Failų ir grafinių elementų pridėjimas prie duomenų bazės įrašų

Priedų ir duomenų bazės kūrimo taisykles

Pagal numatytuosius parametrus kiekviename sąryšinės duomenų bazės lauke yra tik vienas duomenų elementas. Pvz., jei adreso lauke būtų keli adresai, rasti adresą būtų sudėtinga arba iš viso neįmanoma. Taigi iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad priedai laužo duomenų bazės kūrimo taisykles, nes prie lauko galite pridėti daugiau nei vieną failą – vieną duomenų elementą. Tačiau priedai jokių kūrimo taisyklių nelaužo, nes failus pridedate prie įrašo, o „Access“ sukuria vieną ar kelias sistemos lenteles ir naudoja tas lenteles fone, kad normalizuotų jūsų duomenis. Tų lentelių negalite nei peržiūrėti, nei su jomis dirbti.

Informacijos apie kitų sistemos lentelių peržiūrą žr. straipsnyje Naršymo srities naudojimas. Daugiau informacijos duomenų bazės kūrimą žr. straipsnyje Duomenų bazės kūrimo pagrindai.

Pridėtų failų naudojimo būdai

Dirbdami su pridėtais failais, atsiminkite šias rekomendacijas:

• failus galite pridėti tik prie duomenų bazių, kurias sukuriate programa „Access“ ir kurių formatas yra .accdb. Negalite bendrinti Access (.accdb) duomenų bazės priedų su ankstesnio failų formato (.mdb) duomenų baze ir atvirkščiai.

• Lentelėje turite sukurti lauką ir jam nustatyti duomenų tipą Priedai. Kai duomenų tipas nustatomas į Priedai, daugiau jo pakeisti negalima.

• Viename įraše galite saugoti keletą failų. Pavyzdžiui, galite saugoti vaizdus ir failus, sukurtus su žodžių apdorojimo ir skaičiuoklių programomis.

• Galite pridėti ne daugiau kaip du gigabaitų duomenų (didžiausias „Access“ duomenų bazės dydis). Atskirų failų dydis negali viršyti 256 megabaitų.

• Priedams įtraukti, redaguoti ir tvarkyti naudojate dialogo langą Priedai. Lentelėje galite atidaryti dialogo langą tiesiai iš priedo lauko, du kartus spustelėję lauką. Jeigu norite tvarkyti priedus iš formos arba peržiūrėti juos iš ataskaitos, į formą arba ataskaitą įtraukite priedo valdiklį ir susiekite jį su atitinkamu priedo lentelės lauku.

• Pagal numatytuosius nustatymus, priedo valdiklis perteikia vaizdus ir parodo programos piktogramą, kuri atitinka kitus failų tipus. Tarkime, kad turite prie įrašo pridėtą nuotrauką, autobiografiją ir „Visio“ brėžinį. Kai slenkate priedus, valdiklis perteikia vaizdą ir parodo dokumento bei brėžinio programos piktogramas.

• Kai iš lentelės arba formos atidarote dialogo langą Priedai, galite įtraukti, pašalinti, redaguoti ir įrašyti pridėtus failus. Kai dialogo langą Priedai atidarote iš ataskaitos, pridėtus failus galite tik įrašyti kitoje vietoje.

• „Access“ suglaudins jūsų pridėtus failus, jeigu jie nėra suglaudinti iš pradžių. Pavyzdžiui, JPEG failus suglaudina juos sukurianti grafikos programa, todėl „Access“ jų glaudinti nereikia.

• Jeigu jūsų kompiuteryje įdiegta programa, naudota pridėtam failui sukurti, galite atidaryti pridėtus failus ir juos redaguoti naudodamiesi ta programa.

• Galite įrašyti pridėtus failus savo standžiojo disko arba tinklo vietose. Tada galite redaguoti priedus ir prieš įrašydami pakeitimus duomenų bazėje užtikrinti, kad jie jums patinka.

