Når du bruker eksportveiviseren, kan du eksportere data fra en Accessdatabase i et filformat som kan leses av Excel. Denne artikkelen viser deg hvordan du forbereder og eksporterer dataene til Excel, og gir deg også noen tips til feilsøking for vanlige problemer som kan oppstå.
I denne artikkelen
Eksportere data til Excel: Grunnleggende informasjon
Når du eksporterer data til Excel, opprettes det en kopi av de valgte dataene i Access, og deretter lagres de kopierte dataene i en fil som kan åpnes i Excel. Hvis du ofte kopierer data fra Access til Excel, kan du lagre detaljene om en eksportoperasjon for fremtidig bruk og til og med planlegge at eksportoperasjonen skal kjøres ved angitte intervaller.
Vanlige scenarier for eksport av data til Excel
-
Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker både Access og Excel til å arbeide med data. Du lagrer dataene i Access-databaser, men du bruker Excel til å analysere dataene og fordele resultatene av analysen. Gruppen eksporterer for øyeblikket data til Excel når det er nødvendig, men du ønsker å gjøre denne prosessen mer effektiv.
-
Du er en erfaren bruker av Access, men din overordnede foretrekker å arbeide med data i Excel. Med jevne mellomrom gjør du arbeidet med å kopiere dataene til Excel, men du vil automatisere denne prosessen for å spare tid.
Eksportere data til Excel
-
Det finnes ikke en Lagre som-kommando for Excel-format i Access. Hvis du vil kopiere data til Excel, må du bruke eksportfunksjonen som beskrives i denne artikkelen, eller du kan kopiere Access-data til utklippstavlen og deretter lime dem inn i et regneark i Excel.
-
Du kan eksportere tabeller, spørringer, skjemaer eller rapporter. Du kan også eksportere valgte poster i en visning med flere poster, for eksempel et dataark.
-
Microsoft Excel inneholder en kommando for å importere data fra en Access-database. Du kan bruke denne kommandoen i stedet for eksportkommandoen i Access. Importkommandoen i Excel tillater imidlertid bare import av tabeller eller spørringer. Hvis du vil ha mer informasjon, se hjelpeartikkelen for Excel, Koble til (importere) eksterne data.
-
Du kan ikke eksportere makroer eller moduler til Excel. Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark som inneholder delskjemaer, delrapporter eller underdataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Du må gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport eller underdataark du vil eksportere i Excel.
-
Du kan bare eksportere ett databaseobjekt i én enkelt eksportoperasjon. Du kan imidlertid flette flere regneark i Excel når du har fullført de enkelte eksportoperasjonene.
Klargjør eksportoperasjonen
Før du utfører en eksportprosedyre, er det lurt å se gjennom dataene du vil eksportere for å kontrollere at de ikke inneholder feilindikatorer eller feilverdier. Hvis det finnes noen feil, prøv å løse dem før du eksporterer dataene til Excel. Hvis du ikke gjør det, kan det oppstå problemer under eksportoperasjonen, og det kan bli satt inn nullverdier i celler i Excel-regnearket. Hvis du vil ha mer informasjon om problemer som kan oppstå når du eksporterer til Excel, se delen Feilsøke manglende og uriktige verdier.
Hvis kildeobjektet er en tabell eller en spørring, bestemmer du om du vil eksportere dataene med eller uten formateringen. Denne beslutningen påvirker to forhold ved den resulterende arbeidsboken – mengden data som eksporteres, og visningsformatet for dataene. I tabellen nedenfor beskrives resultatet av å eksportere formaterte og uformaterte data.
|
Eksport |
Kildeobjekt |
Felt og poster |
Formatering |
|---|---|---|---|
|
Uten formatering |
Tabell eller spørring Obs!: Skjemaer og rapporter kan ikke eksporteres uten formateringen. |
Alle felt og poster i det underliggende objektet eksporteres. |
Egenskapsinnstillingene for Format ignoreres under operasjonen. For oppslagsfelt eksporteres bare ID-verdier for oppslag. For hyperkoblingsfelt eksporteres innholdet som en tekstkolonne som viser koblingene i formatet visningstekst#adresse#. |
|
Med formatering |
Tabell, spørring, skjema eller rapport |
Bare felt og poster som vises i gjeldende visning eller objekt, eksporteres. Filtrerte poster, skjulte kolonner i dataark, og felt som ikke vises i et skjema eller en rapport, eksporteres ikke. |
Veiviseren respekterer egenskapsinnstillingene for Format. For oppslagsfelt eksporteres oppslagsverdiene. For hyperkoblingsfelt eksporteres verdiene som hyperkoblinger. For felt med rik tekst eksporteres teksten, men ikke formateringen. |
Velg målarbeidsboken og filformatet. Merk at rapporter bare kan eksporteres i det eldre XLS-filformatet, ikke i det nyere XLSX-filformatet.
