Failų kūrimo, valdymo ir bendrinimo "OneDrive" ir "SharePoint" pradžia

Žiūrėti: kada naudoti "OneDrive" ir "SharePoint"

"OneDrive" yra debesies saugyklos platforma, kurioje galite saugoti savo atskirus arba asmeninius failus. "OneDrive" yra glaudžiai integruota su programomis, pvz., Word", "Excel" ir "PowerPoint", todėl tai patogi vieta saugiai saugoti ir pasiekti slaptus dokumentus.

Naudokite "OneDrive", jei norite sukurti dokumentą, kuris būtų tik jūsų, pvz., dirbant su labai slapta arba privačia informacija.

Norėdami pradėti naudoti "One Drive", prisijunkite prie "Microsoft" paskyros arba prisiregistruokite ją gauti, atsisiųskite ir įdiekite "OneDrive" kompiuterio taikomąją programą, tada vykdykite nurodymus, kad prisijungtumėte ir pasirinktumėte aplankus, kuriuos norite sinchronizuoti su debesimi. 

• Norėdami sukurti naują failą "OneDrive", tiesiog spustelėkite mygtuką Naujas ir pasirinkite norimą sukurti failo tipą, pvz., Word dokumentą arba "Excel" skaičiuoklę.

• Norėdami valdyti failus "OneDrive", dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą ir pasirinkite Pervardyti , kad suteiktumėte jam labiau aprašomąjį pavadinimą, arba nuvilkite failus į skirtingus aplankus, kad geriau galėtumėte tvarkyti.

• Norėdami bendrinti failus su "OneDrive" , spustelėkite mygtuką Bendrinti ir įveskite žmonių, su kuriais norite bendrinti failą, el. pašto adresus. Sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti failus "OneDrive".

"SharePoint" yra bendradarbiavimo įrankis, naudojamas failams ir informacijai visoje organizacijoje valdyti ir bendrinti. "SharePoint" leidžia keliems vartotojams bendradarbiauti vienoje centrinėje vietoje.

Naudokite "SharePoint", kai norite sukurti dokumentą, kurį parašys ir tvarkys žmonių komanda arba kai jį reikia bendrinti plačiai. Pavyzdžiui, naudokite ją kaip centralizuotą vietą komandos nariams, kad peržiūrėtumėte projekto laiko planavimo juostas, užduotis ir gaires. Tai leidžia komandoms sekti eigą, laikytis tvarkaraščio ir efektyviau bendradarbiauti.

• Norėdami sukurti naują failą programoje "SharePoint", eikite į dokumentų biblioteką, kurioje norite sukurti failą, ir spustelėkite mygtuką Naujas .

• Norėdami tvarkyti failus, pažiūrėkite ir atrakinkite failą, kad atliktumėte jo keitimus, tada įrašykite ir atrakinkite failą, kai baigsite.

• Norėdami bendrinti failus, spustelėkite failą ir pasirinkite Bendrinti. Taip pat galite bendradarbiauti realiuoju laiku atidarę failą atitinkamoje taikomojoje programoje, pvz., Word arba "Excel", ir įgalindami redagavimą vienu metu. Norėdami peržiūrėti ankstesnes failo versijas, spustelėkite failą ir pasirinkite Versijų istorija. Sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti failus programoje "SharePoint".

Vidaus, pardavėjų, rangovų ir išorės šalių prieigos reguliuojant prieigą  

Norėdami užtikrinti, kad tik įgaliotieji vartotojai turėtų prieigą prie slaptų failų ir duomenų "OneDrive" ir "SharePoint":

• Apibrėžkite skirtingų tipų vartotojų, pvz., vidinių, tiekėjų, rangovų ir išorinių šalių, prieigos strategijas. Pavyzdžiui, galite sukurti prieigos strategiją, kuri leidžia tik tam tikriems darbuotojams pasiekti konfidencialią informaciją, pvz., finansinius duomenis arba kliento informaciją. Taip pat galite nurodyti, kokio tipo duomenis jie gali pasiekti, kaip jie gali juos pasiekti ir kiek laiko. Tai užtikrina, kad tik įgaliotieji vartotojai turėtų prieigą prie slaptų failų ir duomenų.