• Veiksmus su priedais galima atlikti programiniu būdu.

Toliau esančiuose skyriuose aprašyti priedų įtraukimo ir tvarkymo veiksmai.

Puslapio viršus

Priedo lauko įtraukimas duomenų lapo rodinyje

1. Atidarę lentelę duomenų lapo rodinyje, spustelėkite pirmą galimą tuščią stulpelį. Norėdami rasti tuščią stulpelį, stulpelio antraštėje ieškokite žodžių Pridėti naują lauką.

2. Skirtuko Lentelės laukai grupėje Formatavimas spustelėkite rodyklę žemyn šalia Duomenų tipas, tada spustelėkite Priedas.

   „Access“ lauko duomenų tipą nustato kaip Priedas ir į lauko antraštės eilutę įtraukia piktogramą. Pateiktame paveikslėlyje vaizduojamas naujas Priedo laukas. Atkreipkite dėmesį į lauko antraštės eilutėje esančią sąvaržėlės piktogramą. Pagal numatytuosius nustatymus, į Priedų laukų antraštės eilutę negalima įvesti teksto.

   

3. Įrašykite keitimus.

   Atminkite, kad jūs negalite konvertuoti naujo lauko į kitą duomenų tipą, bet lauką galite panaikinti, jei manote, kad padarėte klaidą.

Priedo lauko įtraukimas į dizaino rodinį

1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite dizaino rodinio .

2. Stulpelyje Lauko pavadinimas pažymėkite tuščią eilutę ir įveskite savo Priedo lauko pavadinimą.

3. Toje pačioje eilutėje prie Duomenų tipas spustelėkite Priedas.

4. Įrašykite savo pakeitimus.

   Atminkite, kad jūs negalite konvertuoti naujo lauko į kitą duomenų tipą, bet lauką galite panaikinti, jei manote, kad padarėte klaidą.

5. Skirtuko Dizainas grupėje Rodiniai spustelėkite rodyklę, esančią po mygtuku Rodinys, tada spustelėkite Duomenų lapo rodinys, norėdami atidaryti naudotiną lentelę.

   

   -arba-

   Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelės dokumentų skirtuką, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Duomenų lapo rodinys.

   arba

   Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Atidaryti.

6. Pereikite prie tolesnių veiksmų.

Puslapio viršus

Lentelės įtraukimas į užduotį

1. Naudodami lentelę, kurioje yra jūsų priedo laukas, atidarytas duomenų lapo rodinyje, du kartus spustelėkite priedo lauką.

   Pasirodo dialogo langas Priedai. Toliau pateiktame paveikslėlyje pavaizduotas dialogo langas.

   

2. Spustelėkite Įtraukti. Pasirodo dialogo langas Failo pasirinkimas.

3. Norėdami rasti failą arba failus, kuriuos norite pridėti prie įrašo, naudodami sąrašą Kur ieškoti pasirinkite failą arba failus ir spustelėkite Atidaryti.

   Galite pasirinkti keletą bet kurio palaikomo duomenų tipo failų. Palaikomų duomenų tipų sąrašą rasite toliau šio straipsnio skyriuje Informacija apie priedus.

4. Dialogo lange Priedai spustelėkite Gerai, norėdami į lentelę įtraukti failus.

   „Access“ įtraukia failus į lauką ir atitinkamai padidina priedų skaičių. Toliau pateiktoje iliustracijoje parodytas laukas su dviem pridėtais atvaizdais:

   

5. Kartokite šiuos veiksmus tiek, kiek reikia, norėdami įtraukti failus į dabartinį lentelės lauką arba kitus laukus.

Pridėtų failų atidarymas naudojantis lentele

1. Atidarę lentelę duomenų lapo rodinyje, du kartus spustelėkite priedo lauko langelį.

2. Dialogo lange Priedai du kartus spustelėkite norimą atidaryti failą.

   arba

   Pažymėkite failą ir spustelėkite Atidaryti.

