Representanttilgang er når du gir noen tillatelse til å få tilgang til postboksen eller bestemte mapper i postboksen, med den ekstra muligheten til å kunne opprette og svare på meldinger på dine vegne.
: Du kan dele mapper uten dette tilgangsnivået. Du kan bare gi noen visnings-, redigerings- eller skrivetillatelser. Når du deler mapper på denne måten, vises eventuelle svar du tillater dem å gjøre fra postboksen, som sendt fra sin egen konto. Hvis du trenger hjelp til å dele mapper på denne måten, kan du se Dele og få tilgang til en annen persons postboks eller mappe i Outlook.
Velg et fanealternativ nedenfor for versjonen av Outlook som du bruker. Hvilken versjon av Outlook har jeg?
: Hvis trinnene under denne Nye Outlook-fanen ikke fungerer, kan det hende du ikke bruker nye Outlook for Windows ennå. Velg klassisk Outlook-fane, og følg disse trinnene i stedet.
Om delegering i nye Outlook
Tilordning av representanttillatelser til e-postmapper i nye Outlook er for øyeblikket bare delvis tilgjengelig. Du kan fortsatt ha representanter, men du må bruke klassisk Outlook til å tilordne disse tillatelsene først.
Når du har tilordnet representanttilgang i klassisk Outlook, kan personen du deler en mappe, få tilgang til denne mappen fra den nye Outlook-postboksen, og svarene deres vises på dine vegne.
: Hvis du bare er interessert i å tilordne representanttilgang når du deler kalendere, kan du allerede gjøre dette i nye Outlook. Se Dele og få tilgang til en kalender med redigerings- eller representanttillatelser.
Postbokseier: Gi representanttilgang til en annen person
-
Bytt den nye Outlook-veksleknappen tilbake til klassisk Outlook.
: Hvis du vil ha hjelp med å bytte tilbake til klassisk Outlook, kan du se Kjør nye Outlook og klassiske Outlook side ved side.
-
Velg Fil > informasjon > Kontoinnstillinger > Representanttilgang fra klassisk Outlook.
-
Velg Legg til.
-
Skriv inn navnet på personen i vinduet Legg til brukere, og trykk enter for å søke etter det.
-
Velg personens navn, velg Legg til, og velg deretter OK.
-
Under Representanttillatelser angir du disse fem alternativene til Ingen: Kalender, Oppgaver, Innboks, Kontakter og Notater.
Hvis du velger Ingen for hvert av disse alternativene, får representanten grunnleggende mulighet til å sende meldinger på dine vegne, men ikke noe mer. Gi representanten flere tillatelser (for eksempel muligheten til å se innboksen) ved å velge Innboks, og velg Korrekturleser, Forfatter eller Redaktør fra rullegardinlisten. Hvis du vil ha en mer detaljert forklaring om disse alternativene, kan du se delen nedenfor Alternativer for delegering av en mappe.
-
Hvis du vil sende en automatisk melding til representanten, merker du av for Send automatisk en melding til representanten som oppsummerer disse tillatelsene.
-
Velg OK.
-
Velg Tilbake-knappen for å gå tilbake til E-post. Nå kan du gå tilbake til nye Outlook for å dele bestemte mapper.
Representant: Legge til en annen persons postboks i profilen din
Hvis noen har gitt deg representanttilgang til postboksen sin, må du legge til postboksen i E-postmappelisten. Du kan gjøre dette ved hjelp av nye Outlook.
-
Velg Delt med meg > Legg til delt mappe eller postboks fra E-post-mappelisten.
-
Begynn å skrive inn navnet på personen som gav deg representanttilgang, og velg deretter navnet fra den foreslåtte kontakten.
-
Velg Legg til.
Representant: Sende e-post på vegne av den andre personen
Når forberedelsen er fullført, kan representanten nå sende e-post på vegne av den andre personen:
-
Åpne en ny e-postmelding fra nye Outlook.
-
Velg Fra over Til-linjen, og velg deretter den andre personens postboks. Velg om nødvendig Annen e-postadresse... og skriv deretter inn e-postadressen, og velg den.
