "c" eller en "h" registreres. De følgende figurene illustrerer dette.
Selv om du prøver å ekskludere poster som inneholder "c" og "h", kan det hende du ser de postene fordi Del av feltet stemmer overens med teksten som står foran klammeparentesene. |
|
Hele feltet |
Returnerer alle postene som ikke inneholder en "c" eller en "h", hvis disse postene slutter med en "c" eller en "h". Finn-operasjonen returnerer for eksempel ikke "manisk" fordi ordene slutter med en "c", men den returnerer "manisk" fordi det kommer tegn etter "c"-en. |
|
|
Begynnelsen av feltet |
Returnerer poster som begynner med "ma". Access samsvarer all tekst som står foran tegnene i klammeparentes, så det kan hende du ser uønskede resultater. |
Finne anførselstegn og nullverdier eller tomme verdier
Du kan bruke dialogboksen Søk og erstatt for å finne anførselstegn, samt flere typer tomme verdier.
-
Felt som er formatert til å vise en verdi når de er tomme. Er format kan for eksempel angi at et ord som «Ukjent» vises i et felt, helt til du skriver inn en verdi i feltet.
-
Tomme, uformaterte felt, eller nullverdier.
-
Felt som inneholder tomme strenger. Du angir tomme strenger ved å skrive inn et par anførselstegn uten mellomrom (""). Når du gjør dette, og deretter flytter markøren til et annet felt, skjuler Access anførselstegnene, og feltet ser ut til å være tomt. Husk at du kan bare angi tomme strenger i felt som er angitt som Tekst, Notat og Hyperkobling, og at disse typene tillater tomme strenger som standard.
Finne anførselstegn
-
Åpne tabellen i dataarkvisning, eller åpne skjemaet som er bundet til den tabellen.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
-eller-
Trykk på CTRL+F.
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Hvis du bare ønsker å finne anførselstegn, klikker du på Søk-fanen. Hvis du ønsker å finne og erstatte anførselstegn, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn et anførselstegn i Finn-boksen. Hvis du ønsker å erstatte anførselstegn med en annen verdi, skriver du inn verdien i Erstatt med-boksen.
Obs!: Du kan la Erstatt med-boksen være tom hvis du ønsker å fjerne anførselstegnene helt.
-
Du kan eventuelt bruke Søk i-listen til å endre feltet du vil søke i, eller for å søke i hele tabellen.
Søk i-listen inneholder som standard navnet på feltet du valgte i trinn 1. Hvis du vil søke i hele tabellen, velger du navnet på tabellen fra listen.
-eller-
Hvis du bestemmer deg for å velge en annen kolonne, klikker du på kolonnen du ønsker i dataarket for tabellen. Du trenger ikke å lukke dialogboksen.
-
Du kan eventuelt velge Del av feltet i Samsvar-listen. Dette gir et bredest mulig søk.
-
Velg Alle i Søk-listen for å søke gjennom alle postene.
-
Merk av for Søk etter felt med visningsformat
Obs!: Hvis Access merker av for dette alternativet automatisk, godtar du denne beslutningen, med mindre finn-operasjonen mislykkes.
-
Klikk Søk etter neste for å finne postene. Hvis søk-operasjonen mislykkes, fjerner du merket for Søk etter felt som formatert , og prøver på nytt. Hvis du er sikker på at du vil erstatte anførselstegnet med en annen verdi (eller ingen verdi), klikker du Erstatt. Hvis du er sikker på at du finner og erstatter de riktige verdiene i hele tabellen, klikker du Erstatt alle, men husk at du ikke kan angre en erstatningsoperasjon. Hvis du gjør en feil, må du kjøre flere søk-og-erstatt-operasjoner som reverserer feilen.
Finne tomme verdier
-
Åpne tabellen i dataarkvisning som inneholder verdiene du ønsker å finne.
-
Velg feltet som inneholder de tomme verdiene du ønsker å finne i tabellen.
-
Klikk på Søk i Finn-gruppen på Hjem-fanen, eller trykk på CTRL+F.
-eller-
Trykk på CTRL+F.
Dialogboksen Søk og erstatt åpnes.
-
Gjør et av følgende:
Finne tomme felt som er formatert til å vise en verdi
-
Hvis du vil finne formaterte verdier, klikker du på Søk-fanen.
Hvis du ønsker å finne verdiene og erstatte dem med annen data, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn verdien som er angitt av formatet i Finn-boksen.
Hvis du ønsker å legge til et tomt felt, skriver du inn de nye dataene i Erstatt med-boksen.
-
Klikk på Hele feltet i Samsvar-listen.
-
Merk av for Søk etter felt med visningsformat
-
Klikk deretter på Søk etter neste.
Finne tomme, uformaterte felt
-
Klikk på Søk-fanen for å finne felt. Hvis du ønsker å finne feltene og angi verdier, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn Null eller Er null i Finn-boksen.
Hvis du erstatter nullverdien med annen data, skriver du inn den nye dataen i Erstatt med-boksen
-
Klikk på Hele feltet i Samsvar-listen.
-
Fjern merket for Søk etter felt med visningsformat.
-
Klikk deretter på Søk etter neste.
Finne felter som inneholder tomme strenger
-
Klikk på Finn-fanen for å finne tomme strenger.
Hvis du ønsker å erstatte strengene med annen data, klikker du på Erstatt-fanen.
-
Skriv inn et par anførselstegn uten mellom ("") i Finn-boksen.
Hvis du erstatter de tomme strengene med annen data, skriver du inn den nye dataen i Erstatt med-boksen
-
Klikk på Hele feltet i Samsvar-listen.
-
Fjern merket for Søk etter felt med visningsformat.
-
Klikk deretter på Søk etter neste.
-