   Pasileidžia su failu susieta programa ir atidaro pridėtą failą – „Excel“ failai atidaromi programa „Excel“ ir t. t.

   Kai kurie vaizdo failai gali būti atidaryti „Microsoft Windows“ paveikslėlių žiūrykle. Jei norite ne tik peržiūrėti vaizdą, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti vaizdą ir tada spustelėti Redaguoti. Tuomet pasileidžia programa, kuri buvo naudojama failui sukurti, jei tą programą esate įdiegę kompiuteryje.

Pridėto failo pakeitimų įrašymas

1. Prireikus failui redaguoti naudokite pirminę programą.

2. Įrašykite visus failo pakeitimus ir uždarykite pirminę programą. Turėkite galvoje, kad kai pakeičiate pridėtą failą, jūsų pakeitimai įrašomi laikiname interneto aplanke jūsų standžiajame diske. Jei norite daugiau informacijos apie tą aplanką, perskaitykite šio skyriaus pabaigoje esančias pastabas.

3. Norėdami įrašyti keitimus visam laikui, grįžkite į „Access“ ir dialogo lange Priedai spustelėkite Gerai.

   Rodomas panašus į šį pranešimas:

   

4. Norėdami įrašyti savo pakeitimus, spustelėkite Taip.

   Pastaba: Kai pridėtą failą atidarote jo pirminėje programoje peržiūrėti arba redaguoti, „Access“ perkelia laikinąją failo kopiją į laikinąjį aplanką. Jei pakeičiate failą ir įrašote keitimus pirminėje programoje, „Access“ įrašo pakeitimus į laikinąją kopiją. Kai grįšite į „Access“ ir spustelėsite Gerai , kad uždarytumėte dialogo langą Priedai , „Access“ paragins dar kartą įrašyti pridėtą failą. Spustelėkite Taip, norėdami įrašyti pakeistą failą į savo duomenų bazę arba spustelėkite Ne, norėdami palikti failą duomenų bazėje nepakeistą.

Puslapio viršus

Priedo valdiklio įtraukimas į formą arba ataskaitą

Šiame skyriuje aprašytuose veiksmuose paaiškinama, kaip į formą arba ataskaitą įtraukti priedo valdiklį ir susieti valdiklį su atitinkamos lentelės priedo lauku. Norėdami įtraukti priedo valdiklį į formą arba ataskaitą, atliekate tuos pačius veiksmus. Prieš pradėdami atminkite, kad bent vienoje iš jūsų duomenų bazės lentelių turi būti priedo laukas. Informacijos apie priedo lauko įtraukimą žr. ankstesniame šio straipsnio skyriuje Priedo lauko įtraukimas į lentelę,.

Formos ir ataskaitos kūrimas gali būti sudėtingus procesas, todėl atliekant šiuose skyriuose nurodytus veiksmus daroma prielaida, kad jau turite duomenų bazę su bent viena lentele ir viena forma arba ataskaita. Daugiau informacijos apie lentelių, formų ar ataskaitų kūrimą, žr. šiuos straipsnius:

• Lentelės kūrimas ir laukų įtraukimas

• Formos kūrimas naudojant formos įrankį

• Paprastos ataskaitos kūrimas

Priedų tvarkymas naudojant formą

Kai į formą įtraukiate priedo valdiklį, galite įtraukti, redaguoti, pašalinti ir įrašyti pridėtus failus tiesiai iš tos formos. Kai įraše yra keletas priedų, galite slinkti pridėtus failus; dirbant su lentele to daryti negalima.

Vieno priedo įrašymas

1. Dialogo lange Priedai spustelėkite Įrašyti kaip.

   Pasirodo dialogo langas Įrašyti priedą.

