Paraugprakse organizācijām, izmantojot Outlook kalendāru

Darbs pārvaldnieka/pārstāvja scenārijā

Ja jūsu organizācijā tas ir atļauts, konfigurējiet programmu Outlook tā, lai savienojums tiktu izveidots ar jūsu Exchange pastkasti, izmantojot kešoto Exchange režīmu. Tas nodrošina vislabāko veiktspēju.

Programmu Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook darbam ar iOS, Outlook darbam ar Android un Microsoft Outlook for Mac jaunākās versijās ir iekļauti daudzi pārstāvja līdzekļa uzlabojumi. Papildinformācija par šīm versijām ir atrodama šajā rakstā:

Outlook pārstāvja līdzeklis jauktās Microsoft Outlook un Entourage versijās

Jauna modeļa koplietošanas scenārijos (REST) ieteicams izmantot vienkāršotos atļauju līmeņus (var rediģēt, var skatīt nosaukumus un atrašanās vietas utt.), nevis pielāgot pārstāvju atļaujas. Pielāgoti atļauju līmeņi netiek atbalstīti jaunā modeļa kopīgošanu un var radīt neparedzētus rezultātus.

Pārstāvju skaita ierobežošana

Programma Outlook neierobežo pievienojamo pārstāvju skaitu. Tomēr redaktora atļaujas ieteicams piešķirt tikai vienam (1) pārstāvim. Šādā veidā jūs varat izsekot, kad un kā sapulce tikusi apstrādāta. Ņemot vērā to, ka pārstāvis var izmantot vairākas ierīces, lai piekļūtujūsu datiem, ja ir daudz pārstāvju ar redaktora atļaujām, ir ļoti grūti noteikt, kāpēc sapulču trūkst vai tās ir novecojušas.

Pat tad, kad redaktora atļaujas piešķirat vienam pārstāvim, ieteicams nepievienot daudzus pārstāvjus ar pārskatītāja vai līdzstrādnieka atļaujām. Tas ir tādēļ, ka, pievienojot daudzus pārstāvjus, varat izsmelt citus resursus. Piemēram, var tikt sasniegts kārtulu datu lieluma ierobežojums. Pievienojot pārstāvi, tiek veiktas vairākas izmaiņas:

Outlook lieto atļaujas attiecīgajām mapēm.
Tiek atjaunināts pakalpojuma Active Directory atribūts PublicDelegates, pārstāvim pievienojot atļaujas "Sūtīt kā šāda lietotāja vārdā".
Outlook pievieno pārstāvi pārvaldnieka pastkastes pārsūtīšanas kārtulai. Šādā veidā sapulces pieprasījumi tiek pārsūtīti pārstāvim.
Outlook pārvaldnieka pastkastē saglabā papildinformāciju par pārstāvi.

Katram no šiem komponentiem var būt dažādi ierobežojumi. Tuvojoties šiem ierobežojumiem, var tikt ietekmēta veiktspēja un stabilitāte.

Piezīmes.

Produkta izstrādes un testēšanas laikā Microsoft neizmantoja vairāk par četriem (4) pārstāvjiem. Turklāt pārstāvji izmantoja tikai programmu Outlook. Testēšanā netika iekļautas citas ierīces.
Ja īslaicīgi vai uz nenoteiktu laiku ir jāaizstāj pārstāvis ar redaktora atļaujām, mainiet atļaujas no Redaktors uz Pārskatītājs vai nav. Pēc tam piešķiriet redaktora atļaujas jaunajam vai pagaidu pārstāvim.

Darbs ar periodiskām sapulcēm

Beigu datumu iestatīšana un atkārtošanās reižu ierobežošana

Programma Outlook atvieglo tādu sapulču plānošanu, kas notiek regulāri. Ieteicams vienmēr iestatīt beigu datumu un ierobežot sapulču atkārtošanos līdz noteiktam reižu skaitam. Visticamāk, regulāras sapulces kādā brīdī būs jāmaina. Piemēram, dalībnieki tiks pievienoti vai noņemti no atsevišķiem sapulču gadījumiem vai atvaļinājumu vai neparedzētu apstākļu dēļ tiks mainīta sapulces atrašanās vieta vai norises laiks. Programma Outlook visas šīs unikālās izmaiņas saglabā kā sapulces izņēmumus. Sapulces, kurās ir ļoti daudz izņēmumu, rada grūti pārvaldāmas sapulču sērijas. Turklāt šādi izņēmumi var izraisīt neparedzētu programmas darbību. Kad beigusies pašreizējā sapulču sērija, jūs vienmēr varat izveidot jaunu sēriju. Plānojot reižu skaitu, ņemiet vērā sapulču norises biežumu. Gada laikā sapulcei, kas tiek organizēta divas reizes nedēļā, būs par aptuveni 90 gadījumiem vairāk nekā ikmēneša sapulces šādā pašā periodā.