Under eksportoperasjonen blir du bedt om å angi navnet på målarbeidsboken. Tabellen nedenfor viser en oversikt over når en arbeidsbok opprettes (hvis den ikke finnes fra før), og når den skrives over (hvis den finnes fra før).
|
Hvis målarbeidsboken |
Og kildeobjektet er |
Og du vil eksportere |
Så |
|---|---|---|---|
|
Ikke finnes |
En tabell, en spørring, et skjema eller en rapport |
Dataene, med eller uten formateringen |
Arbeidsboken opprettes under eksportoperasjonen. |
|
Allerede finnes |
En tabell eller en spørring |
Dataene, men ikke formateringen |
Arbeidsboken skrives ikke over. Et nytt regneark legges til i arbeidsboken, og det får navnet på objektet som dataene eksporteres fra. Hvis et regneark med samme navn allerede finnes i arbeidsboken, blir du bedt om å erstatte innholdet i det tilsvarende regnearket, eller angi et annet navn for det nye arket. |
|
Allerede finnes |
En tabell, en spørring, et skjema eller en rapport |
Dataene, inkludert formateringen |
Arbeidsboken skrives over av de eksporterte dataene. Alle eksisterende regneark fjernes, og det opprettes et nytt regneark med samme navn som det eksporterte objektet. Dataene i Excel-regnearket beholder samme formatinnstillinger som kildeobjektet. |
Dataene legges alltid til i et nytt regneark. Du kan ikke tilføye dataene i eksisterende regneark eller navngitte områder.
Kjøre eksportoperasjonen
-
Hvis Excel-målarbeidsboken er åpen, lukker du den før du fortsetter.
-
Velg objektet du vil eksportere, i navigasjonsruten for kildedatabasen.
Eksportere bare en del av dataene
Hvis objektet er en tabell, spørring eller et skjema og du bare vil eksportere en del av dataene, åpner du objektet i dataarkvisning og velger postene du vil eksportere.
Slik åpner du et skjema i dataarkvisning:
-
Dobbeltklikk skjemaet for å åpne det.
-
Høyreklikk skjemaet, og klikk deretter Dataarkvisning. Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig:
-
Klikk Utformingsvisning.
-
Trykk F4 for å vise oppgaveruten Egenskapsside.
-
Velg Skjema fra rullegardinlisten øverst på egenskapssiden.
-
Angi egenskapen Tillat dataarkvisning til Ja i kategorien Format på egenskapssiden.
-
Klikk Dataarkvisning i Visninger-gruppen i kategorien Utforming.
Obs!: Du kan ikke eksportere en del av en rapport. Du kan imidlertid velge å åpne tabellen eller spørringen som rapporten er basert på, og deretter eksportere en del av dataene i dette objektet.
-
-
-
Klikk på Excel i Eksport-gruppen på Eksterne data-fanen.
-
Vurder det foreslåtte filnavnet for Excel-arbeidsboken (navnet på kildeobjektet brukes i Access) i dialogboksen Eksporter - Excel-regneark godtar. Hvis du vil, kan du endre filnavnet.
-
Velg filformatet du vil bruke, i Filformat-boksen.
-
Hvis du eksporterer en tabell eller en spørring og du vil eksportere formaterte data, velger du Eksporter data med formatering og oppsett. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Klargjøre eksportoperasjonen.
Obs!: Hvis du eksporterer et skjema eller en rapport, er dette alternativet alltid valgt, men utilgjengelig (det vises som nedtonet).
-
Hvis du vil vise Excel-målarbeidsboken når eksportoperasjonen er fullført, merker du av for Åpne målfilen etter at eksporten er fullført.