(Hvis Fra ikke vises ved siden av Til-knappen, gjør du det synlig ved å gå til båndet og velge Vis fra under Alternativer-fanen.)
-
Fullfør opprettingen av e-postmeldingen, og velg send.
Mottakerne av meldingen vil se at den er sendt av deg på vegne av den andre personen.
Valg for delegering av en mappe
Når du legger til en representant, kan du gi representanten egne tillatelsesnivåer for kalenderen, innboksen, adresseboken, oppgavene og notatmappene:
|
Tillatelsesnivå |
Oppgaver som en representant kan utføre |
|---|---|
|
Redaktør |
Lese, opprette og endre elementer, blant annet å endre og slette elementer som kontoeieren har opprettet. En representant med tillatelsen Redaktør kan for eksempel opprette møteinnkallelser direkte i kontoeierens kalender og svare på møteinnkallelser på kontoeierens vegne. |
|
Forfatter |
Lese og opprette elementer samt endre og slette elementer vedkommende oppretter. |
|
Korrekturleser |
Bare lese elementer. Representanten kan for eksempel lese meldingene i kontoeierens innboks. |
Sending av e-post på en annen persons vegne krever handlinger av to personer:
-
Én person gir representanttilgang til en annen person.
-
Representanten legger deretter til den andre personens postboks i sin egen profil. Deretter kan representanten sende e-post på den andre personens vegne.
Følgende er trinnene for hver person å utføre:
Første person: Gi representanttilgang til en annen person
-
Velg fil- > informasjon > kontoinnstillinger > representanttilgang.
-
Velg Legg til. Skriv deretter inn personens navn, og trykk enter for å søke etter det.
-
Velg personens navn, velg deretter Legg til, og velg deretter OK.
-
Under Representanttillatelser angir du disse fem alternativene til Ingen: Kalender, Oppgaver, Innboks, Kontakter og Notater.
Hvis du velger Ingen for hvert av disse alternativene, får representanten grunnleggende mulighet til å sende meldinger på dine vegne, men ikke noe mer. Du kan gi representanten flere tillatelser (for eksempel muligheten til å se kalenderen eller innboksen) ved å velge kalender >forfatter eller innboks > korrekturleser, for eksempel.
-
Hvis du vil sende en automatisk melding til representanten, merker du av for Send automatisk en melding til representanten som oppsummerer disse tillatelsene.
-
Velg OK.
-
Velg Tilbake-knappen for å gå tilbake til E-post.
Andre person: Legge til en annen persons postboks i profilen din
-
Velg Fil > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger.
-
Velg Endre på E-post-fanen i listen, og velg deretter Flere innstillinger.
-
Velg Legg til under Åpne disse ekstra postboksene på Avansert-fanen, og skriv deretter inn postboksnavnet til personen du vil legge til i brukerprofilen. Velg OK, og velg deretter OK på nytt.
-
Når du har fullført prosessen, lukker og starter du Outlook på nytt.
Andre person: Sende e-post på vegne av den andre personen
Når forberedelsen er fullført, kan representanten nå sende e-post på vegne av den andre personen:
-
Åpne en ny e-postmelding.
-
Velg Fra over Til-linjen, og velg deretter den andre personens postboks. Hvis det er nødvendig, velger du Annen e-postadresse... og skriver deretter inn e-postadressen, og deretter velger du den.
(Hvis Fra ikke vises ved siden av Til-knappen, gjør du den synlig ved å gå til båndet og velge Fra under Alternativer-fanen i Vis felt-gruppen.)
-
Fullfør opprettingen av e-postmeldingen, og velg send.
Mottakerne av meldingen vil se at den er sendt av deg på vegne av den andre personen.
Om delegering i Outlook på nettet
For øyeblikket er det bare delvis tilgjengelig å tilordne representanttillatelser til e-postmapper i Outlook på nettet. Du kan fortsatt ha representanter, men du må bruke klassisk Outlook til å tilordne disse tillatelsene først.