2. Naudokite sąrašą Kur įrašyti, norėdami rasti naują vietą savo failui, tada spustelėkite Įrašyti.

Visų priedų įrašymas

1. Dialogo lange Priedai spustelėkite Įrašyti viską.

   Pasirodo dialogo langas Įrašyti priedus.

2. Naudokite sąrašą Kur ieškoti, norėdami rasti naują vietą savo failams, tada spustelėkite Įrašyti.

Puslapio viršus

Priedo šalinimas

1. Du kartus savo lentelėje spustelėkite priedo lauką, norėdami atidaryti dialogo langą Priedai.

   arba

   Savo formoje (maketo arba formos rodinyje) raskite įrašą, kuriame yra šalintinas priedas, ir mažoje įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Peržiūrėti priedą, norėdami atidaryti dialogo langą.

2. Dialogo lange Priedai pasirinkite naikintiną failą ir spustelėkite Šalinti.

Puslapio viršus

Lentelės, formos arba ataskaitos atidarymas naršymo srityje

1. Paspauskite F11.

   Pastaba: Jei naršymo sritis uždaryta, paspaudus F11 ji atidaroma ir suaktyvinama. Jei sritis atidaryta, paspaudus F11 ji uždaroma. Turite paspausti F11 dar kartą, norėdami atidaryti ir suaktyvinti sritį.

2. Klavišais RODYKLĖ AUKŠTYN ir RODYKLĖ ŽEMYN pasirinkite lentelę, formą arba ataskaitą, kurią norite atidaryti.

3. Paspauskite ENTER, norėdami atidaryti pasirinktą objektą.

   Jei atidarote lentelę, „Access“ perkelia žymiklį į pirmą lentelės lauką. Jei atidarote formą arba ataskaitą, „Access“ perkelia įvesties vietą į pirmą lauką.

Priedų peržiūra lentelėse

1. Prireikus rodyklių klavišais perkelkite žymiklį į norimą priedo lauką.

2. Paspauskite TARPO KLAVIŠĄ.

   Pasirodo dialogo langas Priedai.

3. Paspauskite klavišą TAB, norėdami pereiti nuo vieno dialogo lango mygtuko prie kito ir pereiti nuo mygtukų prie pridėtų failų sąrašo dalyje Priedai.

   Pastaba: Įrašuose gali būti daugiau kaip vienas priedas. Jei priedą norite pasirinkti iš dviejų arba daugiau failų sąrašo, paspauskite klavišą TAB, norėdami persikelti į failų sąrašą, tada rodyklių klavišais pasirinkite norimą failą. Po to paspauskite klavišą TAB, norėdami grįžti prie mygtukų, ir pasirinkite norimą veiksmą.

4. Pasirinkę norimą failą ir mygtuką, paspauskite ENTER.

5. Baigę paspauskite klavišą TAB arba RODYKLĖS AUKŠTYN ir RODYKLĖS ŽEMYN klavišais pasirinkite Gerai ir paspauskite ENTER.

Formos arba ataskaitos priedų slinkimas

Šie veiksmai taikomi tik tada, jei turite „Microsoft Natural Keyboard“ ir kai įraše yra daugiau nei vienas priedas.

1. Prireikus paspauskite klavišą TAB, norėdami suaktyvinti priedo valdiklį. Pagal numatytuosius nustatymus „Access“ paryškina valdiklį ir su valdikliu susietą žymą, jei yra etiketė.

2. Paspauskite programos klavišą.

   Rodomas kontekstinis meniu.

3. Paspauskite klavišą TAB arba naudokite rodyklių klavišus, norėdami pasirinkti Pirmyn arba Atgal, tada paspauskite ENTER.

4. Norėdami slinkti pridėtus failus, pakartokite 2 veiksmą.

Dialogo lango Priedai atidarymas formoje arba ataskaitoje

Šie veiksmai taikomi tik tada, jei turite „Microsoft Natural Keyboard“.

