Bruke en skjermleser for å overføre Excel-data til Access-databaser på skrivebordet

I dette emnet

• Klargjøre Excel-regnearket for import eller kobling

• Klargjøre Access-måldatabasen for import

• Importere dataene

• Opprette en kobling til data i Excel

  • Starte veiviseren for regnearkkobling

    • Åpne Excel-arbeidsboken i Access

    • Bruke dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark

  • Bruke veiviseren for regnearkkobling til å opprette en kobling til Excel-data

Klargjøre Excel regnearket for import eller kobling

Før du henter data fra et Excel regneark til Access, kan du ta deg tid til å se gjennom regnearket og bestemme hvordan du vil importere data fra det.

• Bestem om du vil koble til eller importere hele regnearket eller bare en del av det. Hvis du bare vil flytte en del av et regneark til Access, kan du definere et navngitt område som bare inneholder cellene du vil ta med. Hvis du vil ha instruksjoner, kan du gå til Bruk en skjermleser for å gi navn til en celle eller et dataområde i Excel.

• Kontroller at Excel regnearket er i flatt filformat, slik at veiviseren enkelt kan håndtere dataene i det. Du kan for eksempel rette opp mulige feilverdier, fjerne unødvendige tomme kolonner og rader og kontrollere at hver kolonne inneholder samme datatype i hver rad. Hvis du vil ha mer detaljert informasjon om hvordan du klargjør for import eller kobling, kan du se inndelingene Klargjøre regnearket, Klargjøre Excel-dataene og Feilsøke manglende eller uriktige verdier i Importer eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Klargjøre måldatabasen Access for import

Før du importerer data fra et Excel regneark, må du ta deg tid til å kontrollere at målet Access databasen er klar for importen og bestemme hvordan du vil lagre de importerte dataene.

• Kontroller at målet Access databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tillatelse til å gjøre endringer i databasen.

• Bestem om du vil lagre dataene i en ny eller eksisterende tabell:

  • Hvis du velger å lagre dataene i en ny tabell, oppretter Access en tabell og legger til de importerte dataene i denne tabellen. Hvis en tabell med det angitte navnet allerede finnes, overskriver Access innholdet i tabellen med de importerte dataene.

  • Hvis du velger å legge til dataene i en eksisterende tabell, legges radene i det Excel regnearket til i den angitte tabellen.

• Hvis du bestemmer deg for å tilføye Excel data i en eksisterende Access tabell, må du kontrollere at struktur- og feltinnstillingene i kildedataene i Excel samsvarer med de i måltabellen i Access. Hvis du vil åpne Access tabellen i utformingsvisning for inspeksjon, trykker du ALT+H, W, D. Kontroller tabellen mot sjekklisten under Klargjør måldatabasen, trinn 2, i Importer eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Importere dataene

Når du importerer data, oppretter Access en kopi av dataene i en ny eller eksisterende tabell uten å endre kilde- Excel regnearket.

1. Hvis kilde- Excel arbeidsboken er åpen, lukker du den.

2. Åpne målet Access databasen der de importerte dataene skal lagres.

   Tips!: Hvis du vil opprette en ny, tom database, trykker du på ALT+F, N, L.

3. Hvis du vil åpne dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark , gjør du ett av følgende avhengig av hvilken Access versjon du bruker:

   • Trykk på ALT+X, N, 1 og deretter F og X i Microsoft 365 abonnementsversjon eller Access 2019.

   • Trykk på ALT+X i Access 2016 for å gå til eksterne data-fanen . Trykk på TAB til du kommer til gruppen Importer & kobling , trykk pil høyre til du hører «Excel », og trykk deretter på ENTER.

4. Dialogboksen Hent eksterne data – Excel-regneark åpnes. Gjør ett av følgende for å angi den Excel filen som inneholder dataene du vil importere:

   • Hvis du vil flytte fokus til filnavntekstfeltet , trykker du på F, og deretter limer du inn eller skriver inn banen til Excel-filen.

   • Trykk på R for å søke etter filen. Dialogboksen Åpne fil åpnes . Naviger til filen du vil bruke, og når du er i filen, trykker du enter for å velge den.

5. Gjør ett av følgende for å angi hvordan du vil lagre de importerte dataene:

   • Hvis du vil lagre dataene i en ny tabell, trykker du på I for å flytte til og velge alternativet Importer kildedataene til en ny tabell i gjeldende database . Du blir bedt om å gi dette feltet et navn senere.

   • Hvis du vil tilføye dataene i en eksisterende tabell, trykker du på A for å flytte til og velger alternativet Legg til en kopi av postene i tabellalternativet . Trykk på TAB én gang for å velge tabellen. Fokuset flyttes til tabelllisten. Trykk på ALT+PIL NED for å utvide listen, trykk på PIL OPP eller PIL NED til du hører tabellen du vil bruke, og trykk deretter enter for å velge den. Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis databasen ikke inneholder tabeller.

6. Trykk tab-tasten til du kommer til OK-knappen , og trykk deretter ENTER. Veiviseren for regnearkimport starter.

   Tips!: Hvis skjermleseren ikke leser veiviservinduene automatisk, trykker du SR-tasten+W.

7. Hvis kilden Excel arbeidsbok har bare ett regneark og ingen områder, kan du gå videre til neste trinn. Hvis arbeidsboken inneholder mer enn ett regneark eller navngitt område, gjør du ett av følgende for å merke regnearket eller området som skal importeres:

   • Hvis du vil merke et regneark, trykker du på ALT+W, trykker tab-tasten én gang, trykker på PIL NED til du hører regnearket du vil bruke, og deretter trykker du på ENTER for å merke det.

