Crisis コミュニケーション チーム のサイト テンプレートを使用する

最初に、 サイト テンプレートを新規または既存の SharePoint サイトに追加する方法に関する手順に従います。

事前に設定されたサイト コンテンツ、Web パーツ、ページを調べ、組織のブランド、音声、全体的なビジネス目標に合わせて必要なサイトのカスタマイズを決定します。 

事前設定されたサイト ページ:

• ホーム ページ - 訪問者が進行中の危機に関するニュース、対応の更新、ポリシーと手順に関する情報、役立つリソースを確認するための場所とランディング 場所を提供します。

• 最新の更新 - このページには、危機と組織に関連する最新のニュースや更新情報を共有するためのスペースが用意されています。

• プロジェクト計画 – 今後のプロジェクトに関連するすべての作業の進捗状況を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

• コンテンツ スケジューラ – 今後のイベントに関して共有されるコンテンツを整理します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。

• 会話 - Outlook で共有チームエイリアスとチーム予定表に接続します。 このサイトを Microsoft 365 グループ に接続して、Microsoft Teamsにリアルタイム チャットを追加します。

• ドキュメント - Outlook で共有チームエイリアスとチーム予定表に接続します。 このサイトを Microsoft 365 グループ に接続して、Microsoft Teamsにリアルタイム チャットを追加します。

• ごみ箱 - 最近破棄されたチーム コンテンツへのアクセスを提供します。

Crisis コミュニケーション チーム サイト テンプレートを追加したら、それをカスタマイズして独自のテンプレートにします。 

重要なニュースとお知らせを紹介する - ヒーロー Web パーツを使用して、危機のプロトコル、状況の更新、および役立つリソースを強調します。 役立つ情報を提供する - テキスト Web パーツを使用して、チームに役立つ情報を提供します。 頻繁に使用されるリソースへのリンクを強調表示する - クイック リンク Web パーツを使用して、危機リソースに簡単にアクセスできるようにします。 キー連絡先へのアクセスを提供する - People Web パーツを使用して、危機チームのキー連絡先を一覧表示します。 ドキュメントへの簡単なアクセスを提供する - ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、部門のリソースとドキュメントにすばやくアクセスできます。 最近のチーム サイト アクティビティを確認 する - サイト アクティビティ Web パーツを使用して、他のチーム メンバーが最近アクセスしたコンテンツを表示します。 学習資料やその他のリソースへのアクセスを提供する - クイック リンク Web パーツを使用して、内部および外部の機関リソースの一覧をキュレーションします。

閲覧者や組織のニーズに合わせて、サイトの 外観、サイト ナビゲーション、 Web パーツ、コンテンツをカスタマイズします。 カスタマイズを行うときは、サイトの右上にある [編集] を選択して、サイトが 編集 モードになっていることを確認します。 作業中に、 下書きとして保存するか、 変更を再発行 して編集内容を閲覧者に表示します。

1. ヒーロー Web パーツを使用して、危機のプロトコル、状況の更新、および有用なリソースを強調表示する

1. まず、Hero Web パーツを選択し、[プロパティの編集] () を選択します。

2. 次に、組織のニーズに最も適した [レイヤー] オプションと [タイル] オプションを選択します。

さまざまなレイアウトを確認し、 Hero Web パーツの編集の詳細を確認してください。

2. テキスト Web パーツを使用してチームに役立つ情報を提供する

1. まず、テキスト Web パーツを選択し、プロパティの編集 () を選択します。

2. Web パーツでテキストを直接編集します。 

テキスト Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。

3.  クイック リンク Web パーツを使用して、危機リソースに簡単にアクセスできるようにします

1. クイック リンク Web パーツに移動し、リンクを選択し、[プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

さまざまなレイアウトを参照し、クイック リンク Web パーツの編集の詳細を確認してください。

4.  People Web パーツを使用して、危機チームの主要な連絡先を一覧表示する

1. まず、People Web パーツのプレースホルダーを削除します。

2. 右側にある ツールボックス () を見つけます。 [ すべての Web パーツを表示] を選択し、Web パーツの一覧から [People ] を選択またはドラッグ アンド ドロップします。

3. [プロパティの編集] () を選択します。

4. レイアウトを調整し、ユーザーまたはグループの名前を入力し、[保存] を選択 します。

People Web パーツの詳細については、こちらをご覧ください。

5.  ドキュメント ライブラリ Web パーツを使用して、部門のリソースとドキュメントにすばやくアクセスできるようにします

1. ドキュメント ライブラリ Web パーツのビューまたはフォルダー ソースを変更するには、 Edit プロパティ () を選択します。

2. ドキュメント ライブラリ フォルダー、ラベル、コンテンツを編集するには、サイト コンテンツのライブラリに移動し、編集を行って、Web パーツにコンテンツの更新が表示されます。