Når du har tilordnet representanttilgang i klassisk Outlook, kan personen du deler en mappe, få tilgang til denne mappen fra den nye Outlook-postboksen, og svarene deres vises på dine vegne.
: Hvis du bare er interessert i å tilordne representanttilgang når du deler kalendere, kan du allerede gjøre dette i nye Outlook. Se Dele og få tilgang til en kalender med redigerings- eller representanttillatelser.
Postbokseier: Gi representanttilgang til en annen person
-
Bytt den nye Outlook-veksleknappen tilbake til klassisk Outlook.
: Hvis du vil ha hjelp med å bytte tilbake til klassisk Outlook, kan du se Kjør nye Outlook og klassiske Outlook side ved side.
-
Velg Fil > informasjon > Kontoinnstillinger > Representanttilgang fra klassisk Outlook.
-
Velg Legg til.
-
Skriv inn navnet på personen i vinduet Legg til brukere, og trykk enter for å søke etter det.
-
Velg personens navn, velg Legg til, og velg deretter OK.
-
Under Representanttillatelser angir du disse fem alternativene til Ingen: Kalender, Oppgaver, Innboks, Kontakter og Notater.
Hvis du velger Ingen for hvert av disse alternativene, får representanten grunnleggende mulighet til å sende meldinger på dine vegne, men ikke noe mer. Gi representanten flere tillatelser (for eksempel muligheten til å se innboksen) ved å velge Innboks, og velg Korrekturleser, Forfatter eller Redaktør fra rullegardinlisten. Hvis du vil ha en mer detaljert forklaring om disse alternativene, kan du se delen nedenfor Alternativer for delegering av en mappe.
-
Hvis du vil sende en automatisk melding til representanten, merker du av for Send automatisk en melding til representanten som oppsummerer disse tillatelsene.
-
Velg OK.
-
Velg Tilbake-knappen for å gå tilbake til E-post. Nå kan du gå tilbake til nye Outlook for å dele bestemte mapper.
Representant: Legge til en annen persons postboks i profilen din
Hvis noen har gitt deg representanttilgang til postboksen sin, må du legge til postboksen i E-postmappelisten. Du kan gjøre dette ved hjelp av nye Outlook.
-
Velg Delt med meg > Legg til delt mappe eller postboks fra E-post-mappelisten.
-
Begynn å skrive inn navnet på personen som gav deg representanttilgang, og velg deretter navnet fra den foreslåtte kontakten.
-
Velg Legg til.
Representant: Sende e-post på vegne av den andre personen
Når forberedelsen er fullført, kan representanten nå sende e-post på vegne av den andre personen:
-
Åpne en ny e-postmelding fra nye Outlook.
-
Velg Fra over Til-linjen, og velg deretter den andre personens postboks. Velg om nødvendig Annen e-postadresse... og skriv deretter inn e-postadressen, og velg den.
(Hvis Fra ikke vises ved siden av Til-knappen, gjør du det synlig ved å gå til båndet og velge Vis fra under Alternativer-fanen.)
-
Fullfør opprettingen av e-postmeldingen, og velg send.
Mottakerne av meldingen vil se at den er sendt av deg på vegne av den andre personen.
Valg for delegering av en mappe
Når du legger til en representant, kan du gi representanten egne tillatelsesnivåer for kalenderen, innboksen, adresseboken, oppgavene og notatmappene:
|
Tillatelsesnivå |
Oppgaver som en representant kan utføre |
|---|---|
|
Redaktør |
Lese, opprette og endre elementer, blant annet å endre og slette elementer som kontoeieren har opprettet. En representant med tillatelsen Redaktør kan for eksempel opprette møteinnkallelser direkte i kontoeierens kalender og svare på møteinnkallelser på kontoeierens vegne. |
|
Forfatter |
Lese og opprette elementer samt endre og slette elementer vedkommende oppretter. |
|
Korrekturleser |
Bare lese elementer. Representanten kan for eksempel lese meldingene i kontoeierens innboks. |