   • Hvis du vil velge et navngitt område, trykker du på ALT+R, trykker tab-tasten én gang, trykker på PIL NED til du hører området du vil bruke, og deretter trykker du på ENTER for å velge det.

8. Det neste veiviservinduet åpnes. Hvis den første raden i kilderegnearket eller -området inneholder feltnavnene, trykker du på I for å flytte til og velger alternativet Første rad inneholder kolonneoverskrifter . Trykk ENTER for å flytte fokus til neste veiviservindu. Hvis du tilføyer data til en eksisterende tabell, kan du gå videre til trinn 12.

9. I det nye veiviservinduet kan du angi informasjon om hvert felt du importerer, om nødvendig. Det første feltet i regnearket eller området er merket. Du kan gjøre følgende:

   • Hvis du vil endre navnet på gjeldende felt, trykker du på ALT+M, og deretter skriver du inn det nye navnet.

   • Hvis du vil endre datatypen for feltet, trykker du på ALT+T. Fokuset flyttes til datatypelisten . Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL NED til du hører verdien du vil bruke, og trykk deretter på TAB én gang.

   • Hvis du vil endre om feltet er indeksert eller ikke, trykker du på ALT+I. Du hører gjeldende verdi. Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL NED til du hører verdien du vil bruke, og trykk deretter på TAB én gang.

   • Hvis du ikke vil importere gjeldende felt, trykker du på ALT+S for å gå til og velger alternativet Ikke importer felt .

10. Hvis du vil velge et annet felt, trykker du på F6 til du hører «Rute», og deretter ber du en kollega om hjelp til å velge feltet du vil bruke. Endre feltene som beskrevet i trinn 9. Når du er ferdig, trykker du enter for å gå til neste veiviservindu.

11. Legg til en primærnøkkel for den nye tabellen. Primærnøkkelen identifiserer postene i tabellen, slik at du kan hente data raskere. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil la Access legge til primærnøkkelen, trykker du på A.

    • Trykk C for å velge din egen primærnøkkel. Hvis du vil definere tasten som skal brukes, trykker du på TAB én gang. Fokuset flyttes til nøkkellisten. Hvis du vil utvide listen, trykker du på ALT+PIL NED. Trykk på PIL OPP eller PIL NED til du hører tasten du vil bruke.

    • Hvis du ikke vil bruke primærnøkler, trykker du på O.

    Trykk enter for å gå til det siste veiviservinduet.

12. Det endelige veiviservinduet åpnes. Fokuset er i boksen Importer til tabell , og du hører gjeldende navn på måltabellen. Hvis du vil endre tabellnavnet, skriver du inn et nytt navn og trykker enter for å fullføre importen.

    Obs!: Hvis du hører et varsel om at tabellen allerede finnes, og du vil overskrive den eksisterende tabellen med de importerte dataene, trykker du på Y. Hvis du vil gi nytt navn til tabellen, trykker du på N. Trykk på ALT+I for å flytte fokus tilbake til Importer til tabell-boksen , skriv inn et annet tabellnavn, og trykk deretter ENTER.

13. Hvis importen var fullstendig eller delvis vellykket, viser Access importstatusen. Access ber deg også om å lagre importtrinnene for raskt å gjenta dem uten importveiviseren. Trykk på ALT+V for å velge dette alternativet. Hvis du vil gi navn til importtrinnene, trykker du på ALT+A, og deretter skriver du inn et navn for importoperasjonen. Hvis du vil lagre importtrinnene, trykker du på ALT+S. Hvis importen mislykkes, hører du «Det oppstod en feil under forsøk på å importere filen», etterfulgt av filnavnet. Trykk enter for å avslutte varselmeldingen.

Opprette en kobling til data i Excel

Bruk veiviseren for regnearkkobling til å opprette en kobling fra en Access database til data i Excel, slik at du kan bruke spørrings- og rapporteringsverktøyene i Access uten å måtte beholde en kopi av Excel dataene i databasen.

Når du kobler til et Excel regneark eller et navngitt område, oppretter Access en ny tabell som er koblet til kildecellene. Eventuelle endringer du gjør i kildecellene i Excel vises i den koblede tabellen i Access. Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i den tilsvarende tabellen i Access. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, må du gjøre endringene i kildefilen Excel.

En database kan inneholde flere koblede tabeller.

Se også

Bruke en skjermleser til å opprette tabeller i Access-databaser på skrivebordet

Bruke en skjermleser til å opprette en spørring i Access-databaser på skrivebordet

Bruke en skjermleser til å opprette et skjema i Access-databaser på skrivebordet

Bruk en skjermleser for å eksportere en Access-tabell over til en tekstfil

Hurtigtaster for Access

Konfigurer enheten til å arbeide med tilgjengelighet i Microsoft 365

Teknisk kundestøtte for kunder med funksjonshemninger

Microsoft ønsker å tilby den beste mulige opplevelsen for alle kundene våre. Hvis du har en funksjonshemning eller spørsmål relatert til tilgjengelighet, kan du kontakte Microsoft Answer Desk for tilgjengelighet for teknisk støtte. Støtteteamet vårt for tilgjengelighet på Answer Desk er opplært i bruken av mange populære hjelpeteknologier, og kan tilby hjelp på engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnspråk. Gå til nettstedet Microsoft Answer Desk for tilgjengelighet for kontaktinformasjon for området ditt.

Hvis du er en bruker i offentlig sektor, kommersiell bruker eller bedriftsbruker, kan du kontakte Answer Desk for tilgjengelighet for bedrifter.