• Naudodami teises ir vaidmenis valdykite prieigą prie konkrečių failų ar aplankų. Pvz., komandos nariui, kuris turi peržiūrėti failus, bet negali atlikti keitimų, suteikite tik skaitymo prieigą, pvz., asmeniui, kuris nėra tiesiogiai įtrauktas į projektą, bet kuriam reikia gauti informacijos. Apibrėždami šias teises ir vaidmenis galite užtikrinti, kad tik įgaliotieji vartotojai turėtų prieigą prie slaptos informacijos ir kad jie galėtų tik peržiūrėti ir redaguoti failus, prie kurių jiems buvo suteikta prieiga.

• Naudokite kelių dalių autentifikavimą , kad užtikrintumėte, jog tik įgaliotieji vartotojai galėtų pasiekti slaptus duomenis. Tai gali apimti reikalavimą, kad vartotojai pateiktų slaptažodį ir kodą, išsiųstą į savo mobilųjį įrenginį arba el. paštą.

• Stebėkite savo "OneDrive" ir "SharePoint" aplinkos prieigą ir naudojimą, kad aptiktumėte ir užkardytumėte neteisėtą prieigą arba naudojimą. Pavyzdžiui, peržiūrėdami vartotojų veiklos žurnalus galite nustatyti neįprastą veiklą, pvz., neteisėtos prieigos bandymus, ir imtis veiksmų, kad būtų išvengta duomenų pažeidimų.

• Užšifruokite slaptus duomenis, kad užtikrintumėte, jog net jei kas nors gautų neteisėtą prieigą prie duomenų, jie negalės jų perskaityti be iššifravimo rakto. Tai gali padėti išvengti duomenų pažeidimų, apsaugoti klientų duomenis ir užtikrinti, kad būtų laikomasi duomenų privatumo taisyklių.

• Nustatykite bendrai naudojamų saitų galiojimo pabaigos datas, kad užtikrintumėte, jog prieiga bus automatiškai atšaukta po tam tikro laikotarpio. Pavyzdžiui, jei sutartį su pardavėju ar rangovu bendrinate ir norite užtikrinti, kad tiekėjas arba rangovas turėtų prieigą prie dokumento tik tam tikrą laiką, galite nustatyti galiojimo pabaigos datą ir prieiga prie dokumento bus automatiškai atšaukta praėjus nustatytam laikotarpiui. Tai sumažina riziką, kad dokumentas bus pasiekiamas neteisėtoms šalims.

Įgyvendindami šias priemones galite reguliuoti prieigą prie vidinių, tiekėjų, rangovų ir išorinių šalių "OneDrive" ir "SharePoint" ir apsaugoti savo duomenis. Sužinokite daugiau apie tai, kaip apsaugoti savo duomenis.

Sumažinkite "OneDrive" ir "SharePoint" pažeidžiamumus  

Nors "OneDrive" ir "SharePoint" turi daug saugos funkcijų, apsaugančių nuo duomenų pažeidimų, vis dar yra keletas pagrindinių spragų, kurios gali turėti įtakos šių subjektų saugumui:

• Sukčiavimo apsimetant atakos gali apgauti vartotojus, kad atmestų savo prisijungimo kredencialus, kuriuos vėliau galima naudoti norint pasiekti "OneDrive" arba "SharePoint".

• Lengvus slaptažodžius taip pat galima lengvai atspėti arba įskilti, dėl to atsiranda neteisėta prieiga.

• Kenkėjiška programa gali būti naudojama norint pavogti prisijungimo kredencialus, užfiksuoti slaptus duomenis arba perimti vartotojo įrenginio valdymą, kuris gali pažeisti "OneDrive" arba "SharePoint".

• "Insider" grėsmės, pvz., darbuotojai sąmoningai arba netyčia bendrindami slaptus duomenis su neįgaliotomis šalimis, taip pat gali kelti pavojų "OneDrive" arba "SharePoint". Sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti "Insider" riziką.

Siekiant sušvelninti šiuos pažeidžiamumus, svarbu įdiegti geriausias saugos praktikas, šviesti vartotojus ir reguliariai peržiūrėti bei tikrinti vartotojų teises. Taip pat labai svarbu parengti išsamų reagavimo į incidentus planą, kad būtų galima greitai reaguoti į bet kokius saugumo incidentus, kurie gali įvykti.