Periodiskas sapulces izbeigšana pirms sākotnējā beigu datuma

Lai gan jūs varat atcelt periodisku sapulci, labāk mainīt sērijas beigu datumu. Šādā veidā jūs un dalībnieki varat pārraudzīt iepriekš notikušās sapulces. Atceļot visu periodisko sapulci, jūs zaudējat tās vēsturi. Vislabākā metode ir iestatīt jaunu beigu datumu un pēc tam nosūtīt dalībniekiem atjauninājumu. Šādā veidā jūs ātrāk pabeidzat sapulču sēriju, vienlaikus paturot iepriekšējo sapulču vēsturi.

Piezīmes.:

Priekšlaikus pabeidzot sapulču sēriju, tiek zaudēti ar periodisko sapulci saistītie izņēmumi. Papildinformāciju par izņēmumiem skatiet rakstā "Beigu datumu iestatīšana un atkārtošanās reižu ierobežošana" iepriekš.
Šī paraugprakse ir spēkā arī tad, ja ir jāmaina esošas sapulču sērijas tēma. Priekšlaikus beigt sapulču sēriju un izveidot jaunu periodisku sapulci, izmantojot citu tēmu.

Papildinformācija par visu turpmāko sērijā iekļauto sapulču atcelšanu skatiet rakstā Visu turpmāko sērijā iekļauto sapulču atcelšana

Rīkotāja maiņa

Programmā Outlook nav iespējams mainīt sapulces rīkotāju. Lai mainītu periodiskas sapulces rīkotāju, izbeidziet periodisko sapulci. Lai to izdarītu, iestatiet agrāku beigu datumu un nosūtiet atjauninājumu visiem dalībniekiem. Pēc šīs darbības veikšanas jaunajam rīkotājam ir jāizveido jauna periodiska sapulce.

Papildinformāciju par agrāka beigu datuma iestatīšanu skatiet rakstā Sapulces atcelšana

Neizmantojiet periodiskas sapulces pielikumu kopīgošanai

Pielikumi periodisko sapulču izņēmumus padara vēl sarežģītākus. Katrs izņēmums satur savu pielikumu kopiju. Periodiskām sapulcēm pievienojot izņēmumus, tiek izveidotas jaunas pielikumu kopijas. Veicot izmaiņas vienai pielikumu kopai, šīs izmaiņas netiek izplatītas citos izņēmumos. Ja jums vajadzīgs, lai visiem dalībniekiem būtu izmaiņu jaunākā kopija dotajā sapulcē, ir ieteicams pēc iespējas saglabāt pielikumus koplietošanas vidē SharePoint vai pakalpojumā OneDrive un koplietot, izmantojot saiti.

Piezīme.: Savrupām, ne periodiskiem sapulcēm pielikumu pievienošanas un noņemšanas darbības tiek pilnībā atbalstītas.

Visu sapulces pieprasījumu un atsaukumu apstrāde

Lai gan jūs varat izdzēst sapulces pieprasījumu tieši no iesūtnes, ieteicams to pareizi apstrādāt, akceptējot vai noraidot to. Vienmēr izmantojiet komandu Noņemt no kalendāra, lai apstrādātu sapulces atsaukumus savā iesūtnē. Izvairieties no sapulču apstrādes tieši kalendāra modulī.

Nekopējiet sapulces

Pēc noformējuma Outlook noņem visas saites starp nokopēto sapulci un sākotnējo sapulci. Tas palīdz novērst nekonsekvences. Jaunākās versijās Outlook tekstlodziņa "Kopija:" pievienošana tēmai. Tādējādi var viegli atpazīt sapulces kopijas.

Sākot no Outlook versijas 2311 sapulču kopēšana vairs netiek atbalstīta. Šīs ir apzinātas izmaiņas, lai neļautu kopēt sapulces. Veicot darbības ar kopētām sapulcēm, bieži tiek gūti neparedzēti rezultāti, tāpēc nav ieteicams kopēt sapulces. Tā ir ilgstoši dokumentēta vislabāk. Lai ierobežotu neparedzētos rezultātus, grupas Outlook bloķēja sapulču kopēšanu.

Papildinformāciju par neseno atjauninājumu, lai bloķētu sapulču kopēšanu, skatiet šeit:

Outlook bloķē sapulces ar tekstu "Sapulču kopēšana netiek atbalstīta".

Sapulču pieprasījumu pārsūtīšana

Ja izmantojat Outlook, lai pārsūtītu sapulci personai, kas sākotnēji netika uzaicināta uz sapulci, Outlook sapulces rīkotājam nosūta paziņojumu par sapulces pārsūtīšanu. Kad rīkotājs saņem sapulces paziņojumu, jaunais dalībnieks tiek pievienots rīkotāja sapulcei. Ja esošie dalībnieki vēlas saņemt paziņojumu par papildu dalībnieka pievienošanu sapulcei, rīkotājam jāatver sapulce un jānosūta sapulces atjauninājums visiem dalībniekiem.