ドキュメント ライブラリ Web パーツの編集の詳細については、こちらをご覧ください。

6.  サイト アクティビティ Web パーツを使用してチーム アクティビティを最新の状態に保つ

1. まず、サイト アクティビティ Web パーツを選択し、[プロパティの編集] () を選択します。

2. ツールボックスの [一度にこの多くの項目を表示する] に数値を入力します。

サイト アクティビティ Web パーツの使用について詳しくは、こちらをご覧ください。

7.  クイック リンク Web パーツを使用して、内部および外部の機関リソースの一覧をキュレーションする

1. まず、クイック リンク Web パーツを選択し、[プロパティの編集 ] () を選択します。

2. 必要に応じて、リンク、タイトル、アイコン、説明を編集します。

3. リンクを追加するには、[+ リンクの追加] を選択します。

クイック リンク パーツの使用方法の詳細については、こちらをご覧ください。

サイト内の次のページをカスタマイズする 

• 最新の更新 - 現在の危機とチームの対応に関する更新プログラムを提供します。 テキストとアクションへの呼び出しの Web パーツを編集して、このページをカスタマイズします。

• プロジェクト計画 - プロジェクトの邪魔になる可能性がある問題を追跡します。 リスト テキスト フィールドを編集して、このリスト テンプレートをカスタマイズします。

• コンテンツ スケジューラ - イベントに至るまで共有されるコンテンツを整理します。 リスト テンプレートを編集して、このリストをカスタマイズします。

外観とサイトナビゲーションをカスタマイズする

サイトを他のユーザーと共有する前に、ユーザーがサイトを見つけ、リンクやページ間を簡単に移動し、サイト上のコンテンツにすばやくアクセスできるようにすることで、サイトの仕上げを行います。

• フォルダー名を更新し、リソースをアップロードして、ドキュメント ライブラリを編集します。

• サイト ナビゲーションを編集および カスタマイズします。

• テーマ、ロゴ、ヘッダー レイアウト、サイトの外観をカスタマイズして、 サイトの外観を変更します。

• 既存のコンテンツに対応するために、このサイトまたはサイト ナビゲーションにページを追加または削除します。

• このサイトを組織内のハブ サイトに関連付けるか、必要に応じてこのサイトを既存のハブ サイト ナビゲーションに追加することを選択します。

サイトをカスタマイズしてレビューし、最終ドラフトを公開したら、サイトを他のユーザーと共有します。 

1. [設定] を選択し、[サイトのアクセス許可] を選択します。

2. 次に、[ユーザーの招待] を選択し、[ グループにメンバーを追加 ] を選択し、[ 追加] を選択して、チーム サイトコンテンツ、チーム Outlook 予定表などの共有リソース、サイトへの編集権限を付与します。

3. 次に、[ ユーザーを招待 ] を選択し、[ サイトのみを共有] を選択し、[ 保存] を 選択してサイトを共有しますが、共有リソースやサイト編集権限は共有しません。

チーム サイトの設定、サイト情報、アクセス許可の管理の詳細については、こちらをご覧ください。

サイトを作成して起動した後、次の重要なフェーズはサイト コンテンツの管理です。 コンテンツと Web パーツを最新の状態に保つ計画があることを確認します。 

サイト メンテナンスのベスト プラクティス:

• サイトメンテナンスの計画 - コンテンツがまだ正確で関連性が高いように、必要に応じてサイトコンテンツをレビューするスケジュールを設定します。

• ニュースを定期的に投稿 する - 最新のお知らせ、情報、状態を組織全体に配布します。  チーム サイトまたはコミュニケーション サイトにニュース投稿を追加し、お知らせを投稿する他のユーザーに SharePoint ニュースの使用方法を示す方法について説明します。

• リンクと Web パーツを確認 する - リンクと Web パーツを最新の状態に保ち、サイトの価値を最大限に活用できるようにします。

• 分析を使用してエンゲージメントを向上させる - 組み込みの使用状況データ レポートを使用してサイトの使用状況を表示し、人気のあるコンテンツやサイト訪問などの情報を取得します。

• サイトの設定を定期的に確認する - SharePoint でサイトを作成したら、サイト の設定、サイト情報、アクセス許可を変更 できます。