Hvis kildeobjektet er åpent, og du valgte én eller flere poster i visningen før du startet eksportoperasjonen, kan du velge Eksporter bare merkede poster. Hvis du vil eksportere alle postene i visningen, lar du denne avmerkingsboksen stå umerket.
Obs!: Denne avmerkingsboksen forblir utilgjengelig (nedtonet) hvis ingen poster er valgt.
-
Klikk OK.
Hvis eksportoperasjonen mislykkes på grunn av en feil, vises en melding i Access som beskriver årsaken til feilen. Ellers eksporteres dataene i Access og målarbeidsboken i Excel åpnes, avhengig av valget i trinn 7. Access viser en dialogboks der du kan opprette et spesifikasjon som bruker informasjonen fra eksportoperasjonen.
Hva mer bør jeg vite om eksportering?
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du kan lagre eksportdetaljene som et oppsett du kan bruke senere, kan du se artikkelen Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjonen som et oppsett.
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du kjører lagrede eksportoppsett, kan du se artikkelen Kjøre en lagret import- eller eksportoperasjon.
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du planlegger at oppsett kjører ved bestemte tidspunkt, kan du se artikkelen Planlegge en import- eller eksportoperasjon.
-
Hvis du ønsker informasjon om hvordan du endrer spesifikasjonsnavn, sletter spesifikasjoner eller oppdaterer navn på kildefilene i spesifikasjoner, kan du se artikkelen Behandle dataoppgaver.
Feilsøke manglende eller uriktige verdier
I tabellen nedenfor finner du beskrivelser av ulike måter å feilsøke vanlig feil på.
Tips!: Hvis du finner ut at bare noen få verdier mangler, løser du dem i Excel-arbeidsboken. Ellers løser du kildeobjektet i Access-databasen, og deretter gjentar du eksportoperasjonen.
|
Problem |
Beskrivelse og løsning |
|---|---|
|
Beregnede felt |
Resultatene av beregnede felt eksporteres. De underliggende uttrykkene som utfører beregningene, eksporteres ikke. |
|
Flerverdifelt |
Felt som støtter flere verdier, eksporteres som en liste over verdier atskilt med semikolon (;). |
|
Bilder, objekter og vedlegg |
Grafiske elementer (for eksempel logoer, innhold i OLE-objektfelt, og vedlegg som er en del av kildedataene) eksporteres ikke. Legg dem til i regnearket manuelt etter at du har fullført eksportoperasjonen. |
|
Diagram |
Når du eksporterer et skjema eller en rapport som inneholder et Microsoft Graph-objekt, eksporteres ikke diagramobjektet. |
|
Data i feil kolonne |
Nullverdier i det resulterende regnearket blir noen ganger erstattet med dataene som skulle vært i den neste kolonnen. |
|
Manglende datoverdier |
Datoverdier tidligere enn 1. januar 1900 eksporteres ikke. De tilsvarende cellene i regnearket vil inneholde en nullverdi. |
|
Manglende uttrykk |
Uttrykk som brukes til å beregne verdier, eksporteres ikke til Excel. Bare resultatene av uttrykkene eksporteres. Legg til formelen manuelt i Excel-regnearket etter at du har fullført eksportoperasjonen. |
|
Manglende delskjemaer, delrapporter og underdataark |
Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport og underdataark som du vil eksportere. |
|
Kolonner mangler eller er feil formatert |
Hvis ingen av kolonnene ser ut til å bli formatert i regnearket, kan du gjenta eksportoperasjonen, men pass på at du merker av for Eksportere data med formatering og oppsett i veiviseren. Motsatt, hvis bare noen kolonner ser ut til å bli formatert forskjellig fra versjonene i kildeobjektet, bruk den formateringen du ønsker manuelt i Excel. Formatere en kolonne i Excel
|
|
Verdien # i en kolonne |
Det kan hende du ser verdien # i en kolonne som tilsvarer et Ja/nei-felt i et skjema. Dette kan være resultatet av å starte eksportoperasjonen fra navigasjonsruten eller i skjemavisning. Hvis du vil løse dette problemet, åpner du skjemaet i dataarkvisning før du eksporterer dataene. |
|
Feilindikatorer eller feilverdier |
Kontroller om cellene har feilindikatorer (grønne trekanter i hjørnene) eller feilverdier (strenger som begynner med tegnet # i stedet for de riktige dataene). |