Piezīme.: Ja vēlaties kādai personai darīt zināmu sapulces laiku, taču nevēlaties tās uzaicināt, vienkārši velciet sapulces pieprasījumu no sava kalendāra uz pasta ikonu ekrāna apakšējā kreisajā Outlook. Ar šo darbību tiek atvērts e-pasta ziņojums ar informāciju par sapulci, kuru varat nosūtīt. Ņemiet vērā, ka šis e-pasta ziņojums nepievieno adresātus sapulcei, tajā iekļauta tikai informācija par sapulci, piemēram, datums, laiks, tēma un darba kārtība.

Microsoft Exchange lietotājiem

Microsoft Exchange Server 2007 arī ieviesti paziņojumi par sapulces pārsūtīšanu kā daļa no kalendāra pārvaldības palīga līdzekļa. Ja izmantojat Outlook, lai izveidotu savienojumu ar pastkasti Exchange Server organizācijā, paziņojumu par sapulču pārsūtīšanu darbību var ietekmēt Exchange iestatījumi, ja tos konfigurējis Exchange administrators. Piemēram, Exchange administrators var neļaut paziņojumus par sapulču pārsūtīšanu uz attāliem domēniem.

Kopumā dalībniekiem ieteicams nepārsūtīt sapulci, ja viņi neatrodas vienā Exchange organizācijā ar rīkotāju, ja vien nav izpildīti visi šie nosacījumi:

Dalībnieks izmanto programmu Microsoft Outlook 2010 vai jaunāku versiju.
Dalībnieka Exchange administrators ir atļāvis sūtīt sapulču pārsūtīšanas paziņojumus uz attāliem domēniem.
Organizators izmanto Microsoft Outlook klientu.

Ja dalībnieks izmanto pasta sistēmu, kas nav Exchange, vairumā gadījumu ieteicams nepārsūtīt sapulci, ja vien nav izpildīti visi šie nosacījumi:

Dalībnieks izmanto programmu Microsoft Outlook 2010 vai jaunāku versiju.
Organizators izmanto Microsoft Outlook klientu.

Ja kāda iemesla dēļ rīkotājs nesaņem paziņojumu par sapulces pārsūtīšanu, sapulces dalībnieki netiek pievienoti rīkotāja sapulcei. Ja rīkotājs pēc tam maina sapulci un izsūta atjauninājumu, tas tiek nosūtīts tikai sākotnēji uzaicinātajām personām. Dalībnieki, kas iepriekš saņēma pārsūtīto sapulces kopiju, nesaņems šo atjauninājumu.

Ja iepriekš minētie ierobežojumi jums neļauj veiksmīgi un saskaņoti pārsūtīt sapulču uzaicinājumus, vislabāk ir vienkārši palūgt sapulces rīkotājam pievienot vēlamos dalībniekus. Ir svarīgi lūgt sapulces rīkotājam pievienot vēlamos dalībniekus, ja neesat pārliecināts, vai jūsu un attiecīgo dalībnieku vides atbilst iepriekš minētajiem nosacījumiem.

Piezīme.: Outlook pārstāvji nesaņem sapulču pārsūtīšanas paziņojumus.

Papildu ieteikumi Microsoft Exchange lietotājiem

Ar kalendāru savienoto ierīču uzturēšana

Nodrošiniet, lai ierīcēs, kas veido savienojumu ar jūsu kalendāru, būtu instalēti visi jaunākie atjauninājumi. Dažas ierīces izmanto Exchange ActiveSync, lai sinhronizētu kalendāru un citas mapes. Tās ir Outlook darbam ar iOS, Outlook darbam ar Android, Apple iOS un Android ierīces. Ar kalendāru var sinhronizēt arī Research In Motion (RIM) BlackBerry un citas ierīces.

Papildinformāciju par dažām zināmajām problēmām skatiet rakstā Pašreizējās problēmas ar Microsoft Exchange ActiveSync un trešo pušu ierīcēm.

Piezīme.: Dažos gadījumos vairāki Outlook klienti un ierīces var modificēt vienumus vienlaikus, un tas var radīt konfliktus. Lai mazinātu šādu iespējamību, neapstrādājiet vienu un to pašu vienumu divos vai vairākos klientos vai ierīcēs relatīvi īsā laika periodā.

Uzturēt pievienojumprogrammas, kas ir integrētas Outlook

Lielākā daļa, ja ne visas pievienojumprogrammas Outlook piekļuvi Outlook datiem. Pievienojumprogramma var mainīt Outlook, ko rediģējat vienlaikus ar citiem Outlook ierīcē. Tas var radīt konfliktus. Lai mazinātu šādu iespējamību, noteikti instalējiet visu to pievienojumprogrammu vai programmu jaunākos atjauninājumus, kas ir integrētas Outlook. Atinstalējiet vai atspējojiet visas tās programmas un pievienojumprogrammas, ko neizmantojat vai kuras nav nepieciešams integrēt ar Outlook.