1. Prireikus paspauskite klavišą TAB, norėdami suaktyvinti priedo valdiklį. Pagal numatytuosius nustatymus „Access“ paryškina valdiklį ir su valdikliu susietą žymą, jei yra etiketė.

2. Paspauskite programos klavišą.

   Rodomas kontekstinis meniu.

3. Paspauskite klavišą TAB arba naudokite rodyklių klavišus, norėdami pasirinkti Peržiūrėti priedus, tada paspauskite ENTER.

   Pasirodo dialogo langas Priedai.

4. Paspauskite klavišą TAB, norėdami pereiti nuo vieno dialogo lango mygtuko prie kito ir pereiti nuo mygtukų prie pridėtų failų sąrašo dalyje Priedai (norėdami redaguoti spustelėkite du kartus.

   Įrašuose gali būti daugiau kaip vienas priedas. Jei priedą norite pasirinkti iš dviejų arba daugiau failų sąrašo, paspauskite klavišą TAB, norėdami persikelti į failų sąrašą, tada rodyklių klavišais pasirinkite norimą failą. Po to paspauskite klavišą TAB, norėdami grįžti prie mygtukų, ir pasirinkite norimą veiksmą.

5. Pasirinkę norimą failą ir mygtuką, paspauskite ENTER.

6. Baigę paspauskite klavišą TAB arba naudokite rodyklių klavišus, norėdami pasirinkti Gerai, tada paspauskite ENTER.

Puslapio viršus

Palaikomi vaizdo failų formatai

„Access“ palaiko pateiktus grafinių failų formatus; tai reiškia, kad priedo valdiklis perteikia failus be jokios papildomos programinės įrangos.

BMP („Windows“ rastras)

RLE (segmentų ilgio kodavimo rastras)

DIB (nepriklausomas nuo įrenginio rastras)

GIF (apsikeitimo grafika formatas)

JPEG, JPG, JPE (jungtinė fotografijos ekspertų grupė)

EXIF (mainomų failų formatas)

PNG (universalioji tinklų grafika)

TIFF, TIF (pažymėto vaizdo failo formatas)

ICON, ICO (piktograma)

WMF („Windows“ metafailas)

EMF (išplėstinis metafailas)

Dokumentų ir kitų failų palaikomi formatai

Paprastai galima pridėti bet kurį failą, sukurtą viena iš „Microsoft Office“ programų. Be to, galite pridėti žurnalo failų (.log), teksto failų (.text, .txt) ir suglaudintų .zip failų.

Failų pavadinimų suteikimo konvencijos

Jūsų pridėtų failų pavadinimuose gali būti bet koks NTFS failų sistemos, naudojamos "Microsoft Windows", palaikomas "Unicode" simbolis. Be to, failų pavadinimai turi atitikti šias rekomendacijas:

• pavadinimai neturi viršyti 255 simbolių, įskaitant ir failų pavadinimų plėtinius.

• Pavadinimuose negali būti šių simbolių: klaustukų (?), kabučių ("), pasvirųjų brūkšnių (/ \), atidaromųjų arba uždaromųjų kabučių (< >), žvaigždučių (*), vertikalių juostų arba brūkšnių (|), dvitaškių (:) arba pastraipų žymų (¶).

„Access“ glaudinamų failų tipai

Kai prie duomenų bazės pridedate bet kurį iš šių failų tipų, „Access“ glaudina juos, jei jie dar nėra suglaudinti.

Užblokuoti failų formatai

„Access“ užblokuoja šiuos pridėtų failų tipus. Šiuo metu negalite atblokuoti nė vieno iš čia išvardytų failų tipų.

Failų pridėjimas prie įrašų programiniu būdu

Access atskleidžia objekto modelį ir programavimo sąsajas, kad būtų galima programiškai pridėti failus prie įrašų naudojant "Visual Basic for Applications" (VBA) kodą. Informacijos apie programinį failų pridėjimą žr. straipsniuose LoadFromFileir SaveToFile.

Puslapio viršus